Hệ thống điều hòa không khí và thông gió là sự kết hợp của nhiều khâu khác nhau như: thông gió (cấp khí tươi và thải khí thải) và xử lý không khí (sưởi ấm, làm lạnh, hút ẩm, gia ẩm, làm sạch) cũng như khả năng tự động khống chế trạng thái không khí không đổi phục vụ cho mọi yêu cầu tiện nghi hoặc công nghệ ở các thiết bị chuyên dùng sau đó không khí được quạt vận chuyển qua đường ống gió, phân phối vào không gian điều hòa qua miệng thổi rồi quay về ống gió hồi trở lại buồng xử lý không khí. Nếu tất cả các khâu đều tốt, riêng khâu vận chuyển và phân phối không khí, hồi gió làm không tốt thì toàn bộ hệ thống điều hòa không khí sẽ làm việc không hiệu quả.
Chẳng hạn, nếu phòng điều hòa cao có trần cao khoảng 2,8 m thì việc bố trí miệng thổi trên trần là hợp lý. Khi cần làm lạnh, gió lạnh do có mật độ cao hơn nên có xu hướng đi xuống dưới, vào vùng làm việc (vùng có người làm việc - chiều cao 2 m từ mặt sàn). Nhưng nếu trần phòng điều hòa quá cao 4 ÷ 5 m hoặc trong các phòng khách rộng trần cao 7 ÷ 8 m thì miệng thổi đặt trên trần có tác dụng tốt trong mùa hè.
Đối với trường hợp công trình “khách sạn Hải Đăng” thì ta chọn cách phân phối không khí bằng các miệng thổi trên trần, dàn lạnh bốn hướng thổi cho các phòng ở tầng trệt và tầng 17 do các phòng này có không gian rộng; còn các phòng khác ở các tầng còn lại ta chọn cách phân phối không khí bằng cách thổi ngang dòng là hợp lý nhất do không gian ở các phòng này không lớn.
Khi thiết kế hệ thống thông gió hoặc tổ chức trao đổi nhiệt ẩm trong phòng, người ta còn phải nghiên cứu cụ thể các yêu cầu cho từng vị trí phát nhiệt, phát ẩm để có giải pháp đúng đắn, tiết kiệm năng lượng.
Hệ thống vận chuyển, phân phối không khí và thông gió phải đảm bảo cung cấp lượng gió tươi cần thiết cho không gian điều hòa, phân phối gió đồng đều trong phòng, tuần hoàn gió với trở lực bé nhất.
Ở đây ta sử dụng hình thức cấp gió tươi bằng cách lấy thẳng gió tươi từ bên ngoài sau khi được làm sạch, một phần thì thổi vào buồng hòa trộn của dàn lạnh (đối với các phòng sử dụng dàn lạnh âm trần), một phần thổi thẳng trực tiếp vào phòng (đối với các phòng sử dụng dàn lạnh âm trần một hướng thổi) còn các phòng khác ta cấp gió tươi tự nhiên qua rò lọt.
Đối với hệ thống hút khí thải từ phòng ra ngoài môi trường ta dùng hệ thống đường ống hút gió thải từ nhà vệ sinh để thải thẳng ra môi trường bên ngoài cho hầu hết các phòng, còn các phòng khác ta hút khí thải tự nhiên.
Hệ thống thông gió (cấp gió tươi và thải khí thải) được trình bày chi tiết ở mục 5.3 bên dưới.