II. Nội dung của công tác xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại
3. Xác lập các điều kiện thực hiện chỉ tiêu kế hoạch
3.1 Nội dung của kế hoạch kinh doanh ở doanh nghiệp thơng mại
Từ trớc tới nay, trong bất kỳ doanh nghiệp nào để tồn tại và phỏt triển đều khụng thể thiếu đợc cụng tỏc kế hoạch. Kế hoạch giỳp cho doanh nghiệp cú thể xỏc
định đợc mục tiờu đỳng đắn, đa ra những chớnh sỏch biện phỏp thớch hợp để đạt đợc mục tiờu đề ra. Cụng tỏc lập kế hoạch cú thể núi là sự bắc cầu từ hiện tại tới tơng lai.
Kế hoạch là chức năng đầu tiờn của cụng tỏc quản trị doanh nghiệp, nú vạch ra con
đờng phỏt triển của doanh nghiệp làm nõng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Kế hoạch húa là hoạt động chủ yếu của con ngời, theo mục tiờu định trớc. Trờn cơ sở đú những ngời lónh đạo sẽ đề ra cỏc chớnh sỏch, cỏc biện phỏp để thực hiện mục tiờu đề ra.
Riờng đối với doanh nghiệp thơng mại tiến hành kinh doanh thờng phải lập nhiều kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh. Một kế hoạch hoạt động cơ bản mà doanh nghiệp thơng mại cũng phải lập và thực hiện là kế hoạch lu chuyển hàng hoỏ.
Đõy là kế hoạch hoạt động kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp thơng mại. Kế hoạch này phản ỏnh chức năng nhiệm vụ quan trọng nhất, đặc trng nhất của doanh nghiệp thơng mại là lu chuyển hàng húa từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiờu dựng.
Kế hoạch lu chuyển hàng hoỏ của doanh nghiệp thơng mại phản ỏnh toàn bộ khối l- ợng cụng việc nghiệp vụ chủ yếu của doanh nghiệp: mua vào, bỏn ra và dự trữ hàng húa. Đõy là mục tiờu vừa là điều kiện để doanh nghiệp thơng mại đạt đợc mục đớch trong hoạt động kinh doanh. Tập thể cỏn bộ cụng nhõn viờn của doanh nghiệp phải tập trung mọi nỗ lực và nguồn lực để hoàn thành khối lợng cụng việc này. Hơn nữa cỏc chỉ tiờu kế hoạch lu chuyển hàng hoỏ cũn là căn cứ quan trọng để xõy dựng cỏc kế hoạch khỏc. Cỏc kế hoạch khỏc (kế hoạch vốn kinh doanh, kế hoạch chi phớ lu thụng, kế hoạch lao động ) chỉ là cỏc kế hoạch biện phỏp lấy mục tiờu l… u chuyển hàng húa và tớnh chớnh xỏc của cỏc chỉ tiờu cuả kế hoạch lu chuyển hàng húa cũng bảo đảm tớnh chớnh xỏc của cỏc kế hoạch biện phỏp khỏc.
Nhiệm vụ chủ yếu của việc xõy dựng kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp thơng mại là:
- Đỏp ứng đợc kịp thời nhu cầu của khỏch hàng về số lợng, chất lợng, chủng loại và thời gian giao hàng, tạo điều kiện phõn phối hợp lý hàng húa vào cỏc kờnh tiờu thụ.
- Khai thỏc tốt cỏc nguồn hàng để thoả món đầy đủ nhu cầu thị trờng .
- Thiết lập hợp lý giữa cỏc hỡnh thức lu chuyển thẳng và lu chuyển qua kho.
- Hỡnh thành đầy đủ và đồng bộ lực lợng dự trữ hàng húa ở cỏc doanh nghiệp thơng mại.
- Tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn lu động.
- Những nhiệm vụ này đợc cỏc cỏn bộ thơng mại doanh nghiệp thực hiện trong quỏ trỡnh lập kế hoạch kinh doanh hàng húa bằng cỏch xỏc định đỳng đắn cỏc chỉ tiờu kế hoạch cũng nh quỏ trỡnh thực hiện chỳng thụng qua việc tổ chức hạch toỏn và kiểm tra hoạt động bỏn hàng.
3.1.1. Kế hoạch mua hàng húa
Nhiệm vụ cơ bản chủ yếu nhất của doanh nghiệp thơng mại là đảm bảo cung ứng cho sản xuất và tiờu dựng những loại hàng húa cần thiết đủ về số lợng, tốt về chất lợng, kịp thời gian yờu cầu và thuận lợi cho khỏch hàng. Để thực hiện đợc nhiệm vụ cơ bản đú, cỏc doanh nghiệp thơng mại phải tổ chức tốt cụng tỏc tạo nguồn và mua hàng cho doanh nghiệp.
Nguồn hàng của doanh nghiệp là toàn bộ khối lợng và cơ cấu hàng húa thớch hợp với nhu cầu khỏch hàng đó cú khả năng mua đợc trong thời kỳ kế hoạch.
Để cú nguồn hàng tốt và ổn định, doanh nghiệp thơng mại phải tổ chức cụng tỏc tạo nguồn hàng. Tổ chức tốt cụng tỏc tạo nguồn hàng là toàn bộ những hoạt
động nghiệp vụ nhằm tạo ra nguồn hàng để đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời,
đồng bộ, đỳng quy cỏch, cỡ loại, màu sắc cho nhu cầu khỏch hàng.…
* Nội dung của cụng tỏc tạo nguồn hàng là:
Nghiờn cứu xỏc định nhu cầu của khỏch hàng về khối lợng hàng hoỏ, cơ cấu mặt hàng, quy cỏch, cỡ loại, thời gian, giỏ cả mà khỏch hàng cú thể chấp nhận đợc.
Chủ động nghiờn cứu và tỡm hiểu khả năng của cỏc đơn vị sản xuất trong nớc và thị trờng nớc ngoài để đặt hàng ký kết hợp đồng mua bỏn.
Cú biện phỏp cần thiết để tạo điều kiện tổ chức thực hiện tốt việc mua, vận chuyển, giao nhận, đa hàng đến doanh nghiệp phự hợp với yờu cầu thực tế cầu khỏch hàng (thị trờng).
Nh vậy mua hàng là điều kiện tiờn quyết để thực hiện kế hoạch bỏn ra và dự trữ
hàng hoỏ. Mua hàng đũi hỏi hàng hoỏ phải phự hợp với nhu cầu khỏch hàng, phải mua hàng kịp thời, đỳng yờu cầu, giỏ cả hợp lý là yếu tố quan trọng để kinh doanh
hàng hoỏ, nguồn hàng bạn hàng tin cậy để đảm bảo an toàn nguồn vốn kinh doanh và đỏp ứng yờu cầu kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch, Trong cơ chế thị trờng, doanh nghiệp thơng mại cú quyền tự mua tự bỏn, tự lựa chọn thị trờng, đối tỏc và cỏc hỡnh thức, phơng thức mua bỏn. Tuỳ điều kiện, phạm vi, yờu cầu kinh doanh của doanh nghiệp cú thể lựa chọn cỏc nguồn hàng sau đõy:
- Nguồn hàng nhập khẩu
- Nguồn hàng sản xuất trong nớc - Nguồn hàng tự khai thỏc chế biến - Nguồn hàng liờn doanh liờn kết - Nguồn hàng khỏc
Chỉ tiờu mua hàng (mua vào) đợc xỏc định căn cứ vào chỉ tiờu bỏn ra, chỉ tiờu dụ trữ hàng hoỏ cuối kỳ và đầu ký, theo cụng thức sau:
Mn = Xkh + Ddk- Dck
Trong đú:
Mn - Số lợng hàng hoỏ cần mua tớnh theo từng loại (tấn) Xkh - Số lợng hàng hoỏ bỏn ra kỳ kế hoạch (tấn)
Ddk - Dự trữ hàng hoỏ đầu kỳ kế hoạch (tấn) Dck - Dự trữ hàng hoỏ cuối kỳ kế hoạch (tấn)
3.1.2. Kế hoạch bỏn hàng hoỏ
Kế hoạch bỏn hàng hoỏ cú ý nghĩa quan trọng, nú ảnh hởng đến thành cụng thất bại trong kinh doanh của doanh nghiệp. Cú lập kế hoạch bỏn hàng thỡ doanh nghiệp mới cú khả năng nắm bắt đợc nhu cầu thị trờng và chủ động đối phú đợc với những diễn biến phức tạp để chuẩn bị kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý nhằm phục vụ nhu cầu khỏch hàng một cỏch tốt nhất, đem lại lợi nhuận kinh doanh cao nhất cú thể.
Bỏn hàng là nhiệm vụ trung tõm, quan trọng nhất của doanh nghiệp thơng mại, làm mục tiờu của hoạt động kinh doanh. Vỡ vậy, mọi hoạt động của doanh nghiệp thơng mại phải phục vụ cho việc bỏn hàng đợc nhiều, đợc nhanh, thu hỳt đợc ngày càng nhiều khỏch hàng, giảm đợc chi phớ bỏn hàng để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Hoạt động bỏn hàng đợc thực hiện theo chiến lợc và kế hoạch kinh doanh đó
đặt ra, hàng hoỏ của doanh nghiệp đợc khỏch hàng chấp nhận, uy tớn của doanh
nghiệp đợc củng cố trờn thơng trờng. Bỏn hàng là khõu cú quan hệ mật thiết với khỏch hàng, ảnh hởng đến niềm tin, uy tớn và sự tỏi nhu cầu của ngời tiờu dựng. Do vậy đú là vũ khớ cạnh tranh mạnh mẽ của cỏc doanh nghiệp với cỏc đối thủ cạnh tranh. Kết quả bỏn hàng phản ỏnh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phản ỏnh sự đỳng đắn của mục tiờu chiến lợc, kế hoạch kinh doanh. Thị tr- ờng luụn luụn biến động vỡ thế việc xõy dựng một kế hoạch bỏn hàng luụn mang tớnh thời sự cấp bỏch, nú là mối quan tõm hàng đầu của cỏc doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dõn. Nội dung bỏn hàng ở doanh nghiệp thơng mại:
- Nghiờn cứu thị truờng, nghiờn cứu tõm lý tập quỏn của ngời tiờu dựng - Xỏc định kờnh bỏn hàng và cỏc hỡnh thức bỏn hàng
- Phõn phối hàng hoỏ và cỏc kờnh bỏn.
- Tiến hành quảng cỏo và xỳc tiến bỏn hàng
- Thực hiện cỏc nghiệp vụ bỏn hàng ở cỏc cửa hàng, quầy hàng
- Đỏnh giỏ kết quả và thu thập thụng tin phản hồi để tiếp tục hoạt động mua bỏn
Nh vậy hoạt động bỏn hàng ở doanh nghiệp thơng mại đợc xem xột nh quỏ
trỡnh kinh tế bao gồm cỏc cụng việc cú liờn hệ mật thiết với nhau đợc tiến hành ở cỏc bộ phận khỏc nhau trong doanh nghiệp.
Kế hoạch bỏn ra bao gồm nhiều chỉ tiờu khỏc nhau:
Theo hỡnh thức bỏn hàng cú cỏc chỉ tiờu bỏn buụn, bỏn lẻ. Trong hỡnh thức bỏn buụn theo cỏc khõu vận động của của hàng hoỏ từ nơi sản xuất đến nơi tiờu dựng lại chia ra bỏn buụn thẳng hàng hoỏ từ sản xuất đến nơi tiờu dựng và bỏn buụn tại kho, trạm, cửa hàng của doanh nghiệp. Trong hỡnh thức bỏn lẻ chia ra bỏn lẻ ở cửa hàng cố định và bỏn lẻ ở của hàng lu động.
Theo khỏch hàng chia ra: bỏn hàng ở đơn vị tiờu dựng trực tiếp (cơ quan hộ gia
đỡnh, doanh nghiệp); bỏn cho cỏc đơn vị tổ chức, trung gian (cụng ty, doanh nghiệp thơng mại khỏc); bỏn qua đại lý...Ngoài ra trong hệ thống kinh doanh thơng mại theo ngành hàng cũn cú bỏn điều chuyển, bỏn uỷ thỏc và bỏn xuất khẩu.
Theo cỏc khõu của kinh doanh cú: bỏn hàng ở tổng cụng ty, cụng ty, kho, trạm, quầy hàng cố định và lu động.
Chỉ tiờu bỏn ra gồm toàn bộ khối lợng và danh mục hàng hoỏ bỏn ra của cỏc hỡnh thức bỏn ở cụng ty, kho, trạm, cửa hàng, quầy hàng của doanh nghiệp thơng mại dự kiến cho năm kế hoạch và tổng hợp lại.
Việc xỏc định chỉ tiờu bỏn ra cú thể tổng hợp từ cơ sở tơng đối chớnh xỏc.
Nếu doanh nghiệp thơng mại cú danh mục hàng hoỏ lớn, quy mụ lớn và phạm vi rộng, thỡ cần lu ý đến việc lập kế hoạch từ dới lờn chậm, tổng hợp cú thể bị bỏ sút hoặc trựng lặp.
Chỉ tiờu bỏn ra cú thể đợc tớnh toỏn theo cụng thức sau:
Kkh = Xbc x (1 ± h) Trong đú:
Kkh - Số lợng hàng hoỏ bỏn ra kỳ kế hoạch (tấn...) Xbc - Số lợng hàng hoỏ bỏn ra kỳ bỏo cỏo (tấn...) h - Hệ số tăng giảm kỳ kế hoạch so với kỳ bỏo cỏo (%)
3.1.3. Kế hoạch dự trữ hàng hoỏ
Dự trữ tồn tại ngay cả trong bản thõn mọi vật và mọi thể sống nhằm đảm bảo sự sinh tồn và phỏt triển cả chỳng. Cũn lu thụng hàng hoỏ thỡ cũn tồn tại dự trữ
hàng hoỏ. Dự trữ hàng hoỏ ở doanh nghiệp thơng mại đợc hỡnh thành một cỏnh khỏch quan do yờu cầu:
- Bảo đảm cho bỏn hàng đợc diễn ra liờn tục, nh vậy dự trữ phải đạt đến một quy mụ nhất định. Việc tớch tụ hàng nh vậy đợc coi là điều kiện cần thiết cho việc bỏn hàng.
- Dự trữ khụng chỉ để bỏn hàng liờn tục mà cũn đỏp ứng yờu cầu mở rộng lu thụng khụng ngừng và trong trờng hợp này quy mụ dự trữ phải lớn hơn quy mụ
trung bỡnh của lợng cầu, nếu khụng sẽ khụng thoả món đợc lợng cầu vợt quỏ quy mụ
trung bỡnh đú.
- Dự trữ cũn cần thiết để đảm bảo thời gian đổi mới bản thõn dự trữ của doanh nghiệp. Bởi vỡ trong hoạt động kinh doanh, dự trữ khụng ngừng đợc chỉ ra và
để đổi mới dự trữ đú cần phải cú thời gian đặt hàng và chuyển sản phẩm đến.
- Cỏc Mỏc đó khẳng định: “Chỉ nhờ hỡnh thành một dự trữ nh thế mới đảm bảo đợc tớnh chất thờng xuyờn liờn tục của quỏ trỡnh lu thụng và do đú cả quỏ trỡnh tỏi sản xuất nữa trong đú cú cả quỏ trỡnh lu thụng”.
- Trong nền kinh tế thị trũng, cuộc đấu tranh xõm nhập và mở rộng thị tr- ờng, mở rộng uy tớn và ảnh hởng của cỏc doanh nghiệp cú thể sử dụng cỏc biện phỏp khỏc nhau, trong đú dự trữ tồn tại nh một phơng tiện quan trọng để tăng khả năng cạnh tranh và tỡm kiếm lợi nhuận trờn thơng trờng.
- Dự trữ của doanh nghiệp thơng mại do yờu cầu thực hiện cỏc chớnh sỏch văn hoỏ xó hội.
Nh vậy, dự trữ hàng hoỏ của doanh nghiệp thơng mại hỡnh thành do chớnh nhu cầu của sản xuất và lu thụng hàng hoỏ. Đú là lợng hàng tồn kho cũn phự hợp nhu cầu nằm ở kho trạm của hàng doanh nghiệp. Nú đợc hỡnh thành từ hàng hoỏ
nhập về kho trạm cửa hàng của doanh nghiệp cho đến khi bỏn đợc hàng hoỏ đú cho khỏch hàng.
Nh vậy một trong những điều kiện quan trọng để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại đợc diễn ra liờn tục và đạt hiệu quả cao là kế hoạch dự trữ hàng hoỏ phự hợp. Doanh nghiệp tranh thủ cơ hội bỏn hàng, là danh
điểm hàng hoỏ phự hợp với nhu cầu khỏch hàng đợc tớnh toỏn và bố trớ ở địa bàn phự hợp để xuất bỏn chu kỳ kế hoạch tiếp theo.
Chỉ tiờu dự trữ hàng hoỏ:
+ Chỉ tiờu dự trữ đầu kỳ: Khi lập kế hoạch cho năm kế hoạch thỡ năm bỏo cỏo kết thỳc. Vỡ vậy phải tớnh chỉ tiờu dự trữ hàng hoỏ đến đầu kỡ kế hoạch
Ddk = Otd + Ưn – Ưx Trong đú:
Ddk - Dự trữ hàng hoỏ đầu kỡ kế hoạch (tấn)
Otd - Tồn kho hàng hoỏ từ thời điểm kiểm kờ (vớ dụ 1/10/199 )…
Ưn - Ước nhập hàng hoỏ từ thời điểm kiểm kờ đến cuối năm
Ưx - Ước xuất hàng hoỏ từ thời điểm kiểm kờ đến cuối năm
+ Chỉ tiờu dự trữ hàng hoỏ cuối kỡ kế hoạch: Xỏc định theo cụng thức Dck = m x t
Trong đú:
Dck - Dự trữ hàng hoỏ đầu kỡ kế hoạch (tấn)
m - Mức bỏn bỡnh quõn một ngày đờm kỳ kế hoạch (tấn/ngày) t - Thời gian dự trữ hàng hoỏ cần thiết (ngày)
3.2. Điều kiện thực hiện cỏc chỉ tiờu kế hoạch
Kế hoạch đợc lập cú tiến độ và cõn đối nhng đú mới chỉ là khả năng. Vấn đề quan trọng là phải biến khả năng đú thành hiện thực. Điều kiện để biến kế hoạch này hiện thực hay điều kiện thực hiện cỏc chỉ tiờu kế hoạch này là:
Doanh nghiệp phải ký kết đợc cỏc hợp đồng mua đỳng khối lợng hàng hoỏ, thời gian giao, nhận, thanh toỏn mà doanh nghiệp cần. Doanh nghiệp phải cú phơng tiện chuyờn chở hàng hoặc ký hợp đồng vận tải với đơn vị chuyờn chở khỏc. Doanh nghiệp phải cú kho hàng, bến bói để tập kết, chứa đựng và dự trữ hàng hoỏ trong thời gian cần thiết và chế độ bảo quản phự hợp với tớnh chất cơ, lý, hoỏ của hàng hoỏ đặc biệt là những mặt hàng khú bảo quản. Doanh nghiệp phải bỏn đợc hàng hoỏ cho khỏch hàng theo nh dự tớnh. Để việc thực hiện đạt hiệu quả cao, ngời quản lý phải
đụn đốc, kiểm tra, giải quyết những mất cõn đối, những khú khăn phỏt sinh khi thực hiện kế hoạch; phải theo dừi sỏt sao kịp thời tớnh hỡnh thực hiện kế hoạch; phải sơ
kết tỡnh hỡnh thực hiện, kịp thời phổ biến kinh nghiệm hay sửa chữa những khuyết
điểm. Hơn nữa khi cỏc chỉ tiờu đề ra khụng cú tớnh khả thi cần phải điều chỉnh, đồng thời bổ sung vào kế hoạch những khả năng mới cú thể đa vào kinh doanh.
4. Lập kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại