Từ bản chất giao dịch L/C cho thấy, mặc dù hợp đồng mua bán giữa người mua và người bán là cơ sở ra đời của L/C, nhưng L/C lại hoàn toàn độc lập với hợp đồng ngay cả khi L/C có dẫn chiếu đến hợp đồng cơ sở. Điều này có nghĩa là nếu người bán xuất trình chứng từ phù hợp với các điều khoản, điều kiện của L/C thì NHPH có nghĩa vụ phải trả tiền cho họ kể cả trong trường hợp người mua khiếu nại hàng hoá thực tế không đúng như hợp đồng, thậm chí không được giao. Đây là một nguyên tắc hết sức cơ bản trong giao dịch L/C theo UCP 500 mà các bên đều phải hiểu rõ.
Do các bên tham gia giao dịch bằng L/C chỉ căn cứ vào chứng từ, nên việc nhà xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán phù hợp với L/C là yêu cầu tối quan trọng để phương thức L/C trở thành một công cụ thanh toán, chứ không phải công cụ từ chối thanh toán.
Vì chứng từ trong thương mại quốc tế là rất đa dạng và phức tạp, nên đòi hỏi các bên liên quan phải hiểu thấu đáo được các văn bản pháp lý cũng như tập quán quốc tế, để từ đó có thể lập, kiểm tra và chấp nhận chứng từ một cách đúng đắn.
1.4.1. Hối phiếu.
Hối phiếu do nhà xuất khẩu ký phát đòi thanh toán tiền hàng.
Theo UCP 500, L/C không nên quy định hối phiếu ký phát đòi tiền người mở L/C, hối phiếu phải ký phát đòi tiền NHPH hoặc ngân hàng được chỉ định trả tiền. Nếu không, ngân hàng sẽ coi đó như là một chứng từ phụ. Quy định này nhằm đảm bảo bản chất của L/C vì chỉ có NHPH hay ngân hàng được NHPH uỷ quyền mới là người chịu trách nhiệm thanh toán khoản tiền mà nó cam kết. Nếu hối phiếu được ký phát đòi tiền người xin mở L/C thì hối phiếu đó không thể trở thành công cụ kiểm soát nghĩa vụ thanh toán của NHPH theo L/C nữa.
Chấp nhận hối phiếu (Acceptance): áp dụng trong trường hợp khi L/C yêu cầu hối phiếu kỳ hạn, nghĩa là hối phiếu được thanh toán tại một thời điểm xác định trong
tương lai. Bằng ký chấp nhận nghĩa là ngân hàng cam kết thanh toán hối phiếu khi đến hạn.
L/C chấp nhận còn được gọi là L/C trả chậm, hay L/C thời hạn, nghĩa là người hưởng ký phát hối phiếu cho NHPH để đòi tiền tại một thời điểm xác định trong tương lai.
1.4.2. Hoá đơn thương mại.
Hoá đơn thương mại là một chứng từ cơ bản trong giao dịch L/C., trên đó ghi rõ số hàng bán, đã bán; số tiền thanh toán. Hoá đơn chứng minh quyền được trả tiền mà người hưởng đã thực hiện nghĩa vụ trong hợp đồng thương mại; do đó, người ký phát hoá đơn phải là người bán hàng, tức người hưởng và người trả tiền là người mua hàng, tức người mở.
Chính vì vậy, nếu không có quy định khác trong L/C, thì hoá đơn thương mại phải được phát hành bởi người hưởng lợi và ký phát cho người mở L/C. mô tả hàng hoá trên hóa đơn phải phù hợp với mô tả hàng háo trong L/C. Trừ khi có quy định khác, ngân hàng có thể từ chối hoá đơn thương mại ghi số tiền lớn hơn số tiền mà L/C cho phép.
1.4.3. Chứng từ vận tải.
Theo UCP 500, có 8 điều khoản quy định cụ thể cho từng loại chứng từ vận tải, bao gồm:
Điều 23: Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L).
Điều 24: Giấy gửi hàng đường biển (Non – Negotiable Se Waybill).
Điều 25: Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu (Charter Party B/L).
Điều 26: Chứng từ vận tải đa phương thức (Multimodal Transport Document).
Điều 27: Chứng từ vận tải hàng không (Air Transport Document).
Điều 28: Chứng từ vận tải đường bộ, đường sắt hoặc đường sông (Road, Rair or Inland Waterway Transport Document).
Điều 29: Biên lai chuyển phát nhanh và biên lai bưu điện (Courier and Post Receipts).
Điều 30: Chứng từ vận tải của người giao nhận (Transport Document Issued by Freight Forwarders).
Trong số chứng từ vận tải, thì vận đơn đường biển được sử dụng phổ biến nhất.
Theo quy tắc UCP 500, cần lưu ý một số điểm về B/L như sau:
Thứ nhất, số lượng và vấn đề kiểm soát L/C: Thông thường vận đơn được lập thành ba bản có giá trị ngang nhau, và chỉ cần dùng một bản để nhận hàng, nên các bản còn lại hết giá trị. Tuy nhiên, cũng có hãng tàu cấp hai bản, thậm chí chỉ một bản duy nhất cho một lô hàng. Do đó, L/C không nên quy định cụ thể số lượng vận đơn gốc phải xuất trình, như 2/2 hoặc 3/3 bản, mà nên quy định xuất trình trọn bộ (full set) là đầy đủ nhất.
Thứ hai, thế nào là chứng từ vận tải của bên thứ ba (Third Party B/L): Thông thường, người hưởng là người bán và là người giao hàng, được thể hiện trên vận đơn là Consignor hay Shipper. Tuy nhiên, trong trường hợp L/C chuyển nhượng, người hưởng xuất trình bộ chứng từ với hoá đơn và hối phiếu do mình ký phát, nhưng vận đơn và các chứng từ khác lại thể hiện người giao hàng là phía thứ ba (tức người được chuyển nhượng hay người hưởng thứ 2). Vận đơn ghi tên người giao hàng là phía thứ 3 trong trường hợp người hưởng L/C uỷ thác quy định mọi nghĩa vụ về giao hàng thuộc về người yêu cầu uỷ thác, người xuất khẩu chịu trách nhiệm về ký kết hợp đồng ngoại thương, chứng từ thanh toán và được hưởng hoa hồng phí.
1.4.4. Chứng từ bảo hiểm.
Chứng từ bảo hiểm là một trong những chứng từ quan trọng trong giao dịch L/C đối với điều kiện giao hàng CIF hay CIP. Người hưởng phải xuất trình bảo hiểm đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm để chứng minh nghĩa vụ của mình đối với hợp đồng ngoại thương và đáp ứng yêu cầu của L/C. Giống như vận đơn đường biển, chứng từ bảo hiểm cũng có tính lưu thông và cũng được phát hành nhiều bản có giá trị như nhau.
Khác với vận đơn là có thể gửi một bản gốc theo hàng hoá cho người nhận hàng, chứng từ bảo hiểm phải được xuất trình trọn bộ hoặc một bản duy nhất (a sole original) cho ngân hàng. Chứng từ bảo hiểm không cần phải gửi theo hàng hoá vì nó không liên quan đến việc nhận hàng mà chỉ cần thiết cho việc lập hồ sơ đòi bồi thường. Do vậy người
Hiện nay, trên thị trường bảo hiểm hàng hoá, thì hợp đồng Bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm được dùng phổ biến. Tuy nhiên, do tính hoàn hảo về giá trị pháp lý, nên hợp đồng Bảo hiểm vẫn được sử dụng phổ biến hơn. Nếu L/C chỉ quy định
“chứng từ bảo hiểm” mà không nói rỏ cụ thể là loại nào, thì ngân hàng được phép chấp nhận hợp đồng Bảo hiểm, Giấy chứng nhận bảo hiểm hoặc Bảo hiểm bao. Do đó, khi mở L/C người mua cần quy định cụ thể loại chứng từ bảo hiểm nhằm đạt được mục đích của mình.
Ngày hiệu lực của chứng từ bảo hiểm sẽ là ngày phát hành (tức ngày ký). Ngày này không thể sau ngày giao hàng vì với giá CIF/CIP người mua chịu mọi rủi ro ngay sau khi giao hàng qua lan can tàu (CIF) hoặc giao hàng cho người chuyên chở (CIP).
Nếu có tổn thất hàng hóa thì người mua sẽ yêu cầu Công ty bảo hiểm bồi thường vì bảo hiểm đã có hiệu lực trước hoặc cùng ngày giao hàng. Nếu chứng từ bảo hiểm được ký sau ngày giao hàng (on board) hoặc sau ngày nhận hàng để bốc (received for shipment), người mua sẽ chịu rủi ro nếu có tổn thất hàng hóa ngay sau ngày người bán chuyển giao hàng hoá cho phía thứ 3, nhưng bảo hiểm lại chưa có hiệu lực.
Loại tiền bảo hiểm phải là loại tiền của L/C vì nếu đồng tiền bảo hiểm khác với đồng tiền của L/C, thì các bên không thể biết chính xác tổng giá trị bảo hiểm có tuân thủ quy định của L/C hay không, vì điều này còn phụ thuộc vào tỷ giá trong quy đổi.
Số tiền bảo hiểm tối thiểu được tính bằng giá tọi hàng hoá CIF hoặc CIP cộng với 10%, nếu hai loại giá này không thể hiện trên chứng từ, thì tối thiểu là 110% giá trị hoá đơn. Đây là giá trị tối thiểu, do đó, hai bên cũng có thể thoả thuận một tỷ lệ cao hơn nếu cần thiết.
1.4.5. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O).
Một yêu cầu về giấy chứng nhận xuất xứ sẽ được đáp ứng bằng cách xuất trình một chứng từ được ký và ghi ngày tháng xác nhận xuất xứ của hàng hoá. Người phát hành C/O phải đúng như quy định của L/C; tuy nhiên, nếu L/C yêu cầu nhà xuất khẩu, người hưởng hay người sản xuất phát hành C/O, thì một C/O do Phòng thương mại phát hành sẽ được chấp nhận thay thế. Nếu L/C không quy định người phát hành cụ thể là ai, thì một C/O được phát hành bởi bất kỳ ai đều được chấp nhận.
C/O phải thể hiện hàng hoá liên quan ghi trong hoá đơn. Việc mô tả hàng hoá trên C/O có thể là chung chung, miễn là không mâu thuẫn với mô tả hàng hoá trong L/C.
1.4.6. Các chứng từ khác.
Tuỳ theo loại hàng hoá, quan hệ giữa người mua và người bán, yeu cầu của nước nhập khẩu… mà L/C có thể quy định thêm một số chứng từ khác, như: Phiếu đóng gói/phân loại (Packing list/Specification); Giấy chứng nhận trọng lượng, chất lượng hàng hóa; Chứng nhận giám định.