-Đối với các L/C kí quỹ dưới 100% trị giá L/C đều phải trải qua Các phòng kinh doanh thẩm định và được Ban giám đốc hoặc người uỷ quyền phê duyệt bằng văn bản trước khi chuyển bộ phận tài trợ thương mại thực hiện
- Đối với L/C ký quỹ 100%, khách hàng trực tiếp làm việc với bộ phận tài trợ thương mại.
c.
Đă ng kí và phát hành L/C nh ậ p kh ẩ u.
- Khi hồ sơ để phát hành L/C nhập khẩu của khách hàng đã hội tụ đủ các điều kiện theo quy định . Thanh toán viên chọn sản phẩm LETTER OF CREDIT,vào chức năng LETTER CREDIT REGISTRATION để đăng kí phát hành L/C .
- Các bước phát hành L/C trên chương trình máy tính phải được tuân thủ theo đúng tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình INCAS.
- Chương trình máy tính sẽ tự động kiểm tra các yếu tố cần thiết theo chế độ tín dụng và các quy định hiện hành về việc phát hành L/C nhập khẩu của NHCTVN.
- Tạo điện L/C :
+ Sau khi hoàn tất các bước nhập dữ liệu mở L/C trên mạng máy tính để tạo điện MT700, tại màn hình DOCUMENT, thanh toán viên sẽ tạo các chứng từ liên quan đến việc phát hành L/C như MT700, giấy báo nợ tiền ký quỹ, giấy báo nợ các khoản phí kiêm hoá đơn VAT.
+ Nếu hợp đồng ngoại đã xác định Ngân hàng thông báo, chi nhánh điền thông tin ngân hàng thông báo vào. Nếu hợp đồng ngoại thương chưa xác định ngân hàng thông báo thì để trống receiver. Người phụ trách Bộ phận tài trợ thương mại tại
chi nhánh và người phụ trách Trung tâm tài trợ thương mại tại Hội Sở Chính( HSC) có quyền chọn ngân hàng thông báo.
+ Trường hợp L/C có quy định ngân hàng hoàn tiền và cho phép đòi tiền bằng điện thì phải yêu cầu Ngân hàng thương lượng thông báo trước cho NHCTVN 05 ngày làm việc trước khi đòi tiền ngân hàng hoàn tiền.
+ Trường hợp không quy định Ngân hàng hoàn tiền và cho phép Ngân hàng thương lượng trực tiếp đòi tiền NHCTVN bằng điện thì phải quy định rõ sẽ thanh toán cho Ngân hàng thương lượng được thực hiện trong vòng 5 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận điện.
- Kiểm soát L/C :
+ Kiểm soát viên phải kiểm soát lại toàn bộ hồ sơ xin mở L/C đảm bảo các điều kiện mở L/C đã đượcđáp ứng đầy đủ và đảm bảo sự nhất quán giữa nội dung của hợp đồng ngoại thương , đơn xin mở L/C và L/C.
+ Trường hợp khách hàng không thực hiện việc sửa đổi, chi nhánh phải yêu cầu khách hàng làm bản cam kết chịu hoàn toàn rủi ro và bồi hoàn những thiệt hại cho ngân hàng phát hành (nếu có). Đồng thời chi nhánh có biện pháp bảo vệ mình trước những rủi ro đó bằng cách yêu cầu khách hàng tăng mức ký quỹ, tăng tài sản thế chấp.v.v…
+ Trường hợp các điều khoản của L/C có thể mang đến những thiệt hại nghiêm trọng cho chi nhánh mà khách hàng không chịu sửa đổi đơn xin mở L/C, chi nhánh có quyền từ chối không phát hành L/C đó và lập biên bản huỷ L/C trên hệ thống tài trợ thương mại
+ Nếu L/C không mâu thuẫn với hợp đồng ngoại và khớp đúng với đơn xin mở L/C của khách hàng, các điều khoản của L/C đều có khả năng thực thi và không tiềm ẩn rủi ro cho người yêu cầu mở L/C và ngân hàng phát hành thì kiểm soát viên ký trên L/C và chuyển Giám đốc hoặc người được giám đốc uỷ quyền ký phê duyệt.
+ Sau khi hoàn tất việc phê duyệt L/C trên giấy . Kiểm soát viên chọn giao dịch để phê duyệt và in bản gốc của mỗi loại chứng từ để lưu hồ sơ và in một bản cho khách hàng . Kiểm soát viên ký trên các chứng từ đã in,cuối cùng toàn bộ hồ sơ
+ Một khi cần sửa chữa L/C do thanh toán viên mới soạn thảo, kiểm soát viên chuyển L/C về cho thanh toán viên sửa chữa và lưu vào chương trình, sau đó trình tự kiểm soát tương tự như trên.
+ Những L/C có giá trị lớn sẽ phải thêm một bước phê duyệt trên hệ thống INCAS của giám đốc chi nhánh hoặc người uỷ quyền.
d. S
ử a đổ i L/C.
- Tạo điện sửa đổi :
+ Thanh toán viên có trách nhiệm nhận yêu cầu sửa đổi của khách hàng, kiểm tra các điều khoản sửa đổi, nếu thấy hợp lý thì tiến hành lập diện sửa đổi L/C.
+ Nếu sửa đổi tăng tiền:
Trường hợp ký quỹ dưới 100% giá trị sửa đổi tăng tiền, khách hàng phải tiếp xúc với các phòng kinh doanh để làm thủ tục bổ sung hạn mức phát hành L/C.
Trưòng hợp ký quỹ đủ 100% giá trị sửa đổi tăng tiền, khách hàng tiếp xúc trực tiếp với bộn phận tài trợ thương mại
Phí sửa đổi L/C (20USD/lần) phải được xác định rõ trong đơn xin sửa đổi L/C của khách hàng và điện MT 707 của Ngân hàng.
- Kiểm soát điện sửa đổi L/C :
+ Kiểm soát viên điện sửa đổi và hồ sơ sửa đổi , ký tên bản draft và trình Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền ký phê duyệt trước khi Kiểm soát viên phê duyệt trong chương trình INCAS. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Sau khi phê duyệt trên mạng, Kiểm soát viên sẽ in bản gốc và bản dành cho khách hàng đồng thời ký trên các chứng từ. Hồ sơ sửa đổi L/C sẽ được quay lại thanh toán viên để lưu trữ và chuyển cho khách hàng
+ Trường hợp giá trị L/C sau khi sửa đổi có mức tương đương hoặc vượt quá quyền hạn phê duyệt trên mạng của kiểm soát viên , bức điện sẽ phải thêm một bước phê duyệt nữa của Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền.
e. Nh ậ n, ki ể m tra và x ử lý ch ứ ng t ừ , thanh toán / ch ấ p nh ậ n thanh toán.
+ Sau khi nhận được L/C và các sửa đổi liên quan phù hợp với khả năng đáp ứng của mình, người bán sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán để gửi đến ngân hàng thương lượng
f. Tr ư òng h ợ p thanh toán d ự a trên th ư đ òi ti ề n g ử i kèm b ộ ch ứ ng t ừ.
- Nhận và kiểm tra chứng từ :
+ Ngay sau khi nhận được bộ chứng từ , thanh toán viên phải vào sổ theo dõi giao nhận chứng từ , ghi ngày nhận chứng từ , ký và đóng dấu đơn vị mình đồng thời nhập các thông tin cần thiết vào hồ sơ bộ chứng từ. Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ từ bưu điện, chi nhánh phải hoàn tất việc kiểm tra bộ chứng từ.
- Nội dung kiểm tra bao gồm :
+ Kiểm tra số lượng của từng loại chứng từ theo quy định của L/C.
+ Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với các điều khoản và điều kiện của L/C. + Kiểm tra sự nhất quán thể hiện trên bề mặt của các chứng từ.
+ Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP500 của ICC.
- Xử lý chứng từ :
+ Trường hợp không có sai sót :
Đối với L/C trả ngay: Sau khi kiểm tra xong bộ chứng từ, thanh toán viên nhập các thông tin và báo kết quả kiểm tra chứng từ gửi cho khách hàng.
Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ. Thanh toán viên lập điện MT 202 để thanh toán theo chỉ dẫn trong thư đòi tiền của Ngân hàng gửi chứng từ. Chuyển toàn bộ hồ sơ L/C và các chứng từ tạo trong INCAS cho kiểm soát viên
Kiểm soát viên sẽ kiểm tra hồ sơ L/C , chứng từ xuất trình theo L/C, phiếu kiểm tra chứng từ và các chứng từ tạo trong INCAS. Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền phê duyệt.
Đối với L/C trả chậm : Thanh toán viên nhập các thông tin cần thiết để thông báo chứng từ đến và kết quả kiểm tra chứng từ để chuyển cho khách hàng .
Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ,Chi nhánh đại diện MT 799 thông báo chấp nhận thanh toán.
Chi nhánh theo dõi trả tiền đúng hạn như đã chập nhận và chỉ dẫn trong thư đòi tiền của ngân hàng gửi chứng từ.
Đối với L/C thanh toán nhiều lần bằng vốn tự có của khách hàng thì sẽ trích một tỉ lệ ký quỹ để thanh toán tương ứng với tỉ lệ thanh toán trên trị giá của L/C, phần còn
thanh toán bằng vốn vay của Ngân hàng thì số tiền ký quỹ sẽ được sử dụng hết cho việc thanh toán lần đầu, phần còn lại sẽ ghi nợ tài khoản tiền vay của khách hàng hoặc tài khoản thích hợp.
Giao chứng từ cho khách hàng sau khi đã hoàn tất các thủ tục cần thiết + Trường hợp chứng từ có sai sót :
Trong khoảng thời gian 5 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ nếu kiểm tra thấy sự sai sót về số lượng hoặc nội dung chứng từ phải lập điện MT 734/799/999 thông báo sai sót chứng từ và từ chối thanh toán đồng thời lập thông báo gửi cho khách hàng để chờ chấp nhận thanh toán. Khoản phí thông báo từ chối thanh toán phải ghi vào trường 72 của điện MT734/799/999 để thông báo cho ngân hàng thương lượng biết khoản phí này sẽ trừ vào số tiền thanh toán L/C (nếu khách hàng chấp nhận chứng từ sai sót).
Kiểm soát viên phải kiểm soát toàn bộ nội dung bức điện từ chối thanh toán, thông báo sai sót và kiểm tra chứng từ, xem xét lý do từ chối thanh toán có phù hợp với thông lệ quốc tế hay không. Nếu đúng và phù hợp thì ký trên bức điện và Phiếu thông báo sai sót đồng thời chuyển cho Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền ký duyệt điện. Sau đó chứng từ được chuyển lại cho Kiểm soát viên để phê duyệt MT 734/999 trên mạng và chuyển thông báo kết quả kiểm tra chứng từ cho khách hàng.
Trong vòng 05 ngày làm việc, kể từ sau ngày nhận thông báo sai sót chứng từ của ngân hàng, khách hàng phải thông báo ngay quyết định của mình hoặc chấp nhận sai sót và thanh toán L/C hoặc không chấp nhận sai sót ngay trên bản thông báo sai sót chứng từ của ngân hàng và gửi trả lại Ngân hàng .Nếu sau 05 ngày, khách hàng không có ý kiến thì coi như Khách hàng từ chối chứng từ,ngân hàng tiến hành xử lí bộ chứng từ theo chỉ dẫn của Ngân hàng gửi chứng từ.
Nếu khách hàng và chi nhánh chấp nhận chứng từ sai sót, trình tự lập điện và kiểm soát điện tương tự như trường hợp chứng từ không có sai sót đã nêu trên.
g. Thanh toán L/C d ự a trên đ i ệ n đ òi ti ề n.
- Khi nhận được điện đòi tiền, Kiểm soát viên phải xác thực bức điện thông qua HCS hoặc Ngân hàng liên quan trong bức điện. Sau đó điện được chuyển cho thanh toán viên đối chiếu nội dung bức điện với quy định của L/C. Dựa trên nội dung và chỉ dẫn
của điện đòi tiền hợp lệ và đã được xác thực,thanh toán viên lập điện MT 202 thanh toán cho ngân hàng gửi điện.
- Nếu chứng từ có sai sót trong vòng 5 ngày lám việc kể từ sau ngày nhận chứng từ. Chi nhánh phải gửi điện từ chối thanh toán cho ngân hàng thương lượng đồng thời liên hệ với khách hàng về những sai sót của chứng từ. Thậm chí Chi nhánh truy đòi cả tiền gốc và tiền lãi tính từ ngày thanh toán đến ngày đòi hoàn trả trong trường hợp chứng từ bị từ chối vì sai sót. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Quy trình lập và kiểm soát chứng từ tạo trong hệ thống INCAS thực hiện qua 2 bước thanh toán viên và kiểm soát viên .
-Nhận được điện đòi tiền mà chưa kịp thanh toán cho ngân hàng thương lượng thì đã nhận được chứng từ, chi nhánh khẩn trương kiểm tra chứng từ và xử lí tương tự như trường hợp thanh toán dựa trên thư đòi tiền.” (trích “Qui trình nghiệp vụ tài trợ thương mại trong hệ thống INCAS”).
2.2.1.2. Thực trạng về chất lượng thanh toán L/C nhập khẩu.
Trong hoạt động thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ tại Sở giao dịch I NHCTVN thì thanh toán L/C cho hàng nhập khẩu chiếm một tỉ trọng lớn, đem lại khoản thu nhập đáng kể cho ngân hàng từ khoản phí thanh toán. Mức tăng trưởng về doanh số và thị phần thanh toán nhập khẩu của Sở giao dịch I chiếm khoảng 6% trong tổng kim ngạch thanh toán nhập khẩu của NHCTVN.
Số lượng L/C nhập khẩu trong những năm qua được thể hiện ở bảng sau:
BẢNG 2.7. SỐ LƯỢNG L/C NHẬP KHẨU MỞ VÀ THANH TOÁN TẠI SGD I.
L/C nhập Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
- Mở (món) 732 813 861
- Thanh toán (món) 1058 1033 1077
(Nguồn: Báo cáo kế quả kinh doanh ngoại hối 2004, 2005, 2006)
Số L/C nhập khẩu mở năm 2004 là 732 món và thanh toán là 1058 món; năm 2005 đạt 813 món trị giá 67.838.000 USD, so với năm 2004 đáng kể về mặt số lượng, tăng 11%. Năm 2006 số L/C nhập khẩu phát hành 861 món tăng 6% so với năm 2005.
Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
Trị giá L/C mở 89.018 67.838 93.186
% tăng giảm trị giá L/C
mở + 49 - 23,8 + 37,36
Trị giá L/C thanh toán 78.700 69.805 69.913
% tăng giảm trị giá L/C
thanh toán + 39,2 - 11,4 + 0,15
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh ngoại hối 2004, 2005, 2006)
Năm 2004, kinh tế cả nước nói chung và Thủ đô Hà Nội nói riêng tiếp tục phát triển vững chắc, hầu hết các chỉ tiêu kinh tế -xã hội của thành phố đều đạt và vượt mức kế hoạch; GDP tăng 11,2%; thu ngân sách tăng 8,5%…quan hệ hợp tác trong nước và quốc tế được mở rộng, vị thế của Việt Nam được nâng lên. Nghiệp vụ tài trợ thương mại của Sở giao dịch I tăng lên. Trị giá mở L/C là 89.018.000 USD, trị giá L/C thanh toán đạt 78.700.000 USD.Năm 2005, cả trị giá L/C mở và L/C thanh toán đều giảm. Trị giá L/C mở là 67.838.000 USD giảm 23,8% so với 2004; trị giá L/C thanh toán là 69.805.000 USD cao hơn trị giá L/C mở nhưng giảm 11,4% so với trị giá thanh toán năm 2004. Việc giảm sút trị giá L/C là do nhiều nguyên nhân, từ môi trường kinh tế xã hội, sự cạnh tranh gay gắt đồng thời với sự thay đổi cơ cấu sử dụng các phương thức thanh toán … Năm 2006, trị giá thanh toán L/C mở tăng cao hơn so với L/C thanh toán. So v ới năm 2005, trị giá L/C mở tăng 37,36% và trị giá L/C thanh toán tăng 0,15%.
2.2.2. Thanh toán L/C xuất khẩu.
2.2.2.1. Quy trình thanh toán bằng L/C xuất khẩu:
a. Nhận L/C hoặc sửa đổi L/C.
- Các chi nhánh tiếp nhận, thông báo L/C và thông báo sửa đổi L/C cho khách hàng trong các điều kiện sau:
+ Nhận được L/C đã xác thực từ HSC hoặc
+ Nhận được L/C đã được xác thực kèm thông báo L/C từ các Ngân hàng khác trong nước.
- Trước khi thông báo cho khách hàng, L/C và các sửa đổi liên quan đến L/C phải được xác thực như sau:
+ L/C hoặc sửa đổi L/C nhận qua TELEX thì phải có TEST KEY và TEST KEY đó phải được xác thực.
+ L/C hoặc sửa đổi L/C được chuyển đến bằng đường thư thì phải kiểm tra và xác thực mẫu dấu chữ ký của người có thẩm quyền trên L/C.
- Trường hợp chi nhánh nhận L/C từ 1 Ngân hàng thông báo khác (HSC không phải là Ngân hàng thông báo thứ nhất), chi nhánh phải có trách nhiệm xác thực chữ ký của Ngân hàng thông báo đó. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Trường hợp không thể xác thực thì thông báo cho khách hàng với lưu ý rằng