- Nhận và kiểm tra chứng từ :
+ Ngay sau khi nhận được bộ chứng từ , thanh toán viên phải vào sổ theo dõi giao nhận chứng từ , ghi ngày nhận chứng từ , ký và đóng dấu đơn vị mình đồng thời nhập các thông tin cần thiết vào hồ sơ bộ chứng từ. Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ từ bưu điện, chi nhánh phải hoàn tất việc kiểm tra bộ chứng từ.
- Nội dung kiểm tra bao gồm :
+ Kiểm tra số lượng của từng loại chứng từ theo quy định của L/C.
+ Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với các điều khoản và điều kiện của L/C. + Kiểm tra sự nhất quán thể hiện trên bề mặt của các chứng từ.
+ Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP500 của ICC.
- Xử lý chứng từ :
+ Trường hợp không có sai sót :
Đối với L/C trả ngay: Sau khi kiểm tra xong bộ chứng từ, thanh toán viên nhập các thông tin và báo kết quả kiểm tra chứng từ gửi cho khách hàng.
Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ. Thanh toán viên lập điện MT 202 để thanh toán theo chỉ dẫn trong thư đòi tiền của Ngân hàng gửi chứng từ. Chuyển toàn bộ hồ sơ L/C và các chứng từ tạo trong INCAS cho kiểm soát viên
Kiểm soát viên sẽ kiểm tra hồ sơ L/C , chứng từ xuất trình theo L/C, phiếu kiểm tra chứng từ và các chứng từ tạo trong INCAS. Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền phê duyệt.
Đối với L/C trả chậm : Thanh toán viên nhập các thông tin cần thiết để thông báo chứng từ đến và kết quả kiểm tra chứng từ để chuyển cho khách hàng .
Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ,Chi nhánh đại diện MT 799 thông báo chấp nhận thanh toán.
Chi nhánh theo dõi trả tiền đúng hạn như đã chập nhận và chỉ dẫn trong thư đòi tiền của ngân hàng gửi chứng từ.
Đối với L/C thanh toán nhiều lần bằng vốn tự có của khách hàng thì sẽ trích một tỉ lệ ký quỹ để thanh toán tương ứng với tỉ lệ thanh toán trên trị giá của L/C, phần còn
thanh toán bằng vốn vay của Ngân hàng thì số tiền ký quỹ sẽ được sử dụng hết cho việc thanh toán lần đầu, phần còn lại sẽ ghi nợ tài khoản tiền vay của khách hàng hoặc tài khoản thích hợp.
Giao chứng từ cho khách hàng sau khi đã hoàn tất các thủ tục cần thiết + Trường hợp chứng từ có sai sót :
Trong khoảng thời gian 5 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ nếu kiểm tra thấy sự sai sót về số lượng hoặc nội dung chứng từ phải lập điện MT 734/799/999 thông báo sai sót chứng từ và từ chối thanh toán đồng thời lập thông báo gửi cho khách hàng để chờ chấp nhận thanh toán. Khoản phí thông báo từ chối thanh toán phải ghi vào trường 72 của điện MT734/799/999 để thông báo cho ngân hàng thương lượng biết khoản phí này sẽ trừ vào số tiền thanh toán L/C (nếu khách hàng chấp nhận chứng từ sai sót).
Kiểm soát viên phải kiểm soát toàn bộ nội dung bức điện từ chối thanh toán, thông báo sai sót và kiểm tra chứng từ, xem xét lý do từ chối thanh toán có phù hợp với thông lệ quốc tế hay không. Nếu đúng và phù hợp thì ký trên bức điện và Phiếu thông báo sai sót đồng thời chuyển cho Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền ký duyệt điện. Sau đó chứng từ được chuyển lại cho Kiểm soát viên để phê duyệt MT 734/999 trên mạng và chuyển thông báo kết quả kiểm tra chứng từ cho khách hàng.
Trong vòng 05 ngày làm việc, kể từ sau ngày nhận thông báo sai sót chứng từ của ngân hàng, khách hàng phải thông báo ngay quyết định của mình hoặc chấp nhận sai sót và thanh toán L/C hoặc không chấp nhận sai sót ngay trên bản thông báo sai sót chứng từ của ngân hàng và gửi trả lại Ngân hàng .Nếu sau 05 ngày, khách hàng không có ý kiến thì coi như Khách hàng từ chối chứng từ,ngân hàng tiến hành xử lí bộ chứng từ theo chỉ dẫn của Ngân hàng gửi chứng từ.
Nếu khách hàng và chi nhánh chấp nhận chứng từ sai sót, trình tự lập điện và kiểm soát điện tương tự như trường hợp chứng từ không có sai sót đã nêu trên.
g. Thanh toán L/C d ự a trên đ i ệ n đ òi ti ề n.
- Khi nhận được điện đòi tiền, Kiểm soát viên phải xác thực bức điện thông qua HCS hoặc Ngân hàng liên quan trong bức điện. Sau đó điện được chuyển cho thanh toán viên đối chiếu nội dung bức điện với quy định của L/C. Dựa trên nội dung và chỉ dẫn
của điện đòi tiền hợp lệ và đã được xác thực,thanh toán viên lập điện MT 202 thanh toán cho ngân hàng gửi điện.
- Nếu chứng từ có sai sót trong vòng 5 ngày lám việc kể từ sau ngày nhận chứng từ. Chi nhánh phải gửi điện từ chối thanh toán cho ngân hàng thương lượng đồng thời liên hệ với khách hàng về những sai sót của chứng từ. Thậm chí Chi nhánh truy đòi cả tiền gốc và tiền lãi tính từ ngày thanh toán đến ngày đòi hoàn trả trong trường hợp chứng từ bị từ chối vì sai sót.
- Quy trình lập và kiểm soát chứng từ tạo trong hệ thống INCAS thực hiện qua 2 bước thanh toán viên và kiểm soát viên .
-Nhận được điện đòi tiền mà chưa kịp thanh toán cho ngân hàng thương lượng thì đã nhận được chứng từ, chi nhánh khẩn trương kiểm tra chứng từ và xử lí tương tự như trường hợp thanh toán dựa trên thư đòi tiền.” (trích “Qui trình nghiệp vụ tài trợ thương mại trong hệ thống INCAS”).
2.2.1.2. Thực trạng về chất lượng thanh toán L/C nhập khẩu.
Trong hoạt động thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ tại Sở giao dịch I NHCTVN thì thanh toán L/C cho hàng nhập khẩu chiếm một tỉ trọng lớn, đem lại khoản thu nhập đáng kể cho ngân hàng từ khoản phí thanh toán. Mức tăng trưởng về doanh số và thị phần thanh toán nhập khẩu của Sở giao dịch I chiếm khoảng 6% trong tổng kim ngạch thanh toán nhập khẩu của NHCTVN.
Số lượng L/C nhập khẩu trong những năm qua được thể hiện ở bảng sau:
BẢNG 2.7. SỐ LƯỢNG L/C NHẬP KHẨU MỞ VÀ THANH TOÁN TẠI SGD I.
L/C nhập Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
- Mở (món) 732 813 861
- Thanh toán (món) 1058 1033 1077
(Nguồn: Báo cáo kế quả kinh doanh ngoại hối 2004, 2005, 2006)
Số L/C nhập khẩu mở năm 2004 là 732 món và thanh toán là 1058 món; năm 2005 đạt 813 món trị giá 67.838.000 USD, so với năm 2004 đáng kể về mặt số lượng, tăng 11%. Năm 2006 số L/C nhập khẩu phát hành 861 món tăng 6% so với năm 2005.
Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
Trị giá L/C mở 89.018 67.838 93.186
% tăng giảm trị giá L/C
mở + 49 - 23,8 + 37,36
Trị giá L/C thanh toán 78.700 69.805 69.913
% tăng giảm trị giá L/C
thanh toán + 39,2 - 11,4 + 0,15
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh ngoại hối 2004, 2005, 2006)
Năm 2004, kinh tế cả nước nói chung và Thủ đô Hà Nội nói riêng tiếp tục phát triển vững chắc, hầu hết các chỉ tiêu kinh tế -xã hội của thành phố đều đạt và vượt mức kế hoạch; GDP tăng 11,2%; thu ngân sách tăng 8,5%…quan hệ hợp tác trong nước và quốc tế được mở rộng, vị thế của Việt Nam được nâng lên. Nghiệp vụ tài trợ thương mại của Sở giao dịch I tăng lên. Trị giá mở L/C là 89.018.000 USD, trị giá L/C thanh toán đạt 78.700.000 USD.Năm 2005, cả trị giá L/C mở và L/C thanh toán đều giảm. Trị giá L/C mở là 67.838.000 USD giảm 23,8% so với 2004; trị giá L/C thanh toán là 69.805.000 USD cao hơn trị giá L/C mở nhưng giảm 11,4% so với trị giá thanh toán năm 2004. Việc giảm sút trị giá L/C là do nhiều nguyên nhân, từ môi trường kinh tế xã hội, sự cạnh tranh gay gắt đồng thời với sự thay đổi cơ cấu sử dụng các phương thức thanh toán … Năm 2006, trị giá thanh toán L/C mở tăng cao hơn so với L/C thanh toán. So v ới năm 2005, trị giá L/C mở tăng 37,36% và trị giá L/C thanh toán tăng 0,15%.
2.2.2. Thanh toán L/C xuất khẩu.
2.2.2.1. Quy trình thanh toán bằng L/C xuất khẩu:
a. Nhận L/C hoặc sửa đổi L/C.
- Các chi nhánh tiếp nhận, thông báo L/C và thông báo sửa đổi L/C cho khách hàng trong các điều kiện sau:
+ Nhận được L/C đã xác thực từ HSC hoặc
+ Nhận được L/C đã được xác thực kèm thông báo L/C từ các Ngân hàng khác trong nước.
- Trước khi thông báo cho khách hàng, L/C và các sửa đổi liên quan đến L/C phải được xác thực như sau:
+ L/C hoặc sửa đổi L/C nhận qua TELEX thì phải có TEST KEY và TEST KEY đó phải được xác thực.
+ L/C hoặc sửa đổi L/C được chuyển đến bằng đường thư thì phải kiểm tra và xác thực mẫu dấu chữ ký của người có thẩm quyền trên L/C.
- Trường hợp chi nhánh nhận L/C từ 1 Ngân hàng thông báo khác (HSC không phải là Ngân hàng thông báo thứ nhất), chi nhánh phải có trách nhiệm xác thực chữ ký của Ngân hàng thông báo đó.
- Trường hợp không thể xác thực thì thông báo cho khách hàng với lưu ý rằng L/C chưa xác thực.
- Kiểm soát viên dùng mật khẩu truy cập hệ thống INCAS, vào chức năng INCOMMING SWIFT MAINTAINCE để in các bức điện trong hệ thống. Các bức điện được chuyển cho thanh toán viên để tạo thông báo L/C hoặc thông báo sửa đổi L/C.
b. Thông báo L/C, thông báo sửa đổi L/C.
Thanh toán viên chọn sản phẩm INWARD LETTER OF CREDIT, vào thư mục ILCINCEPTION để tạo thông báo L/C và vào ILC AMENDMENT để tạo thông báo sửa đổi L/C. Thanh toán viên nhập số L/C, chương trình sẽ tự động cập nhật dữ liệu trên L/C hoặc sửa đổi L/C vào thông báo L/C hoặc thông báo sửa đổi L/C. Thanh toán viên kiểm tra nội dung của bản thông báo và bổ sung những thông tin cần thiết như phí thông báo… lưu vào chương trình và in ra bản Draft của thông báo L/C/Thông báo sửa đổi L/C. Thanh toán viên ký vào chỗ quy định trên bản thông báo đó và chuyển toàn bộ chứng từ (cả chứng từ giấy và chứng từ điện tử) cho Kiểm soát viên.
Kiểm soát viên kiểm tra nội dung L/C hoặc nội dung sửa đổi đối chiếu với bản thông báo L/C hoặc thông báo sửa đổi l/C do thanh toán viên vừa lập. Đồng thời xem xét các điều khoản của L/C hoặc sửa đổi L/C, tư vấn cho khách hàng và/hoặc tư vấn cho phòng tín dụng (nếu ngân hàng tài trợ xuất khẩu) các điều khoản khó thực hiện hoặc có thể mang rủi ro cho Người hưởng và/hoặc cho Ngân hàng tài trợ để yêu cầu sửa đổi L/C kịp thời.
Kiểm soát viên vào INWARD LETTER OF CREDIT, chức năng SUPERVISOR để phê duyệt bản thông báo,in ra 1 bản gốc của mỗi loại chứng từ và 1 bản dành cho
c. Thương lượng và gửi chứng từ đòi tiền.
- Nhận chứng từ:
Ngay khi nhận bộ chứng từ của khách hàng, thanh toán viên yêu cầu khách hàng xuất trình:
+ Bản gốc L/C và bản gốc các sửa đổi liên quan đã được xác thực.
+ Bản gốc thông báo L/C và cá bản gốc thông báo sửa đổi L/C của ngân hàng thông báo để xác minh được tính chân thực của L/C và phải chắc chắn L/C còn giá trị chưa thanh toán để có thể gửi đi đòi tiền NHPH hoặc NH được CĐ phần giá trị chưa được thanh toán và bộ chứng từ đó chưa được xuất trình để thương lượng, chiết khấu ở bất cứ Ngân hàng nào. Giá trị đòi thanh toán phải tương ứng với giá trị của lần giao hàng cần thanh toán.
+ L/C chưa hết hạn hiệu lực.
- Kiểm tra chứng từ và nhập hồ sơ bộ chứng từ:
+ Chi nhánh nhận, kiểm tra và xử lý chứng từ trong phạm vi 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ phải được tiến hàng qua 2 thanh toán viên (kiểm tra kép).
+ Thanh toán viên cần tiến hành kiểm tra chứng từ như sau:
Phải kiểm tra để đảm bảo rằng L/C bản gốc và các bản gốc sửa đổi liên quan đã được xác thực.
Kiểm tra số lượng, loại chứng từ đối chiếu với bẳng kê chứng từ của khách hàng và quy định trong L/C.
Kiểm tra các nội dung trên từng loại chứng từ bảo đảm phù hợp với các điều khoản và điều kiện quy định trong l/C
Kiểm tra sự thống nhất giữa các chứng từ.
Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP 500 của ICC.
+ Nếu thanh toán nhiều lần thì mỗi lần khách hàng xuất trình chứng từ thanh toán viên phải ghi rõ từng lần xuất trình chứng từ và từng lần thanh toán trên bản thông báo L/C đó.
Trường hợp chứng từ không có sai sót:
Trường hợp kiểm tra thấy chứng từ không có sai sót, thanh toán viên xử lý như sau: - Lập bảng kê chứng từ kèm chỉ thị hoàn tiền.
- Lập điện đòi tiền MT742 nếu L/C cho phép đòi tiền bằng điện gửi Ngân hàng hoàn tiền hoặc NHPH.
Sau khi hoàn tất công việc, thanh toán viên chuyển toàn bộ chứng từ kèm Covering letter, điện MT742 (nếu L/C cho phép đòi tiền bằng điện) cho kiểm soát viên. Kiểm soát viên có trách nhiệm kiểm tra khớp đúng Covering Letter và điện MT742 với chỉ dẫn hoàn tiền ghi trên L/C của NHPH, nếu khớp đúng thì ký trên bức điện. Sau khi chứng từ dược chuyển cho GĐ hoặc người được uỷ quyền kiểm soát và ký các chứng từ sau:
- Ký hậu hối phiếu nếu hối hiếu được ký phát thanh toán theo lệnh của chi nhánh. - Ký trên Covering Letter.
Chứng từ hoàn thiện được chuyển lại KSV phê duyệt MT742 trên mạng.
Trường hợp đòi tiền bằng thư thì không cần lập điện MT742, nhưng trên Covering letter phải nêu rõ chỉ dẫn thanh toán.
Trường hợp chứng từ có sai sót:
Nếu kiểm tra chứng từ thấy sự khác biệt hoặc sai sót, TTV xử lý như sau:
- Sai sót có thể thay thế hoặc sửa chữa được, đề nghị khách hàng thay thế hoặc sửa chữa (nhưng trong khoảng thời gian hiệu lực cảu L/C).
- Sai sót không thể thay thế hoặc sửa chữa được, đề nghị khách hàng yêu cầu người mua tu chỉnh L/C (nếu có thể) hoặc thông báo cho NHPH bằng điện MT799 nêu rõ các sai sót, xin chấp nhận thanh toán (quy trình lập điện và kiểm soát điện giống như các bức điện khác).
- Nếu sai sót đã được sửa chữa, được NHPH chấp nhận hoặc L/C đã được sửa đổi phù hợp với bộ chứng từ, chi nhánh cần phải:
+ Ký hậu hối phiếu nếu hối phiếu được ký phát thanh toán theo lệnh của chi nhánh.
+ Lập bảng kê chứng từ kèm chỉ thị hoàn tiền.
+ Lập điện đòi tiền MT74 nếu L/C cho phép đòi tiền bằng điện và chuyển về HSC để chuyển tiếp cho NH hoàn tiền/NHPH.
- Sai sót không được NHPH chấp nhận, Chi nhánh chỉ đóng vai trò là NH gửi chứng từ, mọi rủi ro trong thanh toán thuộc về khách hàng.
TTV vào màn hình TF để chọn sản phẩm OBC (OUTWARD BILL COLLECTION) để nhập hồ sơ bộ chứng từ, lập Covering letter, lập điện Mt742 và thu các khoản phí dịch vụ, phí gửi chứng từ qua bưu điện và thuế VAT.
- Theo dõi và tra soát việc thanh toán chứng từ hàng xuất:
- Trường hợp đòi tiền bằng điện: sau 3-5 ngày, nếu Chi nhánh không nhận được báo