CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH LỮ HÀNH
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY
2.1.2. Chức năng- nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Hà Nội Toserco. 29
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty Du lịch Dịch vụ Toserco
Công ty đã xây dựng một bộ máy tổ chức phù hợp đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty. Bộ máy tổ chức hiện tại của Hà Nội Toserco gồm những bộ phận cơ bản sau:
Về nhân sự: Khi mới thành lập Công ty có tổng số CBCNV là 1.200 người.
- Trong đó nhân viên biên chế là 820 người
- Người làm hợp đồng là 380 - Nam nhân viên có 263 người
- Nữ nhân viên có 937 người, chiếm 84,2%
Về trình độ chuyên môn: Trình độ chuyên môn của Công ty tương đối cao:
- Trình độ đại học là 7,8%
- Cao đẳng và trung cấp là 6,7%
Riêng ở các khách sạn trình độ chuyên môn thấp, cán bộ tốt nghiệp đại học chỉ chiếm 5,7 %.
Các đơn vị kinh doanh có:
- 5 đơn vị kinh doanh trực thuộc - 4 đơn vị liên doanh nước ngoài - 1 đơn vị liên doanh trong nước
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của Công ty Du lịch Dịch vụ Hà Nội Error: Reference source not found
Ban giám đốc công ty
Các phòng quản lý
Phòng tổ chức
hành chính
Phòng kế toán
tài vụ
Phòng kế hoạch nghiệp
vụ
Phong xây dựng cơ
bản
Phòng bảo vệ thanh
tra
Các đơn vị kinh doanh trực thuộc Các đơn vị liên doanh
Khách sạn Hà Nội
Khách sạn Horison
Khách sạn SAS
Công ty Mansfied
Trung tâm hướng dẫndu lịch Khách sạn BSC Trung tâm dịch vụ nhà Trung tâm điều hành hướng dẫn Chi nhánh tại TP HCM– Quảng Ninh
Nhiệm vụ của các phòng ban:
Giám đốc công ty , người đứng đầu là ban giám đốc là người chịu trách nhiệm chính mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Ban giám đốc có nhiệm vụ sau:
- Chủ động tổ chức quản lý mọi hoạt động kinh doanh của công ty, sắp xếp bộ máy lao động cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ nhằm đạt hiệu quả cao trong kinh doanh
- Thực hiện cơ chế tự chủ về tài chính, giao các nhiệm vụ chỉ tiêu theo kế hoạch tài chính, các định mức kinh tế, kỹ thuật.
- Tổ chức nguồn khách, tìm hiểu thị trường, xây dựng và quyết định phương thức kinh doanh liên kết theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước.
Phòng hành chính: Có trách nhiệm về mặt nhân sự tổ chức, quản lý toàn bộ công nhân viên trong công ty, khen thưởng, kỷ luật, thay đổi đội ngũ, đào tạo, phụ trách việc tính lương, theo dõi bậc lương,của từng người trong phòng ban.
Phòng kế hoạch và nghiệp vụ: Có nhiệm vụ tham mưu cho ban giám đốc về chiến lược kinh doanh ngắn hạn cũng như dài hạn. Trong điều kiện hiện nay phòng có nhiệm vụ tổ chức tìm nguồn khách và nghiên cứu thị trường.
Phòng kế toán tài vụ quản lý toàn bộ tình hình thu chi tài chính của Công ty, tổ chức hạch toán kế toán theo đúng chế độ của Nhà nước, thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, kịp thời phản ánh những thay đổi để lãnh đạo quản lý kịp thời…
Phòng xây dựng cơ bản: Chịu trách nhiệm cải tạo sửa chữa các thiết bị đồ dùng nhà cửa của Công ty. Giải quyết phần mặt bằng của các đơn vị liên doanh, tìm kiếm các đối tác xây dựng, quản lý giám sát việc thi công các công trình.
Trung tâm hướng dẫn du lịch : Thực hiện kinh doanh lữ hành thu hút khách du lịch, phân hướng dẫn viên cho các chương trình du lịch . Tổ chức các tour du lịch trong và ngoài nước, cho thuê hướng dẫn viên, phương tiện vận chuyển …
Trung tâm dịch vụ nhà: thực hiện kinh doanh cho người nước ngoài thuê căn hộ. Trung tâm phải đảm bảo mọi điều kiện về cơ sở hạ tầng cho khách như điện thoại, ti vi quốc tế …đảm bảo an ninh cho người thuê nhà.
Khách sạn BSC: Thực hiện kinh doanh buồng phòng ăn uống cho khách như dịch vụ giặt là, điện thoại, Fax, sân vợt và một số dịch vụ khác cho khách thuê phòng.
Trung tâm điều hành và hướng dẫn vận chuyển: Có nhiệm vụ điều phối và sắp xếp xe phục vụ công việc kinh doanh lữ hành, cho thuê xe, cung cấp các dịch vụ như lấy vé tầu…
Các đơn vị liên doanh giữa công ty và đối tác : Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh do hội đồng quản trị liên doanh đó đặt ra. Công ty Du lịch Dịch vụ Hà Nội được hưởng phần lãi trên vốn công ty đóng góp.
Tổ chức về lao động tại Trung tâm Du lịch.
Hiện nay, hoạt động kinh doanh lữ hành của Công ty được giao về hoạt động độc lập tại Trung Tâm Du Lịch. Đó là đơn vị kinh doanh độc lập chịu sự quản lý của Công ty.
Cơ cấu tổ chức quản lý của Trung tâm Du lịch:
Trung tâm có ông Mai Tiến Dũng làm giám đốc, gồm 49 người được phân bố như sau:
- Giám đốc Trung tâm và 2 trưởng phòng - Bộ phận OPEN TOUR: 13 người
- Bộ phận Inbound + Outbound: 7 người - Dịch vụ nhà : 2 người
- Visa và các dịch vụ khác: 2 người - Bộ phận kế toán:5 người
- Đội xe : 7 người
- Chi nhánh tại thành phố HCM : 10 người
Trung tâm du lịch có hệ thống rất lớn mạnh các hãng du lịch, đại lý ký gửi khách du lịch trong nước và quốc tế bên cạnh một hệ thống bán tour rộng
khắp đất nước trải dài từ Bắc tới Nam. Tại mỗi một thành phố lớn trải theo chiều dài đất nước đều có những văn phòng bán tour du lịch trực thuộc Hà Nội Toserco.
Ngoài chi nhánh của công ty tại thành phố HCM, Trung Tâm Du lịch còn có 2 phòng Du lịch với những chức năng và nhiệm vụ khác nhau.
* Phòng Du lịch 1 (Inbound)
Là Phòng Du lịch có chức năng và nhiệm vụ đưa đón, vận chuyển khách du lịch Việt Nam và nước ngoài tới những điểm, tuyến du lịch Việt Nam.
Phòng Du lịch 1 có khoảng 20 nhân viên trực thuộc bộ phận như OPEN TOUR, nội địa.
Bộ phận OPEN TOUR là bộ phận chuyên kinh doanh, vận chuyển khách du lịch đi theo những tour Du lịch mở và có tính chất thoáng về thời gian và địa điểm du lịch hay còn gọi là du lịch bụi. Hàng năm có rất nhiều khách du lịch tự do( “ Tây ba lô” ) tới Việt Nam tham quan du lịch. Họ không đi theo những đoàn lớn mà tập trung thành những nhóm nhỏ hoặc đơn lẻ. Tây ba lô rất thích loại hình du lịch OPEN TOUR vì nó thuận tiện về thời gian và điều quan trọng nữa là nó tương đối rẻ tiền.
Bộ phận OPEN TOUR có 6 văn phòng bán tour chính rải rác tại các phố cổ Hà Nội và văn phòng bán tour chính được đặt tại 18 Lương Văn Can. Bên cạnh đó bộ phận này còn có một hệ thống đại lý tour là các khách sạn mini tại Hà Nội.
* Phòng Du lịch 2 (Outbound)
Bộ phận này có chức năng điều hành, đưa đón vận chuyển khách du lịch nhưng với một loại hình hoàn toàn khác. Bộ phận du lịch này chuyên phục vụ những đoàn khách du lịch lớn, khách du lịch quốc tế hoặc Việt kiều về thăm quê hương, đi theo những chương trình du lịch như: du lịch tàu biển, du lịch thương mại, du lịch thám hiểm, du lịch xanh…
Đây chính là bộ phận du lịch có chức năng đưa đón và vận chuyển khách du lịch Việt Nam đi tham quan tại nước ngoài với các tour du lịch như: Thái Lan, Hồng Kông- Ma Cao- Thâm Quyến, Thai Lan- Malaixia- Singapore…
Những đại lý lớn của công ty tại nước ngoài như: Canada, Nga, Trung quốc… cũng góp phần không nhỏ khi gửi thường xuyên gửi về một lượng khách lớn và thường xuyên cho công ty.
Phòng du lịch 2 có làm một số dịch vụ cho khách du lịch nước ngoài như : Gia hạn Visa, làm Visa đi Lào, Trung quốc…
Bộ phận lữ hành có khoảng 35 nhân viên. Hầu hết các nhân viên trong công ty làm việc tại bộ phận lữ hành đều tốt nghiệp Đại học, có ít nhất từ một ngoại ngữ trở lên. Nhân viên tại công ty luôn được trau dồi và bổ sung kiến thức về du lịch . Cứ 2 người có một máy tính để phục vụ cho việc tìm hiểu thông tin , điều hành… phục vụ khách du lịch.
Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Du lịch – Công ty Du lịch Dịch vụ Hà Nội
Error: Reference source not found
(Tài liệu của Công ty Hanoi Toserco)
2.2. THỰC TRẠNG KINH DOANH LỮ HÀNH CỦA CÔNG TY