CHƯƠNG III : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM PHÁT TRIỂN
3.4.1.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp lữ hành
3.4. MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH LỮ
3.4.1.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp lữ hành
Bất cứ một đơn vị kinh doanh nào muốn hoạt động có hiệu quả thì phải có bộ máy tổ chức hợp lý, có đội ngũ công nhân viên nhiệt tình, năng động, có chuyên môn và trung thành. Dựa vào đó sẽ phát huy được sức mạnh tổng hợp về năng lực, chuyên môn của tất cả các thành viên trong công ty. Hiện nay cơ cấu tổ chức của công ty gọn nhẹ, nguồn thông tin dễ đến với người nhận. Nhưng phòng hướng dẫn và phòng thị trường của trung tâm vẫn chung vào làm một, nhiều khi nhân viên phải đảm nhận công việc không phải chuyên môn của mình, làm ảnh hưởng đến chất lượng kinh doanh của trung tâm. Trước đây, phòng đóng dấu của công ty nằm ở Tô Hiến Thành, thuận lợi cho việc đi lại của nhân viên khi đi xin dấu và chữ ký, nhưng hiện nay phòng đóng dấu lại đặt tại Kim Mã, còn phòng của Giám đốc ở Tô Hiến Thành, điều đó gây khó khăn cho quá trình xin dấu và chữ ký. Để thoát khỏi tình trạng này Trung tâm nên để phòng dấu và phòng Giám đốc ở cùng một cơ sở để giảm thời gian đi laị cho nhân viên, tách hai Phòng Hướng dẫn và Phòng Thị trường ra để mỗi phòng đảm bảo thực hiện đúng chuyên môn của mình, phòng thị trường thì có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm nguồn khách, Phòng hướng dẫn làm những công việc tổ chức điều động hướng dẫn
viên cho các chương trình…, có như vậy mới phát huy được hết khả năng của nhân viên và sẽ phục vụ khách hàng tốt hơn nữa.
Phòng kế toán của công ty hiện có 5 người, em thấy rằng việc phân bố lao động ở phòng này là hợp lý, như thế sẽ đảm bảo thực hiện công việc theo đúng yêu cầu và đảm bảo rằng công việc sẽ không bị chồng chéo.
3.4.2. Nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ của Công ty
Trình độ của đội ngũ cán bộ có ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của công ty. Cán bộ, công nhân viên của Công ty là tương đối trẻ, họ là những người năng động, ưa mạo hiểm và ham thích hoạt động thị trường nhưng bên cạnh đó những người trẻ tuổi có những mặt hạn chế về kinh nghiệm công tác, trình độ nghiệp vụ, khả năng xử lý các tình huống. Để khắc phục những hạn chế đó đòi hỏi những cán bộ trẻ tuổi của công ty phải thường xuyên học hỏi kinh nghiệm của các bậc đi trước, phải luôn trao dồi kiếm thức.
+ Đối với phòng Điều hành, hướng dẫn, thị trường đây là phòng có vai trò quan trọng nhất trong công ty, do cường độ tiếp xúc trực tiếp của họ với khách du lịch là rất lớn ngay từ những giây phút đầu tiên, vì vậy ngoài việc có nghiệp vụ vững vàng thì họ cũng cần phải có kinh nghiệm, có cách xử lý các tình huống xảy ra bất ngờ một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất cho khách.
Ví dụ: Phòng điều hành nhiệm vụ chính của họ là sắp xếp liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch như vận chuyển, ăn uống, ngủ…họ còn phải xử lý nhanh các tình huống như việc khách huỷ đặt tour, khách đến đến muộn, xe đang đi đường bị hỏng…các việc đó cần phải giải quyết một cách nhanh chóng và hợp lý các tình huống, để giữ uy tín cho công ty với các nhà cung cấp cũng như với khách du lịch …
+ Với nhân viên làm công tác hướng dẫn viên: Họ là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, nắm bắt được tâm lý khách hàng, ngoài ra họ cần phải có chuyên môn và điều quan trọng nhất là họ phải có đạo đức nghề nghiệp, yêu nghề, nhiệt tình với khách du lịch và có khả năng ứng xử khéo léo. Khi tuyển hướng dẫn viên cho công ty cần phải lựa chọn kỹ càng và phải
cho họ trải qua một giai đoạn làm cộng tác viên để họ có thêm những kinh nghiệm trước khi trực tiếp dẫn đoàn, khi hướng dẫn viên hướng dẫn tốt sẽ để lại ấn tượng tốt trong tâm trí khách hàng, khách hàng sẽ quay trở lại với công ty, ngoài ra họ còn giới thiệu cho người thân của mình đến với công ty, đó là một các quảng cáo tốt mà không mất chi phí.