Chứng từ dùng trong nghiệp vụ kế toán cho vay là căn cứ xác định trách nhiệm pháp lý về khoản nợ người vay nhận nợ với ngân hàng và nghĩa vụ trả nợ trong phạm vi kỳ hạn nợ. Do đó có tính pháp lý rất cao đòi hỏi khi lập phải chặt chẽ và tuân thủ đầy đủ những quy định của pháp luật. Trong quá trình hạch toán cần có quy trình luân chuyển và lưu trữ an toàn (sơ đồ 2.8)
Chứng từ kế toán cho vay gồm nhiều loại để phục vụ công việc hạch toán, theo dõi thu hồi nợ. Khi hạch toán vay vốn, hai loại chứng từ cơ bản làm căn cứ hạch toán là chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
- Chứng từ gốc: là chứng từ có giá trị pháp lý trong quan hệ tín dụng xác nhận quyền và nghĩa vụ của cả hai bên đi vay và cho vay:
+ Giấy đề nghị vay vốn + Hợp đồng tín dụng + Giấy nhận nợ
- Chứng từ ghi sổ: được lập trên cơ sở chứng từ gốc là căn cứ để chép sổ kế toán
+ Nếu giải ngân bằng tiền mặt: dùng giấy lĩnh tiền mặt
+ Nếu giải ngân bằng chuyển khoản: dùng các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu…
+ Nếu ngân hàng chủ động trích tài khoản tiền gửi của người vay để thu hồi nợ thì dùng phiếu chuyển khoản.
+ Nếu ngân hàng thu lãi hàng tháng theo phương pháp tích số thì dùng bảng kê số dư để tính tích số…
Chứng từ tín dụng sau khi hạch toán được sắp xếp, phân loại. Liên chính của chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ đóng theo ngày lưu trữ tại phòng kế toán định kỳ chuyển về kho bảo quản sau khi làm đầy đủ thủ tục giao nhận.
Sơ đồ 2.8: Quy trình luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ cho vay