* Tài khoản sử dụng
Các NHTM phải tuân thủ theo hệ thống tài khoản kế toán do ngân hàng nhà nước ban hành theo quyết định 479/2004-QĐ-NHNN ngày 29/04/2004. Trong đó các tài khoản phản ánh nghiệp vụ huy động vốn được bố trí ở loại 4 (các khoản phải trả) trong hệ thống tài khoản của ngân hàng thương mại:
Tài khoản tiền gửi của khách hàng
Tài khoản tiền gửi của khách hàng bao gồm các tài khoản tiền gửi không kỳ hạn, tài khoản tiền gửi có kỳ hạn, tài khoản tiền gửi tiết kiệm, tài khoản vốn chuyên dùng…Các tài khoản tiền gửi được bố trí thành tiền gửi của khách hàng trong nước, tiền gửi của khách hàng nước ngoài bằng đồng Việt Nam và bằng ngoại tệ, vàng.
Nhóm 42: Tài khoản tiền gửi của khách hàng
TK 421: Tiền gửi của khách hàng trong nước bằng đồng Việt Nam. TK này có các tài khoản chi tiết như:
- TK 4211: Tiền gửi không kỳ hạn - TK 4212: Tiền gửi có kỳ hạn
- TK 4214: Tiền gửi vốn chuyên dùng
TK 422: Tiền gửi của khách hàng trong nước bằng ngoại tệ, gồm các tài khoản chi tiết:
- TK 4221: Tiền gửi không kỳ hạn - TK 4222: Tiền gửi có kỳ hạn
- TK 4224: Tiền gửi vốn chuyên dùng
TK 423: Tiền gửi tiết kiệm bằng đồng Việt Nam, gồm các TK chi tiết: - TK 4231: Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn
- TK 4232: Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn - TK 4238: Tiền gửi tiết kiệm khác
TK 424: Tiền gửi tiết kiệm bằng ngoại tệ và vàng, gồm các TK chi tiết: - TK 4241: Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn
- TK 4242: Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn
TK 425: Tiền gửi của khách hàng nước ngoài bằng đồng Việt Nam TK 426: Tiền gửi của khách hàng nước ngoài bằng ngoại tệ
TK 428: Tiền ký quỹ bằng ngoại tệ
+ Đối với tài khoản tiền gửi không kỳ hạn và tiền gửi chuyên dùng: mở tài khoản chi tiết theo từng người gửi tiền
+ Đối với tài khoản tiền gửi có kỳ hạn mở tài khoản chi tiết theo từng món tiền gửi của khách hàng
Tài khoản phát hành giấy tờ có giá
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình phát hành giấy tờ có giá và thanh toán giấy tờ có giá của NHTM. Tài khoản này cũng dùng để phản ánh các khoản chiết khấu, phụ trội khi phát hành giấy tờ có giá và tình hình phân bổ các khoản chiết khấu, phụ trội khi xác định chi phí đi vay tính vào chi phí kinh doanh của NHTM theo thời kì.
Tài khoản sử dụng: TK 431 để hạch toán việc phát hành giấy tờ có giá của TCTD.
TK 431: Mệnh giá giấy tờ có giá bằng đồng Việt Nam TK 432: Chiết khấu giấy tờ có giá bằng đồng Việt Nam TK 433: Phụ trội giấy tờ có giá bằng đồng Việt Nam TK 434: Mệnh giá giấy tờ có giá bằng ngoại tệ và vàng TK 435: Chiết khấu giấy tờ có giá bằng ngoại tệ và vàng TK 436: Phụ trội giấy tờ có giá bằng ngoại tệ và vàng
Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết theo thời hạn giấy tờ có giá.
Tài khoản lãi phải trả ( số hiệu 49)
Tài khoản này dùng để phản ánh số lãi cộng dồn tính trên các tài khoản nguồn vốn mà NHTM phải trả khi đến hạn. Số lãi này đã hạch toán vào chi phi trong kỳ nhưng chưa trả cho khách hàng.
TK 491: Lãi phải trả cho tiền gửi
TK 492: Lãi phải trả về phát hành GTCG
Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết theo từng khoản tiền gửi, tiền vay.
Tài khoản chi phí chờ phân bổ (số hiệu 388)
Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động kinh doanh của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển phân bổ các khoản chi phí này vào chi phí của kỳ kế toán phù hợp với quy định của chuẩn mực kế toán.
Hạch toán chi tiết: mở tài khoản chi tiết theo từng khoản chi phí trả trước chờ phân bổ
Ngoài ra còn sử dụng các TK liên quan khác như TK 1011: Tiền mặt bằng đồng Việt Nam tại đơn vị TK 1031: Tiền mặt ngoại tế tại đơn vị
TK 4531: Thuế GTGT phải nộp TK 711: Thu từ dịch vụ thanh toán TK 801: Chi trả lãi tiền gửi
TK 50, 51, 52, 56: Nhóm tài khoản thanh toán vốn giữa các ngân hàng
* Phương pháp hạch toán tiền gửi thanh toán
Sau khi tài khoản được mở, chủ tài khoản sử dụng để nộp, lĩnh tiền, thanh toán theo mục đích của mình.
Quy trình hạch toán cụ thể một số nghiệp vụ kế toán huy động vốn phản ánh qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ kế toán tiền gửi không kỳ hạn
Trong đó:
(1a): Nhận tiền gửi bằng tiền mặt
(1b): Nhận tiền gửi bằng chuyển khoản cùng hệ thống ngân hàng (1c): Nhận tiền gửi bằng chuyển khoản khác hệ thống ngân hàng (2a): Chi trả tiền gửi bằng tiền mặt
TK 1011,1031 TK 4211, 4221 TK 1011, 1031 TK 4211, 4221 TK 50,51,52,56 TK 4211, 4221 TK 4531 TK 711 TK 50,51,52,56 TK 801 (2a) (1a) (1b) (1c) (2d) (2b) (2c1) (2c2)
(2b): Chi trả tiền gửi bằng chuyển khoản cùng hệ thống ngân hàng (2c1): Chi trả tiền gửi bằng chuyển khoản cùng hệ thống ngân hàng (2c2): Phí chuyển tiền bằng chuyển khoản khác hệ thống ngân hàng (2d): Chi trả lãi tiền gửi thanh toán
Lãi tiền gửi thanh toán
Hàng tháng kế toán tính và trả lãi các tài khoản tiền gửi thanh toán. Tiền lãi được tính theo phương pháp tích số và được nhập vào tài khoản của chủ tài khoản
Trong đó:
Số dư có TK Số ngày dư có thanh toán thực tế trong tháng * Phương pháp hạch toán tiền gửi có kỳ hạn
Căn cứ vào chứng từ của khách hàng như giấy nộp tiền, giấy lĩnh tiền, uỷ nhiệm chi… kế toán ghi nhận theo sơ đồ 2.4:
Sơ đồ 2.4: Phương pháp hạch toán tiền gửi có kỳ hạn
Số tiền lãi trong
tháng = Tổng tích số tính lãi trong tháng 30 ngày x Lãi suất tháng Tổng tích số tính lãi trong tháng = ∑ x TK 1011, 1031 TK 4212,4222 TK 1011, 1031 (1a) TK 4211,4221 (2b) TK 4211, 4221 (2a) (1b) TK 1011, 4211,4221 TK 4911 (4) TK 801 (3)
Trong đó: (1a): Nhận tiền gửi bằng tiền mặt
(1b): Nhận tiền gửi có kỳ hạn từ tiền gửi thanh toán (2a): Chi trả tiền gửi bằng tiền mặt
(2b): Chi trả tiền gửi có kỳ hạn vào tài khoản tiền gửi thanh toán (3): Lãi phải trả
(4): Chi trả lãi cho khách hàng
* Phương pháp hạch toán tiền gửi tiết kiệm
Căn cứ trên chứng từ của khách hàng như giấy gửi tiền tiết kiệm, uỷ nhiệm chi, giấy yêu cầu rút tiền gửi có kỳ hạn, thẻ tiết kiệm của khách hàng để kế toán nhận, chi trả tiền gửi tiết kiệm
Trường hợp người gửi tiền lĩnh tiền trước hạn thì kế toán phải làm thủ tục để hoàn nhập số lãi hàng tháng đã hạch toán dự trả sau khi trừ số tiền lãi người gửi tiền lĩnh trước hạn được hưởng
Sơ đồ 2.5: Phương pháp hạch toán tiền gửi tiết kiệm
TK 1011,1031 TK 4231,4232 TK 1011,1031 TK 21 TK 421,422 TK 421,422 TK 81 TK 1011,1031 TK 491 (2a) (1a) (2b) (1b) (2c) (3b) (3a) (3d) (3c) (3e)
Ghi chú: (1a): Nhận tiền gửi tiết kiệm bằng tiền mặt (1b): Nhận tiền gửi bằng chuyển khoản (2a): Chi trả tiền gửi tiết kiệm bằng tiền mặt (2b): Chi trả tiền gửi tiết kiêm bằng chuyển khoản (2c): Chi trả tiền gửi tiết kiệm bằng trả nợ vay
(3a): Chi trả lãi tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn bằng tiền mặt (3b): Trả lãi nhập gốc tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn
(3c): Hàng tháng tính lãi tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn
(3d): Chi trả lãi tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn cho người gửi tiền
(3e): Hoàn nhập chi phí trả lãi TGTK có kỳ hạn cho người gửi tiền khi người gửi tiết rút trước hạn tiền gửi tiết kiệm
* Phương pháp hạch toán phát hành giấy tờ có giá
- Phương pháp hạch toán phát hành giát tờ có giá theo mệnh giá
Sơ đồ 2.6: Phương pháp kế toán phát hành giấy tờ có giá theo mệnh giá
Trong đó: (1): Thu về phát hành GTCG (2a): Trả lãi GTCG theo định kỳ
(2b1): Trả lãi GTCG sau (trả lãi cùng gốc khi đáo hạn), định kỳ hạch toán lãi dự trả TK 1011,1031… TK 431, 434 TK 1011,1031… TK 803 (3) (1) (2c1) (2a) TK492 (2b2) (2b1) TK388 (2c2)
(2b2): Trả lãi GTCG sau (trả lãi cùng gốc khi đáo hạn), khi thanh toán GTCG trả lãi cho khách hàng
(2c1): Trả lãi GTCG trước, tại thời điểm phát hành GTCG (2c2): Trả lãi GTCG trước, định kỳ phân bổ lãi vào TK chi phí (3): Thanh toán GTCG
- Phương pháp hạch toán GTCG có phụ trội
Sơ đồ 2.7: Phương pháp kế toán phát hành GTCG có phụ trội
Trong đó: (1): Khi thu về phát hành GTCG có phụ trội, người mua chấp nhận và nộp vào ngân hàng mệnh giá GTCG và khoản phụ trội
(2a1): Trả lãi GTCG theo định kỳ, phản ánh số tiền lãi trả trong kỳ (2a2): Trả lãi GTCG theo định kỳ, phân bổ khoản phụ trội trong kỳ (2b1): Trả lãi GTCG sau (trả lãi cùng gốc khi thanh toán), kế toán dự trả lãi trong kỳ
(2b2): Trả lãi GTCG sau (trả lãi cùng gốc khi thanh toán) phân bổ khoản phụ trội trong kỳ
(2b3): Trả lãi GTCG sau (trả lãi cùng gốc khi thanh toán), kế toán chi trả lãi cho KH khi thanh toán GTCG
TK1011,1031 TK431,435TK431,435 TK1011,1031 TK803 TK492 (2a1) (3) (1) TK433,436 TK388 (2b3) (2b1) (2a2),(2b2),(2c3) (2c22) (2c1)
(2c1): Trả lãi GTCG trước (trả lãi ngay khi phát hành GTCG), kế toán tại thời điểm phát hành
(2c2): Trả lãi GTCG trước (trả lãi ngay khi phát hành GTCG), kế toán phân bổ số lãi theo định kỳ vào TK chi phí
(2c3): Trả lãi GTCG trước (trả lãi ngay khi phát hành GTCG), kế toán phân bổ khoản phụ trội trong kỳ
(3): Thanh toán GTCG
* Sổ kế toán sử dụng trong kế toán huy động vốn
Hình thức kế toán áp dụng tại mỗi ngân hàng là yếu tố quyết định đến các mẫu sổ kế toán với kết cấu mẫu sổ cụ thể. Hình thức kế toán áp dụng phổ biến tại các ngân hàng là chứng từ ghi sổ. Tương ứng với hình thức này là quy trình ghi sổ (phụ lục 2.1)
Trong điều kiện công nghệ kế toán hiện đại như hiện nay, kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp có thể thực hiện đồng thời. Từ cơ sở dữ liệu ban đầu có được khi nhập số liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào máy, sổ kế toán chi tiết, các loại sổ tổng hợp và báo cáo kế toán tài chính sẽ có được từ kết quả xử lý của hệ thống.
Đi cùng với hình thức kế toán chi tiết là các sổ tài khoản chi tiết, có hai loại sổ chi tiết được sử dụng phổ biến là sổ kế toán chi tiết thông thường và sổ kế toán chi tiết chuyên dùng. Sổ kế toán chi tiết chuyên dùng là loại sổ dùng riêng cho một số tài khoản đòi hỏi có sự theo dõi, quản lý tài khoản chi tiết chặt chẽ hơn. Đối với nghiệp vụ huy động vốn, sổ chi tiết chuyên dùng có thể được mở là sổ chi tiết tài khoản “lãi dự chi” tài khoản “tiền gửi của các tổ chức tín dụng”, tài khoản “nhận tiền ủy thác đầu tư cho vay”… Các sổ chi tiết thông thường được mở như: sổ quỹ, bảng kê giao dịch...
Với kế toán tổng hợp, các sổ kế toán được sử dụng đối với nghiệp vụ huy động vốn gồm: bảng kết hợp tài khoản, bảng cân đối tài khoản.
* Báo cáo kế toán nghiệp vụ huy động vốn
Nghiệp vụ huy động vốn phát sinh sau khi được ghi sổ sẽ phản ánh trên báo cáo kế toán. Báo cáo kế toán được lập theo ngày, tháng, năm ghi nhận tình hình biến động tài sản, nguồn vốn ngân hàng gồm:
+ Báo cáo cân đối tài khoản nội bảng + Báo cáo cân đối tài khoản ngoại bảng
+ Các báo cáo kế toán quyết toán năm gồm: các biểu thống kê chi tiết về các số liệu được phản ánh trên bảng cân đối kế toán năm, bảng tình hình thực tế doanh nghiệp…
+ Các báo cáo kế toán quản trị và các loại báo cáo kế toán khác phục vụ cho kiểm toán nội bộ, công tác quản lý tài chính…
Trong nghiệp vụ huy động vốn các chỉ tiêu cần thấy được trong báo cáo gồm: tổng số dư huy động được, cơ cấu nguồn vốn huy động theo loại tiền, theo kỳ hạn… Số liệu của nghiệp vụ huy động vốn sẽ được lấy từ trong bảng cân đối tài khoản số hiệu đầu đầu 4 như: 40, 41, 42, 43… Báo cáo này sẽ tổng hợp theo các cấp chi nhánh và cung cấp trước hết cho những nhà quản trị trong ngân hàng.