Chương 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI
4.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI TRUNG TÂM CHỨNG NHẬN PHÙ HỢP
4.2.2. Nhóm giải pháp hoàn thiện quản lý nguồn chi tại Trung tâm Chứng nhận Phù hợp
Trung tâm cần rà soát để hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ, bổ sung, cập nhật những văn bản tài chính mới, sửa đổi những quy định chưa phù hợp, thay thế những văn bản đã bị bãi bỏ. Bổ sung, chỉnh sửa các văn bản quy định tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành và chất lượng công việc của cán bộ viên chức và người lao động. Hàng năm sau khi kiểm tra, xét duyệt quyết toán tài chính năm cho đơn vị cần phải ra thông báo kết quả kiểm tra, xét duyệt theo đúng tinh thần Thông tư số 01/2007/TT-BTC ngày 02/01/2007 của Bộ Tài chính.
Trung tâm cũng nên quy định các quan hệ mua bán hàng hoá, dịch vụ phải thông qua hợp đồng kinh tế, với giá trị hàng hóa mua bán từ 20 triệu đồng trở lên
phải giao dịch chuyển khoản qua ngân hàng để hạn chế các tiêu cực có thể xảy ra.
Sử dụng chi phí tiết kiệm ở mức hợp lý cũng là điều kiện để quyết định thành công trong công tác quản lý tài chính. Để hoàn thành được mục tiêu này, trong quản lý chi phí của mình, Trung tâm cần:
Thứ nhất là:
Hiện nay, trong quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm đã quy định việc khoán về chi phí điện thoại cố định và di động cho các phòng ban và lãnh đạo Trung tâm. Tuy nhiên về chi phí điện, nước thì chưa được đề cập đến nên dẫn đến việc sử dụng điện, nước tràn lan, không có ý thức tiết kiệm. Vì vậy, trong thời gian tới Trung tâm nên có kế hoạch lắp công tơ điện, nước tại từng phòng và có quy định về định mức khoán sử dụng điện, nước giữa các phòng, đặc biệt là các phòng chuyên môn. Trong thời điểm hiện nay, việc này là rất cần thiết do số lượng cán bộ ngày càng đông, phòng thử nghiệm phát sinh nếu không có chính sách cụ thể và chặt chẽ, dễ gây lãnh phí.
Ngoài ra, sử dụng vật tư như: Văn phòng phẩm, phong bì bao thư, mực in....
cần được quản lý chặt chẽ hơn từ khâu mua vào đến nhập kho và đưa vào từng phòng sử dụng. Theo quy trình hiện này, ai có nhu cầu kiến nghị mua và sử dụng, chưa có cán bộ giám sát. Lãnh đạo Trung tâm cần có quy chế cụ thể như: Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra tình trạng tồn kho, nên kế hoạch mua Văn phòng phẩm...
theo nhu cầu các phòng. Các phòng ban chức năng khi có nhu cầu, cần yêu cầu cụ thể và có trưởng phòng ký xác nhận.
Thứ hai là:
Trung tâm nên xây dựng quy định cụ thể về các trường hợp được khen thưởng, tuyên dương đối với các cán bộ đưa vào áp dụng các giải pháp tiết kiệm chi phí đi lại....hay ứng dụng tiến bộ khoa học để tiết kiệm chi phí cho công việc của mình như lập quy chế về khen thưởng, tăng lương trước thời hạn, vượt bậc lương đối với cán bộ có cống hiến xuất sắc trong công việc hoặc có các phát minh giúp công việc đạt hiệu quả cao hơn…. Cụ thể: Hàng năm trong cuộc họp tổng kết,
Lãnh đạo Trung tâm nên có các phần thưởng khuyến khích các cán bộ có thành tích xuất sắc trong các lĩnh vực sau:
- Chuyên gia đánh giá trưởng có ngày công nhiều nhất trong năm;
- Cán bộ marketing có số lượng hợp đồng nhiều nhất trong năm;
- Cán bộ công nợ có số lượng tiền thu về nhiều nhất trong năm;
- Cán bộ có ứng dụng khoa học kỹ thuật áp dụng vào công việc đạt hiệu quả nhất trong năm....
Thứ ba là:
Do đặc thù công việc của Trung tâm là đến đánh giá và làm việc tất cả các tỉnh thành trên cả nước. Vì vậy, chi phí đi lại như xe ô tô, máy bay chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí, bộ phận lập kế hoạch và bộ phận hành chính nên kết hợp để mua vé máy bay giá rẻ cho tiết kiệm chi phí của Trung tâm. Ngoài ra, có thể ghép các đoàn đánh giá đi cùng xe ô tô nếu đến đánh giá cùng một địa điểm nhiều công ty để kết hợp chi phí.
Chi phí bỏ ra để mua vé máy bay cho chuyên gia đi đánh giá cũng khá tốn kém. Nên kết hợp lịch công tác cho chuyên gia đi đánh giá theo vùng miền. Ví dụ:
01 cán bộ đi công tác Hồ Chí Minh (mua vé máy bay), nên kết hợp đánh giá nhiều công ty tại quanh Hồ Chí Minh để tiết kiệm chi phí.
Khuyến khích và có chế độ thưởng cho các cán bộ có tinh thần tiết kiệm tiền xe. Đi công tác tại các thành phố lớn, có tuyến xe khách thuận tiện như: Hải phòng, Quảng Ninh... không thuê xe ngoài mà đi xe khách để tiết kiệm chi phí đi lại.
Thứ tư là:
Đối với một số khoản chi phí khác như chi phí tiếp khách, hội nghị, hoa hồng môi giới, quảng cáo quảng bá, công tác nước ngoài: đây là các khoản phí rất dễ gây lãng phí. Mặc dù hiện nay các khoản phí này tại Trung tâm thấp hơn mức khống chế của Luật Thuế doanh nghiệp những Trung tâm cần thiết phải có các quy định hết sức cụ thể để quản lý các khoản chi phí này thông qua hệ thống định mức, khống chế chi phí tối đa và tăng cường kiểm tra để tránh chi tràn lan, không hiệu quả.
Cu thể: Cán bộ có nhu cầu tiếp khách phục vụ công việc cơ quan cần có đơn kiến nghị gửi Lãnh đạo. Mức khoán tiếp khách quy định chung: 200.000 đ/1 người.
Tổ chức hội nghị, hội thảo: Phải có trong kế hoạch hàng năm được phê duyệt, có dự toán và quyết toán được Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt trên tinh thần tiết kiệm.
Chi phí hoa hồng mối giới và công tác nước ngoài: Chế độ công tác nước ngoài Trung tâm cần thực hiện theo quy định tại Thông tư số 102/2012/TT-BTC ngày 24/6/2012 của Bộ Tài Chính quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức Nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài. Tránh thanh toán tràn lan theo thực tế phát sinh.
Do nhu cầu và loại hình công việc, Trung tâm tìm kiếm và ký kết hợp đồng với khách hàng thông qua giới thiệu, môi giới của các tổ chức tư vấn, cá nhân liên quan đến lĩnh vực này. Việc chi dịch vụ hoa hồng môi giới cần được áp dụng theo quy định liên quan trong Thông tư số 01/1998/TT-BTC ngày 3/1/1998 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện chi phí dịch vụ hoa hồng môi giới trong DNNN. Trung tâm sẽ có mức chi tối đa cho mỗi hợp đồng cụ thể không quá 3%
tổng giá trị hợp đồng đó cho các tổ chức, cá nhân có giới thiệu các khách hàng cho Trung tâm. Tuy nhiên, Lãnh đạo Trung tâm cần có theo dõi, giám sát để việc này được đúng người, đúng việc.
Thứ năm là:
Phần lớn công việc của cơ quan đi đánh giá chứng nhận tại các tỉnh thành trong cả nước hoặc công tác thử nghiệm lấy mẫu tại hiện trường, cán bộ của Trung tâm đi đến các cơ sở hay địa điểm cụ thể để lấy mẫu nên chi phí đi lại rất lớn. Với các địa điểm ở gần, trong Quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm đã đề cập đến việc khoán chi phí xăng xe cho từng lô hàng đi kiểm tra hay đi lấy mẫu. Tuy nhiên, với những địa điểm ở xa, cán bộ của Trung tâm thường phải thuê xe ôtô để đi thực hiện, do đó chi phí phát sinh thường lớn. Vì vậy, Trung tâm nên có kế hoạch xin mua thêm xe ôtô để phục vụ cho các công việc hoạt động dịch vụ tại Trung tâm để các cán bộ vừa chủ động trong công việc và Trung tâm lại có thêm nguồn thu về việc cung cấp phương tiện đi lại cho cán bộ.
Thứ sáu là:
Hiện tại, số lượng cán bộ công nhân viên khá nhiều (khoảng 150 cán bộ).
Tuy nhiên lực lượng đội ngũ chuyên gia làm công tác chuyên môn đang bị thiếu trầm trọng, đội ngũ cán bộ công tác làm công tác hậu cần và các phòng chức năng lại quá nhiều. Tình hình hiện tại, số lượng doanh nghiệp xin chứng nhận ngày càng tăng, doanh thu tăng tương ứng, tuy nhiên đội ngũ chuyên gia đánh giá bị thiếu. Với lịch công tác dày đặc, một anh chị chuyên gia có 26 ngày công đánh giá / 1 tháng có 30 ngày là thường xuyên. Với lịch công tác như vậy, sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe của cán bộ và chất lượng công việc của chuyên gia.
Vì vậy, trong thời gian tới, Trung tâm nên có kế hoạch xem xét, cân đối lại đội ngũ cán bộ này theo hướng chuyên môn hoá và cắt giảm bớt lượng lao động dôi dư. Về mảng công việc đang thực hiện và mảng công việc dự định sẽ tăng thêm, Trung tâm vẫn nên có kế hoạch theo dõi sát sao chi phí tại các phòng để từng bước sửa đổi mức khoán chi cho phù hợp.
Thứ bảy là:
Việc quản lý mua và cấp phát hoá chất, vật tư thử nghiệm cần được kiểm soát theo đúng quy định sử dụng vật tư tiêu hao là có kho để nhập, mua sắm theo nhu cầu và định mức sử dụng mà nhà nước quy định. Quản lý việc mua sắm theo đúng trình tự quy định của Nhà nước. Đối với từng mẫu thử, từng chỉ tiêu thử nghiệm phải quy định rõ định mức tiêu hao về vật tư hoá chất, điện, nước, xăng dầu … và hạch toán cho đủ. Quy định này cần phải được thể hiện dưới dạng Quy định về định mức tiêu hao nguyên vật liệu để cán bộ quản lý kho làm căn cứ cấp phát vật tư khi các phòng chuyên môn có nhu cầu. Để xây dựng định mức thì các phòng chuyên môn và ban lãnh đạo căn cứ vào định mức do nhà nước quy định cộng với định mức hao hụt nguyên vật liệu để xây dựng lên định mức cho từng hoạt động của Trung tâm. Từ đó, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cũng được lên phù hợp với thực hiện tại đơn vị, tránh tình trạng thừa thãi hay thiếu hụt gây khó khăn cho các phòng ban chuyên môn khi làm việc.
Hiện tại, các phòng thử nghiệm đang tự kiến nghị Lãnh đạo, tự mua sắm các công cụ dụng cụ và hóa chất. Tuy nhiên, mua bán theo nguyên tắc sự vụ, khi gần hết hoặc đã hết mới bắt đầu kiến nghị mua mà chưa có kế hoạch cụ thể. Để quản lý tài chính tốt hơn, Lãnh đạo Trung tâm nên yêu cầu các phòng ban này có kế hoạch
dài hạn theo năm, ngắn hạn theo quý và tháng về tình hình sử dụng công cụ dụng cụ và hóa chất thử nghiệm. Hàng năm, Lãnh đạo nên tìm kiếm một số nhà cung cấp, sau đó lựa chọn đơn vị tối ưu nhất về giá cả và chất lượng để ký kết hợp đồng nguyên tắc để mua công cụ dụng cụ và hóa chất cho cả năm. Như vậy, kế toán sẽ quản lý được giá cả, tránh mua sắm không có kế hoạch như hiện nay.