Chương 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI
4.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI TRUNG TÂM CHỨNG NHẬN PHÙ HỢP
4.2.4. Nhóm giải pháp khác
Bên cạnh các giải pháp cho từng nhiệm vụ cụ thể ở trên, để hoàn thiện công tác quản lý tài chính tại Trung tâm Chứng nhận Phù hợp cần có các giải pháp sau:
Thứ nhất:
Trung tâm phải có kế hoạch về đào tạo con người để đáp ứng được yêu cầu công việc.
- Về công tác tài chính kế toán: Phân công, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ kế toán, nhằm nâng cao vai trò trách nhiệm của những người làm công tác kế toán, tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và hợp lý, giúp cho bộ máy kế toán được gọn nhẹ và làm việc có hiệu quả. Đội ngũ cán bộ làm công tác kế toán của Trung tâm tương đối thiếu, cần bổ sung cán bộ để đảm bảo công việc được thực hiện tốt hơn.
- Về công tác đào tạo:
Trung tâm nên có kế hoạch hỗ trợ kinh phí, điều kiện và cơ hội để cán bộ kỹ
thuật trong Trung tâm nói chung và cán bộ làm kế toán nói riêng có cơ hội nâng cao trình độ chuyên môn..
Trung tâm cần có kế hoạch đào tạo cán bộ phòng thử nghiệm để nâng cao tay nghề, sử dụng các máy móc thiết bị hiện đại có hiệu quả. Đào tạo tăng cường năng lực cho các đội ngũ chuyên gia đánh giá, kỹ thuật viên thử nghiệm, cán bộ của Trung tâm thông qua các hình thức đào tạo trong nước và ngoài nước. Đối với việc đào tạo ngoài nước, tranh thủ các mối quan hệ hợp tác quốc tế mà Tổng cục TCĐLCL và Trung tâm đang tham gia.
Thứ hai:
Tạo môi trường và không khí làm việc chan hoà, công bằng trong Trung tâm.
Có chế độ khuyến khích cán bộ say mê nghiên cứu khoa học, áp dụng tiến bộ khoa học vào công việc, không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn phục vụ cho công việc. Khuyến khích, động viên, khen thưởng các cán bộ làm công tác quản lý tài chính tại Trung tâm có các sáng tạo đưa công nghệ thông tin vào công việc kế toán giúp công việc hoàn thành với kết quả cao hơn, chính xác hơn.
Thứ ba:
Hoàn thiện công tác kiểm tra, kiểm soát tài chính: Công tác kiểm tra, kiểm soát tài chính nội bộ của Trung tam phải được hoàn thiện theo hướng sau:
- Hàng năm, Trung tâm phải xây dựng kế hoạch cụ thể về công tác kiểm tra.
Kế hoạch tự kiểm tra phải được xây dựng chi tiết cho từng quý, tháng.
- Công tác kiểm tra phải được thực hiện định kỳ và đưa vào quy chế của cơ quan. Nội dung kiểm tra: bao gồm nguồn thu, công nợ phải thu của từng quý để tránh tình trạng bỏ sót, nguồn chi, tình hình sử dụng các quỹ của Trung tâm xem hợp lý chưa ?
Ngoài việc kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Trung tâm, theo định kỳ hàng năm, hàng quý. Báo cáo tài chính của Trung tâm cần phải được kiểm toán bởi các công ty kiểm toán Nhà nước và đơn vị kiểm tra cấp trên để minh bạch các hoạt động tài chính.
Thứ tư:
Giải pháp hoàn thiện quản lý tài sản
Trong nền kinh tế thị trường, giá cả thường xuyên biến động, hiện tượng hao mòn vô hình làm cho giá trị của TSCĐ luôn biến đổi, giá trị còn lại theo sổ sách không phản ánh đúng với giá trị thực của tài sản. Mặt khác xuất phát điểm của từng TSCĐ khác nhau dẫn tới hao mòn vô hình cũng khác nhau, việc sửa chữa nâng cấp cũng làm thay đổi giá trị thực của chúng nhưng có lúc không ghi tăng giá trị của nó... Vì vậy, hàng năm Trung tâm cần đánh giá một cách cụ thể giá trị thực của TSCĐ hiện có, làm cơ sở xác định chính xác giá trị của tài sản. Ngoài ra, cán bộ phòng Kế toán cần đi sâu đi sát hơn trong công tác quản lý tài sản tại đơn vị, tránh tình trạng chỉ theo dõi tài sản trên sổ sách giấy tờ, còn thực tế tài sản được điều chuyển hoặc hỏng hóc mà không biết.Các phòng ban khi tài sản hỏng, cần điều chuyển hoặc cần thanh lý lập phiếu báo hỏng, điều chuyển hoặc thanh lý chuyển đến phòng kế toán. Ngoài ra, việc quản lý tài sản của đơn vị không chỉ giao khoán cho phòng kế toán, mà các phòng ban, các cá nhân sử dụng đều có trách nhiệm bảo quản và giữ gìn, cụ thể như sau:
- Đối với các đơn vị trực tiếp quản lý sử dụng TSCĐ phải được phản ánh theo dõi cả về giá trị và hiện vật. Trên cơ sở quy định về chế độ bảo dưỡng vận hành và trách nhiệm vật chất sẽ giúp người trực tiếp quản lý, sử dụng thấy rõ được trách nhiệm của mình từ đó sẽ tăng được hiệu suất sử dụng tài sản được giao.
- Phải thường xuyên kiểm tra, xem xét mức độ tham gia của TSCĐ ở tất cả các đơn vị, bộ phận trong đơn vị. Qua đó kịp thời phát hiện những bất cập trong quá trình quản lý, sử dụng; thực hiện điều động linh hoạt từ nơi thừa tới nơi thiếu; từ nơi không phù hợp tới nơi phù hợp hơn, tránh lãng phí trong đầu tư mà tận dụng triệt để năng lực hiện có của TSCĐ.
- Sau mỗi chu kỳ kinh doanh, phải phân tích hiệu quả của việc khai thác, sử dụng TSCĐ thông qua các chỉ tiêu: khả năng sinh lời; tỷ suất sử dụng của TSCĐ...
Qua đó, rút ra những nguyên nhân, bài học kinh nghiệm về quản lý, sử dụng TSCĐ, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ở các chu kỳ kinh doanh tiếp theo. Điều này rất quan trọng, đặc biệt là hiện nay Trung tâm đang và đã sử dụng các tài sản có giá trị lớn đưa vào thử nghiệm. Để sử dụng tài sản có hiệu quả, cần quan tâm đến các yếu tố sau:
Thứ nhất là Trung tâm cần có kế hoạch đào tạo lại và đào tạo nâng cao năng lực cho cán bộ của các phòng chuyên môn để đảm bảo cán bộ có đủ năng lực vận hành tốt và sáng tạo các thiết bị tiên tiến, đảm bảo khai thác và sử dụng tối đa hiệu quả và công suất của tài sản cố định.
Thứ hai là hoàn thiện công tác quản lý và sử dụng tài sản: Tăng cường hơn nữa việc sử dụng và khai thác tài sản đúng mục đích được giao, đảm bảo tiết kiệm, có hiệu quả đồng thời phải chịu trách nhiệm nếu có sai phạm trong quản lý, sử dụng tài sản. Tăng cường đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất của các phòng ban chuyên môn, các phòng thí nghiệm trực thuộc nhằm đáp ứng yêu cầu thực hiện nhiệm vụ và hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh nhưng tránh đầu tư dàn trải, không đồng bộ gây lãng phí nguồn vốn
Thứ ba là việc mua sắm tăng cường trang bị máy móc thiết bị phải theo hướng đáp ứng nhu cầu công việc hiện tại, đón trước nhu cầu sắp tới của thị trường và khả năng sử dụng, khả năng vận hành của cán bộ trong Trung tâm để đảm bảo khai thác hết công suất tài sản. Việc đầu tư phải có trọng điểm, có hiệu quả tránh tình trạng đầu tư tràn lan phòng nào cũng được đầu tư nhưng không hiệu quả, gây lãng phí tiền của. Hơn nữa, mỗi khi có tài sản mới, Trung tâm nên có kế hoạch cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo về cách thức vận hành máy, khai thác máy của chính những cơ sở cung cấp máy để tránh trường hợp mua tài sản về rồi để đấy không sử dụng.
Thứ tư là Trung tâm cần lên kế hoạch duy trì, bảo dưỡng, kéo dài tuổi thọ với các máy móc đang sử dụng và các máy móc có kế hoạch mua về để đảm bảo khai thác tối đa thời gian..