Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ
1.1.3.2 Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở Doanh nghiệp
* Quy trình kiểm tra sau thông quan tại trụ sở cơ quan Hải quan
Hình 1.3: Quy trình kiểm tra sau thông quan tại trụ sở Doanh nghiệp [Nguồn: Quyết định số 3550/Q Đ-TCHQ ngày 01/11/2013 của Tổng cục
trưởng Tổng cục Hải quan]
* Mô tả quy trình:
Bước 1. Xác định đối tượng đối tượng kiểm tra, phạm vi kiểm tra
- Lãnh đạo Chi cục KTSTQ, Lãnh đạo Đội KTSTQ căn cứ các trường hợp KTSTQ tại trụ sở doanh nghiệp (chuyển tiếp từ kiểm tra sau thông quan tại trụ sở cơ quan hải quan; kiểm tra theo dấu hiệu Doanh nghiệp vi phạm pháp luật; kiểm tra theo kế hoạch để đánh giá sự tuân thủ pháp luật của Doanh nghiệp theo kế hoạch được TCHQ phê duyệt) phân công nhiệm vụ cho công chức/ nhóm công chức thực hiện các bước chuẩn bị phục vụ kiểm tra sau thông quan tại trụ sở Doanh nghiệp.
- Căn cứ Phiếu giao việc của lãnh đạo, công chức/ nhóm công chức được phân công thực hiện:
+ Khảo sát tại Doanh nghiệp ( trong trường hợp cần thiết khi có Thông báo của Cục trưởng/ Chi cục trưởng chi cục KTSTQ để thu thập thêm thông tin nhằm xác định nội dung, phạm vi kiểm tra đúng trọng tâm, phù hợp). Kết thúc khảo sát, công chức/ nhóm công chức được giao nhiệm vụ báo cáo kết quả khảo sát trong đó nêu rõ nhận định, đánh giá và đề xuất cụ thể nội dung kiểm tra tại trụ sở Doanh nghiệp.
+ Thu thập, tổng hợp và phân tích thông tin về Doanh nghiệp: Trên cơ sở thông tin thu thập từ khâu lập Kế hoạch KTSTQ do Bộ phận thu thập thông tin thuộc Chi cục chuyển, từ cơ sở dữ liệu ngành, hệ thống quản lý rủi ro, hệ thống STQ 01, các hồ sơ tài liệu thu thập được....; công chức/ nhóm công chức được giao nhiệm vụ tiến hành thu thập, tổng hợp và phân tích thông tin về đối tượng kiểm tra.
+ Lập phiếu đề xuất kiểm tra tại Trụ sở Doanh nghiệp: căn cứ kết quả thu thập, tổng hợp và phân tích thông tin, công chức/ nhóm công chức được phân công lập Phiếu đề xuất kèm dự thảo Quyết định kiểm tra tại trụ sở Doanh nghiệp trình Lãnh đạo Đội KTSTQ, Lãnh đạo Chi cục phụ trách công tác KTSTQ phê duyệt sau đó trình Cục trưởng/Chi cục trưởng Chi cục KTSTQ ký ban hành theo thẩm quyền.
Bước 2. Ban hành Quyết định kiểm tra:
Căn cứ phiếu đề xuất kiểm tra tại trụ sở Doanh nghiệp đã được duyệt,Cục trưởng/Chi cục trưởng Chi cục KTSTQ ký ban hành Quyết định kiểm tra sau thông quan tại trụ sở Doanh nghiệp theo thẩm quyền5.2.2.3.
Triển khai thực hiện Quyết định kiểm tra:
- Căn cứ Quyết định kiểm tra sau thông quan tại trụ sở Doanh nghiệp đã được ban hành, Trưởng đoàn kiểm tra xây dựng kế hoạch chi tiết, họp đoàn kiểm tra để phân công nhiệm vụ và triển khai thực hiện.
- Gửi Quyết định kiểm tra cho Doanh nghiệp:
+ Đối với các trường hợp KTSTQ theo kế hoạch, theo chuyên đề, kiểm tra tiếp từ kiểm tra sau thông quan tại trụ sở cơ quan hải quan, Quyết định kiểm tra được gửi trực tiếp hoặc gửi bằng thư/EMS đảm bảo có yêu cầu hồi
báo trong thời hạn 03( ba) ngày làm việc kể từ ngày ký Quyết định kiểm tra và chậm nhất 05 (năm) ngày làm việc trước khi tiến hành kiểm tra.
+ Đối với trường hợp kiểm tra sau thông quan theo dấu hiệu vi phạm:
Thực hiện ngay sau khi công bố quyết định kiểm tra, không phải thông báo và gửi trước ( Quyết định này được giao trực tiếp cho Doanh nghiệp và được ghi nhận bằng biên bản trong phiên/ ngày làm việc đầu tiên).
- Trường hợp Doanh nghiệp nhận được Quyết định kiểm tra nhưng có văn bản xin được hoãn, lùi thời gian kiểm tra. Trưởng đoàn kiểm tra căn cứ đề xuất của Doanh nghiệp báo cáo người ban hành Quyết định kiểm tra để quyết định:
+ Trường hợp người Quyết định kiểm tra chấp thuận, Trưởng đoàn kiểm tra dự thảo Quyết định sửa đổi, bổ sung quyết định kiểm tra ( sửa đổi về thời gian kiểm tra) trình người ký quyết định kiểm tra ký ban hành và gửi Doanh nghiệp.
+ Trường hợp người Quyết định kiểm tra không chấp thuận, Trưởng đoàn kiểm tra dự thảo Thông báo đề nghị Doanh nghiệp chấp hành đúng thời gian theo quyết định kiểm tra trình người ký quyết định kiểm tra ký ban hành và gửi Doanh nghiệp.
Bước 3. Kiểm tra tại trụ sở Doanh nghiệp:
- Công bố Quyết định kiểm tra:
+ Vào phiên/ ngày làm việc đầu tiên của Đoàn kiểm tra đối với Doanh nghiệp, Trưởng đoàn kiểm tra công bố Quyết định kiểm tra tại trụ sở Doanh nghiệp, nêu rõ mục đích, yêu cầu của cuộc kiểm tra; giải thích những vấn đề Doanh nghiệp chưa rõ, những công việc Doanh nghiệp phải thực hiện; sổ sách, chứng từ , tài liệu, dữ liệu... Doanh nghiệp phải chuẩn bị để cung cấp, yêu cầu Doanh nghiệp cử đại diện có thẩm quyền, lãnh đạo, kế toán và thành viên khác trực tiếp làm việc với đoàn kiểm tra và ký các biên bản làm việc với đoàn kiểm tra ( người tham gia làm việc với đoàn kiểm tra phải là người có đủ thẩm quyền và nẵm vững những công việc thuộc phạm vi kiểm tra theo Thông báo của đoàn kiểm tra).
+ Kết thúc phiên/ ngày làm việc đầu tiên, Trưởng đoàn kiểm tra và người đại diện có thẩm quyền của Doanh nghiệp phải ký ( Doanh nghiệp phải đóng dấu) vào Biên bản làm việc về công bố quyết định kiểm tra.
+ Trường hợp Doanh nghiệp không chấp hành Quyết định kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra lập Biên bản vi phạm hành chính báo cáo Cục trưởng/
Chi cục trưởng Chi cục KTSTQ xử phạt vi phạm hành chính theo quy định, cập nhật vào phần mềm quản lý rủi ro, lập phiếu chuyển nghiệp vụ gửi các đơn vị có liên quan để áp dụng các biện pháp kiểm tra của cơ quan hải quan đối với các lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu tiếp theo của Doanh nghiệp.
- Thực hiện kiểm tra:
+ Việc kiểm tra được thực hiện theo kế hoạch kiểm tra đã được xây dựng và chỉ đạo, điều hành của Trưởng đoàn kiểm tra; Thành viên/ nhóm thành viên được Trưởng đoàn giao phụ trách kiểm tra từng nội dung lập biên bản kiểm tra ghi nhận nội dung kiểm tra với những người được Doanh nghiệp phân công làm việc (bao gồm những người trực tiếp làm việc, cung cấp hồ sơ tài liệu, tham gia giải trình) và cùng ký vào biên bản kiểm tra.
+ Kết thúc từng nội dung kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra cùng người đại diện có thẩm quyền của Doanh nghiệp ký, đóng dấu xác nhận nội dung biên bản kiểm tra ghi nhận nội dung công việc đã làm trong ngày hoặc lũy kế từ những ngày trước, kết luận những nội dung đã kiểm tra xong, những yêu cầu, đề nghị của mỗi bên (nếu có).
+ Trong qua trình kiểm tra, nếu phát hiện các tình tiết mới cần phải xác minh, Trưởng đoàn kiểm tra phân công các thành viên đoàn kiểm tra đi xác minh hoặc báo cáo Cục trưởng/Chi cục trưởng Chi cục KTSTQ phân công người đi xác minh theo đề nghị của đoàn kiểm tra.
- Báo cáo trong quá trình kiểm tra:
+ Trong quá trình kiểm tra, thành viên đoàn kiểm tra có trách nhiệm báo cáo nội dung kiểm tra theo yêu cầu của Trưởng đoàn, thực hiện các công việc do Trưởng đoàn phân công, chịu trách nhiệm về các nội dung kiểm tra
được phân công, nội dung đề xuất, xử lý sau kiểm tra được Trưởng đoàn giao thực hiện.
+ Trưởng đoàn kiểm tra (hoặc thành viên đoàn kiểm tra khi được yêu cầu) có trách nhiệm báo cáo nội dung, tiến độ kiểm tra trong quá trình kiểm tra với Cục trưởng/ Chi cục trưởng Chi cục KTSTQ khi được yêu cầu.
Bước 4. Kết luận kiểm tra:
- Dự thảo kết luận kiểm tra:
+ Thành viên/ nhóm thành viên được phân công kiểm tra lập báo cáo tổng hợp về kết quả kiểm tra, đề xuất phương án xử lý kết quả kiểm tra theo phạm vi được Trưởng đoàn phân công và chịu trách nhiệm về nội dung và ý kiến đề xuất của mình.
+ Trên cơ sở báo cáo của thành viên/ nhóm thành viên đoàn kiểm tra;
hồ sơ và các biên bản, tài liệu khác liên quan, Trưởng đoàn và các thành viên đoàn kiểm tra thống nhất Dự thảo kết luận kiểm tra trước khi gửi Doanh nghiệp. Trường hợp có thành viên trong đoàn kiểm tra không thống nhất, thành viên đó có quyền bảo lưu ý kiến và nêu rõ lý do, Trưởng đoàn kiểm tra là người quyết định về nội dung dự thảo kết luận cuối cùng, ký nháy vào các trang và gửi Doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm tra tại trụ sở Doanh nghiệp hoặc chuyển ngay cho Doanh nghiệp trong trường hợp dự thảo kết luận được hoàn thành ngay trong thời gian kiểm tra tại trụ sở Doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp giải trình:
+ Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Bản dự thảo kết luận kiểm tra sau thông quan (thời hạn giải trình), Doanh nghiệp giải trình, đưa ra ý kiến về dự thảo kết luận kiểm tra. Hết thời hạn giải trình mà Doanh nghiệp không có ý kiến thì coi như hoàn toàn nhất trí với dự thảo kết luận của Trưởng Đoàn kiểm tra.
- Ban hành bản kết luận kiểm tra.
+ Trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày hết hạn giải trình của doanh nghiệp (thời hạn xem xét giải trình), Chi cục trưởng Chi cục KTSTQ có trách nhiệm:
Xem xét văn bản giải trình của doanh nghiệp hoặc làm việc với đại diện có thẩm quyển của Doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp đề nghị còn vấn đề cần làm rõ. Nội dung làm việc được ghi nhận bằng Biên bản làm việc để làm căn cứ ban hành Bản kết luận kiểm tra.
Trường hợp dự thảo kết luận còn vấn đề cần làm rõ thêm thì Chi cục trưởng Chi cục KTSTQ tiếp tục chỉ đạo làm rõ.
Hết thời hạn xem xét giải trình, Chi cục trưởng Chi cục KTSTQ ký
“Bản kết luận kiểm tra sau thông quan tại trụ sở doanh nghiệp” gửi Doanh nghiệp, người ban hành quyết định kiểm tra (Kết luận kiểm tra ngoài việc ký chính thức ở trang cuối, người ký phải ký nháy hoặc đóng dấu giáp lai tất cả các trang).
Đối với những trường hợp phức tạp cơ quan Hải quan chưa đủ cơ sở kết luận, những trường hợp cần có ý kiến của các cơ quan, đơn vị kỹ thuật chuyên ngành, toàn bộ Bản kết luận kiểm tra hoặc một số nội dung chưa kết luận được sẽ được thực hiện sau khi đủ cơ sở và ý kiến của các cơ quan, đơn vị chuyên ngành.
- Gửi bản kết luận kiểm tra cho Doanh nghiệp:
+ Chi cục trưởng Chi cục KTSTQ có trách nhiệm chỉ đạo gửi Bản kết luận kiểm tra cho Doanh nghiệp được kiểm tra ( 01 bản), người ban hành quyết định kiểm tra (01 bản) trong thời gian 2 ngày làm việc kể từ ngày ký.
+ Trường hợp trụ sở đơn vị kiểm tra xa trụ sở Doanh nghiệp có thể Fax trước cho Doanh nghiệp và gửi bản chính theo đường bưu điện ( gửi loại bảo đảm có hồi báo) và lưu trữ giấy biên nhận của cơ quan bưu chính về thời gian gửi, nhận vào hồ sơ kiểm tra sau thông quan.
+ Trường hợp đoàn kiểm tra giao trực tiếp cho Doanh nghiệp thì đại điện Doanh nghiệp ghi “ đã nhận 01 bản” và ký, ghi rõ họ tên, chức danh
người nhận, đóng dấu Doanh nghiệp (nếu có) vào góc trái phía dưới trang đầu tiên của Bản kết luận.
Bước 5. Báo cáo kết quả kiểm tra, đề xuất xử lý:
- Báo cáo kết quả kiểm tra:
+ Kết thúc kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm báo cáo với người ban hành quyết định kiểm tra về mức độ tuân thủ pháp luật của Doanh nghiệp dựa trên phạm vi đã kiểm tra.
+ Căn cứ báo cáo của Đoàn kiểm tra, Chi cục trưởng Chi cục KTSTQ phê duyệt giao bộ phận chuyên môn thuộc Chi cục cập nhật lên hệ thống dữ liệu và lập phiếu chuyển nghiệp vụ gửi các đơn vị có liên quan.
- Xử lý kết quả kiểm tra:
+ Sau khi kết thúc kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra phân công việc cho thành viên đoàn kiểm tra hoàn tất các công việc liên quan đến xử lý kết quả kiểm tra. Trưởng đoàn kiểm tra lập báo cáo, đề xuất xử lý về thuế (ấn định thuế, hoàn thuế, xử lý vi phạm) và xử lý vi phạm hành chính ( xử lý vi phạm hành chính, chuyển cơ quan điều tra).
Bước 6. Tổ chức thực hiện kết quả kiểm tra:
- Trường hợp ấn định thuế, cưỡng chế thi hành quyết định ấn định thuế:
+ Việc ấn định thuế được thực hiện theo quy định của Luật quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn.
+ Đối với các trường hợp dự kiến ấn định thuế, trước khi tham mưu ban hành Quyết định chính thức, trưởng đoàn kiểm tra tham mưu ban hành phiếu báo tin gửi Doanh nghiệp thông báo số thuế dự kiến ấn định để Doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị tiền nộp theo quy định.
+ Quyết định ấn định thuế do Cục trưởng/Chi cục trưởng Chi cục KTSTQ quyết định theo thẩm quyền trên cơ sở đề xuất của Trưởng đoàn kiểm tra.
+ Trường hợp Doanh nghiệp không nộp số tiền thuế đã ấn định thì áp dụng các biện pháp cưỡng chế theo quy định của pháp luật.
- Xử lý vi phạm:
+ Trường hợp vi phạm hành chính: Đoàn kiểm tra tiến hành lập biên bản vi phạm Hành chính và dự thảo Quyết định xử phạt vi phạm hành chính trình người ký quyết định kiểm tra ký ban hành.
+ Trường hợp hành vi vi phạm có dấu hiệu tội phạm: Trưởng đoàn kiểm tra đề xuất chuyển cơ quan điều tra chuyên trách theo quy định của pháp luật.
- Giải quyết quyết khiếu nại: Trường hợp Doanh nghiệp có khiếu nại, thực hiện theo quy định về giải quyết khiếu nại.
Bước 7. Đánh giá, rút kinh nghiệm:
Sau khi hoàn thành cuộc kiểm tra, Lãnh đạo Chi cục, Trưởng đoàn kiểm tra tổ chức họp rút kinh nghiệm cho các cuộc kiểm tra tiếp theo.
Bước 8 Cập nhật thông tin và lưu trữ hồ sơ:
- Cập nhật thông tin:
+ Căn cứ Quyết định kiểm tra sau thông quan tại trụ sở Doanh nghiệp;
toàn bộ thông tin thu thập, đánh giá được trong quá trình kiểm tra sau thông quan; Bản kết luận kiểm tra sau thông quan tại trụ sở Doanh nghiệp, các quyết định hành chính ( ấn định thuế, xử phạt...) ; thành viên đoàn kiểm tra được Trưởng đoàn phân công tiến hành cập nhật vào hệ thống cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin STQ 01. Trường hợp kiểm tra sau thông quan theo kế hoạch, cập nhật đánh giá mức độ chấp hành pháp luật của Doanh nghiệp vào hệ thống cơ sở dữ liệu ngành phục vụ cho khâu trước và trong thông quan.
- Tập hợp và lưu trữ hồ sơ: Công chức được phân công theo dõi hồ sơ từ đầu cho đến khi kết thúc kiểm tra thực hiện lập danh mục hồ sơ theo mẫu, tập hợp toàn bộ hồ sơ, chịu trách nhiệm bảo quản hồ sơ, kết thúc năm bàn giao toàn bộ hồ sơ cho Văn thư Chi cục lưu trữ theo quy định.