2.2 Thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại Nhà máy Đạm Phú Mỹ
2.2.2 Thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại Nhà máy
2.2.2.3 Phương pháp lập dự toán
Căn cứ vào báo cáo dự toán của năm trước và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch, căn cứ vào công văn chỉ đạo về mục tiêu nhiệm vụ trong năm kế hoạch cũng nhƣ chỉ tiêu cụ thể đƣợc giao, Nhà máy Đạm Phú Mỹ tiến hành công tác lập dự toán ngân sách.
Số liệu trong các dự toán ngân sách của Nhà máy đƣợc lập dựa vào 4 yếu tố sau:
- Dựa vào báo cáo dự toán của năm trước, số liệu này được lấy từ số liệu trong báo cáo dự toán của năm trước.
- Dựa vào báo cáo thực hiện dự toán năm trước, số liệu này được lấy từ số liệu thực tế trong sổ sách kế toán của năm trước.
- Dựa vào ƣớc tính tình hình thực hiện dự toán của năm hiện tại, số liệu này đƣợc lấy từ số liệu thực tế trong sổ sách 6 tháng đầu năm hiện tại và số liệu dự toán đã đƣợc giao ở năm hiện tại.
- Dự toán cho năm kế hoạch, số liệu này sẽ đƣợc tiến hành ƣớc tính chi tiết đối với từng nội dung. Có 2 cách ƣớc tính hiện đang đƣợc áp dụng trong quá trình lập dự toán ngân sách tại Nhà máy là:
+ Dựa trên nguồn lực hiện có và nhu cầu phát sinh trong tương lai.
+ Dựa vào kinh nghiệm của các phòng ban và của phòng kế toán.
2.2.2.4 Các báo cáo dự toán đã đƣợc lập tại Nhà máy đạm Phú Mỹ
Dự toán sản xuất
Đơn vị thực hiện: phòng công nghệ sản xuất chịu trách nhiệm lập dự toán sản xuất gửi lên phòng kế toán.
Nội dung lập: Bảng dự toán sản xuất báo cáo về tình hình sản xuất phân đạm theo từng tháng trong năm kế hoạch.
Phương pháp lập: Căn cứ vào tình hình sản xuất 6 tháng đầu năm hiện tại và ƣớc tính sản lƣợng sản xuất năm kế hoạch. Cũng nhƣ căn cứ vào đặc điểm công suất hoạt động của các phân xưởng sản xuất của Nhà máy. Phòng công nghệ sản xuất đánh giá năng lực sản xuất và các điều kiện đảm bảo chất lƣợng sản phẩm, đánh giá chi tiết về tình hình thực hiện, những thuận lợi và khó khăn trong việc thực hiện kế hoạch sản xuất năm hiện tại. Đồng thời ƣớc tính thực hiện sản xuất sản phẩm năm kế hoạch từ đó lập Dự toán sản xuất năm kế hoạch.
Cụ thể:
Năm 2015, Nhà máy dự toán sản xuất 790.000 tấn ure. Trong đó: Tháng 1 sản xuất 73.020 tấn, tháng 2: 65.720 tấn, tháng 3: 73.020tấn, tháng 4: 70.620 tấn, tháng 5: 43.220tấn, tháng 6: 31.080tấn, tháng 7: 73.020tấn, tháng 8: 73.020tấn, tháng 9:
70.620tấn, tháng 10: 73.020tấn, tháng 11: 70.620 tấn, tháng 12: 73.020tấn.
So sánh:
Bảng 2.2: So sánh dự toán sản xuất năm 2015 và 2014
(Nguồn: Phòng công nghệ sản xuất – Nhà máy Đạm Phú Mỹ) Chi tiết Dự toán sản xuất được trình bày ở phần phụ lục 1
Báo cáo định biên lao động tạm tính
Đơn vị thực hiện: Báo cáo định biên lao động tạm tính do phòng tổ chức nhân sự lập.
Nội dung lập: Báo cáo này thể hiện số lƣợng đội ngũ cán bộ công nhân viên định biên, đồng thời thống kê trình độ của các cán bộ, nhân viên của Nhà máy.
Phương pháp lập: Căn cứ vào số lượng lao động định biên hiện tại và dự kiến về nhân sự của Nhà máy trong năm kế hoạch, từ đó phòng tổ chức nhân sự tiến hành ƣớc tính lao động định biên năm kế hoạch.
Cụ thể:
Năm 2015, số lượng lao động định biên của toàn Nhà máy là 850 người.
Trong đó: Trình độ tiến sĩ có 1 người, thạc sĩ 22 người, đại học 329 người, cao đẳng 58 người, trung cấp 82 người, sơ cấp 6 người, công nhân kỹ thuật 316 người, lao động phổ thông 36 người.
Tháng Sản xuất Năm nay
Sản xuất năm trước
Tăng/giảm so với Năm trước
Triệu
đồng Tỷ lệ %
1 73.020 69.304 3.716 5%
2 65.720 62.611 3.109 5%
3 73.020 69.304 3.716 5%
4 70.620 64.443 6.177 10%
5 43.220 66.591 -23.371 -35%
6 31.080 64.443 -33.363 -52%
7 73.020 69.304 3.716 5%
8 73.020 69.304 3.716 5%
9 70.620 67.068 3.552 5%
10 73.020 66.591 6.429 10%
11 70.620 64.443 6.177 9%
12 73.020 66.591 6.429 9%
Cộng 790.000 800.000 -10.000 -1%
So sánh:
Số lƣợng lao động định biên của năm 2015 bằng với số lao động định biên năm 2014 đều là 850 người. Năm 2015, Nhà máy không chủ động tuyển dụng thêm nhân sự mới mà sẽ chuyển người từ các phòng ban, phân xưởng sang các bộ phận khác khi cần thiết. Lý do, theo chỉ đạo của Tổng công ty, Nhà máy hạn chế tuyển dụng mới để tiết kiệm chi phí.
(Nguồn: Phòng tổ chức nhân sự - Nhà máy Đạm Phú Mỹ) Chi tiết Báo cáo lao động định biên tạm tính được trình bày ở phần phụ lục 2
Dự toán chi phí tiền lương
Đơn vị thực hiện: Căn cứ vào số lƣợng và trình độ của đội ngũ công nhân viên năm kế hoạch của phòng nhân sự, phòng kế toán tiến hành lập bảng dự toán tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương.
Nội dung lập: Báo cáo này là dự kiến tổng quỹ lương cho năm kế hoạch. Căn cứ vào số lƣợng lao động định biên tạm tính, trình độ học vấn và chức vụ trong năm kế hoạch do phòng tổ chức nhân sự cung cấp, phòng kế toán dự toán tổng chi phí lương.
Phương pháp lập:
Trong đó:
- Lương cơ bản = Hệ số của từng người x mức lương quy định x 12 tháng x số lượng người.
- Số lƣợng cán bộ, nhân viên năm kế hoạch = Số cán bộ, nhân viên hiện tại + Số cán bộ, nhân viên dự kiến tuyển mới.
- Phụ cấp bao gồm: Phụ cấp thâm niên, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, phụ cấp đêm, phụ cấp lương.
- Các khoản đóng góp theo lương gồm bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
- Đóng góp theo lương = (Lương cơ bản + phụ cấp chức vụ) x tỷ lệ trích hiện hành
Tổng quỹ lương = Lương cơ bản + Phụ cấp lương + Đóng góp theo lương
Bảng 2.3: Tỷ lệ các khoản trích theo lương theo quy định
(Nguồn: Quyết định 959/QĐ-BHXH ngày 09/09/2015) Cụ thể: Trong năm 2015, theo báo cáo lao động định biên tạm tính của Nhà máy là 850 người. Theo đó, phòng kế toán dự toán chi phí lương cho năm kế hoạch là 195.251.429.700 đồng.
Trong đó:
- Lương cơ bản: 142.552.755.812 đồng.
- Phụ cấp lương: 25.277.200.000 đồng.
- Các khoản đóng góp theo lương: 27.421.473.888 đồng.
Chi tiết Dự toán tiền lương được trình bày cụ thể ở phần phụ lục 3
Dự toán chi phí đào tạo
Đơn vị thực hiện: Căn cứ vào báo cáo về số lƣợt đào tạo, số khóa đào tạo, chi phí cho mỗi khóa học của phòng tổ chức nhân sự, phòng kế toán lập bảng dự toán tổng hợp chi phí đào tạo cho toàn Nhà máy.
Nội dung lập: Báo cáo này thể hiện tổng số lƣợt đào tạo, số khóa đào tạo, chi phí cho mỗi khóa đào tạo trong năm kế hoạch. Trong đó, bao gồm cả đào tạo trong nước, nước ngoài và nội bộ. Đồng thời dự toán tổng kinh phí cho toàn bộ các khóa đào tạo.
Phương pháp lập: Căn cứ vào nhu cầu thực tế tại đơn vị và kế hoạch đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ, nhân viên từng bộ phận và dựa trên dự toán đào tạo của năm trước. Nhà máy yêu cầu các các phòng ban, phân xưởng lập dự toán về số lượng cán bộ, nhân viên tham gia các khóa học trong nước, nước ngoài, nội bộ cho năm kế hoạch.
Các khoản trích theo
lương
Nhà máy tính vào
chi phí (%)
Người lao động chịu
(%)
Tổng cộng (%)
BHXH 18 8 26
BHYT 3 1,5 4,5
BHTN 1 1 2
KPCĐ 2 2
Tổng cộng 24 10,5 34,5
Cụ thể:
Năm 2015, tổng số khóa đào tạo dự kiến là 145 khóa. Trong đó: Số khóa đào tạo trong nước là 84 khóa, đào tạo nước ngoài là 30 khóa và đào tạo nội bộ là 31 khóa.
Tổng số lƣợt đào tạo dự kiến là 3490 lƣợt. Trong đó: Số lƣợt đào tạo trong nước là 3.015 lượt, đào tạo nước ngoài là 50 lượt và đào tạo nội bộ là 425 lượt.
Tổng chi phí cho các lƣợt đào tạo dự kiến là 7.451.000.000 đồng. Trong đó:
Tổng chi phí đào tạo trong nước là 2.740.000.000 đồng, chi phí đào tạo nước ngoài là 4.028.000.000 đồng và chi phí đào tạo nội bộ là 683.000.000 đồng.
So sánh:
Bảng 2.4: So sánh số lƣợt và chi phí đào tạo dự toán năm 2015 và 2014
Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2014
Tăng/ giảm so với năm trước Tỷ đồng Tỷ lệ % Số lƣợt đào tạo
(lượt/người) 3.490 3.461 29 1%
Kinh phí (đồng) 7.450.000.000 6.950.000.000 500.000.000 7%
(Nguồn: Phòng tổ chức nhân sự - Nhà máy Đạm Phú Mỹ) Chi tiết Dự toán chi phí đào tạo được trình bày ở phần phụ lục 4
Dự toán chi phí mua sắm thiết bị, phương tiện và công cụ dụng cụ Đơn vị thực hiện: Phòng công nghệ lập bảng dự toán chi phí mua sắm thiết bị, phƣợng tiện và công cụ dụng cụ và gửi lên phòng kế toán tổng hợp.
Nội dung lập: Báo cáo này là dự kiến tổng chi phí cho việc mua sắm các thiết bị, phương tiện và công cụ dụng cụ phục vụ cho việc sản xuất của toàn Nhà máy.
Tổng kinh phí mua sắm các thiết bị, phương tiện, công cụ dụng cụ này được giải ngân một năm hoặc nhiều năm. Báo cáo này thể hiện số tiền dự kiến giải ngân trong năm kế hoạch.
Phương pháp lập: Căn cứ vào nhu cầu sử dụng của từng bộ phận ở các phòng ban, phân xưởng làm cơ sở lập dự toán mua sắm thiết bị, phương tiện và công cụ dụng cụ cho năm kế hoạch.
Bảng 2.5: Phân loại tài sản cố định và công cụ dụng cụ theo quy định
Tài sản cố định Công cụ dụng cụ
Giá trị ≥ 30 triệu đồng (không bao gồm thuế GTGT)
Giá trị < 30 triệu đồng ( không bao gồm thuế GTGT) Thời gian sử dụng: 1 năm trở lên Thời gian sử dụng: không quy định
(Nguồn: Thông tư 45/2013/TT-BTC ban hành 25/04/2013) Căn cứ theo quy định hiện hành. Báo cáo phân thành hai loại: tài sản cố định và công cụ dụng cụ. Đơn giá của tài sản cố định và công cụ dụng cụ trong năm dự toán đƣợc căn cứ theo giá mua ở năm hiện tại của Nhà máy.
Cụ thể:
Năm 2015, dự toán chi phí mua sắm thiết bị, phương tiện và công cụ dụng cụ là 69.903,3 triệu đồng. Trong đó: Dự toán mua sắm tài sản cố định là 46.480,83 triệu đồng, dự toán mua sắm công cụ dụng cụ là 23.422,47 triệu đồng.
So sánh:
Bảng 2.6: So sánh dự toán chi phí mua sắm thiết bị, phƣợng tiện và công cụ dụng cụ năm 2015 và 2014
Đơn vị tính: Triệu đồng Dự toán 2015 Tổng
cộng Dự toán 2014 Tổng cộng
Tăng/ giảm so với năm trước TSCĐ CCDC Tr.đ TSCĐ CCDC Tr.đ Tr.đ Tỷ lệ 46.480,83 23.422,47 69.903,3 58.160,22 9.076,49 67.236,71 2.666,59 4%
(Nguồn: Phòng công nghệ sản xuất – Nhà máy Đạm Phú Mỹ) Chi tiết Dự toán chi phí mua sắm thiết bị, phương tiện, công cụ dụng cụ được trình bày ở phần phụ lục 5
Dự toán cải tạo, sửa chữa các hạng mục của Nhà máy
Đơn vị thực hiện: Phòng kỹ thuật lập dự toán về việc cải tạo sửa chữa các hạng mục công trình của Nhà máy và gửi về phòng kế toán.
Nội dung lập: Bảng dự toán cải tạo sửa chữa các hạng mục công trình của Nhà máy báo cáo tình hình cải tạo sửa chữa các hạng mục liên quan đến công nghệ sản
Thành tiền = Đơn giá x Số lƣợng
xuất, các hạng mục tại khu chung cƣ và các hạng mục khác của Nhà máy thông qua 2 giai đoạn:
- Những hạng mục đã cải tạo, sửa chữa trong năm 2014 nhƣng chƣa hoàn thành phải chuyển tiếp sang năm 2015 để tiếp tục cải tạo, sửa chữa.
- Những hạng mục cần cải tạo, sửa chữa mới trong năm 2015.
Phương pháp lập: Căn cứ vào tình hình thực tế phát sinh cần cải tạo hoặc sửa chữa đối với các bộ phận của Nhà máy; các phòng ban, phân xưởng tiến hành lập dự toán trình Giám đốc Nhà máy phê duyệt và trình Tổng công ty. Đối với những hạng mục cải tạo sửa chữa từ năm 2014 chuyển tiếp sang thì phải có ghi rõ tên quyết định và ngày tháng đƣợc phê duyệt. Tổng dự toán đƣợc tính chi tiết đối với từng hạng mục cụ thể. Đồng thời kế hoạch giải ngân đƣợc dự toán chi tiết cho từng quý trong năm.
Cụ thể:
Tổng dự toán chi phí cải tạo, sửa chữa các hạng mục chuyển tiếp từ 2014 sang là 111 tỷ đồng. Trong đó: Tổng chi phí các hạng mục cải tạo sửa chữa lien quan đến công nghệ sản xuất của Nhà máy là 41,5 tỷ đồng; Hạng mục cải tạo sửa chữa tại khu chung cƣ Nhà máy là 2,6 tỷ đồng; Hạng mục cải tạo sửa chữa khác là 17,85 tỷ đồng.
Tổng dự toán chi phí cải tạo, sửa chữa các hạng mục mới của năm 2015 là 49,05 tỷ đồng. Trong đó: Tổng chi phí các hạng mục cải tạo sửa chữa lien quan đến công nghệ sản xuất của Nhà máy là 15,99 tỷ đồng; Hạng mục cải tạo sửa chữa tại khu chung cƣ Nhà máy là 17,96 tỷ đồng; Hạng mục cải tạo sửa chữa khác là 15,11 tỷ đồng.
So sánh:
Bảng 2.7: So sánh Dự toán cải tạo sửa chữa các hạng mục của Nhà máy năm 2015 và 2014
Tên hạng mục 2015 2014
Tăng/ giảm so với năm trước Tỷ đồng % Hạng mục cải tạo, sửa chữa chuyển tiếp sang 61,96 60,33 1,63 3%
Hạng mục cải tạo, sửa chữa mới năm nay 49,05 33,1 15,9 48%
Tổng cộng 111,01 93,48 17,53 19%
(Nguồn: Phòng kỹ thuật – Nhà máy Đạm Phú Mỹ) Chi tiết Dự toán cải tạo, sửa chữa các hạng mục Nhà máy được trình bày ở phần phụ lục 6
Dự toán vật tƣ, hóa chất
Đơn vị thực hiện: Sau khi xác định đƣợc dự toán sản xuất, phòng công nghệ sản xuất tiến hành lập dự toán vật tư hóa chất sử dụng cho các phân xưởng sản xuất.
Nội dung lập: Bảng dự toán vật tƣ, hóa chất báo cáo tình hình mua sắm vật tƣ và hóa chất cần sử dụng trong năm kế hoạch và chi phí thực hiện.
Phương pháp lập: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất Amoniac và Ure mà các phòng ban, phân xưởng lập dự toán vật tư, hóa chất cần dùng ở bộ phận của mình gửi về phòng công nghệ sản xuất.
Số lƣợng sử dụng trong năm = (Định mức phê duyệt x kế hoạch sản xuất) / 1000 Trong đó:
Định mức đƣợc phê duyệt: là số lƣợng vật tƣ, hóa chất đã đƣợc quy định để sử dụng khi sản xuất ra 1 tấn Urê hoặc Amoniac.
Kế hoạch sản xuất Urê: Dựa vào dự toán sản xuất của phòng công nghệ sản xuất.
Kế hoạch sản xuất Amoniac= Hệ số quy đổi x Tổng sản lƣợng sản xuất Urê năm dự toán.
Ví dụ: Kế hoạch sản xuất Urê năm 2015 là 790.000 tấn; thì sản lƣợng Amoniac= 0,57 x 790.000 = 450.300 (tấn)
Số lƣợng mua trong năm 2015 = Số lƣợng sử dụng trong năm 2015 – Ƣớc tính tồn kho đến hết 31/3/2015 + Gối đầu cho quý I năm 2016
Trong đó:
Ƣớc tính tồn kho đến hết 31/3/2015 và gối đầu cho quý I năm 2016: đều dựa trên tình hình sử sụng thực tế của năm hiện tại để ƣớc tính.
Thành tiền = Số lƣợng mua trong năm x Đơn giá
Đơn giá của vật tƣ, hóa chất căn cứ theo giá của năm hiện tại để làm cơ sở tính toán.
Cụ thể:
Năm 2015, tổng dự toán chi phí vật tƣ, hóa chất là 258.795.805.065 đồng.
Trong đó: Tổng dự toán chi phí mua hóa chất là 98.186.911.226 đồng. Bao gồm:
Xưởng Amoniac là 4.161.708.298 đồng; Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) là 985.660.000 đồng; Xưởng phụ trợ là 18.782.777.268 đồng; Xưởng sản phẩm là 74.256.765.660 đồng.
Tổng dự toán vật tư, bao bì phục vụ xưởng sản phẩm là 160.608.893.838 đồng.
Chi tiết Dự toán vật tư, hóa chất được trình bày ở phần phụ lục 7
Dự toán chi phí bảo dƣỡng tổng thể toàn Nhà máy
Theo kế hoạch 2 năm một lần, Nhà máy tiến hành bảo dƣỡng tổng thể toàn Nhà máy. Để lập đƣợc dự toán chi phí bảo dƣỡng tổng thể thì Nhà máy chia nhỏ các phần việc cho từng tổ. Mỗi tổ báo cáo về số vật tƣ đang có trong kho và số vật tƣ cần mua. Báo cáo thể hiện số lƣợng vật tƣ và số tiền của từng loại vật tƣ đó.
Đơn vị thực hiện: Phòng kỹ thuật lập bảng dự toán chi phí bảo dƣỡng tổng thể.
Nội dung lập: Báo cáo này thể hiện tổng chi phí dự kiến theo hai nội dung chính là tổng chi phí vật tƣ sử dụng cho bảo dƣỡng và tổng chi phí dịch vụ phục vụ cho việc bảo dƣỡng tổng thể của toàn Nhà máy.
Phương pháp lập: Dựa vào chức năng và nhiệm vụ của từng xưởng để đảm nhận công việc chuẩn bị cho công tác bảo dưỡng. Mỗi xưởng chia nhiều bộ phận, mỗi bộ phận sẽ chia nhỏ công việc cho từng tổ, mỗi tổ có chức năng và nhiệm vụ riêng. Mỗi tổ kiểm tra các vật tƣ hóa chất, thiết bị, công cụ dụng cụ hiện còn tồn kho và ƣớc tính mua sắm mới. Đồng thời mỗi tổ có trách nhiệm bảo quản, theo dõi vật tƣ hóa chất, thiết bị, công cụ dụng cụ của tổ mình và lập báo cáo cho các phòng
ban, phân xưởng; từ đó các phòng ban, phân xưởng gửi về phòng kỹ thuật để tổng hợp dự toán.
Cụ thể:
Tổng dự toán cho công tác bảo dƣỡng tổng thể năm 2015 là 282.440.448.841 đồng. Trong đó:
- Phần vật tƣ: 144.028.722.483 đồng Bao gồm:
+ Tổ giám sát phần điện là 30.000.000 đồng + Sửa chữa cơ khí: 10. 988.531.668 đồng + Tổ cao áp: 1.965.524.000 đồng
+ An toàn môi trường: 3.359.338.000 đồng + Van an toàn: 494.652.212 đồng
+ Tổ giám sát các nhà thầu bên ngoài phần cơ khí:15.078.271.932 đồng + Tổ máy nén Amo: 22.097.062.249 đồng
+ Reforming: 4.736.239.305 đồng + Handvalve: 3.036.988.387 đồng + Bảo dƣỡng điện: 5.009.105.650 đồng + Xúc tác: 36.107.223.915 đồng
+ Chống an mòn: 406.846.089 đồng + Control valve: 23.682.021.735 đồng
+ Bảo dƣỡng tự động hóa: 15.751.280.796 đồng + Vật tƣ tiêu hao: 1.215.614.623 đồng
- Phần dịch vụ: 105.122.027.212 đồng
+ Dịch vụ thuê ngoài: 102.917.707.312 đồng + Dịch vụ hậu cần: 2.204.319.900 đồng So sánh:
Bảng 2.8: So sánh dự toán bảo dƣỡng tổng thể năm 2015 và 2013 Năm 2015 Năm 2013
Tăng/ giảm so với năm trước
Đồng Tỷ lệ (%) 282.440.448.841 243.948.071.400 38.492.377.441 16%
(Nguồn: Phòng kỹ thuật – Nhà máy Đạm Phú Mỹ) Chi tiết Dự toán bảo dưỡng tổng thể được trình bày ở phần phụ lục 8