CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TỔNG CÔNG TY PHÂN BÓN VÀ HÓA CHẤT
3.2 Nội dung hoàn thiện dự toán ngân sách tại Nhà máy Đạm Phú Mỹ
3.2.3 Hoàn thiện các báo cáo dự toán ngân sách
Hoàn thiện dự toán sản xuất
Theo tác giả, thì Nhà máy nên căn cứ vào dự toán tiêu thụ, nhiệm vụ đƣợc giao, mục tiêu kinh doanh của Nhà máy để ƣớc tính lƣợng phân đạm bán ra trong kỳ. Từ đó, các phân xưởng sản xuất cụ thể là xưởng điện, xưởng Amoniac và xưởng Ure sẽ dựa vào công suất thực tế cũng nhƣ những thuận lợi và khó khăn của đơn vị làm căn cứ để ƣớc tính sản lƣợng sản xuất trong năm kế hoạch và trình lên phòng công nghệ sản xuất để xem xét và lập dự toán sản xuất.
Hoàn thiện dự toán tiêu thụ:
Nhà máy Đạm Phú Mỹ thực hiện chức năng chính là sản xuất sản phẩm theo kế hoạch. Tuy nhiên, Nhà máy cũng cần có thông tin về báo cáo dự toán tiêu thụ để ƣớc lƣợng tổng doanh thu dự kiến cho năm kế hoạch.Từ đó làm cơ sở cho việc lập báo cáo dự toán sản xuất cũng nhƣ có tính toán phù hợp cho những khoản chi trong năm kế hoạch.
Đơn vị thực hiện: Phòng kinh doanh của Tổng công ty sẽ lập dự toán tiêu thụ này.
Nội dung lập: Bảng báo cáo thể hiện tổng số lƣợng sản phẩm tiêu thụ, đơn giá bán tính trên 1 tấn sản phẩm, tổng doanh thu dự kiến theo từng quý trong năm.
Phương pháp lập: Dựa vào mục tiêu kinh doanh và dựa vào tình hình tiêu thụ của năm hiện tại làm căn cứ lập dự toán tiêu thụ cho năm kế hoạch. Đồng thời, trước khi lập dự toán tiêu thụ cũng nên xem xét các yếu tố tác động từ bên trong và bên ngoài nhƣ về nội lực của Nhà máy, đặc điểm ngành, yếu tố lạm phát, đối thủ cạnh tranh….
Như đã trình bày ở phần trước thì tình hình tiêu thụ phân bón trong nước đang gặp nhiều khó khăn, do đó Nhà máy nên có chiến lƣợc xuất khẩu. Từ đó, chia dự toán tiêu thụ thành 2 phần: khối lƣợng sản phẩm dự kiến tiêu thụ nội địa và khối lƣợng sản phẩm dự kiến tiêu thụ xuất khẩu.
Dự toán này được trình bày ở phần phụ lục 12
Hoàn thiện dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Đơn vị thực hiện: Các phân xưởng sản xuất căn cứ vào sản lượng sản xuất của từng quý trong năm, tiến hành lập dự toán này gửi về phòng công nghệ sản xuất tổng hợp dự toán và gửi về phòng kế toán.
Nội dung lập: Bảng báo cáo thể hiện sản lƣợng sản xuất dự kiến, định mức nguyên vật liệu, tổng số lƣợng nguyên vật liệu cần sử dụng, nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ, tổng cộng nhu cầu, nguyên liệu tồn kho đầu kỳ, nguyên liệu mua vào, định mức giá của từng nguyên liệu, tổng chi phí mua nguyên vật liệu trực tiếp theo từng quý trong năm.
Phương pháp lập:
Định mức giá của 1đơn vị nguyên liệu để sản xuất 1 tấn sản phẩm = Giá mua 1đơn vị nguyên liệu + Chi phí vận chuyển + Chi phí bảo quản + Chi phí nhập kho, bốc xếp - Chiết khấu (nếu có).
Định mức nguyên liệu tiêu hao cho 1 tấn sản phẩm = Số lƣợng nguyên liệu cần thiết để sản xuất 1 tấn sản phẩm + Mức hao hụt cho phép + Mức sản phẩm hỏng cho phép. Định mức nguyên liệu tiêu hao đƣợc Nhà máy quy định cụ thể có văn bản phê duyệt.
Định mức chi phí nguyên liệu cho 1 tấn sản phẩm = Định mức nguyên liệu tiêu hao cho 1 tấn sản phẩmxĐịnh mức giá của 1đơn vị nguyên liệu để sản xuất 1 tấn sản phẩm
Số lƣợng nguyên liệu cần để sản xuất 1 tấn sản phẩm = Sản lƣợng sản xuất x định mức nguyên liệu
Tổng nhu cầu nguyên liệu = Số lƣợng nguyên liệu cần để sản xuất 1 tấn sản phẩm + nguyên liệu tồn kho cuối kỳ
Số lƣợng nguyên liệu mua vào = Tổng nhu cầu nguyên liệu – nguyên liệu tồn đầu kỳ
Dự toán này được trình bày cụ thể ở phần phụ lục 13
Hoàn thiện dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Đơn vị thực hiện: Dựa trên báo cáo lao động định biên tạm tính của phòng tổ chức nhân sự về số lƣợng lao động, trình độ, chức vụ của các cán bộ, nhân viên trong năm dự toán, phòng kế toán tiến hành tổng hợp và lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp.
Nội dung lập: Bảng báo cáo thể hiện nhu cầu sản xuất sản phẩm, định mức thời gian sản xuất, định mức giá sản xuất từ đó xác định tổng chi phí nhân công trực tiếp sản xuất.
Phương pháp lập: Định mức chi phí nhân công trực tiếp bao gồm định mức giá và định mức giờ công lao động tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm.
Định mức giá của 1 giờ công lao động = Lương cơ bản + Ăn ca + Phụ cấp + Các khoản trích theo lương tính cho 1 giờ công lao động.
Định mức thời gian của 1 tấn sản phẩm = Thời gian sản xuất cơ bản của 1 tấn sản phẩm + Thời gian dành cho nhu cầu cá nhân + Thời gian dành cho sản phẩm hỏng + Thời gian chỉnh sửa máy móc.
Định mức thời gian lao động trực tiếp để tạo ra 1 tấn sản phẩm = Định mức giá của 1 giờ công lao động x Định mức thời gian cho phép của 1 tấn sản phẩm.
Dự toán này được trình bày ở phần phụ lục 14
Hoàn thiện dự toán chi phí (CP) sản xuất chung
Đơn vị thực hiện: Dựa vào báo cáo của phòng kỹ thuật, phòng an toàn, phòng hành chính, phòng tổ chức nhân sự, phòng kế toán lập báo cáo dự toán chi phí sản xuất chung.
Nội dung lập: Bảng báo cáo thể hiện tổng biến phí sản xuất chung, tổng định phí sản xuất chung, tổng chi phí sản xuất chung.
Phương pháp lập: Chi phí sản xuất chung của Nhà máy được chia thành định phí và biến phí. Định mức các khoản mục định phí và biến phí do phân xưởng sản xuất cung cấp căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh kỳ trước và khối lượng sản phẩm dự toán sản xuất làm cơ sở ƣớc tính cho kỳ kế hoạch.
Định mức chi phí sản xuất chung = Định mức biến phí sản xuất chung + Định mức định phí sản xuất chung.
Định mức chi phí sản xuất chung cho 1 sp = (Định mức biến phí sản xuất chung + Định mức định phí sản xuất chung) x Định mức thời gian sản xuất 1 tấn sản phẩm (bảng dự toán nhân công trực tiếp)
Chi phí sản xuất 1 tấn sản phẩm = Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tính trên 1 tấn sản phẩm + Chi phí nhân công trực tiếp tính trên 1 tấn sản phẩm + Chi phí sản xuất chung tính trên 1 tấn sản phẩm.
Dự toán chi phí sản xuất chung đƣợc tác giả chọn phân bổ theo thời gian lao động trực tiếp.
Khi xác định dòng tiền chi ra cho chi phí sản xuất chung phải trừ đi chi phí khấu hao tài sản cố định. Vì chi phí khấu hao tài sản cố định không đƣợc thanh toán bằng tiền cho nên loại trừ ra khỏi tổng chi bằng tiền trong chi phí sản xuất chung.
Dự toán này được trình bày cụ thể ở phần phụ lục 15
Hoàn thiện dự toán giá thành sản phẩm Đơn vị thực hiện: Phòng kế toán lập báp cáo này.
Nội dung lập: Báo cáo thể hiện tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ở phân xưởng điện, phân xưởng Amoniac, phân xưởng Urê; chi phí nhân công trực tiếp ở phân xưởng điện, phân xưởng Amoniac, phân xưởng Urê và chi phí sản xuất chung ở phân xưởng điện, phân xưởng Amoniac, phân xưởng Urê; tổng giá thành sản phẩm ở phân xưởng điện, phân xưởng Amoniac, phân xưởng Urê.
Phương pháp lập:
Tổng giá thành = CP Nguyên vật liệu + CP Nhân công + CP Sản xuất chung Giá thành đơn vị = Tổng giá thành / Sản lƣợng sản xuất (kế hoạch)
Giá thành đơn vị Urê sau khi đóng bao = Giá thành đơn vị Urê rời + Chi phí phân xưởng sản phẩm.
Dự toán này được trình bày cụ thể ở phần phụ lục 16
Hoàn thiện dự toán chi phí bán hàng
Đơn vị thực hiện: phòng giao nhận lập dự toán này và gửi về phòng kế toán.
Nội dung lập: Báo cáo này thể hiện các chi phí liên quan phát sinh ở bộ phận bán hàng như: chi phí lương nhân viên bán hàng bao gồm chi phí lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ); chi phí vật liệu, bao bì; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí vận chuyển, bốc xếp, đóng bao; chi phí tiếp thị quảng cáo;
phí bảo hiểm con người và bảo hiểm hưu trí tích lũy + tự nguyện; chi phí sữa độc hại, chi phí nghỉ phép năm; tiền thưởng an toàn và định mức cho đội ngũ cán bộ nhân viên; trợ cấp xăng dầu; chi phí khám sức khỏe định kỳ, thuốc y tế; trang phục hàng năm cho cán bộ công nhân viên; chi phí đào tạo; chi phí sữa chữa, mở rộng, bảo dƣỡng hao mòn trong Nhà máy…
Phương pháp lập: Dự toán chi phí bán hàng được lập cho từng tháng trong năm và theo từng nội dung phát sinh chi phí. Căn cứ vào các dự toán chi phí của các phòng ban gửi về, phòng kế toán tổng hợp những khoản chi phí liên quan đến bộ phận bán hàng làm cơ sở lập dự toán chi phí bán hàng.
Dự toán này được trình bày cụ thể ở phần phụ lục 17
Hoàn thiện dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp Đơn vị thực hiện: Phòng kế toán lập dự toán này.
Nội dung lập: Báo cáo này thể hiện các chi phí liên quan đến việc quản lý của Nhà máy. Cụ thể: chi phí nhân viên, phụ cấp và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ;
chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng; chi phí khấu hao tài sản cố định; thuế, phí, lệ phí; chi phí dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng trợ cấp thôi việc; chi phí dịch vụ thuê ngoài; chi phí nhập hàng; công tác phí; chi phí dịch vụ ngân hàng; chi phí khác.
Phương pháp lập: Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp được lập cho từng tháng trong năm và theo từng nội dung phát sinh chi phí. Căn cứ vào các dự toán chi phí của các phòng ban gửi về, phòng kế toán tổng hợp những khoản chi phí liên quan đến bộ phận quản lý làm cơ sở lập dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Dự toán này được trình bày cụ thể ở phần phụ lục 18
Hoàn thiện dự toán tiền mặt
Đơn vị thực hiện: phòng kế toán lập dự toán này.
Nội dung lập: Bảng dự toán này thể hiện 3 nội dung: số tiền thu vào, số tiền chi ra, cân đối thu chi.
Phương pháp lập: Báo cáo được lập cho từng quý trong năm và chia làm 3 nội dung chính: tiền thu trong kỳ, tiền chi trong kỳ, cân đối thu chi tiền.
- Tiền mặt tồn đầu kỳ: số dư của tháng trước chuyển sang - Tiền thu trong kỳ:
+ Thu tiền bán chịu + Doanh thu bằng tiền
+ Tổng số thu = Thu tiền bán chịu + Doanh thu bằng tiền
+ Tổng số tiền có thể sử dụng = Tiền mặt tồn đầu kỳ + Tổng số thu - Tiền chi trong kỳ:
+ Nguyên vật liệu trực tiếp (1) + Chi phí nhân công trực tiếp (2) + Chi phí sản xuất chung (3) + Chi phí bán hàng (4)
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp (5)
+ Thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nước (6) + Tổng số chi = (1) + (2) + (3) + (4) + (5) + (6)
- Cân đối thu chi = Tổng số tiền có thể sử dụng - Tổng số chi
Nếu Cân đối thu chi > 0, tức là số tiền thu lớn hơn số tiền chi, lúc này Nhà máy có thể mang tiền đi đầu tƣ, hoặc cho vay
Ngƣợc lại, nếu Cân đối thu chi < 0, tức là số tiền thu nhỏ hơn số tiền chi, lúc này Nhà máy có thể tính toán đến việc đi vay
Lập dự toán tiền – dòng tiền là sự vận động của tiền vào và ra. Nếu Nhà máy không có đủ tiền mặt, hoạt động kiinh doanh của Nhà máy sẽ bị đe dọa. Hình thành một dự toán tiền giúp Nhà máy dự toán đòng tiền theo thời gian và chú ý theo dõi chi tiết về hoạt động kinh doanh.
Dự toán tiền sử dụng các số liệu từ ngân sách lãi/lỗ, ƣớc tính về thời gian thu nhập và chi phí. Tuy nhiên, khi sức mạnh kinh doanh giảm sút và đi vào hoạt động thì nhu cầu tiền mặt của Nhà máy có thể không phù hợp với lợi nhuận đƣợc tạo ra.
Một công ty đang tăng trưởng sẽ gặp những vấn đề về tài chính ngắn hạn, trong khi đó một công ty già cõi đang suy giảm lại có thể tạo ra lƣợng tiền mặt đáng kinh ngạc. Do đó, việc lập dự toán tiền nên gắn với báo cáo thuyết minh lãi/ lỗ và bảng cân đối kế toán.
Dự toán này được trình bày cụ thể ở phần phụ lục 19
Hoàn thiện dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị thực hiện: phòng kế toán lập dự toán này.
Nội dung lập: Bảng dự toán này thể hiện doanh thu, chi phí và lợi nhuận của Nhà máy.
Phương pháp lập: Báo cáo này được lập cho từng quý trong năm. Bao gồm các nội dung chính sau:
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ = Sản lƣợng phân ƣớc tính bán ra x Đơn giá bán
- Khoản giảm trừ doanh thu: khoản làm giảm doanh thu: hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại.
- Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ = Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Khoản giảm trừ doanh thu
- Giá vốn hàng bán = Giá thành sản xuất phân bón x số lƣợng phân bán ra
- Lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ = Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Giá vốn hàng bán
- Doanh thu hoạt động tài chính
- Chi phí hoạt động tài chính (bao gồm chi phí lãi vay) - Chi phí bán hàng
- Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh = Lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ + Doanh thu hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính (bao gồm chi phí lãi vay) - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Thu nhập khác - Chi phí khác
- Lợi nhuận khác = Thu nhập khác - Chi phí khác
- Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế = Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh + Lợi nhuận khác.
Dự toán này được trình bày cụ thể ở phần phụ lục 20
Hoàn thiện dự toán bảng cân đối kế toán Đơn vị thực hiện: phòng kế toán lập dự toán này.
Nội dung lập: Bảng dự toán này thể hiện 2 nội dung chính: tổng tài sản và tổng nguồn vốn của doanh nghiệp
Phương pháp lập: Báo cáo này dựa trên bảng cân đối kế toán 6 tháng đầu năm hiện tại và kết hợp với các báo cáo dự toán có liên quan. Các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán của tháng đầu tiên được lấy từ số dư của cuối năm trước chuyển sang.
Báo cáo đƣợc lập cho từng quý trong năm. Bao gồm các nội dung chính sau:
- Tổng tài sản = Tài sản ngắn hạn + Tài sản dài hạn
+ Tài sản ngắn hạn: tiền và các khoản tương đương tiền, các khoản đầu tư ngắn hạn, các khoản phải thu ngắn hạn, hàng tồn kho, tài sản ngắn hạn khác.
+ Tài sản dài hạn: nguyên giá tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định là số âm
Số liệu của các chỉ tiêu thuộc tài sản đều đƣợc lấy từ số dƣ nợ của từng tài khoản tương ứng.
- Tổng nguồn vốn = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu
- Nợ phải trả: nợ ngắn hạn (vay ngắn hạn, phải trả người bán, phải trả lương nhân viên, phải nộp ngân sách Nhà nước, nợ dài hạn đến hạn); nợ dài hạn (vay dài hạn)
- Vốn chủ sở hữu
Số liệu của các chỉ tiêu thuộc nguồn vốn đều đƣợc lấy từ số dƣ có của từng tài khoản tương ứng.