CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TỔNG CÔNG TY PHÂN BÓN VÀ HÓA CHẤT
3.2 Nội dung hoàn thiện dự toán ngân sách tại Nhà máy Đạm Phú Mỹ
3.2.2 Hoàn thiện quy trình lập dự toán ngân sách
Nhà máy chƣa xây dựng một quy trình cụ thể cho công tác lập dự toán để phân chia công việc, luân chuyển chứng từ, trách nhiệm của các bộ phận liên quan.
Do đó, Nhà máy nên xây dựng một quy trình lập dự toán cụ thể, rõ ràng để giúp các GIÁM ĐỐC
(Xét duyệt)
QUẢN ĐỐC PHÂN XƯỞNG (Kiểm tra, xem xét các báo
cáo dự toán) PHÒNG KẾ TOÁN
(Lập dự toán tổng hợp)
TRƯỞNG CÁC PHÒNG BAN (Kiểm tra, xem xét các báo cáo
dự toán)
CÁC CA, CÁC KÍP (Lập dự toán) NHÂN VIÊN CÁC PHÒNG
BAN (Lập dự toán)
Đạt
Không đạt Đạt
đơn vị, phòng ban phối hợp với nhau một cách hiệu quả, quy định rõ về nội dung, thời gian, trách nhiệm mà các đơn vị cần thực hiện. Xây dựng biểu mẫu chi tiết và hướng dẫn cho các đơn vị thực hiện các dự toán của mỗi đơn vị. Nhằm giúp cho công tác lập dự toán của Nhà máy diễn ra một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Quy trình lập dự toán ngân sách được đề xuất
(Nguồn: Theo ý kiến đề xuất của tác giả) Sơ đồ 3.2: Quy trình dự toán ngân sách đề xuất
TT TRÁCH
NHIỆM SƠ ĐỒ
1. Các đơn vị
2. Các phòng ban, phân xưởng
3. Phòng Kế toán
4
4. Trưởng phòng Kế toán
5.
Ban giám đốc Nhà máy
Đạt
Không đạt
Không đạt Đạt
Đạt
Không đạt Tập hợp số liệu
Tổng hợp dự toán các đơn vị Lập dự toán đơn vị
Xem xét
Kiểm tra
Tổng hợp dự toán Nhà máy, lập dự toán chung
Phê duyệt
Trình Tổng công ty phê duyệt Xét duyệt
Giai đoạn chuẩn bị:
Vào thời điểm tháng 6, Nhà máy sẽ tiến hành triển khai công tác lập dự toán cho năm kế hoạch. Căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ mà Tổng công ty yêu cầu Nhà máy thực hiện trong năm kế hoạch. Nhà máy sẽ triển khai, hướng dẫn các bộ phận có liêm quan tiến hành lập báo cáo. Các đơn vị tiến hành rà soát, thống kê các nguồn lực hiện có. Đồng thời, xác định chỉ tiêu nhiệm vụ của đơn vị mình, xem xét đánh giá những yếu tố có thể ảnh hưởng tới các chỉ tiêu dự toán để chuẩn bị cho công tác lập dự toán.
Giai đoạn soạn thảo:
Các bộ phận tiến hành lập dự toán chi phí cần thực hiện tại đơn vị mình theo quy định và nội dung hướng dẫn của Nhà máy về việc lập dự toán ngân sách cho năm kế hoạch. Khi lập dự toán phải căn cứ vào số liệu dự toán của năm trước, tình hình thực hiện năm hiện tại và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến việc lập dự toán năm kế hoạch. Số liệu dự toán phải đƣợc lập một cách có căn cứ, chính xác và phải phù hợp với mục tiêu nhiệm vụ của Nhà máy giao. Sau khi tổng hợp số liệu các đơn vị tiến hành lập dự toán theo mẫu quy định của Tổng công ty rồi gửi lên các phòng ban liên quan trước ngày 15 tháng 6.
Các phòng ban khi nhận đƣợc báo cáo của các đơn vị sẽ tiến hành xem xét, kiểm tra. Nếu các chỉ tiêu dự toán của đơn vị lập phù hợp thì tiến hành lập dự toán tổng hợp gửi về phòng Kế toán trước ngày 25 tháng 6. Nếu các dự toán của các đơn vị lập chƣa phù hợp thì yêu cầu các đơn vị rà soát, tính toán, chỉnh sửa và gửi lại cho các phòng ban tổng hợp gửi phòng kế toán trước ngày 30 tháng 6.
Phòng kế toán sau khi nhận đƣợc bảng dự toán của các phòng ban sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét. Nếu báo cáo các phòng ban lập phù hợp với yêu cầu của Nhà máy thì tiến hành lập dự toán tổng hợp toàn Nhà máy và trình lên Trưởng phòng kế toán trước ngày 15 tháng 7. Nếu dự toán của các phòng ban lập chưa phù hợp thì yêu cầu các phòng ban rà soát, tính toán, chỉnh sửa và gửi lại cho Phòng kế toán tổng hợp và trình trưởng phòng kế toán trước ngày 25 tháng 7.
Sau khi nhân viên phòng kế toán tổng hợp dự toán cho toàn bộ Nhà máy sẽ gửi cho Trưởng phòng kế toán kiểm tra, xem xét. Nếu bảng dự toán phù hợp thì Trưởng phòng kế toán trình lên Tổng giám đốc Nhà máy trước ngày 30 tháng 7.
Nếu bảng dự toán chưa phù hợp thì Trưởng phòng kế toán yêu cầu phòng kế toán chỉnh sửa và gửi lại cho Trưởng phòng để trình lên Ban giám đốc Nhà máy trước ngày 10 tháng 8.
Tổng giám đốc sau khi nhận được bảng dự toán của Trưởng phòng kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét nếu phù hợp sẽ ký phê duyệt các báo cáo dự toán. Nếu báo cáo dự toán chưa phù hợp sẽ yêu cầu Trưởng phòng kế toán kiểm tra lại và trình lại cho Tổng giám đốc. Sau đó sẽ trình lên Tổng công ty xem xét và phê duyệt trước ngày 30 tháng 8.
Giai đoạn theo dõi:
Trong quá trình thực hiện dự toán, các đơn vị lập báo cáo định kỳ 1 quý 1 lần sẽ gửi báo cáo thực hiện, so sánh giữa số liệu dự toán và tình hình thực tế về cho các phòng ban liên quan. Các phòng ban tập hợp báo cáo và trình Tổng giám đốc xem xét. Từ đó, sẽ điều chỉnh các dự toán ở quý sau cho phù hợp với tình hình thực tế của Nhà máy.
Vào cuối năm, các đơn vị lập báo cáo thực hiện trình lên cho các phòng ban.
Các phòng ban chức năng tổng hợp và trình lên Tổng giám đốc Nhà máy xem xét.
Tổng giám đốc Nhà máy sẽ trình lên Tổng công ty. Trong báo cáo phải thể hiện rõ số liệu dự toán, số liệu thực hiện, so sánh giữa dự toán và thực hiện, thực tế đạt bao nhiêu phần trăm so với dự toán. Đồng thời, trình bày những thuận lợi và khó khăn trong việc thực hiện các báo cáo. Đưa ra những nguyên nhân ảnh hưởng đến việc thực hiện dự toán, đồng thời trình bày những giải pháp cần khắc phục để rút kinh nghiệm cho năm dự toán tiếp theo.