1.2. NỘI DUNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.2.2. Dự toán chi phí sản xuất – kinh doanh
Dự toán chi phí kinh doanh là các kế hoạch chi tiết mô tả việc sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp trong một khoản thời gian nhất định (thường là một quý hay một năm). Dựa trên các dự toán chi phí kinh doanh, doanh nghiệp chủ động trong việc sử dụng các nguồn lực có hạn và cơ sở để đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí của mình. Để dự toán chi phí sản xuất – kinh
doanh một cách chính xác nhất, trước tiên phải phân tích chi phí hỗn hợp thành hai thành phần: chi phí khả biến và chi phí bất biến.
a. Phương pháp phân tích chi phí hỗn hợp
Phân tích chi phí hỗn hợp là quá trình xem xét một khoản chi phí cụ thể sẽ như thế nào ở các mức độ khác dựa trên mối quan hệ chi phí với mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Phân tích chi phí hỗn hợp gồm nhiều phương pháp và mức độ chính xác của các phương pháp cũng khác nhau. Bên cạnh phương pháp đồ thị phân tán và phương pháp cực đại – cực tiểu, phương pháp bình phương nhỏ nhất được sử dụng để phân tích chi phí hỗn hợp thành biến phí và định phí.
Phương pháp bình phương nhỏ nhất phân tích chi phí một cách khách quan bằng cách sử dụng tất cả các giá trị số liệu dựa trên sự tính toán của phương trình tuyến tính trong phân tích thống kê nhằm đưa ra phương trình có dạng y = ax + b; trong đó, y: giá trị quan sát của chi phí (biến số phụ thuộc), a:
chi phí khả biến đơn vị hoạt động, b: chi phí bất biến và x: giá trị quan sát của mức độ hoạt động.
Chi phí khả biến và chi phí bất biến theo phương pháp này được tính như sau:
Chi phí khả biến
đơn vị hoạt động (a) =
n∑xy - ∑x∑y
n∑x2 – (∑x)2 Công thức (1.1)
Chi phí bất biến
(b) = ∑y - a∑x
n Công thức (1.2) Phương pháp bình phương nhỏ nhất đã khắc phục được nhược điểm của các phương pháp khác, sử dụng tất cả các số liệu quan sát và kẻ đường biểu diễn bằng phân tích thống kê nên kết quả cho ra với độ chính xác cao, thích hợp với dự đoán tương quan. Phương pháp này được các nhà quản trị doanh
nghiệp sử dụng phổ biến để phân tích chi phí hỗn hợp thành chi phí khả biến và chi phí bất biến [5, tr. 36-38].
b. Dự toán chi phí sản xuất - kinh doanh
Dự toán đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát hoạt động. Một trong những bộ phận quan trọng của dự toán là dự toán chi phí kinh doanh. Nó bao gồm những dự toán về chi phí sản xuất (chi phí nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung) và chi phí xác định lợi nhuận (chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp). Các dự toán này đều được lập trên cơ sở đáp ứng nhu cầu tiêu thụ và sản xuất của doanh nghiệp.
Dự toán chi phí nguyên vật liệu nhằm cung cấp lượng nguyên vật liệu và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết cho quá trình sản xuất – kinh doanh.
Dự toán này được xác định theo công thức:
Chi phí NVL
trực tiếp dự
toán
=
Số lượng sản phẩm sản xuất
theo kế hoạch
x
Mức tiêu hao NVL cho một
sản phẩm
x
Đơn giá nguyên vật liệu theo kế hoạch
Công thức (1.3)
Mức dự toán chi phí nguyên vật liệu phụ thuộc vào dự toán sản lượng sản phẩm sản xuất, đinh mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một sản phẩm và đơn giá nguyên vật liệu. Định mức tiêu hao NVL cho một sản phẩm phản ánh số vật liệu tiêu hao cho một đơn vị thành phẩm và những hao hụt không thể tránh được. Đơn giá nguyên vật liệu này không chỉ có giá mua trên hóa đơn mà gồm cả chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, trừ chiết khấu thương mại, các khoản giảm trừ khác. Mức giá này do bộ phận thu mua dự kiến hợp lý [5, tr.
81-82].
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp cho biết tổng số giờ lao động trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp có liên quan đến số lượng sản phẩm. Dự toán này được xác định theo công thức sau:
Chi phí NCTT
dự toán
=
Số lượng
sản phẩm
sản xuất theo kế
hoạch x
Mức tiêu hao
thời gian lao
động cho 01
sản phẩm
x
Định mức đơn giá
tiền lương của 01 giờ lao động
+
Các khoản
trích theo lương
Công thức (1.4)
Chi phí nhân công trực tiếp phụ thuộc vào sản lượng dự toán sản xuất, định mức thời gian lao động trên một đơn vị sản phẩm, đơn giá tiền lương và các khoản trích theo lương.
Đối với đơn giá tiền lương (hay định mức đơn giá một giờ công), mặc dù đơn giá này có thể được quyết định bởi nhà quản lý hoặc thông qua hợp đồng lao động nhưng còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như ngành nghề, tay nghề,
…Vì thế, việc xác định đơn giá tiền lương có thể gặp khó khăn. Để đơn giản chúng ta có thể xác định đơn giá tiền lương tiêu chuẩn bằng cách tính bình quân mức lương trả cho tất cả các nhân công trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm theo từng bộ phận, còn gọi là định mức đơn giá giờ công bình quân từng bộ phận. Định mức đơn giá một giờ công lao động gồm mức lương cơ bản một giờ công và các khoản phụ lương, không bao gồm các khoản trích theo lương.
Ngày nay, để thuận tiện trong việc xác định đơn giá tiền lương cho từng bộ phân cũng như khuyến khích người lao động, các công ty xây dựng lương vị trí (lương theo công việc).
Định mức thời gian cho một sản phẩm được tính bằng tổng định mức thời gian của tất cả các công việc (vị trí) hoàn thành sản phẩm. Định mức thời
gian cho từng công việc được xác định theo phương pháp bấm giờ [5, tr. 85].
Dự toán chi phí sản xuất chung nhằm chỉ ra mức độ dự kiến của tất cả các chi phí sản xuất gián tiếp. Khác với hai chi phí trên, chi phí sản xuất chung không có sẵn một mối quan hệ đầu vào và đầu ra rõ rệt.
Chi phí sản xuất chung là chi phí hỗn hợp nên để dự toán được chi phí này cần phải sử dụng các số liệu thống kê ở quá khứ, ở nhiều kỳ kết hợp các phương pháp phân tích chi phí hỗn hợp sẽ thấy được sự biến động của chúng thông qua phương trình tương quan có dạng y = ax + b.
Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc tính toán, ước tính mức độ dự kiến chi phí của các khoản liên quan đến bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Chi phí bán hàng gồm cả loại chi phí khả biến (bao bì, …), chi phí bất biến (khấu hao máy móc, thiết bị bán hàng, chi phí bằng tiền khác, …) và chi phí hỗn hợp (chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí dịch vụ mua ngoài, …).
Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm loại chi phí bất biến (khấu hao văn phòng làm việc, chi phí thuê ngoài, …) và chi phí hỗn hợp (chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí vật liệu văn phòng, …).
Việc dự toán hai chi phí này theo nguyên tắc:
+ Chi phí khả biến: được dự toán theo công thức (đơn giá x số lượng);
+ Chi phí hỗn hợp: theo phương pháp dự toán của chi phí sản xuất chung.
Sự chênh lệch chi phí thực tế và chi phí dự toán thường do chịu ảnh hưởng của cả sự khác nhau của mức hoạt động thực tế so với dự toán. Để thông tin chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán có ý nghĩa trong quản lý, kế toán phải điều chỉnh dự toán về mức hoạt động thực tế hay thực hiện dự toán linh hoạt.
Dự toán linh hoạt còn được gọi là dự toán biến đổi - cung cấp các thông
tin ước tính có thể được điều chỉnh cho nhiều mức hoạt động khác nhau trong giới hạn thích hợp [4, tr. 170].
Tính chất linh hoạt của dự toán linh hoạt được thể hiện thông qua công thức dự toán linh hoạt 1.5. Mỗi dự toán linh hoạt có một công thức dự toán linh hoạt. Nhờ công thức dự toán linh hoạt, người lập dự toán có thể điều chỉnh dự toán về bất kỳ mức hoạt động nào. Công thức dự toán linh hoạt như sau:
Tổng chi phí dự
toán
= Biến phí đơn vị x
Số lượng sản phẩm dự toán
+
Định phí dự
toán
Công thức (1.5)
Dự toán linh hoạt giúp nhà quản trị đánh giá mức độ ảnh hưởng của các yếu tố một cách chính xác hơn khi đã loại trừ tác động của sự khác về mức độ hoạt động của thực tế với dự toán.
Vấn đề quan trọng của các nhà quản trị doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận. Vì thế, các nhà quản trị không phải chỉ biết những gì xảy ra trong quá khứ, doanh nghiệp đang đứng ở đâu trong hiện tại mà còn phải biết doanh nghiệp sẽ thực hiện những gì trong tương lai. Thông qua mục đích cơ bản của dự toán ngân sách nói chung và dự toán chi phí nói riêng là phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát hoạt động kinh doanh mà các nhà quản trị sẽ đạt được mục tiêu của các tổ chức kinh doanh.