2.1.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh
Với uy tín, chất lượng, giá cả cạnh tranh nhất, song song với việc sản xuất sản phẩm chính là bàn, ghế gỗ ngoài trời và các sản phẩm khác bằng gỗ để phục vụ xuất khẩu và nội địa. Công ty còn mở rộng sang lĩnh vực mua bán gỗ tròn, gỗ xẻ nguyên liệu các loại đáp ứng nhu cầu sản xuất cho các đơn vị trong và ngoài tỉnh.
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất – kinh doanh diễn ra liên tục, công ty phải quản lý tốt thị trường đầu vào và thị trường đầu ra. Công ty nhập khẩu gỗ từ các nhà cung cấp như: công ty Sudima, công ty Scancom, công ty Sông Hồng, … Thị trường xuất khẩu sản phẩm chủ yếu của công ty là Châu Âu với phương thức thanh toán TT, LC. Thị trường bán gỗ nguyên liệu chủ yếu là các đơn vị chế biến gỗ trong cả nước với nhiều phương thức thanh toán linh hoạt tạo điều kiện thuận tiện cho khách hàng. Công ty TNHH Tân Phước có mối quan hệ truyền thống, uy tín với tất cả các nhà cung cấp cũng như các bạn hàng tiêu thụ.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất – kinh doanh và tổ chức quản lý tại công ty TNHH Tân Phước
a. Đặc điểm tổ chức sản xuất – kinh doanh tại công ty
Quy trình công nghệ sản xuất của công ty trải qua 10 khâu (tổ). Các tổ có vai trò khác nhau.
Sơ đồ: 2.1: Quy trình công nghệ sản xuất tại công ty
Tổ CD: nguyên liệu gỗ ban đầu chủ yếu là gỗ bi (tròn) sẽ được chuyển vào tổ này để xẻ hoặc cưa vòng thành những gỗ tấm. Công đoạn này có tác dụng làm nhỏ nguyên liệu gỗ ban đầu để chuẩn bị cho khâu tiếp theo.
Tổ luộc: sau khi nguyên liệu gỗ đã được cưa xẻ sẽ đưa vào tổ luộc. Khâu này giúp gỗ thải ra các chất nhựa tạo độ bền và tăng sự ổn định về độ giãn, nỡ của gỗ, tạo điều kiện tốt cho việc chế tạo sản phẩm, hạn chế sai số kỹ thuật.
Tổ sấy: gỗ sau khi luộc sẽ đưa đến lò sấy để điều chỉnh độ ẩm của gỗ cho phù hợp với các thông số kỹ thuật yêu cầu của sản phẩm.
Tổ thống kê: khâu này ngoài quản lý về số lượng và chất lượng gỗ. Đồng thời, khâu này quyết định đến mức độ tiết kiệm gỗ.
Tổ định hình: tại đây, gỗ sẽ được cắt , rông, vẽ và bào tạo ra các chi tiết cơ bản của sản phẩm. Vì thế, đây là tổ quan trọng nhất quyết định đến mức độ tiết kiệm và hình dáng, kích thước của sản phẩm.
Tổ máy: tổ này có trách nhiệm tubi (đánh vòng cong), đục, khoan, song đao, cắt tinh, rô tơ và tạo mọng âm (dương) để tạo vẽ đẹp và đường nét sắc sảo cho chi tiết của sản phẩm.
Tổ mộc: lắp ráp nhiều chi tiết sản phẩm tạo thành hình dáng của sản phẩm. Các công nhân ở đây sẽ trám các lỗ hỏng, mọt gỗ. Ngoài ra, trong trường hợp sản phẩm có sai sót, tổ này có trách nhiệm tháo dỡ sản phẩm để sữa chữa.
Tổ lộng
Tổ luộc
Tổ sấy
Tổ thống kê
Tổ định hình
Tổ máy
Tổ mộc
Tổ nguội
Tổ kiểm hàng
Tổ
đóng gói–bốc xếp
Tổ nguội: tại đây sản phẩm sẽ được gia công thủ công chà láng và chà nhám để tạo đường nét, thẩm mỹ cho sản phẩm.
Tổ kiểm hàng: tổ này có trách nhiệm kiểm tra sản phẩm về mặt số lượng và chất lượng trước khi sản phẩm được đóng gói.
Tổ đóng gói – bốc xếp: tổ này có trách nhiệm đóng gói, bao bì sản phẩm theo đơn hàng đạt về yêu cầu thẩm mỹ, chất lượng.
Việc giải quyết đơn hàng của khách hàng sẽ trải qua theo thứ tự năm bước: đơn hàng – phòng kế hoạch (1), phòng kế hoạch – giám đốc (2), giám đốc – phòng kế hoạch (3), phòng kế hoạch – quản đốc sản xuất (4) và quản đốc sản xuất – các tổ trưởng (5).
(1)
(2) (4) (5) (3)
Sơ đồ 2.2: Mô hình giải quyết đơn hàng b. Đặc điểm tổ chức quản lý
Sơ đồ 2.3: Tổ chức quản lý của công ty Đơn hàng
Giám đốc
Phòng kế hoạch
Quản đốc sản xuất
Các tổ trưởng
Giám đốc
Phó giám đốc SXKD Phó giám đốc tài chính Phòng
tổ chức hành chính
Phòng kế hoạch
tổng hợp
Các quản
đốc phân xưởng
Phòng kế toán
Các tổ sản xuất Các tổ sản xuất
Với đặc điểm công ty về quy mô, quản lý tài chính, công ty TNHH Tân Phước áp dụng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trực tuyến. Một cấp quản lý chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp. Hệ thống trực tuyến hình thành một đường thẳng rõ ràng về quyền ra lệnh và trách nhiệm từ lãnh đạo cấp cao đến cấp cuối cùng. Cơ cấu này đòi hỏi người quản lý ở mỗi cấp phải có những hiểu biết tương đối toàn diện về các lĩnh vực.
Tổ chức quản lý của công ty gồm 02 bộ phận chính: bộ phận quản lý và bộ phận sản xuất.
- Bộ phận quản lý gồm giám đốc và các phó giám đốc. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và có quyền cao nhất điều hành mọi hoạt động của công ty. Phó giám đốc điều hành sản xuất có nhiệm vụ trợ giúp Giám đốc về tổ chức hoạt động sản xuất – kinh doanh: quản lý nhân lực, hoạt động sản xuất và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty. Phó giám đốc tài chính có nhiệm vụ trợ giúp Giám đốc về hoạt động tài chính của công ty như quản lý phòng tài chính kế toán và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về mọi hoạt động liên quan đến tài chính của công ty.
- Bộ phận sản xuất gồm quản đốc phân xưởng và các tổ sản xuất. Quản đốc phân xưởng quản lý trực tiếp quá trình sản xuất sản phẩm của công ty.
Các tổ sản xuất được quản lý bởi các tổ trưởng.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty
Công ty TNHH Tân Phước không có chi nhánh, hoạt động trong phạm vi tập trung và hạch toán độc lập tự chủ tài chính. Vì thế, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung hay còn gọi là kế toán một cấp.
Kế toán trưởng
Kế toán vật tư
Kế toán thanh toán
Kế toán chi phí, TSCĐ
Thủ quỹ
Ghi chú: : quan hệ chỉ đạo, kiểm tra một chiều;
: quan hệ kiểm soát lẫn nhau.
Sơ đồ 2.4: Mô hình kế toán của công ty
Bộ máy kế toán của công ty gồm năm (05) thành viên. Trong đó,
Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức toàn bộ công tác kế toán tài chính của đơn vị, chịu trách nhiệm về tình hình tài chính của công ty trước cơ quan có thẩm quyền, phó giám đốc tài chính và giám đốc.
Kế toán vật tư có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu mua, tiếp nhận, xuất kho hay tồn kho về nguyên vật liệu và kiểm tra giá cả các yếu tố đầu vào của vật liệu.
Kế toán thanh toán theo dõi tình hình thanh toán cho các đối tượng người mua, người bán, thuế, cán bộ công nhân viên, tiền vay. Ngoài ra theo dõi chi tiết doanh thu của từng mặt hàng, tổng hợp doanh thu của toàn bộ công ty, kê khai về doanh thu và thuế.
Kế toán chi phí có trách nhiệm theo dõi các khoản chi phí phát sinh tại đơn vị: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí khác. Đồng thời, kế toán chịu trách nhiệm theo dõi tài sản của đơn vị: tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tài sản thuê hoạt động và tài sản thuê tài chính.