CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THẢO LUẬN
3.2 Quy trình cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nông nghiệp
3.2.1 Quy trình cấp đổi giấy chứng nhận GCNQSDĐ theo Trung tâm Quan trắc và Kỹ thuật Tài nguyên – Môi trường
33
* Quy trình thực hiên cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nông nghiệp thực hiện cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại thị trấn Cái Dầu gồm có 9 bước như sau:
Bước 1: Tiếp nhận sản phẩm bản đồ địa chính và chuẩn bị:
- Phòng Đăng ký Thống kê tiếp nhận sản phẩm bản đồ địa chính và các sản phẩm liên quan từ phòng Đo đạc bản đồ, sản phẩm đã được sở Tài nguyên và Môi trường kiểm tra nghiệm thu đạt yêu cầu và đủ điều kiện để tổ chức đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (khi tiếp nhận phải kiểm tra tính đầy đủ của bộ hồ sơ).
- Phòng Đăng ký Thống kê thành lập tổ đăng ký.
- Tổ đăng ký chuẩn bị tài liệu, hồ sơ liên quan phục vụ công tác đăng ký cấp đổi.
Bước 2: Lập kế hoạch, triển khai đăng ký:
- Liên hệ với địa phương chọn thời gian và địa điểm đăng ký .
- Lập kế hoạch đăng ký trình Giám đốc Trung tâm Quan trắc và Kỹ thuật Tài nguyên và Môi trường phê duyệt.
- Triển khai đăng ký: đơn vị thi công kết hợp với UBND thị trấn tổ chức triển khai đăng ký. Thành phần tham dự gồm đại diện Phòng TN&MT huyện, đại diện VPĐK huyện, tất cả các thành viên trong hội đồng xét duyệt.
- Kết hợp với địa phương tổ chức tuyên truyền rộng trong địa bàn thị trấn bằng hình thức thông báo trên đài phát thanh củ thị trấn về nội dung cần thiết của việc kê khai đăng ký cấp đổi GCNQSDĐ và thông báo kế hoạch, lịch tổ chức kê khai đăng ký.
Song song thì nội dung trên cũng được niêm yết tại các điểm như văn phòng ấp, các điểm tập trung đông dân cư, các điểm văn hóa, hợp tác ,…
Bước 3: Tổ chức đăng ký:
* Hồ sơ phục vụ kê khai đăng ký: Biên bản chấp thuận sản phẩm phục vụ công tác kê khai đăng ký của Sở TN&MT.
* Thủ tục đăng ký đất:
- Đơn đề nghị cấp đổi.
- Giấy CMND photo, hộ khẩu photo.
- Bản photo GCNQSDĐ đã được cấp trước đây (không cần công chứng). Trường hợp chưa được cấp GCNQSDĐ thì các giấy tờ có liên quan đến nguồn gốc, quá trình sử dụng đất.
34
- Hợp đồng chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất; di chúc để thừa kế quyền sử dụng đất, văn bản phân chia thừa kế quyền sử dụng đất, văn bản nhận thừa kế quyền sử dụng đất trong trường hợp người nhận thừa kế là người duy nhất, văn bản cử đại diện được công chứng, chứng thực theo quy định của Pháp luật.
- Hợp đồng thế chấp vay vốn ngân hàng (trường hợp giấy chứng nhận QSDĐ đang thế chấp).
* Cách thực hiện kê khai đăng ký:
- Tổ đăng ký tiếp nhận hồ sơ từ chủ sử dụng đất gồm: CMND, hộ khẩu (photo không cần công chứng), số điện thoại để liên lạc (nếu có), các giấy tờ liên quan đến nguồn gốc đất. Kiểm tra thông tin trên các giấy tờ nếu bị mờ không rõ phải mượn giấy gốc để xem lại thông tin và ghi trực tiếp lên chỗ trống của bản photo.
- Hỏi chủ sử dụng và ghi rõ địa chỉ thường trú vào đơn đăng ký.
- Tổ đăng ký xem thông tin tờ thửa được cấp trên giấy chứng nhận cũ để đối chiếu xác định vị trí trên bản đồ địa chính mới thành lập giúp người dân nhận dạng hình thể thửa đất. Trường hợp có thay đổi vị trí, hình thể so với giấy chứng nhận đã cấp trước đây đồng thời cùng lúc đăng ký sẽ gởi thư mời cho chủ sử dụng (chủ sử dụng có ký nhận thư mời) định ngày kết hợp với địa phương xác minh thực địa.
- Mỗi đơn đăng ký cấp đổi sẽ đăng ký cho 1 GCN cũ, trường hợp có nhiều GCN cũ như hiện trạng đã gộp thành 1 thửa hoặc nhiều thửa nhưng không tách theo GCN cũ được thì đăng ký chung trên 1 đơn.
- Những trường hợp có thay đổi về quyền sử dụng đất như: Nhận tặng cho, chuyển nhượng, thừa kế nhưng chưa lập thủ tục sang tên thì hướng dẫn người dân đến phòng công chứng huyện để làm thủ tục và cùng lúc kê khai đăng ký cấp đổi sẽ gởi thông báo cho chủ sử dụng đất.
- Những trường hợp đăng ký cấp đổi GCN, GCN cũ đang thế chấp quỹ tín dụng, ngân hàng cùng lúc đăng ký gởi thông báo cho chủ sử dụng.
- Khi đăng ký cấp đổi cần lưu ý kiểm tra thông tin chủ sử dụng đất GCN cũ nếu có thay đổi so với CMND thì yêu cầu chủ sử dụng đất xác nhận lại thông tin trên GCN và CMND là 1 người và yêu cầu cấp theo nội dung nào là đúng.
- Khi đăng ký cấp đổi lưu ý cấp lại mục đích sử dụng theo GCN đã được cấp trước đây. Trường hợp trước đây cấp 2 mục đích sử dụng trong cùng nhóm đất nông nghiệp nhưng hiện trạng giờ chỉ còn 1 thửa thì ưu tiên lấy theo mục đích sử dụng trên GCN cũ có diện tích lớn nhất.
35
- Chủ sử dụng phải trực tiếp ký tên vào đơn xin đăng ký cấp GCNQSDĐ hoặc lăn 2 ngón tay trỏ.
- Nếu đăng ký đất phi nông nghiệp có biên bản đo đạc thì phải kiểm tra chữ ký của chủ sử dụng giữa đơn xin đăng ký cấp QSDĐ và biên bản đo đạc cho trùng khớp.
- Khi hoàn tất việc kê khai đăng ký xin cấp GCNQSDĐ, tổ đăng ký nhận hồ sơ và ra biên nhận cho chủ sử dụng.
- Tổ đăng ký phải đánh dấu những thửa đã đăng ký vào file số sổ mục kê. Đánh dấu những thửa đã đăng ký trên bản đồ đăng ký và những chỉnh lý bằng mực đỏ.
- Tổ đăng ký tổng hợp số liệu đăng ký theo từng ngày và báo cáo về phòng Đăng ký thống kê vào thứ 6 hàng tuần.
- Khi thực hiện kê khai đăng ký cấp đổi đạt từ 95% trở lên tổ đăng ký sẽ lập biên bản kết thúc đăng ký có xác nhận của địa phương, phòng TN&MT, VPĐKĐ huyện và bàn giao cho UBND thị trấn bộ bản đồ đăng ký và danh sách những thửa chưa đăng ký để tiếp tục đăng ký khi dân có nhu cầu.
Bước 4: Hoàn thiện hồ sơ sau đăng ký:
- Kiểm tra và ghi đầy đủ thông tin trên đơn đăng ký.
- Phân loại hồ sơ theo Quyết định 206/QĐ-STNMT gồm:
a) Hồ sơ không phải xét duyệt:
- Cấp đổi GCN có tăng giảm diện tích ( không thay đổi về chủ sử dụng đất – loại đất – vị trí – ranh giới sử dụng đất so với hiện trạng và không có tranh chấp hoặc lấn chiếm đất công).
- Cấp đổi giấy chứng nhận có tăng giảm diện tích và thay đổi chủ sử dụng nhưng đã lập đầy đủ các thủ tục về chuyển quyền được công chứng, chứng thực theo quy định.
- Cấp đổi giấy chứng nhận có tăng hoặc giảm về diện tích và có thay đổi về loại đất trước ngày 03/8/2006 nhưng vẫn cùng trong một nhóm đất sản xuất nông nghiệp kể cả trường hợp có thay đổi chủ sử dụng đất nhưng đã lập đầy đủ các thủ tục về chuyển quyền được công chứng, chứng thực theo quy định.
b) Hồ sơ phải thông qua hội đồng xét duyệt:
Các trường hợp có thay đổi về vị trí, ranh giới khu đất so với hiện trạng, đang có tranh chấp, lấn chiếm đất công, thay đổi mục đích sử dụng sau ngày 3/8/2006, xin cấp mới GCN, chuyển mục đích sang đất phi nông nghiệp.
36
c) Hồ sơ không xét cấp giấy chứng nhận nhưng phải thông báo cho người sử dụng biết về tình trạng hồ sơ và trách nhiệm phải lập thủ tục:
- Hồ sơ có thay đổi chủ sử dụng đất nhưng chưa lập đầy đủ các thủ tục chuyển quyền theo quy định.
- Hồ sơ chủ sử dụng đất đã tự chuyển mục đích từ đất nông nghiệp sang đất phi nông nghiệp hoặc chuyển mục đích trong cùng một nhóm đất nông nghiệp nhưng sau ngày 3/8/2006.
- UBND thị trấn tổ chức xét duyệt, phê duyệt hồ sơ.
Bước 5: Kiểm tra hồ sơ sau đăng ký:
- Sau khi UBND thị trấn xác nhận vào hồ sơ đủ điều kiện cấp đổi GCN sẽ chuyển hồ sơ về VPĐKĐ cấp huyện để kiểm tra về tính pháp lý và kỹ thuật.
- Sau khi VPĐKĐ cấp huyện kiểm tra sẽ lập danh sách và chuyển hồ sơ về đơn vị thi công tiếp tục in GCN đối với những hồ sơ đạt và sửa sai đối với những hồ sơ chưa đạt theo phiếu kiểm tra và yêu cầu chỉnh sửa của VPĐKĐ.
Bước 6: In và phát đổi GCN:
- Phòng Đăng ký Thống kê làm đề nghị xuất phôi giấy chứng nhận trình Giám đốc phê duyệt và gởi phòng Thẩm định.
- Phòng Đăng ký Thống kê liên hệ với VPĐK để xin số vào sổ cấp GCN và số mã vạch (có biên bản ký nhận) để in GCN (ứng dụng phần mềm Vilis 2.0). In GCN với tất các hồ sơ đủ điều kiện cấp GCN trừ trường hợp GCN đang thế chấp ngân hàng không in GCN (theo Quyết định 206/QĐ-STNMT).
- GCN in xong giao về phòng TN&MT huyện kiểm tra, lập tờ trình và trình UBND huyện ký GCN.
- GCN đã được trình ký giao về địa phương để phát đổi ra dân (đơn vị thi công sẽ kết hợp với UBND thị trấn để mời chủ sử dụng đến đổi GCN). Phát đổi GCN đạt từ 90%
trở lên.
Bước 7: Hoàn thiện sản phẩm đưa vào tổng kiểm tra nghiệm thu công trình:
- Kiểm tra sự đồng bộ của sản phẩm (giữa cơ sở dữ liệu và bản đồ).
- Xuất các bảng biểu tổng hợp và các loại sổ sách theo danh mục bàn giao. Danh sách gồm: những thửa đất chưa đăng ký cấp đổi như đo bao, tranh chấp; những hộ đang thế chấp ngân hàng; những hộ chưa lập thủ tục chuyển quyền; hồ sơ chưa đủ điều kiện khác; những giấy chứng nhận chưa phát.
37
- Chuyển toàn bộ sản phẩm về phòng Thẩm định kiểm tra. Sau khi kiểm tra sản phẩm đạt sẽ tiếp tục chuyển sản phẩm về đơn vị kiểm tra cấp Nhà nước.
Bước 8: Chuẩn hóa đồng bộ CSDL:
Để sử dụng CSDL địa chính của hai khu vực được đồng bộ thống nhất theo đơn vị hành chính và tích hợp chung vào phần mềm hệ thống thông tin đất đai Vilis theo yêu cầu quản lý, sử dụng cụ thể như sau:
a) Đối với dữ liệu không gian (dữ liệu bản đồ).
Do hệ thống bản đồ địa chính được thành lập ở hai thời điểm khác nhau trên hai hệ tọa độ khác nhau nên phải tiến hành chuyển đổi hệ tọa độ của bản đồ địa chính khu vực đất phi nông nghiệp về chung hệ tọa độ bản đồ đất nông nghiệp đo mới.
b) Đối với dữ liệu thuộc tính (dữ liệu cấp GCNQSDĐ)
- Chuẩn dữ liệu cấp đổi GCNQSDĐ nông nghiệp đồng bộ với dữ liệu cấp GCNQSDĐ đất phi nông nghiệp đã lập.
- Chuẩn hóa thông tin và cấu trúc dữ liệu theo định dạng chuẩn của phần mềm hệ thống thông tin đất đai Vilis.
- Tích hợp dữ liệu cấp GCNQSDĐ nông nghiệp đo mới đồng bộ với dữ liệu cấp GCNQSDĐ phi nông nghiệp đã lập theo đơn vị hành chính quản lý thống nhất trên phần mềm hệ thống thông tin đất đai Vilis.
Bước 9: Bàn giao sản phẩm:
- Bàn giao UBND thị trấn: Sơ đồ phân mảnh; sổ mục kê; sổ địa chính; sổ cấp GCN;
bản đồ địa chính (bản đồ giấy); danh sách và bảng tổng hợp, biên bản bàn giao mốc.
- Bàn giao Văn phòng ĐKQSDĐ cấp huyện: Sơ đồ phân mảnh, bản đồ địa chính (bản đồ giấy); sổ mục kê; sổ địa chính; sổ cấp GCN; danh sách và bảng tổng hợp; cơ sở dữ liệu hoàn thiện trên phần mềm ViLis; đĩa CD lưu trữ các dữ liệu nêu trên.
- Bàn giao Văn phòng Đăng ký đất và Thông tin Tài nguyên Môi trường: Sơ đồ phân mảnh, bản đồ địa chính (bản đồ giấy); sổ mục kê; sổ địa chính; danh sách và bảng tổng hợp; thành quả tính toán bình sai lưới các loại; hồ sơ kiểm tra nghiệm thu cấp thi công và của chủ đầu tư; kết quả tính chuyển hệ toạ độ (nếu có), sơ đồ ghi chú điểm; biên bản bàn giao mốc; cơ sở dữ liệu hoàn thiện trên phần mềm ViLis; đĩa CD lưu trữ các dữ liệu nêu trên.
* Sơ đồ thực hiện đăng ký cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nông nghiệp tại thị trấn Cái Dầu:
38
Hình 3.6 Quy trình đăng ký cấp đổi Giấy chứng nhận theo Trung tâm Quan trắc và Kỹ thuật Tài nguyên – Môi trường tỉnh An Giang
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8) Tiếp nhận sản phẩm bản đồ
địa chính
- Sản phẩm bản đồ địa chính và các sản phẩm liên quan từ phòng Đo đạc bản đồ đã được sở Tài nguyên và Môi trường nghiệm thu đạt yêu cầu.
- Thành lập tổ đăng ký.
- Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ liên quan phục vụ đăng ký.
Lập kế hoạch, triển khai đăng ký
- Liên hệ với địa phương chọn thời gian và địa điểm đăng ký.
- Lập kế hoạch trình Giám đốc trung tâm phê duyệt.
- Triển khai đăng ký.
- Kết hợp với địa phương tổ chức tuyên truyền rông trong địa bàn thị trấn về kế hoạch và nội dung đăng ký cấp đổi.
Tổ chức đăng ký
Hoàn thiện hồ sơ đăng ký
- Hồ sơ không phải xét duyệt.
- Hồ sơ phải thông qua hội đồng xét duyệt.
- Hồ sơ không xét cấp giấy chứng nhận nhưng phải thông báo cho người sử dụng biết về tình trạng hồ sơ và trách nhiệm phải lập thủ tục
UBND thị trấn kiểm tra hồ sơ sau đăng ký
In và phát đổi GCN
UBND thị trấn
VPĐK cấp huyện - Hồ sơ không đạt thì sửa sai và yêu cầu VPĐK chỉnh sửa.
Phòng TN&MT huyện UBND huyện trình ký
- Đơn vị thi công kết hợp với UBND thị trấn mời chủ sử dụng đến đổi GCN.
- UBND thị trấn tổ chức xét duyệt, phê duyệt hồ sơ.
- Hồ sơ đạt thị đơn vị thi công in và phát đổi GCN.
Kiểm tra sản phẩm và đưa vào tổng kiểm tra nghiệm
thu công trình
Chuẩn hóa đồng bộ CSDL Bàn giao sản phẩm
-UBND thị trấn.
-Văn phòng ĐKQSDĐ cấp huyện.
-Văn phòng Đăng ký đất và Thông tin TN&MT.
(9) (9)
(9) (5a)
(5b) (5c)
9 (5d)
(5e) 9
(5f)
VPĐKĐ và thông tin Tài nguyên và Môi trường
39
Qua hình 3.6 thấy được Trung tâm Quan trắc và Kỹ thuật Tài nguyên – Môi trường đã xây dựng quy trình cấp giấy chứng nhận một cách chặt chẽ từ khâu tiếp nhận sản phẩm bản đồ địa chính đến bàn giao sản phẩm. Do công trình cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nông nghiệp đồng loạt trên toàn thị trấn nên phải kết hợp nhiều cấp chính quyền như: cán bộ thị trấn, VPĐKQSDĐ cấp huyện, phòng TN&MT huyện, Sở Tài nguyên và Môi trường. Quá trình xét duyệt hồ sơ và trình ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất phải luân chuyển qua nhiều cơ quan quyết định làm ảnh hưởng đến tiến độ công trình. Tổng thời gian thực hiện đăng ký cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nông nghiệp là 270 ngày. Nhìn chung, về mặc thủ tục thì đã đơn giản hóa rất nhiều các loại giấy tờ không cần thiết cho người dân, hạn chế việc đi lại cho người dân.