3.1. Cơ sở pháp lý:
Cũng giống nhƣ phát hành thẻ, việc thanh toán thẻ cũng phải dựa trên pháp luật, quy chế về thẻ của nƣớc sở tại, của ngân hàng phát hành và tổ chức thẻ quốc tế.
SVTH: Mai Thị Nguyệt _ 10CDN1 Page 30
Sơ đồ 1: khái quát quá trình thanh toán và thu nợ thẻ
Quy trình này có thể đƣợc cụ thể hóa thành các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Chủ thẻ dùng thẻ để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ hoặc rút tiền mặt.
Chủ thẻ
Cơ sở chấp nhận thẻ hoặc ngân hàng đại lý thanh
toán Ngân hàng PH Ngân hàng thanh toán Tổ chức thẻ quốc tế (2) Cung cấp hỗn hợp dịch vụ rút tiền mặt
(9) Gửi sao kê cho chủ thẻ (1)Mua hàng hóa dịch vụ hoặ rút tiền mặt bàng (10) chủ thẻ thanh toán cho NHPH (3) gửi hóa đơn (4) báo có cho merchant NHĐLTT (7) báo nợ NHPH (5) lập gửi chứng từ
(8) thanh toán theo báo nợ của NHPH (6) ghi có
SVTH: Mai Thị Nguyệt _ 10CDN1 Page 31
Khi nhận đƣợc thẻ từ khách hàng, ngân hàng đại lý hoặc CSCNT phải kiểm tra tính hợp lệ của thẻ: Logo, biểu tƣợng của thẻ tín dụng quốc tế, băng chữ ký, ký hiệu đặc biệt, thời hạn hiệu lực, các yếu tố in nổi trên thẻ…
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của thẻ, CSCNT hoặc điểm ứng tiền mặt phải hoàn thành hoá đơn, đề ngày giao dịch, số tiền giao dịch, số cấp phép (nếu có), tên và số hiệu CSCNT, loại hàng hoá, dịch vụ cung ứng.
Tiếp đó, CSCNT sẽ phải yêu cầu khách hàng ký vào hoá đơn (chữ ký trên hoá đơn phải khớp đúng với chữ ký ở băng sau của thẻ).
Hoá đơn thanh toán thẻ gồm 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng giữ, 2 liên còn lại CSCNT giữ lại.
Trong trƣờng hợp CSCNT và chủ thẻ thoả thuận huỷ bỏ một phần hay toàn bộ giao dịch đã thực hiện, CSCNT không đƣợc hoàn lại cho chủ thẻ bằng tiền mặt mà phải thực hiện giao dịch hoàn trả. Đối với CSCNT có trang bị máy EDC (Electronic Draft Capture – Máy thanh toán tự động) thì có thể điều chỉnh hay huỷ bỏ toàn bộ giao dịch trƣớc khi truyền dữ liệu. CSCNT phải liên hệ ngay với ngân hàng để xin cấp phép khi:
- Số tiền giao dịch bằng hoặc lớn hơn hạn mức thanh toán. - Có nghi ngờ thẻ giả hay chủ thẻ có vấn đề.
Chỉ sau khi đƣợc ngân hàng phát hành hoặc Tổ chức thẻ Quốc tế chuẩn chi giao dịch bằng cách cung cấp số cấp phép thì CSCNT mới đƣợc thực hiện giao dịch.
Bƣớc 2: CSCNT giao dịch với ngân hàng.
Ở đây có sự phân biệt giữa CSCNT có sử dụng máy EDC (Electronic Draft Capture ) và CSCNT không sử dụng máy này.
SVTH: Mai Thị Nguyệt _ 10CDN1 Page 32
Đối với CSCNT có trang bị EDC: Việc đọc các dữ liệu trên thẻ và in ra hoá đơn thanh toán thẻ sẽ do máy thực hiện kể cả việc xin cấp phép. Dữ liệu về giao dịch sẽ đƣợc lƣu giữ trên bộ nhớ của máy.
Hàng ngày, CSCNT truyền dữ liệu thanh toán về ngân hàng thanh toán. Còn hoá đơn thanh toán EDC sẽ đƣợc tập hợp và chuyển cho ngân hàng thanh toán mỗi tuần.
Đối với CSCNT không trang bị máy EDC: Việc đối chiếu danh sách thẻ cấm lƣu hành, xin cấp phép đều do CSCNT thực hiện sau đó sẽ dùng máy cà tay để in ra hoá đơn thanh toán. Hàng ngày, CSCNT sẽ tổng hợp toàn bộ hoá đơn phát sinh, lập bảng kê hoá đơn, giữ lại một liên lƣu còn một liên gửi đến ngân hàng thanh toán cùng bảng kê sau không quá 05 ngày kể từ ngày giao dịch.
Bƣớc 3: Ngân hàng thanh toán cho CSCNT.
Căn cứ vào dữ liệu EDC hoặc hoá đơn thẻ nhận đƣợc, ngân hàng thanh toán tiến hành tạm ứng tiền cho CSCNT trên cơ sở tổng giá trị giao dịch sau khi đã trừ đi một khoản phí mà CSCNT phải thanh toán theo tỷ lệ đã quy định trên hợp đồng đại lý ký giữa ngân hàng và CSCNT.
Bƣớc 4: Thanh toán với tổchức thẻ Quốc tế và các thành viên khác.
Cuối mỗi ngày, ngân hàng tổng hợp toàn bộ các giao dịch phát sinh từ thẻ do ngân hàng khác phát hành và truyền dữ liệu cho Tổchức thẻ quốc tế và nhận dữ liệu thanh toán từ Tổ chức thẻ Quốc tế truyền về. Dữ liệu này bao gồm tất cả những khoản mà Ngân hàng thanh toán đƣợc trả, những khoản phí phải trả cho Tổ chức Thẻ Quốc tế, những giao dịch bị tra soát...
Ngân hàng tiến hành thanh toán và cập nhật dữ liệu thanh toán vào hệ thống quản lý thẻ. Ngoài ra, các ngân hàng phải thanh toán các chi phí theo luật định của các Tổ chức thẻ quốc tế phát sinh trong quá trình hoạt động.
Các bƣớc trên đƣợc thể hiện từ (1) đến (6) trong sơ đồ 01 - Qui trình thanh toán thẻ.
SVTH: Mai Thị Nguyệt _ 10CDN1 Page 33
3.3. Thanh toán với chủ thẻ.
Ngân hàng phát hành cập nhật thông tin về các giao dịch chi tiêu của chủ thẻ phát sinh hàng ngày. Những thông tin này có thể đƣợc gửi từ Tổ chức Thẻ
Quốc tế trong trƣờng hợp Ngân hàng phát hành không phải là ngân hàng thanh toán, hoặc trực tiếp từ CSCNT hay ngân hàng đại lý (khi NHPH đồng thời là NHTT). Thông tin này bao gồm: Số thẻ, số tiền giao dịch, ngày giao dịch, số cấp phép (nếu có), ký hiệu ngoại tệ, tên CSCNT...
Đến ngày sao kê hàng tháng, ngân hàng phát hành tiến hành đối chiếu số liệu các giao dịch phát sinh trong kỳ với các tài khoản thẻ của chủ thẻ. Sau đó, ngân hàng gửi sao kê chi tiết cho chủ thẻ, yêu cầu thanh toán nợ. Sao kê chi tiết gồm:
- Số dƣ nợ kỳ trƣớc.
- Các giao dịch mới phát sinh. - Phí ứng tiền mặt.
- Lãi phải trả tính trên trị giá phát sinh kỳ trƣớc. - Số tiền chủ thẻ nợ trong kỳ.
- Số tiền thanh toán tối thiểu.
- Các khoản phí (phí thƣờng niên, phí chậm trả, phí sử dụng quá hạn mức, phí tra soát…)
- Số dƣ nợ còn lại. - Ngày đến hạn.
- Các thông tin khác…
Các bƣớc thanh toán của NHPH với chủ thẻ đƣợc thể hiện trong sơ đồ 01- quy trình thanh toán thẻ, từ (7) đến (10)
3.4. Tra soát và bồi hoàn
Bƣớc này chỉ phát sinh trong quá trình thanh toán khi mà nhà phát hành hoặc chủ thẻ không chấp nhận thanh toán giao dịch và thực hiện khiếu nại hoặc
SVTH: Mai Thị Nguyệt _ 10CDN1 Page 34
đòi bồi hoàn. Việc nhà phát hành thực hiện khiếu kiện giao dịch theo yêu cầu của chủ thẻ(giao dịch chƣa đƣợc cung ứng, số tiền giao dịch không đúng…) hoặc vì một lý do nào đó (CSCNT không xin cấp phép, thẻ nằm trong danh sách thẻ cấm lƣu hành, thẻ hết hạn…) thì gọi là quá trình tra soát và đòi bồi hoàn.
Khi đó, ngân hàng phát hành yêu cầu tổ chức thẻ quốc tế ghi nợ cho ngân hàng thanh toán và gửi các thông tin liên quan cho ngân hàng thanh toán. Ngân hàng thanh toán dựa vào các thông tin này để tiến hành tra soát đối với CSCNT. Trong khi tra soát, nếu lỗi thuộc về CSCNT thì ngân hàng thanh toán sẽ đòi tiền từ CSCNT hoặc sẽ chấp nhận trả tiền nếu lỗi do ngân hàng thanh toán, hoặc sẽ tái xuất trình lại giao dịch cho NHPH khi có chứng cớ chứng minh giao dịch đòi bồi hoàn của NHPH là không có căn cứ.
Nhận đƣợc tái xuất trình từ ngân hàng thanh toán, NHPH có thể chấp nhận hoặc tiếp tục đòi bồi hoàn lần hai. Nếu vẫn tiếp tục không giải quyết đƣợc thì có thể đƣa ra trọng tài để xử lý.