THƯỜNG NGHIỆP VỤ BẢO HIẾM VAT CHAT XE CƠ GIỚI TAI CÔNG TY BẢO HIẾM PVI HÀ THÀNH GIAI ĐOẠN 2017-2019
2.1.4. Hệ thông tổ chức bộ máy của công ty bảo hiểm PVI Hà Thành
Công ty Bảo hiểm PVI Hà Thành được tổ chức và hoạt động theo sự điều
hành chính bởi Tổng công ty Bảo Hiểm PVI đồng thời tuân thủ theo Luật Doanh
nghiệp và Điều lệ Công ty.
Hiện nay, Ban điều hành hoạt động kinh doanh công ty là Ban Giám đốc bao gồm Giám đốc và bốn Phó Giám đốc do HĐQT trên Tổng công ty Bảo hiểm PVI quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm. Giám Giám đốc là người đại điện theo pháp luật của công ty và là người điều hành cao nhất mọi hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty. Bốn Phó Giám đốc giúp Giám đốc điều hành công ty theo sự phân công hay uỷ quyền của giám đốc. Cơ cấu bộ máy tổ chức hiện tại như sau:
Sơ đồ 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty
Ban Giám Doc
Khối chức Khối KD Khối Nghiệp
Phong KD 1, 4, 5,|
6, HT3, HT2, Liên Ket
(Nguôn: Phòng tổng hợp PVI Hà Thanh)
29
Hiện nay, PVI Hà Thành đang hoạt động theo mô hình trực tuyến chức
năng, chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng, ban như sau:
Ban Giám đốc: Điều hành hoạt động của công ty và hỗ trợ phát triển hệ thống phân phối, phát triển thị trường. Với các quyền hạn triển khai thực hiện chiến lược, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh đoanh tại PVI Hà Thành, điều hành
hoạt động và quyết định về nhân sự.
Bộ phận bên dưới được chia theo chức năng hoạt động thành ba khối:
khối chức năng, khối kinh doanh và khối nghiệp vụ. Chức năng cụ thể của các
phòng ban được phân chia rõ ràng như sau:
Khối nghiệp vụ có chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc quản lý, chỉ đạo công tác chuyên môn nghiệp vụ thống nhất toàn công ty.
-Phòng Tài sản — Kỹ thuật: Quản lý toàn bộ hoạt động khai thác, giám
định, bồi thường theo nghiệp vụ của đơn vị. Là đầu mối cung cấp điều kiện, điều khoản, tỷ lệ phí. Theo dõi tình hình kinh doanh sản phẩm, thống kê nghiệp vụ, xây dựng kế hoạch nghiệp vụ. Hướng dẫn văn bản nghiệp vụ, đầu mối đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên và đại lý về sản phẩm. Giải quyết bồi thường
trên phân cấp của các phòng Kinh doanh PVI Hà Thành, các dịch vụ của phòng.
- Phong Xe cơ giới: bảo hiểm cho tat cả các loại xe cơ giới, quản lý và lưu trữ hồ sơ liên quan đến nghiệp vụ này, quản lý, giám sát các đại lý trực thuộc.
Đồng thời, có nhiệm vụ chức năng như Phòng Tài sản — Kỹ thuật.
- Phòng Con người: chịu trách nhiệm bảo hiểm liên quan đến sức khoẻ của
con người.
Khối chức năng đảm nhận, chịu trách nhiệm với những chức năng cụ thể:
-Phòng Kế toán: Vận hành bộ máy kế toán và quản lý chứng từ. Hướng đãn thực hiện các văn bản quy định tài chính kế toán của Nhà nước và Tổng Công ty. Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành chế độ thu chỉ tài chính của các
phòng. Thực hiện thu chi và hạch toán thu chi theo quy định. Xác nhận, đối chiếu, đôn đốc thu hồi công nợ Lập báo cáo quyết toán....
-Phòng Tổng hợp: Thực thi chính sách nhân sự (cơ cấu tô chức, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá kết quả công việc, trả lương). Thực hiện các nghĩa vụ và
chế độ chính sách người lao động. Dịch vụ hậu cần, vận chuyền, văn thư lưu trữ,
lễ tân, thi đua khen thưởng, hành chính quản trị, hệ thống thông tin. Quản lý về hiện vật tài sản, dụng cụ, công cụ, văn phòng phẩm, tài sản thu hồi sau khi bồi thường. Quan hệ chính quyền, địa phương. Quyền hạn quyền chuyên đề xuất tổ chức thực hiện các công tác nhân sự, hành chính; quyền yêu cầu các phòng cung
30
cấp thông tin về nhân sự; quyền thay mặt công ty giao dịch với cơ quan chính
quyền địa phương.
-Phòng Giám định: Giám định toàn bộ các vụ tổn thất trong phân cấp thuộc tất cả các nghiệp vụ. Thống kê báo cáo tình hình tôn thất và giám định.
Là đầu mối cung cấp thông tin ban đầu về các vụ tổn thất trên phân quyền.
Quyền hạn ra quyết định về giám định theo phân cấp.
- Phòng Bồi thường: chỉ trả bảo hiểm cho khách hàng trong phạm vi
được bảo hiểm sau khi đã được phòng Giám định phân chia số tiền bảo hiểm.
Khối kinh doanh bao gồm các Phòng phát triển kinh doanh, các Phòng
kinh doanh số 1, 2, 3,4,5,6,7 và Hà Thành 1,2,3,4,5 là các bộ phận tham mưu,
giúp việc cho Giám đốc về công tác bán các sản phẩm và dịch vụ của công ty, công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về
các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thâm quyền được giao.
Cả ba khối này đều chịu sự giám sát hoạt động trực tiếp của Ban giám đốc. Hệ thống đại lý được quản lý chung bởi phòng Phát triển kinh doanh, được phân chia và chịu sự quản lý hoạt động trực tiếp bởi các phòng Kinh doanh.
Ngoài ra, sự hỗ trợ của Trung tâm tư vấn và dịch vụ khách hàng (Callcenter) của Tổng công ty giúp cung cấp thông tin sản phẩm, chính sách cho khách hàng;
nhận phản hồi và thông tin tốn that, giải đáp thắc mắc khách hàng.
2.1.5. Tình hình triển khai bảo hiểm vật chất xe cơ giới tại PVI Hà Thành
Hiện nay, việc triển khai bảo hiểm vật chất xe cơ giới ở PVI chỉ áp dụng đối với xe ôtô mà không áp dụng đối với xe máy. Bởi vì, thường thì xe máy có
giá trị thấp hơn, hơn nữa việc giám định bồi thường khi có rủi tai nạn thường trải
qua nhiều bước; trong khi đó, chi phí sửa chữa xe máy khi có thiệt hại nhìn chung là nhỏ nên số tiền bồi thường không đáng kể. Do vậy, khách hàng ít có nhu cầu tham gia bảo hiểm vật chất cho xe máy.
Kết quả khai thác bảo hiểm vật chất xe cơ giới của PVI Hà Thành từ năm 2017 đến năm 2019 được thé hiện trong dưới đây:
31
Bang 2: Tình hình khai thác BHVC XCG tại PVI Hà Thành (2017-2019)
Naam) 2017 2018 2019
Chi tiéu
Số xe 6 tô thực tế lưu hành 2925318 | 3309469 | 3 553700
| Tốc độ tăng trưởng của xe thực tế - 13.13 738
lưu hành (%)
Í _- Š tô tham gia bảo hiêm vật Ì4 157 14 H63 16 779 chât tại PVI Hà Thành
Tốc độ tăng trưởng của xe tham gia
LÃ - 6,92 19,27
bao hiém (%)
Ty lệ khai thác (%) 0,44 0,43 0,47
Doanh thu phí bảo hiểm (Tr đồng) 120135 | 131100 164 450 Mức tăng tuyệt đối doanh thu phí
vã ` - 10 965 33 350 bao hiém (Tr dong)
(Nguon: Báo cáo tai chính cua PVI Ha Thanh)
Theo bảng số liệu trên, số xe 6 tô thực tế lưu hành tăng dan từ năm 2017 đến năm 2019. Sau 3 năm, số lượng xe ô tô lưu hành đã tăng lên 0,21 lần, từ 2 925 318 xe năm 2017 lên đến 3 553 700 xe năm 2019. Mức khai thác bảo hiểm đạt cao nhất là năm 2019 với 16 779 xe. Nhưng so với con số hơn 3,5 triệu xe thực tế đang lưu hành, thì số bảo hiểm khai thác được ở PVI Hà Thành chỉ chiếm 0,47%. Điều này được lý giải bởi tình hình cạnh tranh trên thị trường bảo hiểm Việt Nam trở nên gay gắt hơn với sự phát triển của nhiều công ty bảo hiểm trong và ngoài nước. Một nguyên nhân nữa không kém phan quan trọng là PVI Hà Thành chưa tim ra phương án phù hợp dé tăng trưởng hiệu quả.
2.2. Tình hình thực hiện công tác giám định bồi thường nghiệp vụ bảo hiểm vật chất xe cơ giới tại PVI Hà Thành
2.2.1. Tình hình thực hiện công tác giám định tại PVI Hà Thành a. Quy trình giám định tại PVI Hà Thành
Căn cứ quyết định của Hội đồng quản trị Tổng công ty Dầu khí Việt Nam.
Cũng như điều lệ Công ty cỗ phan bảo hiểm dầu khí Việt Nam và theo đề nghị của người phụ trách Phòng Giám định- Bồi thường. Quyết định ban hành quy trình Bồi thường giám định với mục đích quy định một cách thống nhất trong toàn hệ thống PVI về trình tự tiến hành bồi thường các nghiệp vụ xe cơ giới. Áp dụng cho việc bồi thường các vụ tốn thất thuộc các nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới được bảo hiểm tại PVI.
52
Sơ đồ 2. Sơ đồ quy trình giám định nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới tại Công ty Bảo hiểm PVI Hà Thành
Tiếp nhận và ghi nhận thông tin về tôn thất
Giám định tổn thất và Danks gia =
hướng dẫn Chủ xe thu | trên PC | Phôi hợp theo
thập tài liệu QT.ID.GQKN
Xem xét báo giá và
đàm phán với gara, trên PC | Phối hợp theo
lập phương án đê xuât QT.ID PASC
Trong
Phê duyệt
Hoàn chỉnh hồ sơ, chuyển CBBT
(Nguôn: Báo cáo nhanh tình hình giảm định của PVI Ha Thành)
33
Các bước thực hiện quy trình giám định:
Bước 1: Tiếp nhận và ghi nhận thông tin về tổn that:
a. Tiếp nhận:
Cán bộ GQKN nhận thông tin tổn thất: phải ghi nhận các thông tin cơ
bản như sau:
+ Biển số xe, tên chủ xe, thời gian, địa điểm xảy ra tai nạn, sơ bộ thiệt hại.
+ Nơi cấp giấy chứng nhận bảo hiểm, thời hạn bảo hiểm, loại hình bảo hiểm đã tham gia
+ Tình hình giải quyết ban đầu của khách hàng và các cơ quan chức năng + Địa chỉ, số điện thoại liên hệ của khách hàng trực tiếp giải quyết tai nạn + Làm những việc cần thiết nhằm hạn chế toont thất, thiệt hại phát sinh
+ Trao đổi với khách hàng về thời gian, địa điểm thực hiện giám định s* Xử ly thông tin tổn thất:
-Phòng GDKN phân công GDV thực hiện giám định hiện trường, giám
định tổn thất
- Đánh giá TNBH: Trên cơ sở các thông tin đã có, GDV cùng TP.GQKN
thực hiện đánh giá sơ bộ về TNBH của PVI trong vụ tai nạn
- Tạo hồ sơ trên phần mềm GĐTT: Trên cơ sở thông tin nhận được, GDV tạo hồ sơ trên GĐTT để thực hiện các công việc tiếp theo: Giám định hiện trường, giao giám định hộ, chuyển phân cấp....
- Tạo hồ sơ bồi thường trên PIAS: Moi tổn thất có khả năng phát sinh trách nhiệm bồi thường của PVI đều phải cập nhật đầy đủ thông tin tổn thất vào hệ thống PIAS trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin về tôn thất.
- Cập nhật thông tin: Khi có thông tin về tốn thất hoặc dự phòng bồi thường, hoặc từ chối bồi thường, hoặc giải quyết bồi thường, phải cập nhật vào hệ thống PIAS trong vòng 05 ngày làm việc kề từ ngày nhận được thông tin. Don vị phải thường xuyên kiểm tra và tự chịu trách nhiệm đối với dữ liệu thống kê
của đơn vị mình trong hệ thống PIAS.
Bước 2. Giám định tổn thất và hướng dẫn chủ xe thu thập tài liệu:
s* Yêu cầu về biên bản giám định tổn thất:
+ Biên bản giám định phải được lập ngay tại thời điểm giám định và phải
có xác nhận của khách hàng có tài sản bị thiệt hại hoặc người có trách nhiệm
được ủy quyền quản lý, sử dụng xe/ tài sản
+ Biên bản giám định ghi nhận đầy đủ và chính xác các hạng mục bị tốn thất cũng như mức độ tốn thất. Trong biên bản giám định, GĐV phải có đánh giá
34
và đề xuất hạng mục tổn thất đó cần thay thế hay sửa chữa, trường hợp chưa thê xác định được phải ghi chú lại để kiểm tra sau.
+ Phải kiểm tra số khung, số máy của chủ xe bị tổn thất, đối chiếu các
giấy tờ xe và ghi vào biên bản giám định.
+ Xác định những thiệt hại thuộc phạm vi bảo hiểm, xác định sơ bộ về trách nhiệm bảo hiểm
+ Biên bản giám định phải được gạch chéo phần giấy trắng còn lại và các hạng mục không giám định. Nghiêm cắm trường hợp trong một biên bản giám
định ghi 2 loại chữ, 2 màu chứ.
s* Yêu cầu về ảnh giám định:
+ Thiết bị chụp ảnh: Các điện thoại cài đặt phần mềm GĐTT và cấp tài khoản đề thực hiện giám định
+ Ảnh giám định phải là ảnh màu có độ net phù hợp thể hiện được mức độ thiệt hại, bao gồm cả ảnh tổng thể và ảnh chỉ tiết, phải thể hiện rõ nét các hạng mục tổn thất cần giám định.
+ Đối với các hạng mục tổn thất phải tháo gỡ dé giám định pahir chụp ảnh số khung hoặc số máy và ảnh giám định chi tiết tổn that đó.
+ Các trường hợp tốn thất ước tổn thất lớn hơn 20.000.000 đồng phải chụp ảnh số khung và số máy lưu trong hồ sơ bồi thường.
+ Trong trường hợp giám định tại hiện trường thi ảnh hiện trường phải thé
hiện được vị trí của xe tại hiện trường tai nạn. Trường hợp xe không còn giữ
nguyên vị trí sau tai nạn phải chụp ảnh các dấu vết va chạm, dấu vết phanh do
nốp để lại tại hiện trường và đối chiếu với các dấu vết tốn thất trên xe để có cơ sở xác định có đúng xe bị tốn thất tại địa điểm được giám định theo khai báo hay
không.
+ Những vụ tổn thất có dấu hiệu do nguyên nhân kỹ thuật hay các nguyên nhân thuộc các điểm loại trừ bảo hiểm, cần chụp ảnh những chi tiết liên quan để
chứng minh nguyên nhân tai nan. Khai giám định các chỉ tiết gãy, hỏng bên trong
phải chụp ảnh chỉ tiết khi tháo rời các bộ phận đó.
“+ Hướng dẫn khách hàng thực hiện tiếp nững công việc sau khi giám
định:
+ GDV hướng dẫn chủ xe thu thập đầy đủ những giấy tờ. chứng từ cần
thiết để khiếu nại bồi thường ngay từ lúc tiếp nhận thông tin tai nạn hoặc trong
quá trình giám định.
+ Nếu xác định thiệt hại do người thứ 3 thì phải hướng dẫn, yêu cầu khách
hàng có trách nhiệm truy đòi người thứ 3 hoặc có Thư chấp nhận bồi thường và
35
chuyền quyền khiếu nại cho bảo hiểm PVI sau khi chủ xe đã xác lập được quyền
đòi bồi thường bên thứ 3.
Bước 3. Thu thập báo giá, lập dé xuất phương án sửa chữa:
s* Thu thập báo giá:
+ Đối với xe sửa chữa tại cơ sở sửa chữa chính hãng hoặc tại các cơ sở
sửa chữa hàng năm đã được Tổng công ty đánh giá lựa chọn và ký thỏa thuận
hợp tác có thể chỉ cần thu thập 01 báo giá làm căn cứ lập đề xuất phương án sửa
chữa và thanh toán.
+ Trong mọi trường hợp, các tổn thất > 20.000.000 đồng (đã bao gồm VAT) phải ký Hợp đồng sửa chữa trước khi tiến hành sửa chữa và thanh toán
bằng hình thức không dung tiền mặt theo quy định của pháp luật hiện hành.
+ Lập bản đề xuất phương án sửa chữa:
+ Căn cứ vào mức độ ton thất thực tế, báo giá do cơ sở sửa chữa cung cấp,
GDV đưa ra chi phí hợp ly và lập bản “ Đề xuất phương án sửa chữa” trên hệ
thống GDTT
+ GĐÐV đề xuất bé sung các mức chế tai/khau hao (nếu có)
+ Căn cứ vào bản đề xuất của GDV, đơn vị xem xét , đánh giá mức độ
hợp lý và phê duyệt đề xuất
Bước 4. Duyệt phương án và chi phí sửa chữa
- Đối với hồ sơ trong phân cấp duyệt PASC: Trên cơ sở đề xuất của GDV và phòng GQKN đơn vị phê duyệt phương án sửa chữa, đồng thời ký, đóng dấu
xác nhận trên báo giá và Fax cho đơn vi sửa chữa để tiến hành sửa chữa xe.
- Đối với hồ sơ trên phân cấp duyệt PASC: Vụ tai nạn có tổn thất ban đầu thuộc phân cấp nhưng trong quá trình giải quyết giá trị ước tổn that phát sinh tăng tên mức phân cấp và đối với các vụ tổn thất được khắc phục thiệt hại tại các
cơ sở sửa chữa ngoài địa bàn Hà Nội.
Bước 5. Lựa chọn phương án giải quyết bồi thường:
- Trường hợp bảo lãnh thanh toán: Ban lãnh đạo thanh toán là việc LD đơn
vị ký thư bảo lãnh thanh toán gửi cơ sở sữa chữa cam kết thanh toán số tiền xác
định cho một xe cụ thể được sửa chữa cũng như có trách nhiệm khác liên quan
của hai bên.
- Trường hợp bồi thường bằng tiền: Áp dụng với các thiệt hại rõ rang, đã
xác định được mức độ tốn thất và chi phí khắc phục trong một 36 trường hợp:
+ Thiệt hại tài sản của bên thứ 3 có chi phí khắc phục < 5 triệu
+ thiệt hại vật chất xe mà phương án bồi thường bằng tiền là tối ưu nhất để Bảo hiểm PVI không phải chịu trách nhiệm bồi thường cho các tổn thất phát
36
sinh thêm và chấm dứt khiếu nại với khách hàng hoặc chấm dứt thời gian theo dõi quá trình sửa chữa, khắc phục thiệt hại
Bước 6. Hoàn thiện hồ sơ:
- Hướng dẫn khách hàng thu thập đầy đủ những giấy tờ, chứng từ cần thiết dé bổ sung hồ sơ khiếu nại bồi thường
- Bản sao hồ sơ tai nạn giao thông phải đóng dấu xác nhận của cơ qua Công an thụ lý hồ sơ
- Trường hợp cần xác minh thêm các thông tin liên quan đến vụ tốn that, đơn vị àm văn bản trưng cầu kết luận của Cơ quan chức năng về các nội dung cần xác minh.
- GÐV phải cập nhật hồ sơ vào PIAS theo đúng quy định của Tổng công
ty
b. Tình hình thực hiện công tac giám định tai PVI Ha Thành
Chúng ta đã biết Giám định là khâu hết sức quan trọng trong nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới. Giám định nhằm cung cấp cơ sở, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bồi thường, từ đó tác động trở lại với công tác khai thác bảo hiểm. Tình hình giám đỉnh tại PVI Hà Thành trong 3 năm qua được thể hiện cụ thể như sau:
Bảng 3: Kết quả thực hiện công tác giám định nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ
giới tại PVI Hà Thành giai đoạn 2017-2019
STT Đơn vị
2017 2018 2019
Số vụ yêu cầu giám định Vụ
1 — 8.942 10.550 11.344 phat sinh trong | năm .
Số vụ yêu cầu giám định Vụ
2 — „ š 234 279 204 tôn năm trước chuyên sang
3 | Tổng số vụ cần giám định Vụ 9176 | 10.829 | 11.548 4 | Số vụ đã giám định Vụ 8.897 10.502 11.326
i 5 | Tỷ lệ số vu đã giám định % 96,59 96,98 98,08
7 | Tỷ lệ tồn đọng % 3,41 3,02 1,92 _|
8 | Số tiền chi giám định Trđ 9.845 11.121 11.968 Số tiền chỉ giám định bình
9 i oo, Trd/vu | 1,106 1,776 1,057 quân một vu đã giám định
(Nguôn: Phòng Tổng hợp PVI Hà Thành)
37