H.3. Đối với vụ tai nạn chỉ phát sinh thiệt hại về người
VIII. Báo cáo và quản lý hồ sơ giám định
VIIL1. Đối với hồ sơ giám định trong phân cấp
- Dinh kỳ hang tháng (vào ngày 20 hang tháng) GDV thực hiện báo cáo
chỉ tiết tình trạng hồ sơ tồn tới Lãnh đạo phòng Giám định.
- Định kỳ hàng quý (vào ngày 20 của tháng cuối quý), Lãnh đạo phòng Giám định thực hiện báo cáo chi tiết tình trạng hồ sơ tổn tới cán bộ chuyên
quản ban bảo hiểm XCG và Lãnh đạo đơn vị.
- Cán bộ chuyên quản rà soát, tổng hợp và báo cáo Lãnh đạo ban bảo hiểm XCG định kỳ vào ngày 25 của tháng cuối hàng quý.
VIIL2. Đối với hồ sơ giám định trên phân cấp
- Định kỳ hàng tuần cán bộ chuyên quản ban bảo hiểm XCG thực hiện báo cáo chỉ tiết tình trạng hồ sơ trên phân cấp còn tồn tới Lãnh đạo ban bảo
hiểm XCG.
VIIL.3. Biểu mẫu báo cáo
Biểu mẫu báo cáo được truy xuất trực tiếp từ chương trình quản lý nghiệp vụ của Tổng Công ty. GDV tiến hành cập nhật tình trạng hồ sơ/ nguyên nhân tồn/ đề xuất phương án giải quyết vào biểu mẫu và báo cáo các cấp có thâm
quyền theo quy định.
b, Quy trình bồi thường
Nghiệp vụ BH xe cơ giới được tiến hành bồi thường theo quy trình đưới đây:
47
Sơ đồ 2.3: Quy trình giải quyết bồi thường bảo hiểm xe cơ giới tại Công ty bảo hiểm Bưu điện PTI
Trách nhiệm Các bước thực hiện
BTV wh en a ag z Ban: Tiệp nhận, kiêm tra bo
sung hô sơÀ
BIV _ 5
Bộ phân bôi thường Xét bôi thường
Bộ phận kê toán
Lãnh đạo Ban/ — Phê duyệt bồi
Lễnh đạo Bon vị thường/ từ chối
Xử lý
khiếu nại
của khách
hàng
BTV/ & ean fD Ất:
Lãnh đạo Ban/ Thông bếp Bet
Lãnh đạo Đơn vị thường/ từ chôi
Triển khai công việc sau bồi thường
BTV/
Lãnh đạo CT/
Lãnh đao TCT
BTV Đóng hồ sơ giải quyết bồi
thường
(Nguồn: Tổng Công ty Cổ phan Bảo hiểm Bưu điện PTI)
-Trường hop giải quyết bồi thường, từ chối bồi thường đều phải lập tờ trình bồi thường/ từ chối bồi thường theo mẫu;
- Trường hợp từ chối bôi thường:
Trình
Ler
48
Trong quá trình giải quyết, cán bộ GDBT có thé thông báo cho đại diện NDBH biết việc từ chối bồi thường ngay khi có đầy đủ căn cứ dé khang định tổn thất không thuộc phạm vi được bảo hiểm. Việc thông báo phải được thực hiện bằng văn bản do Lãnh đạo đơn vị ký, trong đó nêu rõ lý do từ chối béi thường.
Trường hợp nghi ngờ tổn thất không thuộc phạm vi bảo hiểm nhưng chưa có căn cứ chắc chắn thì vẫn tiến hành giám định, phối hợp với NDBH thu thập tài liệu cho đén khi có kết quả chính xác.
- Ky duyệt hồ sơ:
Chuyển hồ sơ bồi thường. từ chối bồi thương để lãnh dao đơn vị ký
duyệt.
Đối với các vụ ton thất có thu xếp TBH phải lấy ý kiến phòng TBH trước khi trình lãnh đạo ký duyệt hồ sơ bồi thường.
Trong thời gian kiểm tra cho ý kiến đối với hồ sơ bồi thường tại mỗi bộ phận không quá 01 ngày, luân chuyền hé sơ lãnh đạo đơn vị không quá
02 ngày.
- Thanh toán tiền bồi thường.
Phòng/ bộ phận GDBT don vị lập thông báo bồi thường theo mẫu) gửi khách hàng và yêu cầu xác nhận đồng ý số tiền bồi thường trong vòng
01 ngày ké từ khi tờ trình bồi thường được lãnh đạo phê duyệt:
Trường hợp tiền bồi thường được thanh toán bằng chuyé khoản: Sau khi nhận được đề nghị thanh toán bồi thường cho khách hàng cùng đầy đủ bộ hồ sơ bồi thường của phòng/ bộ phận GDBT, phòng/ bộ phận Kế toán thanh toán trực tiếp cho khách hàng ngay.
Các trường hợp thanh toán trực tiếp cho xưởng sửa chữa thì biên bản nghiệm thu và nhận giao xe của khác hàng được xme như xác nhận đồng
ý giải quyết bồi thường và việc thanh toán được thực hiện hoàn toàn bằng chuyển khoản.
- Thu hồi tài sản và đòi người thứ ba:
Tùy theo số lượng tài sản thu hồi, định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc 6 tháng, đơn vị tiến hàn thanh ly tài sản thu hoi sau khi bồi thường như sau:
Thanh lập Hội đồng thanh lý gồm đại dienj các phòng/bộ phận: GDBT, phòng Kinh doanh, Kế toán;
Lập danh sách chỉ tiết thu hồi tài sản.
Lên phương án hủy đôi với các tai sản không có giá trị sử dụng và mời
49
các đơn vị có nhu câu thanh lý các tài sản còn giá trị sử dụng.
e Báo cáo lãnh đạo đơn vị kết quả bán thanh lý.
- Nếu xác định có trách nhiệm của bên thứa ba đối với tôn thất thì phải truy đòi
trách nhiệm bên thứ ba.
- Đóng hồ sơ giải quyết khiêu nại và lưu ho sơ:
e Vào số thống kê, lưu trữ hồ sơ bồi thường. Các đơn vị cấp đơn có trách nhiệm cập nhật thông tin các vụ bồi thường để phối hợp cùng phòng
GDBT/ GĐBT đơn vị giải quyết;
Phòng GĐBT là đầu mối chung hoạt động giám định bồi thường trong
toàn công ty. Hồ sơ bồi thường được thực hiện thống kê theo đơn vị
khách hàng, theo nghiệp vụ, theo tháng, quý, năm,... theo quy định của
Công ty. Hồ sơ bồi thường được lưu giữ tại các Phòng của đơn vị giải
quyết bồi thường trong thời gian 03 năm. Các hồ sơ đã hoàn tất bồi thường, không cần theo đõi qua 3 năm đưuọc chuyển về lưu trữ tại kho
lưu trữ của Công ty.
- _ Hồ sơ bồi thường vật chất xe cơ giới: