BANG TONG DỰ TOÁN CÔNG TRÌNH
3. UBND xã Bach Dang ban hành quyết định về việc phê duyệt đơn vị trúng chỉ định thầu và giá trúng chỉ định thầu
1.2.7. Đánh giá chung về công tác quan lý tại Công ty CP tư vấn quy hoạch và
thiết kế xây dựng Hải Dương 1.2.7.1. Kết quả đạt được
Đất nước ta đang trong giai đoạn đổi mới, hội nhập và phát triển nên nhiều công trình được xây dựng với quy mô và đòi hỏi kỹ thuật ngày càng phức tạp. Nắm bắt được nhu cầu chung của xã hội, Công ty cỗ phan tư vấn quy hoạch và thiết kế xây dựng Hải Dương đã xác định một hướng đi đúng đắn. Khối lượng dự án tại
Công ty không ngừng tăng, hoạt động quản lý dự án ngày càng có vai trò quan
trọng đối với hoạt động kinh doanh của Công ty. Trong giai đoạn 2010-2015, Công ty đã thực hiện quản lý hơn 50 dự án, chủ yếu là các dự án vừa và nhỏ, trong đó bao gồm các công trình trường học, bệnh viện, đường giao thông, trụ sở làm việc của
các cơ quan, các công trình nông nghiệp trên địa bàn 2 tỉnh Hải Dương và Hưng Yên.
Bảng 1-20: Số lượng các dự án được quản lý tại công ty giai đoạn 2010-2015
Loai céng trinh 2010 | 2011 | 2012 | 2013 2014 2015=
Trường học, ki túc xá 2 3 5 7 3 7 Đường giao thông | 0 | 1 0 0
Bénh vién 2 i | 1 0 0 0
Tru so lam viéc 2 3 4 5 3 4
Công trình nông nghiệp 2 | 0 1 0 0 1
Téng 9 7 12 13 6 12
pod
(Nguôn: Phòng Quan lý dự án)
> Về công tác tô chức và mô hình Ban quản lý dự án:
Công tác tổ chức và thực hiện các hoạt động Quản lý dự án tại Công ty tương đối chặt chẽ. Việc thành lập Trung tâm quản lý dự án với các phòng ban chuyên trách để thực hiện các hợp đồng về quản lý dự án góp phần làm tăng tính chuyên môn hóa, chuyên nghiệp hóa trong việc nâng cao chất lượng, uy tín của Công ty.
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 88 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương
Ban quản lý dự án theo mô hình tổ chức dự án dạng ma trận. Mô hình này trao
quyền cho chủ nhiệm dự án quản lý, thực hiện dự án đúng tiến độ, đúng yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi chỉ phí được duyệt. Ưu điểm của mô hình này là các tài năng chuyên môn được phân phối hợp lý cho các dự án khác nhau. Hơn nữa, mô hình này còn tạo điều kiện cho doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trước yêu cầu của khách hàng và thay đổi của thị trường.
> Về quy trình quản lý dự an theo chu kỳ:
Quy trình quản lý dự án tại Công ty có tính khoa học và được đánh giá là khá chặt chẽ. Quy trình này không những tuân thủ chặt chế những quy định của pháp
luật mà còn đáp ứng những yêu cầu của Ban lãnh đạo Công ty. Quy trình được xây dựng trên cơ sở kinh nghiệm tích lũy trong nhiều năm cũng như kế thừa những ưu điểm của những quy trình nghiệp vụ trước đó đồng thời học hỏi từ nước ngoài và cải biến cho phù hợp với trình độ quản lý dự án của Công ty. Quy trình đó đã dự tính khá cụ thể, khoa học các công việc, đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện, tài liệu hồ sơ cần thiết,... Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý dự án.
> Vé nguôn nhân lực quan lý dự an:
Nhân lực là yếu tố cốt lõi trong hoạt động Quản lý dự án. Hiểu rõ điều này,
Công ty đang ngày càng nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ Quản lý dự án. Đội
ngũ cán bộ quản lý dự án tại đây đều được học qua trường lớp cơ bản, có bằng đại học trở lên, có kiến thức xã hội thực tế và hiểu biết về các bộ luật có liên quan đến
lĩnh vực quản lý dự án. Hiện tại, các cán bộ quản lý dự án có 5 năm kinh nghiệm trở
lên đang chiếm khoảng 60% trong cơ cấu nhân sự của Trung tâm Quản lý dự án.
> Công tác quản lý tiễn độ thi công:
Các dự án đã được tổ chức bám sát theo dõi, ghi chép đầy đủ tiến triển và các hoạt động hàng ngày của nhà thầu đối với dự án, đồng thời thực hiện các báo cáo tuan/thang/qui /năm một cách đồng bộ từ ban QLDA đến các phòng chuyên môn nên rất thuận tiện cho sự liên hệ, phối hợp thông tin cũng như tổ chức hoạt động dự án. Hơn nữa, những năm gan đây, Công ty đã tập trung chi đạo đây nhanh các thủ tục trình duyệt. Nhờ đó mà tiến độ thi công đã đáp ứng yêu cầu đặt ra. Ta có thể kế đến các dự án như:
SV: Nguyễn Thi Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 89 GVHD: ThS. Nguyén Thi Thuong
Bảng 1-21: Một số dự án tiêu biểu dam bảo tiến độ thi công
> Công tác quản lý chỉ phi:
Tiến độdự | _hờigian |
TT Dự án "'wy thực hiện dự | Chênh lệch . kién se
an
; Bénh vién da khoa huyén parole T12/2009 dén Hoan thanh
Nam Sach 2011 13/2011 đúng kê hoạch
2 | Hạ tầng khu tái định cưxã | T9/2010 đến | T9/2010đến | Hoàn thành
Cộng Hòa - huyện Chí Linh | quý II/2012 T5/2012 đúng kê hoạch
3 | Trường Đại học kinh tế-kỹ | 17/2013 đến | 23/07/2013 Hoàn thành
thuật Hải Dương T5/2015 đến T5/2015 | đúng kế hoạch
4 | Kittie xá 4 tầng Trường Cao | T12/2010 đến | 10/12/2010 Hoàn thành
đăng sư phạm Hải Dương T10/2012 đên T10/2012 | đúng kê hoạch (Nguôn: Phòng Quan lý dự án)
Bước đầu đã xây dựng quy trình kiểm soát chỉ phí chặt chẽ dưới sự kiểm soát của các phòng chức năng của công ty. Hầu hết các dự án được hoàn thành trong giai đoạn này không vượt quá tổng mức đầu tư.
Bảng 1-22: Các dự án đảm bảo về chỉ phí do Công ty thực hiện
Tổng vốn dự os ae ke ang A
STT Tên công trình kiến của dự án = oie ig
( tý đồng) 5 Ì
Nhà làm việc Trung tâm bôi dưỡng chính trị huyện
Ì | Bình Giang. 3:4 3,4 0
_— |Hệ thông và trạm câp nước
2 | các Thái Dương và liên xã 1,2 [2 0 Nhân Quyền — Cô Bi
3 Trường THCS Nguyên Huệ 53 53 0
huyện Cam Giang.
Bénh vién da khoa huyén
4 | ChíLinh 10 10 W
Trụ sở làm việc Trung tâm
5_ lứng dụng tiên bộ KHKT 22,5 22,5 0 tinh Hai Duong
(Nguôn: Báo cáo thường niên)
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 90 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương
1.2.7.2. Hạn chế và nguyên nhân
> Hạn chế về nguồn nhân lực quản lý dự án
Thứ nhất, đội ngũ nhân lực của Công ty ngày càng trẻ hóa. Trong khi Quản lý
dự án là một quá trình đòi hỏi kinh nghiệm, sự khôn ngoan trong giải quyết vấn đề.
Với đội ngũ nhân lực trẻ, thiếu kinh nghiệm và chưa én định cũng là một cản trở
lớn.
Thứ hai, nguồn nhân lực cho quản ly dự án còn thiếu, chưa đáp ứng được khối lượng lớn các hợp đông quan lý dự án tại Công ty. Đặc biệt, khi thực hiện nhiều dự án, nhân lực trong trung tâm Quản lý dự án không đủ, một cán bộ có thể ôm đồm từ 2-3 dự án, khối lượng công việc lớn ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhà quản lý. Hơn nữa, đối với những dự án vừa và nhỏ, các nhà quản lý thường lơ là, coi nhẹ một số khâu trong quá trình quan lý dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Dién hình là dự án nhà lớp học 3 tang trường Tiểu học Tô Hiệu — Thành phố Hải Dương, do sơ xuất,
lơ là của các cán bộ quản lý mà công trình đã bị chậm tiến độ tới 5 tháng và không dam bao chất lượng. Kết quả Công ty phải bồi thường hợp đồng là 300 triệu đồng.
Thứ ba, việc quản lý nguôn nhân lực tổng thể cho dự án vẫn chưa đạt hiệu quả cao. Trong giai đoạn thi công xây dựng công trình, việc giám sát và nam bắt số lượng nhân công trên công trường vẫn chưa được chú ý tới vì các nhà tư vấn quản lý dự án quan niệm rằng đó là công việc của nhà thầu. Dẫn tới việc nhà thầu vì những lý do nào đó mà không tuân thủ theo sơ đồ bố trí nhân lực tham gia thi công trong hồ sơ đề xuất. Điều này có thể gây ra nhiều hệ lụy đáng tiếc như: chậm tiến độ, tăng chi phí, chất lượng không dam bao, ...
Nguyên nhân khách quan:
ôDo Quản lý dự ỏn là ngành khỏ mới, việc đào tạo cũn nhiờu bất cập. Hiện
nay, rất ít trường có đào tạo chuyên ngành Quản lý dự án. Hơn nữa, những
kiến thức giảng dạy về quản lý dự án tại các trường đại học còn ở mức rất cơ
bản và chưa thực sự sâu xát với thực tê.
¥ Việc quản lý nguôn nhân luc của các nhà thâu chưa tốt.
Nguyên nhân chủ quan:
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 91 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương
Y Doco chế tuyển dụng nhân sự của Công ty còn chưa chặt chẽ dẫn đến tuyên
các cán bộ quá trẻ, chưa có kinh nghiệm.
Y Công tác đào tạo cán bộ quan lý dự án còn chưa được chú trọng đúng mức.
v Việc bố trí cán bộ quản lý dự án còn chồng chéo.
v Ý thức của cán bộ quản lý dự án chưa tốt trong việc giám sát, quản lý nguồn
nhân lực
> Hạn chế về mô hình quản lý dự án
Mô hình tổ chức dự án dang ma trận tại Công ty có những nhược điểm:
Y Việc phân quyên quyết định trong quản lý dự án không rõ rang, hoặc trái ngược, chong chéo ảnh hưởng đến tiến trình thực hiện du án. Ví dụ, trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, khi Ban quản lý dy án cần thẩm định bản vẽ thiết kế hoặc dự toán thì cần sử dụng đến nhân lực của các phòng như Phòng dự toán và Phòng thiết kế (thuộc Xưởng thiết kế). Điều này gây ra cản trở lớn, đặc biệt vào giai đoạn mà cả Xưởng thiết kế và Trung tâm quản lý dự án đều có khối lượng công việc lớn. Khi đó,
các nhân viên không biết nên ưu tiên công việc nào trước, dẫn tới các Bản vẽ thi
công và Tổng dự toán có thể chậm được thâm định, gây ra nhiều hệ quả xấu.
Y Mô hình quản lý này vi phạm nguyên tắc tập trung trong quản ly. Trong trường hợp đã nêu ra ở trên, các cán bộ thuộc Xưởng thiết kế sẽ đồng thời phải thực hiện quyết định của Giám đốc Xưởng thiết kế, vửa phải thực hiện yêu cầu của các
cán bộ quản lý dự án.
Nguyên nhân: Công ty muốn tiết kiệm chỉ phí trong việc tuyển dụng quá nhiều nhân sự, giảm sự cồng kénh trong mô hình tổ chức quan lý dự án. Ngoài ra, Công ty muốn tránh vấn đề giải quyết lao động hậu dự án.
> Hạn chế trong quy trình quản lý dự án
s* Công tác lập dự án:
Đối với công tác lập dự án, Công ty thường tuyên chọn nhà thầu tư vấn bên ngoài. Nhìn chung, các báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật do các đơn vị tư vấn lập đa phần thường chậm hơn
so với kế hoạch và phải điều chỉnh lại nhiều lần.
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 92 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương
%* Công tác đấu thâu:
Nhìn chung. công tác đấu thầu tại Công ty đã đảm bảo về cả nội dung và hình thức. Tuy nhiên, công tác lập HSMT còn chiếm quá nhiều thời gian và tồn tại nhiều bất cập. Đôi khi nội dung của HSMT được áp dụng một cách cứng nhắc, theo một mô típ nhất định, không sát với yêu cầu của gói thầu đặt ra. Điều này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng khi không chọn đúng được nhà thầu.
Hơn nữa, các dự án mà Công ty thực hiện hầu hết là các dự án vừa và nhỏ. Vì vậy, hình thức chỉ định thầu là hình thức được chọn trong hầu hết các dự án của
công ty. Đây là lý do tại sao mà đôi khi công tác đấu thầu còn bị sao nhãng.
s* Công tác thẩm định dự án:
Các phương pháp được sử dụng trong thâm định dự án chủ yếu là phương pháp so sánh truyền thống ( NPV, IRR, T), còn đối với các phương pháp hiện đại như: phân tích độ nhạy, dự báo, phân tích rủi ro mới được áp dụng ở một số dự án
nhưng cũng chỉ áp dụng ở mức độ đơn giản.
s* Công tác ghi chép, lưu trữ các văn bản chứng từ còn yếu:
Việc ghi các giấy tờ quản lý không đầy đủ, không tuân theo quy định, trình tự của Công ty. Quy trình lưu giữ hồ sơ vẫn còn chưa được chú trọng. Văn bản chỉ được cất trong thùng giấy và bỏ vảo tủ (chỉ lưu lại trên bản cứng), điều kiện bảo quản không được tốt, có nhiều tài liệu hư hỏng không thể sử dụng, thậm chí có những dự án vừa kết thúc mà các tài liệu đã gần như không còn. Điều này gây khó khăn cho việc giải quyết các khiếu nại hoặc gây khó khăn cho công tác quản lý sau
dự án.
Hơn nữa, Việc cập nhật số liệu phục vụ công tác báo cáo chưa được thực hiện
tốt. Việc lập thành cơ sở dữ liệu chưa theo từng công trình, chưa cập nhật một cách
thường xuyên quá trình diễn biến về thi công, giải quyết khó khăn vướng mắc, quá trình thanh toán... theo một mẫu thống nhất cho các công trình. Vì vậy, việc tổng hợp thông tin và báo cáo gặp nhiều khó khăn.
Nguyên nhân của những hạn chê trên:
* Do năng lực và ý thức của cán bộ Quản lý dự án của Công ty còn chưa tốt:
Đối với các công tác lập dự án, lựa chọn nhà thầu hay thâm định dự án đều đòi hỏi
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 93 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương
một kinh nghiệm và hiểu biết rộng trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Một số cán bộ
quản lý dự án vẫn còn thiếu kinh nghiệm.
Y Do hệ thống công nghệ thông tin của Công ty van còn lạc hậu, chưa cập nhật các phần mềm, các công cụ tiến tiến để lưu trữ tài liệu cũng như thực hiện các khâu, các bước công việc cụ thể trong quy trình quản lý dự án như lập dự án, thâm
định dự án, đấu thâu. ...
> Tiến độ thi công còn chậm so với kế hoạch
Mặc dù, trong hầu hết các dự án đầu tư xây dựng công trình, tiến độ luôn là yếu tố được quan tâm và đặt lên hàng đầu nhưng vẫn có nhiều dự án chậm tiến độ
do cả nguyên nhân khách quan và chủ quan.
Bảng 1-23: Một số dự án chậm tiến độ do Công ty thực hiện
Theo kế hoạch Thực tế Chênh
TT Dự án ~- Kết "sẻ ; léch voi
Bat dau „ Bắt dau | Kêt thúc x
thúc kê hoạch Trụ sở làm việc Ngân
hàng TMCP Ngoại
1 | thương tại Sao Đỏ, Chi T9/2011 | T2/2012 | T9/2011 | T5/2012 3 tháng Linh
Trung tâm giáo dục
2 | thường xuyên huyện Nam | T5/2011 | T1/2012 | T5/2011 | T6/2013 17 tháng Sách; Bình Giang
Nhà làm việc Trung tâm |
3 | bôi dưỡng chính trị huyện | 35913 | 13/2014 | 73/2014 | 14/02/2015 | 12 thángBinh Giang.
Nhà lớp học ly thuyết
4 | trường THPT bán công T4/2010 | T4/2012 | T4/2010 | T12/2014 | 8 thang huyện Thanh Miện
(Nguồn: Báo cáo thường niên)
Nguyên nhân chủ quan:
Y Do cán bộ Quản lý dự án chưa chọn được các nhà thầu phù hợp hay trong
quá trình thực hiện, cán bộ giám sát tai Ban QLDA chưa thật sự sát sao trong việc
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 94 GVHD: ThS. Nguyễn Thi Thương
đôn đốc, đốc thúc các nhà thầu hoàn thành công việc theo thời gian quy định. Công tác báo cáo còn thiếu tính chủ động, chậm trễ.
v Các cán bộ quan lý dự án tại Ban, trong quá trình làm việc, chưa có sự liên
kết công việc trong mối quan hệ chung với các cấp ngành liên quan dẫn đến công tác thâm định và trình duyệt bị ảnh hưởng làm chậm tiến độ dự án.
Y Thực tế cho thấy, khi quản lý các dy án vừa và nhỏ, Các nhà quản lý rat ít
khi áp dụng các công cụ, cũng như các phương pháp khoa học vào trong công tác
quản lý du án. Các cán bộ quản lý dự án chỉ phối hợp với tư vấn giám sát theo dõi tiến độ thực tế của dự án, đối chiếu với kế hoạch tiến độ đã được duyệt. Từ đó, yêu cầu nhà thầu có biện pháp đây nhanh tiến độ nếu phát hiện có hiện tượng chậm tiến độ ở một số khâu. Tuy nhiên, cách làm này khá thụ động và đem lại hiệu quả không cao do phụ thuộc quá lớn vào nhà thầu, phần lớn các gói thầu đều phải gia hạn thời
gian thực hiện.
Nguyên nhân khách quan:
Y Công tác thấm định và xin phê duyệt dự án còn chậm chạp: Sau mỗi một công việc đều cần phải trình, thẩm định và phê duyệt của chủ đầu tư hay các cơ quan nhà nước. Vì thế, việc phê duyệt chậm trễ dẫn đến chậm tiến độ.
Y Do địa phương chưa lập xong phương án đền bù GPMB dẫn đến việc hoàn thành hồ sơ thiết kế chậm, việc phê duyệt cũng kéo dài làm tiến độ dự án chậm lại.
* Năng lực của tư vấn lập dự án, tư vấn thiết kế, ... còn hạn chế. Do đó, chất lượng tư vấn không đảm bảo dẫn đến phải làm đi làm lại nhiều lần, kéo theo nó yêu cầu phải trình duyệt nhiều lần làm mắt thời gian, chậm tiến độ.
* Sự khác biệt giữa các điều kiện thực tế so với khi khảo sát, thiết kế.
+. Yếu tố về thời tiết bất thường ảnh hưởng đến quá trình thi công của dự án Y Sự yếu kém của các nhà thầu phụ dẫn đến các sai sót trong quá trình thi công và phải làm lại công việc đó. Hơn nữa, khả năng tài chính của nhà thầu không đáp ứng được yêu cầu thi công cũng là một nguyên nhân gây chậm tiến độ.
Y Khả năng tài chính của Chủ đầu tư không đáp ứng được yêu cau dự án.
Điều này dẫn đến chậm trễ trong công tác ứng trước hay chậm trễ chi trả cho các công việc đã hoàn thành. Vì thế, một số công việc có thể phải dừng lại và dẫn đến chậm tiến độ.
Y Các nhà quản lý thường thiếu quyền hạn so với mức độ trách nhiệm được
giao.
SV: Nguyén Thi Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tu 54D