TƯ VAN QUY HOẠCH VÀ THIẾT KE XÂY DUNG HAI DUONG
2.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIEN CONG TAC QUAN LÝ DỰ AN DAU TƯ XAY DUNG CONG TRINH TAI CONG TY
2.2.1. Giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức quan lý dự án
Thứ nhất, can cơ cấu lại bộ máy quản lý dự án sao cho gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả cao. Muốn đạt được yêu cầu đó, Công ty không nên chú trọng về mặt số lượng, không nên tuyển dụng một cách 6 ạt trên mọi lĩnh vực. Việc tuyển dụng phải được thực hiện một cách can thận với chính sách lựa chọn kỹ càng.
Đặc biệt đối với đội ngũ kỹ sư, cán bộ quản lý thì trình độ chuyên môn phải được đặt lên hàng đầu.
Thứ hai, can phân quyên quản lý rõ ràng, quy định rõ trách nhiệm của từng thành viên trong Ban quản lý dự án dé tránh hiện tượng quản lý chồng chéo, không hiệu quả. Đối với hiện tượng một nhân viên chịu trách nhiệm quản lý của hai thủ trưởng, Công ty cần quy định rõ trong những trường hợp xảy ra mâu thuẫn thì phải
xử lý như thế nào.
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 102 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương
Thứ ba, các công việc của Ban quản lý dự án nên được hệ thống hóa một cách khoa học. Các công việc sẽ có kết quả cao hơn nếu như chúng được sắp xếp theo một kế hoạch cụ thể, được phân công một cách khoa học và đáp ứng yêu cầu của
Ban lãnh đạo.
2.2.2. Giải pháp hoàn thiện đội ngũ cán bộ quản lý dự án
Có thể nói rằng, quản lý dự án là sự tác động mang tính chủ quan của con người lên quá trình thực hiện dự án nhằm mục đích đảm bảo cho dự án đạt được các yêu cầu mong muốn về thời gian, chi phi, chất lượng.... Do đó, chất lượng đội ngũ cán bộ quan lý dy án chính là một trong những nhân tố quan trọng nhất quyết định sự hiệu quả của công tác quản lý dự án. Vì thế, việc đầu tư vào nguồn nhân lực luôn phải được đặt lên hàng đầu. Sau đây là một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của Công ty:
2.2.2.1. Hoàn thiện cơ chế tuyển dụng nhân sự
Thứ nhất, công tác tuyển dụng can được tiến hành công khai, minh bạch, theo
một quy trình rõ ràng.
Phòng tuyển dung cần xác định rõ vị trí cần tuyển dé từ đó có những yêu cầu cho phù hợp. Trung tâm quản lý dự án cần liên kết với phòng tuyển dụng để lập ra một quy trình chặt chẽ. Việc tuyển dụng cán bộ quản lý dự án cần phải kỹ càng, đánh giá một cách khách quan và nghiêm cắm tình trạng xin - cho.
Tôi xin đề xuất quy trình tuyển cán bộ quản lý dự án gồm 4 vòng dé kiểm tra toàn diện về cả mặt kiến thức trình độ, thái độ, phẩm chất, như sau:
Sơ đồ 2-1: Quy trình tuyển dụng cán bộ quản lý dự án
Vòng 2: Vòng 3: Vòng 4: 2 tháng thử Kiêm tra Phỏng vân Phỏng vân VIỆC
trình độ với phòng với cán bộ
SV: Nguyễn Thi Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 103 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương
Thứ hai, Trưởng Ban quan lý dự án can được tuyển chọn kỹ lưỡng
Trưởng Ban quản lý dự án phải là người có đủ năng lực, trình độ, đảm bảo
hiệu quả trong việc quản lý dự án, đáp ứng tiêu chuẩn kĩ thuật, chất lượng đề ra.
Trưởng Ban quản lý dự án cần là người có trình độ học vấn cao, kinh nghiệm
trong việc quản lý dự án, có bản lĩnh cá nhân vững vàng, kỹ năng lãnh đạo, kỹ
năng làm việc nhóm, có thể là kiến trúc sư, kỹ sư kinh tế xây dựng, kỹ sư xây dựng hiểu cặn kẽ mọi khía cạnh dự án, chủ trương, chính sách của Công ty, từ dó phổ biến cho các thành viên khác và đưa ra các quyết định chính xác nhất, hợp lý, khách quan trong quá trình quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
Thứ ba, củng cô các môi liên kêt giữa Công ty với các trường Đại học, các Trung tâm nghiên cứu khoa hoc đê mở rộng các môi liên kêt mới dé tạo nguôn cán bộ và thu hút trí tuệ, các thành tựu công nghệ mới cho công ty trong những năm sau.
2.2.2.2. Tăng cường đào tạo đội ngũ can bộ quản lý dự an
Hiện nay, các cán bộ quản lý trẻ ở Công ty ngày càng nhiều. Công ty cần biết tận dụng điểm mạnh là sức trẻ, năng lượng và nhiệt huyết của họ và khắc phục những điểm yếu về mặt kinh nghiệm cũng như kiến thức quản lý của họ. Công ty phải xây dựng kế hoạch đào tạo cán bộ có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết
pháp luật để cùng tham gia vào hoạt động quản lý dự án.
Hầu hết các cán bộ quản lý dự án trẻ, sau khi tốt nghiệp, đều được đào tạo chuyên sâu về một lĩnh vực nhất định (hầu hết là các kỹ sư xây dựng). Vì thế, Công ty cân trang bị cho các cán bộ quản lý dự án, năng lực và các công cụ quản lý chuyên nghiệp: quản lý sự thay đỗi, giải quyết các xung đột, lập và triển khai kế
hoạch, kiêm soát, đánh giá, báo cáo kêt quả thực hiện công việc.
Công ty cẩn tổ chức các budi thảo luận, trao đổi kinh nghiệm trong Ban quản lý du án. Các cán bộ quản ly dự án đi sau cần đi theo học hỏi những người đi trước,
những người đã có kinh nghiệm hàng chục năm trong việc quản lý dự án. Các cán
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tu 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 104 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương
bộ trẻ được đi ra công trường học hỏi cách làm việc, cách quản lý, cũng như những
cách giải quyết các trường hợp hóc búa.
Hang năm, Công ty nên tổ chức những lớp học ngắn hạn hoặc dài hạn để
bôi dưỡng thêm nghiệp vụ cho cán bộ tại Công ty. Ban quản lý dự án được đào
tạo sâu hơn các kiến thức liên quan đến dự án đầu tư, người lao động được học lớp đào tạo về thi công xây dựng các công trình chất lượng... Các lớp này được mở ra với sự giảng dạy của những chuyên gia có uy tín được Công ty mời về,
khuyến khích toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty tham gia, học
hỏi và nâng cao kiên thức bản thân.
Công ty cũng can dua ra cơ chế đánh giá nhân viên sau mỗi khóa đào tao, huấn huyện. Từ đó rút ra bài học dé xây dựng được một quy trình dao tao tốt hơn, và tránh những khâu đào tạo không cần thiết gây lãng phí nguồn lực.
2.2.2.3. Bé trí cán bộ hợp lý
Ban quản lý dự án cân cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định phân công công việc cho cán bộ, công nhân viên. Việc phân bỗ nguồn nhân lực cho từng dự án rất quan trọng. Theo đó, những dự án nào có tính chất phức tạp thì Công ty nên ưu tiên số lượng cán bộ quản lý nhiều hơn, với trình độ chuyên môn cao hơn.
Việc bố trí, sắp xếp lao động ra sao cũng là cả một nghệ thuật. Đồng thời, Công ty nên có kế hoạch cụ thé dé bố tri công việc một cách hiệu quả, nhằm tận dụng tối đa
trí tuệ và khả năng sáng tạo của người lao động.
Hơn nữa, cdn tăng cường thêm cán bộ dé giải quyết tình trạng “quá tải” hiện nay, tránh để một người phải kiêm nhiệm nhiều dự án phức tạp; phân công việc rõ
ràng găn với trách nhiệm cụ thê cùng với chê độ khen thưởng rõ ràng.
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 105 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương
2.2.2.4. Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, các chế độ đãi ngộ nhân viên
Việc xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp trong Công ty là hết sức
quan trọng vì nó không những nâng cao hiệu quả làm việc trong công ty mà còn góp
phần thu hút những nguồn nhân lực chất lượng cao vào làm việc.
Công ty can đưa ra những quy định dé tăng tinh kỷ luật. Các quá trình làm việc cần có quy trình rõ ràng, các văn bản, biên bản ghi chép trình lên ban lãnh đạo Công ty. Điều này nâng cao ý thức, trách nhiệm làm việc của toàn nhân viên công
ty nói chung và các cán bộ dự quản lý dự án nói riêng.
Công ty cũng cân chú ý đên đời sông tinh thân của nhân viên. Công ty nên có các chê độ khen thưởng và kỷ luật rõ ràng. Ngoài ra, các chê độ thăm hỏi, nghỉ ôm,... cũng cân được quan tâm. Điêu này thúc đây tinh thân làm việc của nhân viên
trong Công ty, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
2.2.3. Giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý dự án
Như đã trình bày trong phan 1.2.7 của chương I, trong Quá trình quản lý dự án
tại Công ty, các công tác về lập dự án, đấu thầu, thâm định vẫn chưa được tốt. Sau đây là một vài giải pháp dé nâng cao chất lượng các khâu này:
2.2.3.1. Đối với công tác lập dự án
Dé công tác lập dự án có chất lượng cao, tong công ty cdn lựa chọn tư vấn có đủ năng lực, xét chọn thau tư vấn phải thông qua hội đông. Hồ sơ dự án yêu cầu số liệu thông tin dự án phải được điều tra có nguồn gốc rõ ràng, phân tích trên cơ sở khoa học, đưa ra quy trình mẫu phân tích - đánh giá hiệu quả tài chính cụ thể cho từng loại dự án dé đánh giá hiệu quả dự án mang lại thiết thực hơn.
Hơn nữa, các cán bộ quản lý dự án cân phải nâng cao khả năng, hiểu biét trong nhiêu lĩnh vực đê có thê xem xét tính hợp lý của việc lập dự án của tư vân.
Các cán bộ quản lý cân tích cực trong việc nhắc nhở tư vân hoàn thành lập dự án
đúng tiến độ.
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 106 GVHD: ThS. Nguyễn Thi Thương
2.2.3.2. Đối với công tác thẩm định dự án
Để nâng cao chất lượng công tác thâm định thì ngoài những phương pháp thẩm định truyền thống, các cán bộ thẩm định cần áp dụng các phương pháp mới và
theo một quy chuân nhất định:
Y Đối với các yếu tố thuộc về pháp lý, sử dụng phương pháp so sánh đối chiếu và thâm định theo trình tự: còn đối với các nội dung khác thì cần kết hợp giữa
so sánh, dự báo, phân tích độ nhạy hoặc triệt tiêu rủi ro. Việc so sánh phải xuất phát
từ nhu cau thị trường, mục tiêu của dự án chứ không chỉ dựa trên ý muốn chủ quan hay mục đích sử dụng của Chủ đầu tư.
Y Đối với phương pháp độ nhạy: Bản chất của việc phân tích độ nhạy là xác định mối quan hệ động giữa các yếu tố đến kết quả, hiệu quả đầu tư, trên cơ sở đó giúp Chủ đầu tư đưa ra được các quyết định phù hợp với khả năng có thể xảy ra trong tương lai của phương án đầu tư. Lưu ý, trong quá trình thâm định cần lựa chọn những thông số chủ yếu có ảnh hưởng lớn đến dự án dé phân tích. Cần quan tâm xem xét thỏa đáng đến tỷ suất chiết khấu chuẩn (r) làm cơ sở tính toán chính
xác các chỉ tiêu cũng như hiệu quả tài chính của dự án.
v_ Khi phân tích hiệu quả trên phương diện kinh tế xã hội, bên cạnh bằng lý luận cần thiết phải xây dựng các bảng biểu để xác định dòng tiền trên phương điện kinh tế xã hội để xem xét, đánh giá.
2.2.3.3. Đối với công tác đấu thâu
Nâng cao năng lực của nhân viên trong lĩnh vực đấu thầu là nhiệm vụ ưu tiên hàng dau dé giải quyết vấn đề đấu thầu còn kém tại Công ty. Đối với mỗi gói thầu, với những đặc điểm khác nhau, HSMT cần có những đặc điểm khác nhau. Day là lý
do tại sao công tác này cân một kiên thức và kinh nghiệm rộng.
Ngoài ra, để nâng cao được chất lượng tư vấn lựa chọn nhà thầu, Công ty cần
thực hiện một sô điêu như sau:
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 107 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương
Y Công ty nên tổ chức các phương án đấu thầu cạnh tranh để có thể chọn
được những nhà thầu tốt.
v_ Xây dựng các bộ mẫu Hồ sơ mời thầu chi tiết phù hợp với từng loại công
trình như: Giao thông, thủy lợi, dân dụng....
+“ Tăng cường tính bảo mật của tài liệu đấu thầu
Y Quản lý chặt chế quy trình thực hiện đấu thầu
+ Tiêu chuẩn hóa đội ngũ cán bộ làm công tác đấu thầu
Y Quản lý và thâm định chặt chẽ ngay từ các khâu thiết kế - dự toán.
v_ Phải có chế tai cụ thé dé chống tiêu cực trong đấu thầu, xử lý nghiêm minh những trường hợp vi phạm Quy chế đấu thầu.
¥ Vận dụng phương pháp đánh giá HSDT phù hợp: với bước đánh giá sơ bộ,
nờn chọn tiờu chớ ô đạt ằ, ô khụng đạt ằ để đỏnh giỏ; với bước đỏnh giỏ chi tiết, nờn chọn phương pháp chấm điểm để đánh giá.
2.2.3.4. Công tác ghỉ chép, lưu trữ các văn bản, chứng từ, thông tin dự án
Dé làm tốt được công tác này, tôi xin đưa ra một số giải pháp như sau:
* Lập ra một quy trình thống nhất về việc lưu giữ hồ sơ trong công ty.
+“. Nâng cao ý thức của nhân viên trong việc lưu giữ hồ sơ.
Y Đổi mới hệ thống trang thiết bi tin học theo hướng hiện đại, xây dựng hệ thống thông tin quản lý chất lượng phục vụ đắc lực cho công tác quản lý dự án.
v Về thông tin nội bộ. cần phải có sự tập trung trong lưu trữ các thông tin của dự án, các số liệu thống kê phải nhanh chóng được tổng hợp và phân tích theo các tiêu chí khác nhau, báo cáo nhanh để nhanh chóng ra các quyết định can thiệp khi có các van dé phát sinh.
Về thông tin từ bên ngoài: cần phải đa dạng hóa thông tin. Không chi thu thập thông tin từ tư vấn giám sát, nhà thầu mà còn thu thập các thông tin Chủ đầu
TỨsô¿
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên dé thực tập tốt nghiệp 108 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương
2.2.4. Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án
Để nâng cao chất lượng quản lý tiến độ dự án trong thời gian tới, Trung tâm
Quản lý dự án cần phải giải quyết được triệt để các yếu tố chủ quan và hạn chế
những rủi ro khách quan đã được nêu ra ở chương I.
2.2.4.1. Đối với Ban quản lý dự án
Ban quản lý dư án can tích cực trong việc tham khảo, liên kết với những phòng ban khác hoặc những người đã có kinh nghiệm lâu năm trong QLDA để chọn được
các nhà thấu phù hợp cho từng loại gói thâu khác nhau. Hơn nữa, các cán bộ QLDA cần có thái độ tích cực trong việc đốc thúc nhà thầu hoàn thành đúng tiến độ`
cũng như chủ động trong việc báo cáo các khúc mac cho cap trên đê giải quyêt một
cách triệt đề.
Ban quản ly dự án can tránh tình trạng công tác giải phóng mặt bằng chỉ mang tính chất thúc giục, bị động. Đội ngũ cán bộ quản lý dự án cần nắm được đầy
đủ nội dung căn bản các văn bản pháp lý của nhà nước về giải phóng mặt bằng, có các kỹ năng về giao tiếp, thuyết phục, truyền đạt, giải quyết van dé, giải quyết tranh chấp, dan hòa xung đột và có khả năng thiết lập, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với cán bộ giải phóng mặt bằng ở các địa phương. Ngoài ra, cán bộ giải phóng mặt bằng cần phải xâu xát tình hình thực tế tại mỗi địa phương, tìm hiểu, nghiên cứu đánh giá về giá cả đất đai cũng như đặc trưng văn hóa của mỗi vùng miền để tìm ra phương thức phù hợp làm việc với các cấp lãnh đạo của từng địa phương dé có thé tranh thủ được sự hợp tác cao nhất trong công tác giải phóng mặt bằng.
Các cán bộ quản ly dự án can phân tích kỹ lưỡng các phương án trước khi lựa
chọn, tránh tình trang đi vào thực hiện mới phát sinh những bat cập phải thay đổi lại phương án thực hiện. Hơn nữa, cần lập kế hoạch chỉ tiết về tiến độ cho từng giai đoạn, từng công việc và phải đảm bảo thực hiện. Lập kế hoạch phải được kết hợp với công tác dự báo. Dự báo trước những bat lợi có thé xảy ra làm ảnh hưởng đến tiễn độ dự án nhằm có phương án phòng bị trước.
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tu 54D