TƯ VAN QUY HOẠCH VÀ THIẾT KE XÂY DUNG HAI DUONG
4. Xây dựng lích làm việc 5. Kiểm soát lịch trình dự án
1. Đâu vào:
- Sơ đồ mạng của dự án
- Ước tính thời gian thực hiện
từng công việc
- Yêu cầu về nguồn, mô tả
- Những yếu tố hạn ché, giả định
2. Công cụ và kỹ thuật:
- Phân tích toán học, giảm thời
1. Đầu vào:
- Lịch thực hiện dự án, các
báo cáo tiến độ, yêu cầu thay đổi kế hoạch quản lý thời gian
2. Công cụ và kỹ thuật:
- Hệ thống kiểm soát những thay đổi lịch thực hiện công
; - việc
gian thực hiệu tự lu - Cách tính độ sai lệch thời
- Phân mêm quản lý dự án
3. Đầu ra:
- Lịch thực hiện, kế hoạch quản
gian, phần mềm quản lý dự án 3. Đầu ra:
- Cập nhật lịch thực hiện công
việc, điều chỉnh các hoạt động
- Các bài học kinh nghiệm lý thời gian, cập nhật các nguôn
lực yêu câu.
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tu 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 111 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương
Nhìn từ quy trình trên, các đầu vào, công cụ và kỹ thuật, đầu ra được liệt kê chỉ tiết, rất thuận lợi cho việc áp dụng. Việc đưa các công cụ như: WBS, sơ đồ mạng AOA, AON, các phần mềm quản lý dự án,... giúp cho việc quản lý tiến độ dự
án một cách chuyên nghiệp và dễ dàng hơn.
Khi các công việc của dự án đã được phân tách hợp lý, lúc này dựa trên kết quả của WBS, các kế hoạch tiến độ, kế hoạch chỉ phí và kế hoạch phân bổ nguồn nhân lực sẽ được lập căn cứ vào từng công việc cụ thể đã phân tách. Sau đó các kế
hoạch này sẽ được tổng hợp lại, từ đó cho ta một sơ đồ tổng hợp, đơn giản và dễ
theo dõi về các công việc cần thực hiện của dự án, gồm có tên các công việc cần
thực hiện, tiến độ dự tính, chi phí dự tính, yêu cầu chất lượng và người chịu trách nhiệm trực tiếp.
Tùy theo từng dự án cụ thể mà sơ đồ tổng hợp QLDA sẽ được xây dựng với hình thức và nội dung khác nhau để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cán bộ làm
công tác QLDA.
Về các công cụ lập kế hoạch tiến độ của dự án, có rất nhiều các phương pháp khác nhau để quản lý tiến độ dự án, như phương pháp biểu diễn mạng công việc, gồm có hai hình thức biểu diễn là phương pháp AOA và AON. Ngoài ra, còn có 2 phương pháp quan trọng và được áp dụng rất phổ biến trong quá trình quản lý tiến độ dự án là: kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT) và phương pháp đường
găng (CPM).
Sử dụng phần mềm tin học như Microsoft project, excel,... sẽ giúp cho công tác quản lý dự án được nhanh chóng và chính xác hơn, tiết kiệm thời gian.
Hơn nữa, khi có các công cụ nay, các cán bộ quán lý có thé xác định được các công việc có thể làm đồng thời, các công việc ưu tiên, báo cáo định kỳ tiến độ công việc, xác định đâu là điểm gây chậm tiên độ, cần tập trung vào các công tác nào ngay để giải quyết vấn đề.
> Về công tác kiêm tra, kiêm soát tiên độ dự án
Xác lập quy trình và xây dựng hệ thống điều hành, kiểm soát tiến độ:
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 112 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương
Sơ đồ 2-3: Hệ thống điều hành và kiểm soát tiến độ
Phô biên giao nhiệm
vụ
Tổ chức
theo dõi, giám sát
tiến độ
Đo lường Xác định Đề xuất tiến triển nguyên các biện thực hiện nhân chậm pháp khắc
dự án tiên độ phục xử lý
Cán bộ quản lý dự án cần đưa ra những biện pháp đảm bảo tiến độ khi gặp
vấn đề về khách quan như thời tiết, thời gian trình duyệt,...
Các cán bộ quan lý dự án can sát sao trong việc đôn đốc các nhà thâu hoàn thành đúng tiến độ. Hơn nữa, Cần có biện pháp để phòng ngừa và ngăn chặn tình trạng các nhà thầu tham gia dự án cố tình kéo dài thời gian thi công hoặc có các hình phạt được nêu rõ trong hợp đồng.
2.2.5. Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chỉ phí
2.2.5.1. Nâng cao tính chính xác trong công tac lập và quan lý dự toán
Dự toán là một công việc bắt buộc trong mọi hoạt động đầu tư. Dự toán càng chính xác bao nhiêu thì hiệu quả đầu tư càng tốt bấy nhiêu. Vì thế sau đây, tôi xin đưa ra một vài biện pháp để nâng cao tính chính xác của lập dự toán trong công ty.
Dé khắc phục tình trạng thiếu sót những khoản chi phí bị ẩn, khi lập dự toán cho dự án mới, cần phải xem những dự toán từ công dự án tương tự đã thiết lập và liệt kê ra các khoản chi phí mềm, chi phí bôi trơn bên ngoài trước mỗi giai đoạn triển khai dự án. Cùng với việc nghiên cứu kĩ tình hình thực tế của dự án, các khoản phí phải nộp, các giấy tờ phải xin,... để giúp cho dự án được triển khai thuận lợi, tránh việc phát sinh đột xuất khiến dự án bị ngưng trệ chờ giấy phép sẽ gây thiệt hại không hề nhỏ.
Dé hạn chế sai số dự toán từ yếu to biến động giá của thị trường, Công ty nên
có sự thỏa thuận trước với nhà cung cap vê khôi lượng nguyên vật liệu, thiệt bi cân
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 113 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương
dùng cũng như biến động giá cả trong khoảng thời gian thi công công trình dé từ đó
có thể tính toán và có kế hoạch dự trù một khoản ngân sách phù hợp cho những
khoản chi phí này.
Hơn nữa, để có một dự toán chính xác hơn thì cần phải làm rõ ràng, chỉ tiết và cụ thể nhất đến từng hạng mục công việc trong quá trình triển khai thực hiện dự án.
Xây dựng kế hoạch chuẩn bị ngân sách cho cả 2 trường hợp “phương án đẩy nhanh
và phương án day chậm ”.
Bồ sung thêm công cụ quản li chi phí dau tư xây dựng phù hợp với thị
trường như: Chỉ số giá xây dựng; điều kiện năng lực của tổ chức. Ban quản lý dự án công bố chỉ số giá xây dựng để làm căn cứ xác định tổng mức, điều chỉnh dự
toán, thanh toán hợp đồng xây dựng.
2.2.5.2. Hoàn thiện công tác ứng trước của Chủ dau tu
Đối với điều khoản ứng trước của Chủ đầu tư cần được quy định rõ trong hợp đồng kinh tế. Nếu vi phạm thì Chủ đầu tư sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm đối với
những hậu quả kéo theo như chậm tiến độ làm tăng chỉ phí.
Các cán bộ quản ly dy án có thé tư vấn cho chủ đầu tư khi xuất hiện tình trạng thiếu vốn. Các biện pháp có thể được liệt kê ra như sau:
+ Cần phải xây dựng chiến lược huy động vốn hiệu quả như: huy động tối đa
nguồn vốn bên trong (nội lực); đa dang hóa các nguồn vốn bên ngoài.
+ Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn đầu tư.
2.2.6. Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chất lượng
Để hoàn thiện công tác quản lý chất lượng, Công ty cần giải quyết các vấn đề phát sinh trong quản lý chất lượng (đã nêu ra ở chương ]).
> Tăng cường công tác thanh tra, giám sat chất lượng dự án
+“. Tích cực đánh giá tình hình thực hiện chất lượng và xác định mức độ chất lượng đạt được trong thực tế dự án
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 114 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương
So sánh chất lượng thực tế với kế hoạch dé phát hiện ra các sai lệch và đánh giá các sai lệch đó trên các phương diện kinh tế, kỹ thuật và xã hội.
Phân tích các thông tin về chất lượng làm cơ sở cho cải tiến và khuyến
khích cải tiến chất lượng.
v Tiến hành các hoạt động cần thiết nhằm khắc phục những sai lệch, đảm bảo thực hiện đúng những yêu cầu ban đầu.
Y Tăng cường liên kết với các bên liên quan như tư vấn giám sát và Chủ dan tư dé phát hiện ra những lỗi về chất lượng sớm nhất.
+. Đối với những công việc hoàn thành đều phải lấy mẫu thí nghiệm, lập ban kiểm tra hiện trường đúng như những quy định của Nhà nước.
> Tăng cường công tác kiểm duyệt, giám sát chất lượng vật liệu thi công
Dé đảm bảo chat lượng thi công dự án đạt hiểu quả tốt nhất, Mỗi loại vật liệu được nhà thầu đưa vào sử dụng, Ban quản lý dự án cần tiến hành thí nghiệm xem có đảm bảo yêu cầu hay không, đồng thời cũng kiểm tra về mặt số lượng của vật liệu.
Công tác kho bãi cần được chú trọng. Quá trình bảo quản vật liệu ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng nguyên vật liệu.
> Tích cực sử dung các công cu quản lý hiện đại để tăng hiệu quả quan lý
chất lượng dự ún
Các công cụ có thé ké đến như các dạng biểu đồ, các thử nghiệm, các phương pháp thống kê, ... Dưới đây đưa ra một số phương pháp, mô hình thường áp dụng
trong quản lý chất lượng nói chung và chất lượng dự án nói riêng:
+. Biểu đồ nguyên nhân — hậu quả (biểu đồ xương cá hay biểu đồ I-xi-ka-va) mô tả mối quan hệ nhân quả giữa nguyên nhân và các hậu quả hiện thời và tiềm 4n
v Sơ đồ khối mô tả mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau của các phần tử khác nhau của hệ thống hay quá trình
v_ Biểu đồ Parento
Y Biểu đồ kiểm soát thực hiện
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 115 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương
+ Biểu đồ phân bố mật độ
Khi áp dụng những mô hình này, công tác quản lý chất lượng sẽ trở nên dễ dàng hon và có thé đề ra những phương hướng giải quyết một cách triệt dé.
2.2.7. Giải pháp hoàn thiện các công tác quản lý khác
2.2.7.1. Giải pháp hoàn thiện công tác vệ sinh môi trường, an toàn lao động
Đối với bất kỳ dự án xây dựng nào, vấn đề an toàn và môi trường lao động luôn là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu. Việc đảm bảo an toàn lao động cho người lao động trên các công trường thi công cần phải được quan tâm một cách đúng mức. Thi công xây dựng luôn đi kèm với những nguy hiểm có thể xảy ra
bât cứ lúc nào. Vì vậy không nên chủ quan, xem nhẹ vân đê này.
Công ty cán tiép tục tô chức các khóa học cho cán bộ công nhân viên và lao động đê cung câp các kiên thức vê an toàn vệ sinh lao động và phòng chông cháy nô trong nhân viên công ty.
Công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện vệ sinh môi trường và an toàn lao động của các nhà thâu can được chú trọng, thực hiện nghiêm fúc. Ban quản lý dự án cũng cần xử lý nghiêm khắc các lao động, nhà thầu vi phạm công tác vệ sinh, an toàn lao động và PCCC đúng quy định của công ty, không xem nhẹ, cho qua để xảy ra tiền lệ xấu.
2.2.7.2. Giải pháp hoàn thiện công túc quản ly rủi ro
Quản lý rủi ro là một quá trình bao gôm nhiêu nội dung, nhiêu khâu công việc.
Mỗi khâu công việc có một nội dung riêng. Thực hiện tốt khâu này sẽ là tiền đề để
thực hiện các khâu sau. Quản lý rủi ro đòi hỏi một kinh nghiệm sâu sắc và các biện
pháp nhận diện, phân tích một cách tương đối chính xác và khoa học.
Dé giải quyêt vân đê trên, Công ty có thé mời chuyên gia vê tư vân, đào tạo cho các cán bộ quản lý dự án năm vững được những kiên thức co bản vê quản lý rủi
ro.
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh - Lớp: Kinh tế dau tu 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 116 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương
Hoạt động quản lý rủi ro này trước hết phải được diễn ra theo một chu trình
khoa học và có tính logic. Cán bộ trong Ban quản lý dự án phải có tầm nhìn xa,
chiến lược để có thể nhận diện được tất cả những bat trắc có thé phát sinh ngay từ khi dự án được đưa vào thực hiện. Từ đó, Ban quản lý dự án can phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác dé thực hiện phân tích rủi ro bang các phương pháp do
lường hiện đại. Có nhiều phương pháp định lượng được sử dụng như : phân tích phương sai hoặc độ lệch chuẩn, phân tích hệ số biến thiên ; phương pháp tính lại hệ
số chiết khấu ; phương pháp phân tích độ nhạy ; phương pháp phân tích cây quyết
định ; phương pháp phân tích nhân tố ảnh hướng ; phân tích kịch bản ; phân tích xác suất ; ... có thé thấy có rất nhiều phương pháp mà Công ty có thể lựa chọn tham khảo. việc lựa chọn phương pháp nào cho phù hợp cần được nghiên cứu kỹ lưỡng và phải có sự thống nhất giữa chuyên gia và các thành viên trong Ban quản lý dự án.
Sau khi xác định và phân tích rủi ro, Ban quản lý dự án can dua ra những
phương pháp quản lý rủi ro phù hợp với từng loại rủi ro. Các phương pháp rủi ro có
thể được áp dụng là: né tránh rủi ro, chấp nhận rủi ro, tự bảo hiểm, ngăn ngừa thiệt hại, giảm bớt thiệt hại, chuyền dich rủi ro, bảo hiểm, ...
2.2.8. Một số kiến nghị với cơ quan quản lý Nhà nước trong hoàn thiện công tác quan lý dự án đầu tư xây dung công trình
Quản lý dự án là hoạt động rất quan trọng, góp phần làm tăng hiệu quả đầu tư xây dựng công trình, từ đó mang lại lợi ích to lớn cho nền kinh tế. Vì vậy, Nhà nước cần có những chính sách phù hợp và hợp lý để hoạt động Quản lý dự án ngày càng
trở nên chuyên nghiệp hơn.
Hoàn thiện cơ chế chính sách pháp luật về quản lý dự án dau tư xây dung
công trình. Nhà nước cần phải đồng bộ các dự án luật nói chung và các văn bản pháp quy về QLDA đầu tư xây dựng công trình nói riêng. Do các dự án mà Công ty thực hiện quản lý hầu như là nguồn vốn nhà nước nên quy định của Nhà nước về các thủ tục hành chính trong xây dựng rất quan trọng.
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 117 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương
Như ta đã biết, nguyên nhân chậm tiến độ chủ yếu của các dự án nhà nước là vấn đề giải phóng mặt bằng. Vi thế, trong cơ chế quản lý đền bù giải phóng mặt bằng, Nhà nước can phải có các quy định cụ thể, rõ ràng và thong nhất dé đảm bảo
cán bộ thực hiện không gặp phải khó khăn trong quá trình thương lượng với lãnh
đạo và nhân dân các địa phương trên địa bàn diễn ra dự án. Nhà nước cần quy định rõ cơ sở để xác định giá trị đền bù và các biện pháp nếu người dân không chịu di
đời.
Đối với việc trình và xin phê duyệt nhiều cấp, Nhờ zước cân tăng tính phân quyền cho địa phương dé làm giảm các thủ tục, giảm thời gian thực hiện dự án;
Ban hành văn bản quy định một cách đầy đủ, đồng bộ. cải cách thủ tục hành chính đơn giản, gọn nhẹ... Nhanh chóng thông qua các quyết định phê duyệt. Việc phân đất chia lô cho các hộ gia đình cần tiến hành khẩn trương để ban quản lý có thé tiến
hành công tác xây dựng.
Đơn giản hóa một số thủ tục hành chính. Các thủ tục không quan trọng như biên bản đấu nối điện nước, phòng cháy chữa cháy... có thể bổ sung sau để nhanh chóng hoàn thành công tác chuẩn bị đầu tư.
Bộ xây dựng hoàn thiện cơ chế chính sách về xây dựng công trình đảm bảo sao cho các quy định không chồng chéo, ít biến động gây khó khăn cho các chủ đầu tư khi thực hiện dự án đồng thời đảm bảo các thông tư hướng dẫn thi hành luật ra đời
kịp thời và phù hợp với hoàn cảnh mới đặc biệt là các hướng dẫn về đơn giá vật liệu,
tiên công.
SV: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: Kinh tế dau tư 54D
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 118 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thương