Thông tư số 29/2004/TT-BTNMT quy định HSĐC gồm các loại tài liệu: bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ theo dõi biến động đất đai.
Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT hướng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ Địa chính với mục tiêu hoàn thiện dần hệ thống hồ sơ Địa chính của Việt Nam.
1.4.1.1.Chỉnh lý biến động bản đồ địa chính bản đồ và hồ sơ địa chính
(1) Khái niệm: Biến động đất đai là sự thay đổi thông tin không gian và thuộc tính thửa đất sau khi xét duyệt cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lập HSĐC ban đầu. Căn cứ vào đặc trưng biến động đất đai ở Việt Nam, người ta phân chia thành ba nhóm biến động chính gồm: Biến động hợp pháp, biến động không hợp pháp, biến động chưa hợp pháp.
(2) Cơ sở pháp lý trong chỉnh lý biến động
Tình hình biến động đất đai hiện nay tương đối lớn nên để hệ thống hồ sơ địa chính luôn phản ánh đầy đủ, có độ chính xác thông tin ngoài thực địa
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ thì Bộ TNMT, Sở TNMT và UBND Tỉnh Vĩnh Phúc đã ban hành các văn bản sau:
- Thông tư 1990/2001/TT - BTNMT ngày 30/11/ 2001 về việc hướng dẫn đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Luật Đất Đai năm 2003 được Quốc hội khóa XI thông qua ngày 26/11/2003 và có hiệu lực thi hành ngày 01/07/2004.
- Nghị định 181/2004/NĐ-CP ngày 29/10/2004 của Chính phủ về thi hành Luật Đất đai.
- Quyết định 24/2004/QĐ-BTNMT ngày 01/11/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài Nguyên và Môi Trường ban hành quy định về GCNQSDĐ .
- Quyết định số 25/2004/QĐ-BTNMT ngày 01/11/2004 của Bộ Tài Nguyên và Môi Trường về việc ban hành kế hoạch triển khai Luật Đất đai.
- Thông tư 28/2004/TT-BTNMT ngày 01/11/2004 Bộ trưởng Bộ Tài Nguyên và Môi Trường về việc hướng dẫn thực hiện thống kê, kiểm đất đai và xây dựng bản đồ hiện trạng sử dụng đất.
- Thông tư 29/2004/TT-BTNMT ngày 01/11/2004 Bộ Tài Nguyên và Môi Trường về việc hướng dẫn lập, chỉnh lý và quản lý hồ sơ địa chính.
(3) Các hình thức biến động đất đai
Sự thay đổi bất kỳ thông tin nào so với thông tin trên GCNQSDĐ đã cấp và thông tin trên hồ sơ địa chính đã được lập lúc ban đầu (những thông tin: tự nhiên, kinh tế, xã hội, pháp lý) thì đều phải có sự xác nhận của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, có thể phân ra các hình thức biến động sau:
Biến động về quyền sử dụng đất: chuyển nhượng, chuyển đổi, hợp thức hóa, thừa kế, tặng quyền sử dụng đất, thay đổi do chia, tách thửa đất.
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ - Biến động do quy hoạch.
- Biến động do thiên tai (đất bị sạt lở, đất bồi ven sông). - Biến động do thế chấp, bảo lãnh quyền sử dụng đất.
- Biến động do sai xót, nhầm lẫn về nội dung thông tin ghi trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; do cấp đổi hoặc thu hồi giấy chứng nhận; do thay đổi số thứ tự tờ bản đồ, số thửa, diện tích do đo đạc lại bản đồ …
- Biến động do nhận QSDĐ theo quyết định công nhận kết quả hòa giải thành đối với tranh chấp đất đai được Ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền.
- Biến động do nhận QSDĐ theo bản án, theo Quyết định Tòa án nhân dân hoặc Quyết định cơ quan thi hành án.
- Biến động do nhận QSDĐ theo văn bản công nhận kết quả đấu giá quyền sử dụng đất phù hợp với pháp luật hoặc văn bản pháp lý khác phù hợp với pháp luật.
- Biến động do người sử dụng đất đổi tên theo Quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc văn bản khác phù hợp với pháp luật.
- Biến động do nhận QSDĐ do chia tách, sát nhập tổ chức theo Quyết định của cơ quan, tổ chức.
1.4.1.2. Các hình thức chỉnh lý hoàn thiện hồ sơ địa chính hiện nay của thị trấn
- Chỉnh lý các sai xót trên các sổ sách theo mẫu QĐ 499/QĐ - ĐC ngày 27/7/1995 của Tổng cục địa chính.
- Chỉnh lý sai xót nhầm lẫn trên giấy chứng nhận đã cấp. - Chính lý tài liệu bản đồ.
1.4.1.3. Đăng ký đất đai, cấp GCNQSDĐ trường hợp có biến động
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ Người được Nhà nước giao đất, thuê đất, thu hồi đất, xin chuyển mục đích sử dụng đất, thay đổi thời hạn sử dụng đất hoặc các bên xin chuyển đổi, chuyển nhượng, thuê, thừa kế QSDĐ,… đều phải đến trụ sở UBND xã, phường, thị trấn (nơi có đất sử dụng) để nộp hồ sơ đăng ký đất đai.
Hồ sơ gồm:
- Bản sao Quyết định giao đất hoặc Quyết định thuê, thu hồi, chuyển mục đích sử dụng đất; thay đổi thời hạn sử dụng, hình thể thửa đất; hợp đồng chuyển đổi hoặc chuyển nhượng QSDĐ.
+ Trường hợp thừa kế QSDĐ phải có tờ khai thừa kế kèm theo bản di chúc người để thừa kế hoặc Quyết định tòa án về việc phân chia đất thừa kế.
+ Trường hợp mất đất do thiên tai phải có đơn đề nghị chủ sử dụng kèm theo biên bản xác nhận hiện trường của UBND xã.
- GCNQSDĐ đã cấp thửa đất có biến động.
- Trích lục bản đồ có chỉnh lý thửa đất có biến động.
- Chứng từ thu tiền các loại liên quan đến nghĩa vụ người được Nhà nước giao đất, thuê đất như hóa đơn thu tiền SDĐ, hoặc tờ khai nộp thuế chuyển quyền, thuế trước bạ…
Người đến nộp hồ sơ phải xuất trình giấy tờ liên quan đến tên chủ xin đăng ký như số hộ khẩu (đối với gia đình), chứng minh nhân dân (đối với cá nhân), Quyết định thành lập và giấy giới thiệu về việc cử đại diện (đối với tổ chức) để các cán bộ địa chính kiểm tra hồ sơ đăng ký.
Trường hợp được thay đổi thời hạn sử dụng theo chính sách Nhà nước thì người sử dụng đất không phải lập hồ sơ xin đăng ký biến động. Sở TN&MT sẽ tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn việc chỉnh lý biến động trên sổ địa chính và chứng nhận biến động trên giấy chứng nhận đã cấp.
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ - Nội dung thẩm tra gồm có:
+ Kiểm tra vị trí, diện tích hình thể biến động tại thực địa nếu có. + Kiểm tra các điều kiện liên quan đến từng trường hợp biến động. + Kiểm tra mức độ đầy đủ và nội dung hình thức trình bày hồ sơ.
- Cán bộ địa chính xã chịu trách nhiệm giúp UBND xã thực hiện việc thẩm tra hồ sơ đăng ký biến động. Trường hợp cần kiểm tra thực địa phải có thêm đại diện UBND xã, cán bộ thôn (xóm, tổ dân phố, bản).
- Trường hợp phát hiện thấy việc biến động trái pháp luật, UBND xã phải thực hiện xử lý vi phạm theo pháp luật. Diện tích bị vi phạm phải kiên quyết xử lý buộc trả lại hiện trạng trước khi biến động.
- Kết thúc thẩm tra, UBND xã lập tờ trình về việc thẩm tra hồ sơ ký biến động lên cơ quan có thẩm quyền.
Riêng đối với giấy tờ thừa kế và các hợp đồng chuyển đổi đất nông thôn, hợp đồng thuê đất nông nghiệp, UBND xã thực hiện xác nhận vào tờ khai hoặc hợp đồng, hợp đồng được lập thành 5 bộ ( xã giữ 01 bộ, cơ quan thuế 01 bộ, hộ gia đình, cá nhân giữ 01 bộ). Phòng Tài nguyên và Môi trường 01 bộ cùng với giấy chứng nhận để chứng nhận biến động.
- Thời gian hoàn thành thẩm tra kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đến ngày gửi lại hồ sơ lên cấp trên không quá 5 ngày.
* Xét duyệt cấp GCNQSDĐ cơ quan có thẩm quyền
- Sở TN&MT, phòng TN&MT cấp huyện có trách nhiệm thẩm tra hồ sơ đăng ký biến động các đối tượng thuộc thẩm quyền UBND cùng cấp.
Kết thúc thẩm tra, cơ quan địa chính các cấp trình hồ sơ UBND cùng cấp quyết định cho phép biến động (đối với trường hợp chuyển mục đích, thay đổi thời hạn và hình thể sử dụng) hoặc nhận các hợp đồng thuộc thẩm quyền cấp mình.
- Căn cứ vào kết quả xét duyệt UBND cùng cấp có thẩm quyền, cơ quan địa chính cùng cấp chịu trách nhiệm thông báo đối tượng được duyệt
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định, viết giấy chứng nhận để trình UBND ký hoặc chứng nhận biến động vào giấy đã cấp theo thẩm quyền sau khi nhận được thông báo các đối tượng đã thực hiện xong nghĩa vụ tài chính.
* Tổ chức chỉnh lý hồ sơ địa chính lưu tại xã, thị trấn và giao GCNQSDĐ
- Chỉnh lý hồ sơ địa chính tại xã.
+ Việc chỉnh lý hồ sơ địa chính lưu ở các cấp chỉ được thực hiện sau khi GCNQSDĐ đã được cấp GCNQSDĐ mới.
+ Các tài liệu cần chỉnh lý biến động gồm: Bản đồ địa chính hoặc bản đồ giải thửa, hồ sơ kỹ thuật thửa đất… sổ địa chính, sổ mục kê, sổ cấp GCNQSDĐ. Nội dung hình thức chỉnh lý phải theo đúng quy định đối với từng loại tài liệu.
+ Cán bộ địa chính xã chịu trách nhiệm chỉnh lý bản đồ và sổ sách lưu tại xã, lập sổ theo dõi biến động đất đai dựa trên cơ sở GCNQSDĐ và trích lục bản đồ có chỉnh lý biến động do phòng TN&MT huyện chuyển về trước khi giao chủ sử dụng đất.
- Giao giấy chứng nhận người sử dụng đất.
+ Việc giao GCNQSDĐ do cán bộ địa chính xã thực hiện tại UBND . + Người đến nhận giấy chứng nhận phải nộp lệ phí địa chính và ký tên vào sổ địa chính (quyển lưu ở xã) để kết thúc thủ tục đăng ký. Bản chính các quyết định trong trường hợp giao đất, thuê đất, thu hồi đất và các chứng từ thu trên các loại phải nộp lại cán bộ địa chính xã để chuyển về lưu trữ ở Sở Tài nguyên và Môi trường.
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ - Việc quản lý lưu trữ các tài liệu thiết lập trong quá trình đăng ký đất biến động. Sau khi kết thúc thủ tục đăng ký biến động, hàng năm phải thực hiện việc chuyển giao vào lưu trữ tại Sở TN&MT các tài liệu sau:
- Toàn bộ tài liệu hồ sơ xin đăng ký biến động đất đai chủ sử dụng. - Tờ trình về việc thẩm tra hồ tra hồ sơ đăng ký biến động.
- Các GCNQSDĐ đã thay đổi được thu hồi.
Các tài liệu trên được quản lý cùng với hệ thống đơn xin đăng ký trong lần đăng ký ban đầu để hình thành hồ sơ chủ sử dụng đất.
1.4.2. Một số phần mềm quản lý Hồ sơ địa chính đang áp dụng tại Việt nam hiện nay
1.4.2.1.Phần mềm Famis - CaddB
Là phần mềm được viết chạy đồng bộ cùng Microstation có khả năng lưu trữ các thông tin cơ bản của thửa đất như: Số thửa, số tờ bản đồ, tên chủ sử dụng, địa chỉ thửa đất, loại đất cũ, loại đất mới .v.v. Các thông tin Famis quản lý và các chức năng của Famis đáp ứng được nhu cầu khai thác cơ bản của thông tin đất đai đồng thời chạy trên nền Microstation nên rất phù hợp với việc biên tập quản lý dữ liệu bản đồ. Để quản lý HSĐC thì bộ phần mềm Famis - CaddB còn nhiều hạn chế do khả năng lưu trữ dung lượng thấp, không được cập nhật theo các thay đổi của pháp luật về quản lý đất đai hiện hành.
1.4.2.2. Phần mềm CiLIS
Đây là một bộ phần mềm được xây dựng bởi Viện nghiên cứu địa chính, CSDL địa chính được quản lý với định dạng dữ liệu của Microsoft Acess (định dạng *.mdb).
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ Ưu điểm: Phần mềm CiLIS là phương thức nhập đơn giản, dễ sử dụng như Word và Excell, người sử dụng dễ tiếp cận.
Nhược điểm: Phầm mềm CiLIS có độ bảo mật dữ liệu rất yếu, dung lượng lưu trữ dữ liệu thấp (với các xã có trên 20 nghìn thửa đất rất dễ tràn dữ liệu). Nhập dữ liệu vào phần mềm CiLIS tốn rất nhiều thời gian vì chỉ có thể nhập trên một máy, hỗ trợ xử lý phần mềm của cơ quan sản xuất phần mềm kém. Khai thác dữ liệu phải thông qua cán bộ quản lý CSDL. Công tác cập nhật biến động đất đai vào phần mềm rất khó khăn và tốn nhiều công sức vì bản đồ trong CSDL không thể cập nhật được mà phải cập nhật trên MicroStation sau đó mới chuyển ngược lại CiLIS.
1.4.2.3. Phần mềm ViLIS1.0
Đây là bộ phần mềm được Trung tâm Viễn thám Quốc gia xây dựng năm 2005 cùng với dự án xây dựng thí điểm mô hình Văn phòng Đăng ký Quyền sử dụng đất cấp Tỉnh.
Ưu điểm: Cũng như phần mềm CiLIS, ViLIS1.0 lựa chọn hệ quản trị dữ liệu MicrosoftAcess, dễ sử dụng. ViLIS1.0 được đánh giá cao hơn CiLIS vì có sự phối hợp thực hiện và hỗ trợ kỹ thuật từ đội ngũ lập trình viên của Trung tâm Viễn thám Quốc gia.
Nhược điểm: Cơ sở quản trị dữ liệu nhỏ không đảm bảo lưu trữ được dữ liệu địa chính. Độ bảo mật thông tin không cao. Công tác khai thác dữ liệu và cập nhật dữ liệu gặp nhiều khó khăn khi chuyển giao sử dụng ở 3 cấp: xã, huyện, tỉnh vì công tác thông báo chỉnh lý biến động đất đai cùng các vấn đề liên quan vẫn phải trao đổi trực tiếp ngoài phần mềm.
1.4.2.4. Phầm mềm VILIS2.0
Với sự yêu cầu từ chính thực tiến quản lý và sử dụng đất đai cũng như cải tiến, khắc phục những tồn tại khi triển khai sử dụng VILIS1.0 đội ngũ cán
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ bộ lập trình viên Trung tâm Viễn Thám Quốc gia đã tiến hành xây dựng phần mềm VILIS 2.0
Ưu điểm: Microsoft SQL Server 2005 quản trị CSDL đảm bảo quản lý được tối đa theo yêu cầu quản lý dữ liệu địa chính. VILIS2.0 quản lý dữ liệu bản đồ địa chính đồng bộ với MicroStation, Famis và ArcGIS đảm bảo thống nhất CSDL phục vụ tối đa cho việc quản lý CSDL địa chính. Khai thác dữ liệu đơn giản, với các chủ sử dụng đất cần khai thác các thông tin cơ bản có thể truy cập vào Website của phần mềm ViLIS2.0 để khai thác. Đội ngũ cán bộ lập trình viên luôn hỗ trợ tối đa cho các tỉnh, đặc biệt là hiện nay bộ phận xây dựng VILIS2.0 đã được chuyển về trực thuộc Tổng Cục Quản lý đất đai.
Nhược điểm: Phần mềm VILIS2.0 rất khó cài đặt và sử dụng, vấn đề chuyển giao công nghệ cho cán bộ địa phương sẽ cần rất nhiều thời gian và tốn nhiều công sức cũng như kinh phí đầu tư.
1.4.2.5. Phần mềm TMVLIS
- Bộ phần mềm TMVLIS được xây dựng bởi Tổng công ty Tài nguyên và Môi trường Việt Nam. Hệ quản trị CSDL bản đồ theo định dạng của Autodesk, quản trị CSDL HSĐC với Microsoft SQL Server 2000.
Ưu điểm: Quản trị CSDL bản đồ với bộ nguồn của Autodesk sẽ lưu được dữ liệu lớn hơn, nguồn mở hơn, đưa được nhiều dữ liệu thuộc tính vào bản đồ hơn. Các bản đồ chuyên đề có dung lượng lớn như bản đồ ảnh, bản đồ địa hình, bản đồ đáy biển sẽ dễ sử dụng hơn. Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL server 2000 đáp ứng tốt yêu cầu quản trị dữ liệu HSĐC.
Nhược điểm: Quá trình sử dụng hay bị lỗi, khó khắc phục, tính bảo mật không cao..