Phát huy dân chủ trong cơ quan tổ chức là quá trình tạo ra một môi trường làm việc mả trong đó mọi thành viên đều có quyền tham gia vào các quyết định liên quan đến công việc của họ. Điều này bao gồm việc khuyến khích sự đóng góp ý kiến từ tất cả các cấp bậc, tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận mở và minh bach, va xây dựng một văn hóa tôn trọng ý kiên của nhau.
Phát huy dân chủ tạo ra một môi trường làm việc tích cực, tất cả thành viên trong đội ngũ nhân sự đều cảm thấy được tôn trọng và ngày càng tích cực đóng góp sáng kiến cho tô chức. Khi nhân viên được tham gia vào quyết định và có cơ hội đóng góp ý kiến, họ sẽ cảm thấy gắn bó hơn với tổ chức. Điều này không chỉ tăng cường sự hải lòng trong công việc mà còn khuyến khích sự sáng tạo và đôi mới, giảm thiểu sự rời bỏ và nâng cao hiệu suất làm việc. Từ đó, tổ chức có thể duy trì được nguồn nhân lực ôn định và phát triển bền vững hơn.
Vi đụ: Umilever là doanh nghiệp nôi tiếng với việc phát huy dân chủ và đóng góp xã hội. Doanh nghiệp nảy đã thiết lập bộ quy tắc ứng xử dành cho nhân viên và lãnh đạo các cấp. Trong đó, nhà quản lý cần cung cấp quy trình minh bạch, công bằng
25
và bí mật để nhân viên có thế nêu lên quan ngại. Các hệ thông và quy trình này phải cho phép nhân viên thảo luận về bất kỳ tình huống nào mà họ tin rằng họ đã bị phân biệt đối xử hoặc đối xử bất công, không được tôn trọng hoặc tôn hại phâm gia vol myc đích thúc đây môi trường làm việc công bằng vả an toàn, nơi làm việc mà mọi quyền đều được tôn trọng và mọi người đều có thê phát huy đầy đủ tiềm năng.
Câu 3: Yếu tố môi trường bên trong và các tác động đến tô chức
Mức độ áp dụng công nghệ trong tô chức là một yếu tô nội tại có tác động mạnh mẽ đến khả năng cạnh tranh và sự phát triển bền vững của tô chức. Công nghệ không chỉ ảnh hưởng đến cách thức tổ chức vận hành mà còn quyết định đến sự hiệu quả và chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà tô chức cung cấp. Khi công nghệ được áp dụng một cách hiệu quả, tổ chức có thể tôi ưu hóa quy trình sản xuất, nâng cao năng suất lao động, và tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng. Tuy nhiên, việc chuyền đôi công nghệ cũng mang lại nhiều thách thức, như chi phí đầu tư cao và khó khăn trong việc thích ứng với những thay đổi mới. Những vấn đề nảy có thê cản trở tổ chức trong việc phát huy hết tiềm năng của mình và đối mặt với cạnh tranh khốc liệt trên thị trường.
Do đó, việc hiểu rõ về các cơ hội và thách thức từ việc áp dụng công nghệ là rất cân thiết để tổ chức có thê khai thác tối đa lợi ích từ công nghệ và giảm thiểu rủi ro trong quá trình chuyên đôi. Cụ thé,
Về cơ hội:
Thứ nhất, tăng cường hiệu quả hoạt động. Việc áp dụng công nghệ mới giúp td chức tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả kinh doanh.
Ngoài ra, việc tối ưu hóa quy trình không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm chỉ phí sản xuất. Khi quy trình làm việc được cải thiện, tổ chức có thể sản xuất nhiều sản phẩm hơn trong thời gian ngắn hơn, từ đó tăng doanh thu mà vẫn giữ chỉ phí ở mức thấp. Hơn hết, công nghệ cho phép tổ chức tự động hóa nhiều quy trình lặp lại, như
nhập liệu, xử lý đơn hàng và quản lý kho. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà
còn giảm thiêu sai sót do con người gây ra. Đồng thời, việc áp dụng công nghệ thúc đây quy trình đôi mới sáng tạo bên trong tổ chức hỗ trợ trong việc phát triển các giải pháp sáng tạo, giúp tô chức phát triển các sản phẩm, dịch vụ đột phá. Bên cạnh đó,
26
việc sử dụng hệ thống quản lý thông tin giúp tổ chức lưu trữ và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả. Những dữ liệu này cung cấp thông tin quan trọng cho việc ra quyết định, giúp tổ chức điều chỉnh chiến lược kinh đoanh kịp thời. Hơn hết, công nghệ còn tạo điều kiện cho các tô chức thiết lập mạng lưới kết nối và hợp tác dễ đàng hơn. Các nên tảng trực tuyến giúp doanh nghiệp kết nổi với nhà cung cấp, khách hàng và đối tác, từ đó mở rộng cơ hội kinh doanh và gia tăng p1á trị sản pham, dich vu.
Vi dụ: Công ty Cô phần Thế Giới Di Động - một trong những chuỗi bán lẻ lớn nhất Việt Nam, đã áp dụng công nghệ ERP để quản lý toản bộ hoạt động kính doanh của mình. Nhờ việc tích hợp và tự động hóa quy trình quản lý kho, bán hàng và kế toán, công ty này không chỉ tối ưu hóa được quy trình làm việc mà còn giảm đáng kế thời gian xử lý đơn hàng và chi phí vận hành. Kết quả là doanh thu và lợi nhuận của công ty liên tục tăng trưởng, đồng thời tăng cường sự hải lòng của khách hàng thông qua dịch vụ nhanh chóng và chính xác.
Thi hai, cải thiện dịch vụ khách hàng. Công nghệ không chỉ cải thiện quy trình nội bộ mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Các ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng cho phép tô chức theo dõi thông tin và tương tác với khách hàng, từ đó cung cấp dịch vụ tốt hơn. Ví dụ, khi khách hàng có vấn đề cần giải quyết, nhân viên có thể nhanh chóng truy cập thông tin lịch sử giao dịch và phản hồi kịp thời, tạo sự hải lòng cho khách hàng. Bên cạnh đó, công nghệ cũng giúp tô chức cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng thông qua phân tích dữ liệu. Các doanh nghiệp thương mại điện tử có thể gợi ý sản phâm dựa trên lịch sử mua sắm, từ đó tạo cảm giác gần gũi và thúc đây khách hàng quay lại mua săm, tạo ra mối liên kết chặt chẽ với thương hiệu.
Ngoài ra, công nghệ cung cấp nền tảng cho việc phát triển và cải tiến sản phẩm, dịch vụ mới, từ đó nâng cao chất lượng sản phâm nhằm đảm bảo dịch vụ khách hàng được
tốt nhất.
Vi dụ: Công ty Thương mại điện từ Tiki đã áp dụng công nghệ quản lý quan hệ khach hang (CRM) dé nang cao chat lượng dịch vụ khách hàng. Nhờ hệ thong CRM, nhan vién Tiki co thé dé dàng truy cập thông tin lịch sử giao dịch và phản hồi nhanh
chóng khi khách hàng gặp vấn đề. Hơn nữa, Tiki còn sử dụng phân tích dữ liệu dé gợi
ý sản phẩm phù hợp dựa trên sở thích của khách hàng. Ví dụ, nếu khách hàng thường xuyên mua sách về công nehệ, hệ thông sẽ tự động đề xuât các sản phâm liên quan.
27
Nhờ vậy, Tiki không chỉ tăng cường sự hải lòng của khách hàng mà còn thúc đấy tỉ lệ quay lại mua sắm, tạo ra doanh thu bền vững cho công ty.
Thứ ba, giảm chỉ phí và nâng cao cạnh tranh. Việc áp dụng công nghệ thông tin có thê giảm chi phí vận hành nhờ vào tự động hóa và tôi ưu hóa quy trình. Chắng hạn, việc sử dụng phần mềm quản lý tài chính giúp tô chức quản lý ngân sách và dự đoán chỉ phí một cách chính xác, từ đó giảm thiêu lãng phí tài nguyên. Ngoài ra, khả năng mở rộng nhanh chóng là một lợi thế khác mà công nghệ mang lại. Các công ty khởi nghiệp có thê dé dàng trong việc mớ rộng quy mô hoạt động bằng cách sử dụng dịch vụ đám mây, mà không cần đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng, giúp họ cạnh tranh tốt hơn trên thị trường.
Vi dụ: Công ty Cô phân VNG, một trong những công ty công nghệ hàng đầu tại Việt Nam, đã áp dụng công nghệ thông tin để tôi ưu hóa quy trình vận hành và giảm chỉ phí. Thay vì sử dụng các hệ thông kế toán truyền thống tốn kém và phức tạp, VNG đã triển khai phần mềm quản lý tài chính tự động, giúp theo dõi ngân sách và dự đoán chi phí chính xác hơn. Điều này không chỉ giúp công ty giảm thiêu lãng phí tài nguyên mà còn nâng cao hiệu quả làm việc.
Thứ tư, nâng cao tỉnh bên vững. Chăng hạn như công nghệ xanh, công nghệ xử lý chất thải tiên tiến hoặc quy trình sản xuất tiết kiệm tài nguyên, cho phép tô chức giảm thiêu lượng chất thải phát sinh trong quá trình sản xuất. Hay, công nghệ năng lượng tái tạo như năng lượng mặt trời hoặc gió, giúp tô chức giảm thiêu phụ thuộc vào năng lượng hóa thạch. Việc lắp đặt các tắm pin năng lượng mặt trời trên mái nhà không chỉ giảm chỉ phí điện năng mà còn tạo ra nguồn năng lượng sạch, góp phần giảm phát thải khí nhà kính. Ngoài ra, trong bối cảnh người tiêu dùng ngày cảng quan tâm đến vấn đề bảo vệ môi trường, việc tổ chức áp dụng công nghệ bên vững giúp nâng cao uy tín và tạo dựng hình ảnh tích cực trong mắt khách hàng. Hơn hết, ngày cảng nhiều nhà đầu tư đang tìm kiếm các cơ hội đầu tư vào những tô chức có cam kết bền vững và trách nhiệm xã hội, điều này tạo ra cơ hội phát triển lớn cho tổ chức. việc nâng cao tính bền vững thông qua áp dụng công nghệ không chỉ mang lại lợi ích về môi trường mà còn tạo ra những cơ hội lớn cho tổ chức trong việc cải thiện hình ảnh, thu hút đầu tư va tăng cường khả năng cạnh tranh.
28
Vi du: Unilever da thyc hién chuong trinh “Sustainable Living Plan” (Ké hoach song bén vững) với mục tiêu giảm tác động tiêu cực đến môi trường. Họ đã đầu tư vào công nghệ để sản xuất các sản phẩm thân thiện với môi trường, như xà phòng và chất tây rửa từ nguyên liệu tự nhiên. Hơn nữa, Unilever cũng sử dụng năng lượng tái tạo
trong quy trình sản xuất, góp phần giảm phát thải khí nhà kính. Những nỗ lực này không chỉ giúp công ty thu hút được khách hàng mà còn khiến họ trở thành một trong những thương hiệu được yêu thích nhất trên thế ĐIỚI.
Về thách thức:
Thứ nhất, chi phi dau tu ban dau cao. Mức độ áp đụng công nghệ thường yêu cầu tổ chức đầu tư một khoản chỉ phí lớn vào hạ tang, phan mém, va thiét bi công nghệ. Điều nảy có thé gay ap lực tài chính, đặc biệt cho các tổ chức nhỏ hoặc mới thành lập, vốn đã có ngân sách hạn chế. Ngoài chỉ phí mua sắm, tô chức còn phải tính đến các chỉ phí bao tri, nâng cấp và vận hành công nghệ. Những rào cản này có thể dẫn đến việc các tổ chức chậm trễ trong việc cập nhật công nghệ mới, ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh và sự phát triển.
Vi đụ: Vinamilk, một trong những công ty sữa lớn nhất Việt Nam, đã phải đối
mặt với chỉ phí đầu tư lớn khi triển khai công nghệ tự động hóa trong quy trình sản
xuất. Việc đầu tư vào hệ thống máy móc hiện đại và phần mềm quản lý sản xuất đã tiêu tốn một khoản chi phí không nhỏ. Mặc dù công nghệ giúp tăng năng suất và chất lượng sản phâm, nhưng áp lực tài chính từ khoản đầu tư ban đầu đã khiến Vinamilk phải cân nhắc cân thận về ngân sách và chiên lược phát triển dài hạn.
Thứ hai, thay đôi văn hóa tô chức. Việc áp dụng công nghệ mới có thê cần một sự thay đôi lớn trong văn hóa tổ chức. Sự phản kháng từ nhân viên, đặc biệt là những người không quen với công nghệ, có thể gây cản trở trong quá trình triển khai. Tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc thúc đây tính thần chấp nhận công nghệ và thay đôi thói quen làm việc. Nếu không có sự đồng thuận từ nhân viên, các giải pháp công nghệ có thé không được triển khai hiệu quả, dẫn đến thất bại trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc.
Vi du. Khi Tiki bat dau 4p dung céng nghệ mới để tối ưu hóa quy trình giao hàng và quản lý kho vào năm 2020, công ty đã phải đối mặt với sự phản kháng từ một
29
số nhân viên lâu năm, những người không quen với các công nghệ hiện đại. Sự thay đổi này đã gây ra tâm lý không thoải mái, khiến một số nhân viên lo lắng về việc mắt đi vị trí hoặc không thê thích nghi với cách thức làm việc mới. Hệ quả là quá trình triển khai công nghệ đã gặp cán trở, kéo đài thời gian thực hiện và làm giảm hiệu quả hoạt động của công ty. Để giải quyết vấn đề này, 77 đã tô chức các buổi đảo tạo và
các chương trình truyền thông nội bộ trong năm 2021, nhằm khuyến khích nhân viên
chấp nhận và áp dụng công nghệ mới. Qua đó, công ty không chỉ giúp nhân viên nâng cao ky nang ma con tạo ra một môi trường làm việc thân thiện hơn với công nghệ.
Thứ ba, thiếu hụt kỹ năng. Mức độ áp dụng công nghệ yêu cầu nhân viên phải có các kỹ năng đặc thủ. Nếu nhân viên hiện tại không có đủ kỹ năng để vận hành và quản lý công nghệ mới, tổ chức sẽ phải đầu tư vào đảo tạo lãnh đạo chủ chốt, nhân viên hoặc hơn hết là tuyển dụng nhân sự mới. Việc này không chỉ tốn kém mà còn tốn thời gian, c6 thể làm chậm tiến độ triển khai các dự án công nghệ. Hơn nữa, nếu tổ chức không thể tìm kiếm được nhân sự có kỹ năng phù hợp, việc áp dụng công nghệ có thê trở thành một thách thức lớn và ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của tô chức.
Ví dụ: FPT, một trong những tập đoàn công nghệ hàng đầu tại Việt Nam, đã phải đối mặt với thách thức thiếu hụt kỹ năng khi triển khai các giải pháp công nghệ mới. Mặc dù có nhiều nhân viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nhưng không phải ai cũng có đủ kỹ năng để làm việc với các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo hay dữ liệu lớn. FPT đã phải đầu tư vào các chương trinh đào tạo liên tục và tìm kiếm nhân sự có chuyên môn cao từ bên ngoài, điều này đã ảnh hưởng đến tiến độ triển khai và ngân sách của các dự án.
Thứ tư, rủi ro về bảo mật thông tin. Mức độ áp đụng công nghệ càng cao, rủi ro về bảo mật thông tin càng lớn. Tô chức cần đầu tư vào các giải pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu và thông tin quan trọng của tổ chức. Các cuộc tấn công mạng có thế dẫn đến mất mát dữ liệu, chi phí khắc phục cao, và tốn thất về uy tín. Khi tổ chức không thể dam bảo an toản cho thông tin của mình, điều nảy có thế ảnh hưởng đến lòng tin của khách hàng và đối tác, dẫn đến giảm doanh thu và mắt khách hàng.
Vớ dụ: Vào thỏng 10 năm 2016, 1⁄?enằBank đó gặp phải một cuộc tấn cụng mạng nghiêm trọng khiến thông tin khách hàng, bao gồm tên, số tài khoản và thông tin giao dich, bi 16 ra ngoai. Sw cô này không chỉ dẫn đến việc mất mát dữ liệu và thiệt hại
30
tài chính cho một số khách hàng mà còn làm giảm lòng tin vào khả năng bảo mật của
ngân hàng. Để khắc phục tình hình, J⁄7ezBank đã đầu tư mạnh vào các giải pháp bảo
mật thông tin và triển khai các công nghệ an ninh mạng tiên tiến, đồng thời tổ chức đảo tạo cho nhân viên về an ninh mạng nhằm nâng cao khả năng ứng phó với các mỗi đe dọa từ không s1an mạng.
Thứ năm, phụ thuộc vào công nghệ. Việc áp dụng công nghệ trong tô chức có thể khiến nhân viên trở nên phụ thuộc vào công nghệ để thực hiện nhiệm vụ, dẫn đến giảm khả năng tư duy độc lập, phản biện và sáng tạo. Khi gặp phải tình huống khẩn cấp hoặc sự cô kỹ thuật, họ có thé gap khó khăn trong việc tìm ra giải pháp nếu không có sự hỗ trợ từ công nghệ. Nếu hệ thống sặp trục trặc, nhân viên có thé không biết cách xử lý tỉnh huống do đã quen với việc sử dụng các thiết bị điện tử, điều nảy có thé dẫn đến gián đoạn hoạt động kinh doanh và ảnh hướng tiêu cực đến năng suất. Hơn nữa, sự phụ thuộc vào công nghệ cũng có thể tạo ra cảm giác quá tải thong tin va ap
lực làm việc, khi nhân viên liên tục tiếp xúc với màn hình, có thế dẫn đến các vấn đề
sức khỏe như mệt mỏi mắt hoặc căng thắng tâm lý. Tất cả những yếu tô này kết hợp lại tạo nên một thách thức lớn cho tô chức trong việc duy trì hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững.
Vi du: Vao thang 11 nam 2020, Lazada da trai qua mét su cô kỹ thuật nghiêm trọng khi hệ thống quản lý đơn hàng bị sập trong một đợt khuyến mãi lớn. Hệ thống không thể xử lý các đơn hàng trong thời gian cao điểm, dẫn đến việc hàng triệu đơn
hàng bị chậm trễ giao hàng và hàng nghìn khách hàng phàn nàn. Nhân viên của
Lazada, do quả phụ thuộc vào công nghệ, sặp khó khăn trong việc xử lý các tinh huống khẩn cấp và không thể nhanh chóng tìm ra giải pháp thay thế. Để khắc phục tình trạng này, azađa đã quyết định tô chức các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng xử lý tình huống cho nhân viên, nhằm giúp họ có khả năng ứng phó tốt trong các tình huồng tương tự trong tương lai, cũng như cải thiện quy trình quản lý để giảm thiểu rủi ro.
Câu 4: Yếu tố môi trường bên ngoài và các tác động đến tô chức
Các yếu tố môi trường bên ngoài có tác động gián tiếp tổ chức. Môi trường bên ngoài có thể tạo cho tổ chức những cơ hội thuận lợi hoặc ngược lại có thé gay ra những trở ngại, bất trắc cho hoạt động sản xuất kinh doanh của tô chức. Ví dụ khi GDP tăng, tức nền kinh tế tăng trưởng và sản phâm dổồi dào, mức sống người dân cũng
31