PHÒNG LUẬN ÁN - TULIEU
10. Nghị định 32/2015/NĐ-CP về Quan lý chi phí đầu tư xây dựng
1.2.5. Nội dung triển khai công tác tham dự thầu của công ty
Việc thu thập thông tin thầu là vô cùng quan trọng vì nó giúp Công ty nắm bắt
được các thông tin cần thiết ban đầu.
Nguồn tìm kiếm thông tin mời thâu: Các thông tin mời thầu mà Công ty thu thập được chủ yếu qua thông tin được cung cấp từ những khách hàng gắn bó lâu năm với
Công ty. Không chỉ các khách hàng lâu năm, nhờ uy tín, kinh nghiệm của Công ty
trong lĩnh vực xây dựng, nhiều chủ đầu tư mới cũng tìm đến và muốn hợp tác với Công ty. Công ty còn tiến hành tìm kiếm các thông tin mời thầu thông qua các trang báo giấy (Báo Đấu thầu, Báo Sài Gòn Giải phóng, Báo Tuổi trẻ... ), mạng Internet...
Nội dung thông tin tìm kiếm: Ngoài những thông tin về gói thầu, việc tìm kiếm thông tin thầu còn bao gồm việc tìm hiểu sơ bộ về chủ đầu tư, lĩnh vực hoạt động, năng lực tài chính của chủ đầu tư, các đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước có khả năng tham dự gói thầu...
1.2.5.2. Phân tích và đánh giá sơ bộ hồ sơ thầu
- Việc phân tích, đánh giá sơ bộ về gói thầu bao gồm việc xem xét về các thông tin: Lĩnh vực thực hiện của gói thầu ( tên dự án, địa điểm, quy mô dự án), chủ đầu tư, nguồn vốn, tư vấn thiết kế, tư vấn đấu thầu, hình thức đấu thầu, số lượng nhà thầu tham gia, thoi gian mở thầu, tiêu chuẩn kĩ thuật, tổng mức đầu tư, dự toán của công trình dự án... Sau đó sẽ trình duyệt lên Ban Giám đốc để xem xét. Nếu
hợp lý thì sẽ tiến hành mua HSDT. Thời gian xem xét không quá 3 ngày làm việc.
Trường hợp yêu cầu của khách hàng yêu cầu thời gian tham gia dự thầu bé hơn
hoặc bằng 3 ngày làm việc, yêu cầu thời gian xem xét đảm bảo việc lập và phe
duyệt dự thầu trước khi yêu cầu của khách hàng hết hiệu lực.
Những thông tin và việc phân tích đánh giá sơ bộ hồ sơ thầu sẽ là cơ sở để Công ty đưa ra quyết định có tham dự gói thầu hay không. Việc làm tốt công tác thu thập thông tin và phân tích đánh giá sơ bộ hồ sơ thầu giúp công ty tránh được tình trạng
28
tham dự thầu tràn lan gây lãng phí nguồn lực và tránh bỏ lỡ nhiều cơ hội khác.
1.2.5.3. Mua hô sơ thầu
Sau khi được sự đồng ý của ban Giám đốc thì chuyên viên được phân công sẽ làm tờ trình mua hồ sơ thầu và công văn tham dự thầu. Thời gian hoàn thành thủ tục
mua hồ sơ dự thầu không quá 1 ngày làm việc nếu thời gian yêu cầu của hồ sơ dự thầu chưa hết hạn. Ngược lại, cần theo đúng thời gian yêu cầu của hồ sơ dự thầu của
khách hàng.
Mẫu tờ trình mua hồ sơ thầu và công văn tham dự thầu của Công ty như sau:
Biểu mẫu 1: Tờ trình chuyển tiền mua hồ sơ thầu
TỜ TRÌNH
“Viv: Chuyên tiên mua hồ sơ thâu ”
Kính gửi: BAN GIAM DOC CONG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ THUONG
MẠI MTV
Tên gói HNGUS occ ccccccccccccccceccccucecceceececuceucececuctecucuecaeees
Thu6C AU ÁH:...--c 7777752222 về
Đề nghị Ban Giám Đốc phê duyệt để phòng Tài chính — Kế toán có cơ sở làm
thủ tục chuyền tiền cho gói thầu trên.
Đề nghị phòng Tài chính - Kế toán cung cấp chuyền tiền trước ngày
® TCGnV](HHHWHOHE: Ốc c l0. 000/40/0042 07252.
ẹ...i... 7...
® Ngãn HỒNð:... coi Lang bồng phôi 020% 4 AE EOE Sie en SANG + HH 5 ete
Duyệt của Ban Giám Đắc Phòng Ké hoạch — Kinh doanh
Biểu mẫu 2: Công văn tham dự thầu
Kính gửi:
Sau khi xem xét các điêu kiện tham dự:
Gói thâu:
Công ty chúng tôi xin được tham gia gói thầu trên.
Do điều kiện công ty chúng tôi ở xa, không trực tiếp mua hồ sơ tham gia dự thầu
được. Vì vậy, công ty chúng tôi xin được chuyên tiền vào tài khoản của quý Công
ty và xin đề nghị quý Công ty gửi cho chúng tôi hồ sơ tham dự thầu cho gói thầu
nói trên theo địa chỉ:
Phòng KẾ hoạch — Kỹ thuật
Công ty TNHH Pau tư và Thương mại MTV
- Dia chi: Số 564, Nguyễn Trường Tộ, Phường Võ Cường, Thành phô Bắc
Ninh, Bắc Ninh.
Tel: (986.674.522
Email: ctydaututnMTV@gmail.com.vn
Chúng tôi xin chân thành cam ơn va cam kết sẽ thực hiện hồ sơ tham dự thầu
đúng theo yêu cầu quy định của quý Công ty
Trân trọng
1.2.5.4. Phân tích hô sơ mời thấu.
Sau khi mua HSDT, các cán bộ phòng Kế hoạch — Kỹ thuật sẽ tiến hành nghiên cứu kỹ hơn về các nội dung của gói thầu như nguồn vốn, quy mô, yêu cầu công việc, hình thức lựa chọn nhà thầu... Cùng với đó, sẽ chuyền tài liệu liên quan cho lãnh đạo các phòng liên quan dé cùng xem xét phân tích. Nếu xét thấy Công ty có
kha năng thực hiện thì chuyển sang lập kế hoạch thầu. Trường hợp Công ty không
đủ khả năng thực hiện thi sẽ dùng lại và sử dụng biểu mẫu dưới đây để trình Ban
Giám đốc.
Bảng 1.12: Bảng phân tích hồ sơ mời thầu của Công ty TNHH Đầu tư và Thương
mại MTV
STT Tham Các điểm phân | Đáp ứng | Không Người | Ký tên
chiếu tích đáp ứng | phân tích
(HSMT)
1 Điều kiện tiên quyết
1.
2.
3.
2 Thời gian thực Ms an
30
hiện
3 Các yêu cầu kĩ
thuật
4 Hô sơ năng lực
5 Một số yêu tô
khác
6 is
2.
3. Nguôn: Phòng Kế hoạch — Kỹ thuật
Thời gian hoàn thành phân tích Hồ sơ dự thầu không quá 2 ngày làm việc nếu thời gian yêu cầu của hồ sơ dự thầu chưa hết hạn. Ngược lại, cần theo đúng thời
gian yêu cầu của hồ sơ dự thầu của khách hàng.
1.2.5.5. Lap kế hoạch và trình duyệt kế hoạch thâu
- Lap kế hoạch thầu: phó phòng Kế hoạch — Kỹ thuật sẽ trực tiếp lập kế hoạch
với mâu sau:
C2 =a
Bang 1.13: Kê hoạch lập ho sơ thâu
Tham ` _.| Thời | Kêt
, Người| Người l
chiêu ` ` An hạn | quả SIT |. x Công việc thực | kiêm ` "
yêu câu hoàn| giảihiện | soát ` F
(HSMT) thành| quyét
| Bảo lãnh dự thâu Đơn dự thầu
Bảng giá chào thầu |
+[| WwW) | =i Bảng cam kêt các điêu kiện thương
mại
Thư ủy quyên bán hàng | |
6 Hợp đông liên danh
7 ° Hồ sơ kỹ thuật
° Bảng đáp ứng các chỉ tiêu kỹ|
thuật
° Hô sơ năng lực
° Photo, đóng gói
Nguôn: Phòng Ké hoạch — Kỹ thuật
Hoạt động phân công nhiệm vụ cho các phòng ban của phòng Kế hoạch — Kỹ
thuật được cụ thể hóa thành văn bản với các van dé: tên văn bản, người thực hiện,
người kiểm soát, thời hạn hoàn thành. Thời gian hoàn thành việc lập kế hoạch thầu không qua | ngày làm việc nếu thời gian yêu cầu của hồ sơ dự thầu chưa hết han.
Ngược lại, thời gian lập kế hoạch thầu đảm bảo trước khi thời gian yêu cầu của hồ
sơ dự thầu của khách hàng hết hạn.
- Trinh duyệt kế hoạch thầu: Sau khi lập kế hoạch thầu, phó phòng sẽ chuyền cho Trưởng phòng Kế hoạch — Kỹ thuật xem xét rồi trình Ban Giám đốc phê duyệt.
Thời gian xem xét phê duyệt kế hoạch thực hiện thầu không quá 3 ngày làm việc nếu thời gian yêu cầu của hồ sơ dự thầu chưa hết hạn. Ngược lại, thời gian xem xét
phê duyệt kế hoạch thực hiện thầu đảm bảo trước khi thời gian yêu cầu của hồ sơ dự thầu của khách hàng hết hạn. Nếu được phê duyệt,bản lập kế hoạch thầu này sẽ được chuyền cho các thành viên có liên quan dé tiến hành trién khai thực hiện các
bước tiếp theo của quá trình tham dự thầu.
1.2.5.6. Thực hiện hỗ sơ thâu
a. ĐỀ xuất kĩ thuật
Đề xuất kĩ thuật là phần quan trọng, thiết yêu nhất trong tập HSDT, cũng là yeu
G3) Nw
chuẩn bị kĩ lưỡng va chi tiết. Phan thuyết minh tính toán thiết kế nay chủ yêu là tính toán khả năng chịu lực của các bộ phận trong thiết kế. Từ đó đưa ra giải pháp thiết
kế các vật liệu để phù hợp với yêu cầu gói thầu.
> Thông số kĩ thuật
Bản thông số kĩ thuật nêu ra các thông số, chỉ tiêu kĩ thuật của các hạng mục bộ
phận sẽ được áp dụng trong quá trình thực hiện dự án. Các thông số kĩ thuật này được tổng hợp dựa trên cơ sở thiết kế trong HSMT mà nhà thầu có khả năng đáp
ứng thực hiện gói thầu.
> Biện pháp tô chức thi công Bao gồm các phan:
Phan I: Giới thiệu công trình
Phân II: Vật liệu xây dựng công trình
Phan Il: Biện pháp tổ chức và giải pháp kĩ thuật thi công các hạng mục công
trình