3.1. Phong ban chiu trach nhiém giai quyết các van đề về Bao hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp tại Công ty
+ Bộ phận phúc lợi và Bảo hiểm - Phòng Dịch vụ Nhân sự thuộc Khối Quản trị Nguôn nhân lực
> Mối quan hệ nội bộ: Các đơn vị trong nội bộ Công ty
> Mối quan hệ bên ngoài: Các cơ quan quản lý Nha nước về Lao động, Cơ quan Bảo hiểm xã hội, Cơ quan Thué,... và các đơn vi cung cấp dịch vụ thuế ngoài (nếu có).
> Các cán bộ nhân viên có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với Trưởng phòng và Trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với Giám đốc Khối trực thuộc (Giám đốc Khối QTNNL).
> Chức năng, mục tiêu công việc:
eDam bảo cung cấp các dịch vụ dùng chung: tiền lương, thuế, bảo hiểm, phúc lợi, ban hành và quản lý dữ liệu hệ thống thông tin nhân sự phù hợp với
chính sách nội bộ và quy định của pháp luật.
eTổ chức, quản lý các hoạt động chi trả lương, chỉ trả chế độ phù hợp với
chính sách của nội bộ và quy định của pháp luật; đảm bảo việc ban hành, lưu trữ
hồ sơ và dữ liệu nhân sự, báo cáo thông tin nhân sự chính xác, đầy đủ, khoa học,
kịp thời.
eCán bộ nhân viên thuộc phòng ban cùng nhau hỗ trợ và thực hiện đầy đủ, chính xác, đạt chất lượng các nghiệp vụ chỉ trả tiền lường và các chế độ liên
quan, các nghiệp vụ thanh toán thu nhập theo sự phân công, các nghiệp vụ bảo
hiểm và phúc lợi theo chính sách Công ty và quy định của pháp luật; đảm bảo việc ban hành, lưu trữ hồ sơ và đữ liệu nhân sự, báo cáo thông tin nhân sự chính xác, đầy đủ, khoa học, kip thời.
> Nhiệm vụ và trách nhiệm chính:
eQuan lý, đào tạo, phát triển nhân sự, phân công, giao việc, đánh giá và xây dựng phòng Dịch vụ nhân sự tiêu chuẩn, đủ năng lực thực thi các nhiệm vụ
và được đánh giá cao.
40
eXây dựng và rà soát các quy định, quy trình nghiệp vụ liên quan đến
công tác tính lương, thuế, bảo hiểm, phúc lợi,...
eKiểm soát và chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác của hoạt động
thanh toán lương, thưởng và các khoản phúc lợi khác, các khoản phải trích nộp,
báo cáo thông tin nhân sự, quyết định nhân sự....
eXây dựng các cơ chế kiểm soát rủi ro — các chốt chặn rủi ro của đơn vị
dé đảm bảo hạn chế tối đa các tốn thất do chi trả thừa, cập nhật sai thông tin,...
eQuản lý và kiểm soát công tác cập nhật, báo cáo thông tin nhân sự chính
xác, nhanh chóng và có giá trị với các đơn vị và các cấp quản lý khi có yêu cầu.
eĐề xuất các hoạt động/lĩnh vực hoạt động có thể tử dụng nguồn nhân lự bên ngoài để tối ưu hóa chỉ phí và hoạt động của phòng.
e Tham gia đóng góp ý kiến với các quy định, chính sách nhân sự chung
của công ty.
e Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc Khối QTNNL,
hoặc các cấp quản lý trực tiếp.
eQuản lý, điều phối, đào tạo, phát triển và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực của bộ phận, đảm bảo duy trì nguồn nhân lực đầy đủ và chất lượng.
e Đề xuất xây dựng các quy trình, hướng dẫn về nghiệp vụ liên quan. Nhận biết rủi ro của bộ phận trong quá trình vận hành, phối hợp các đơn vị liên quan
đưa ra các phương pháp đo lường và giảm thiểu rủi ro.
eKiểm soát việc thực hiện và đảm bảo các hoạt động chỉ trả tiền lương và chế độ, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, phúc lợi khác,...
tuân thủ đúng các chính sách, quy định, quy trình, hướng dẫn nội bộ.,... và cam
kết chất lượng dịch vụ (SLAs).
ePhan cong, giao việc, nhận nhiệm vụ được giao, đánh giá mức độ hoàn thành của bản thân và các CBNV trong bộ phận.
e Thực hiện công tác tập hợp ngày công, chấm công, tính toán và làm thủ tục thanh toán các khoản lương/thù lao/phí tư van/phi cộng tác viên, lương kinh
doanh bổ sung/thưởng hằng tháng theo đề nghị của các đơn vị, lương kinh doanh cuối năm, các chế độ cho CBNV cham dứt HĐLĐ
eGiải đáp các thắc mắc, gửi chỉ tiết các khoản thu nhập được thanh toán về tiền lương, thuế, chế độ, bảo hiểm và phúc lợi cho CBNV định kỳ hằng tháng.
eLập các báo cáo liên quan và các báo cáo khác theo định kỳ hoặc theo yêu câu của các câp quản lý.
4I
eTổng hợp, báo cáo thuế, bảo hiểm, tư vấn về thuế TNCN, bảo hiểm cho
các CBNV.
eKiểm soát sau và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, thông tin.
eKiém soát việc thực hiện tăng mới, cấp s6/chét số BHXH, cấp và trả thẻ
BHYT, thé bảo hiểm sức khỏe,...
eĐầu mối thực hiện các thủ tục đối chiếu và thanh toán BHXH, BHYT,
BHTN với cơ quan BHXH theo quy định.
eXây dựng các cơ chế kiểm soát rủi ro, các chốt chặn rủi ro để đảm bảo hạn chế tối đa các ton thất do chậm đóng BHXH, chậm báo tăng giảm BHXH.
eKiểm soát việc thanh toán các chế độ, quyền lợi của BHXH, phúc lợi
khác cho CBNV trong Công ty.
eĐầu mối quản lý dữ liệu tham gia Bảo hiển SHB FC Care (tăng/giảm/bồi
thường....) của CBNV toàn công ty và thực hiện thủ tục thanh toán cho nhà cung
cấp dịch vụ bảo hiểm.
eĐầu mối tổ chức, kiểm soát, đánh giá các hoạt động khám sức khỏe định
kỳ cho CBNV toàn công ty và thực hiện thanh toán các chi phí cho các đơn vị
cung cấp dịch vụ khám sức khỏe của các đơn vị.
e Thường xuyên cập nhật các thay đổi về chế độ BHXH, BHYT, BHTN và đề xuất sử đổi quy định nội bộ của Công ty liên quan đến nội dung này.
ePhối hợp với Ban chấp hành công đoàn để xây dựng các chương trình phúc lợi công đoàn và hướng dẫn các thủ tục thanh toán cho CBNV trong Công
ty.
eKiểm soát sau và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, thông tin xế Bảo
hiểm và phúc lợi của CBNV.
eThực hiện đối chiếu với cơ quan BHXH, hoàn thành thủ tục thanh toán chế độ BHXH. thủ tục cấp/sửa/chốt số BHXH, cấp/sửa thẻ BHYT.
eGiải đáp các thắc mắc về BHXH, BHYT, BHTN cho CBNV.
e Thanh toán chế độ công đoàn phúc lợi theo chính sách của Công ty từng
thời kỳ.
3.2. Tình hình sử dụng lao động tại doanh nghiệp
3.2.1. Tình hình giao kết hợp đồng giữa doanh nghiệp và người lao động
Cho tới 15/02/2020, Công ty Tài chính SHB Finance đã có gần 9.000 lao động đã và đang làm việc tại đơn vị qua các hợp đồng giao kết giữa hai bên.
Trong đó, chỉ có khoảng 3.000 lao động hiện vẫn làm việc. Công ty đã ban hành
các hình thức, loại hợp đồng khác nhau cũng như cách thức, yêu cầu tuyên dụng
42
để phù hợp với yêu cầu của từng vị trí công việc trong đơn vị. Các loại hợp đồng được soạn thảo và lưu trữ tại Phòng Tuyển dụng thuộc Khối Quản tri Nguồn
nhân lực. Giám đốc Khối Quản trị Nguồn nhân lực sẽ chịu trách nhiệm phụ trách
các hoạt động về vấn đề nhân sự nói chung và việc ký kết hợp đồng với người lao động cũng như các hoạt động thanh lý, tái ký kết hợp đồng cho toàn bộ cán bộ nhân viên (CBNV) trong Công ty. Các loại hợp đồng giao kết giữa Công ty và
người lao động bao gồm 05 loại sau:
eHợp đồng lao động.
Trong đó chia ra 02 loại là Hợp đồng lao động xác định thời hạn (XDTH) và Hợp đồng lao động không xác định thời hạn (KXĐTH).
e Hợp đồng thử việc (HDTV).
eHợp đồng dịch vụ (HDDV).
eHợp đồng Cộng tác viên (HĐCTV).
Bảng 3.1: Số lượng người lao động theo từng loại hợp đồng cho tới 15/02/2020
Đang làm việc Nghỉ việệ | Thai sản Tông
XHTH 1.274 BI 541 12 1.827
KXDTH 25 1 0 26
HĐTV 39 145 0 184 HDDV 600 490 3 1.093
HDCTV 901 5.008 2 | 5.911 |
Tổng 2.839 6.185 17 9.041.
_ (Nguén: Dữ liệu nhân sự SHB Finance)
Với tổng số lao động đã và đang làm việc tại SHBFC, số lao động theo hợp đồng lao động XDTH chiếm số lượng cao nhất về số lao động đang làm việc. Trong khi, số lượng lao động theo HĐCTV lại chiếm số lượng lớn nhất về tổng. Để có cái nhìn trực quan hơn thì đưới đây là biểu đồ dựa trên số liệu trong
bảng sô liệu trên.
` KXĐTH