2.1. Định hướng phat triển của Công ty
2.1.1. Định hướng chung trong tương lai của Công ty
Định hướng phát triển là các kế hoạch, các công việc được Ban lãnh đạo đặt ra thông qua ý kiến của các CBNV trong Công ty nhằm vạch ra một hướng đi cụ thể cho Công ty trong thời gian tới. Cụ thể như sau:
- Thiết lập quan hệ với các CĐT lớn để trở thành Don vị Tư vấn cho các dự án lớn, nhằm khang định vị thế của công ty trên thị trường. Đồng thời duy trì và phát triển các mối quan hệ với các CDT đã xây dựng và lấy được
sự tin tưởng từ phía họ.
- Phát huy những ngành nghề chính dang là thế mạnh của công ty: tư
vấn đấu thầu, tư vấn giám sát, tư vấn thiết kế kĩ thuật, tư vấn Lập dự án.
- Tiép tục hoàn thành các công trình đã trúng thầu, trở thành Don vị Tư van của gói thầu dé bảo chất lượng và tiến độ của công việc.
- Tăng cường dau tư phát triển máy móc thiết bi, ứng dụng công nghệ tiên tiến, hiện đại phục vụ cho quá trình làm việc để hiệu quả và chất lượng
công việc được nâng cao.
- Đồng thời nghiên cứu mở rộng ngành nghé, lĩnh vực kinh doanh mới nhằm đa dang hóa ngành nghề trong Công ty.
- Chuyên nghiệp hóa đội ngũ cán bộ nhân viên trong công tac tư vấn
đầu tư.
“ Đảm bảo đời sống vật chất và tỉnh thần cho cán bộ công nhân viên trong công ty, thiết lập chế độ khen thưởng rõ ràng nhằm khuyến khích, động viên những nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao phó.
2.1.2. Định hướng trong công tác tư van tổ chức đấu thầu của Công íy
Trước tính sôi động của thị trường cùng với sự cạnh tranh hết sức khốc liệt,
yêu cầu Công ty phải vạch ra những định hướng nhất định trong công tác tổ chức đấu thầu để có thể hoàn thành tốt công việc được giao, giúp CĐT chọn lựa được
những nhà thầu đáp ứng yêu cầu của gói thầu, dự án.
SVTH: Nguyễn Hoài Thu MSV:11123755
Chuyên dé thực tập GVHD: TS. Dinh Đào Anh Thúy[60]
- Nang cao năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ nhân viên cùng
đưa ra các bài học mà đã học hỏi, đúc rút các kinh nghiệm từ các gói thầu đã
thực hiện.
- Tính chuyên nghiệp hóa trong công tác tư van tổ chức đấu thầu.
- Hoan thiện công tác lập HSMT và nâng cao hiệu qua, chat lượng của quá trình chấm thầu các gói thầu thực hiện.
- Chú trọng nâng cao hình anh, chat lượng tổ chức đấu thầu của công ty trong mắt Chủ đầu tư.
- Duy trì và thiết lập quan hệ với các CĐT lớn để trở thành Đơn vị Tư
vấn t6 chức đấu thầu lựa chọn nhà thầu cho các dự án lớn, nhằm khẳng định
vị thế của công ty trên thị trường.
2.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác tư vấn tố chức đấu thầu tại
Công ty
2.2.1. Nâng cao năng lực của các chuyên gia tham gia tư vẫn tổ chức dau thâu
Con người là nhân tố quan trọng nhất quyết định đến thành quả của mọi công việc. Trong quá trình đấu thầu cũng vậy. con người xét về lâu dài là yếu tô chủ quan quyết định hiệu quả đấu thầu, vì họ là những người đề ra các tiêu chuẩn, kế hoạch đấu thầu đồng thời là người tổ chức thực hiện nên đòi hỏi đội ngũ chuyên viên tư van có trình độ chuyên môn, nắm vững các nguyên tắc đấu thầu, nhiệt tình và làm việc có hiệu quả nhất. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, phát triển
nguồn nhân lực là một trong những vấn dé quan trọng, không những giúp cho việc tư vấn tô chức đấu thầu được thuận lợi mà còn góp phần tạo uy tín, nâng cao hình
ảnh của Công ty trên thương trường nói chung và trong mắt CĐT nói riêng.
- Dé nâng cao trình độ cho đội ngũ chuyên gia, Công ty có thể mời các chuyên gia về dau thầu từ Bộ KH&DT hoặc là các chuyên nước ngoài về tổ chức các lớp tập huấn ngắn hạn giảng dạy về đấu thầu, mô hình quản lý đấu thầu các nước trên thế giới để nâng cao kiến thức về đấu thầu.
Cần đặc biệt lưu ý đến việc đào tạo các chuyên gia tài chính cho các gói thầu để có thể bóc tách, phân chia công việc từ hồ sơ thiết kế kỹ thuật được duyệt và xây
dựng bảng tiên lượng trong HSMT, quản lý những chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
- Cùng với việc nâng cao kiến thức chuyên môn cho các chuyên viên tu
vân, cân nâng cao đạo đức nghê nghiệp.
SVTH: Nguyễn Hoài Thu MSV:11123755
Chuyên dé thực tập GVHD: TS. Dinh Đào Anh Thủy[61]
- Cần sắp xếp, bố tri sử dung cán bộ một cách hợp ly. Dé khi thực hiện cũng lúc nhiều gói thầu, không để hiện tượng thiếu nhân lực, ảnh hưởng tới chất lượng tổ chức đấu thầu. Bên cạnh đó, cần đưa ra các chính sách, chế độ khen thưởng nhằm động viên, khuyến khích các chuyên viên tư vấn làm việc với tinh thần thoải mái, ý thức trách nhiệm, nâng cao hiệu quả trong công việc.
2.2.2. Chuẩn bị tốt HSMT
HSMT là cơ sở, căn cứ dé các nhà thầu chuẩn bi và xác định các công việc phải làm nếu trúng thầu, đó là tất cả mọi yêu cầu của BMT đặt ra đối với các nhà thầu khi tham gia vào gói thầu. Chính vì vậy, chuẩn bị tốt HSMT sẽ giúp cho các nhà thầu khái quát được các công việc, hình dung được tiến độ thực hiện cũng như tính chất và quy mô yêu cau của gói thầu.
HSMT được chuẩn bi tốt sẽ tạo điều kiện cho HSDT được soạn thảo tốt, giúp cho các gói thầu được thực hiện thuận lợi với các giải pháp tối ưu nhất. Bởi HSMT là điều kiện, yêu cầu để các nhà thầu lập HSDT. Tình trạng HSMT lập một cách chung chung, không chỉ tiết, gây ra nhiều khó khăn với các nhà thầu, dẫn tới số lượng nhà thầu tham gia và đáp ứng được yêu cầu bị hạn chế, dẫn dến chất lượng HSDT sẽ giảm, gây ra nhiều khó khăn trong việc chọn lựa, đánh giá HSDT của tổ chuyên gia tư vấn. Vì vậy, việc chuẩn bị HSMT cũng là một trong những tiền đề quyết định sự thành công góp phần hoàn thiện công tác đấu thầu. Do vậy lập HSMT
đòi hỏi tính khoa học cao, mọi thông tin chính xác giúp nhà thầu dễ đọc và dễ hiểu
yêu cầu của BMT, tránh hiện tượng lặp đi lặp lại một thông tin nào nào ở các phần
khác nhau.
Hai phần nội dung trong HSMT là Chỉ dẫn cho các nhà thầu và Bản tiên lượng càng được soạn thảo kỹ lưỡng, đầy đủ và chính xác bao nhiêu thì các nhà thầu sẽ có được thông tin càng đầy đủ, rõ ràng bấy nhiêu. Vì thế hai phần nội dung này đòi hỏi phải được tiến hành soạn thảo bởi các chuyên gia, cán bộ có kinh nghiệm, am hiểu về dự án, am hiểu về các quy định pháp luật đấu thầu.
Một phần khá quan trọng của HSMT là tiêu chuẩn đánh giá HSDT. Day chính là căn cứ, co sở dé tổ chuyên gia tư vấn đấu thầu lựa chọn, đánh giá một cách công bằng, chính xác những HSDT có khả năng đáp ứng tốt nhất những yêu cầu đặt ra của gói thầu. Việc tiêu chuẩn đánh giá càng được xây dựng chỉ tiết và rõ ràng sẽ càng giúp cho nhà thầu có thể tự đánh giá được khả năng thực sự HSDT của mình.
Từ đó, tránh những tình trạng tiêu chí đánh giá quá chung chung, không rõ ràng,
SVTH: Nguyễn Hoài Thu MSV:11123755
Chuyên dé thực tập GVHD: TS. Dinh Đào Anh Thúy[62]
dẫn đến sự không tán thành của các nhà thầu đối với kết quả chấm thầu của tổ chuyên gia tư vấn. các tiêu chí cũng nên dược phân chia, nêu rõ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chuyên gia tư vấn tiến hành công việc chấm thầu được diễn ra một cách
nhanh chóng và chính xác.
Như ta đã biết, hợp đồng được ký kết trong đấu thầu có các nội dung được quy định trước trong HSMT và đã được nhà thầu chấp nhận khi soạn thảo HSDT, chang hạn: phương thức thực hiện hợp đồng, thủ tục thanh toán, nghiệm thu, xử lý tình huống khi có trường hợp bat thường xảy ra, thưởng phạt, xử lý các tranh chấp hợp đồng....(HSMT) tiến độ và thời gian hoàn thành, giá cả ...(HSDT). Những quy
định này được công ty nêu rõ trong HSMT và đây là quy định cần phải tuân theo
của cả hai bên ké từ khi ký kết hợp đồng cho đến khi kết thúc thời gian bảo hành của đối tượng được đấu thầu. Vì thế, Bản điều kiện của hợp đồng mà chung chung, sơ sài, không chặt chẽ dẫn đến việc khi có phát sinh không biết phải xử lý như thế nào và nhà thầu sẽ từ chối những nghĩa vụ thuộc phạm vi phải thực hiện của mình chỉ vì trong HSMT không nêu cụ thể. Nhưng bản yêu cầu chỉ tiết mà Đơn vị Tư vấn lập ra cũng không được lập một cách quá cứng nhắc, day trách nhiệm cho các nhà
thầu...bởi như thế sẽ hạn chế các nhà thầu tham gia. Cho nên đối với mỗi gói thầu, Đơn vị Tư vấn cần phải dựa vào đặc điểm, tính chất, quy mô thực hiện của gói thầu dé đưa ra những điều kiện hợp ly, phù hợp với tình hình cụ thé của việc thực hiện gói thầu sao cho những điều khoản nêu ra là khả thi nhất, đảm bảo được quyền lợi
của hai bền.
Những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của HSMT:
- _ Tiến độ triển khai nhà thầu, lắp đặt các loại hàng hóa máy móc trang thiết bị để đưa vào vận hành có được thực hiện đúng không, phải thường xuyên đối chiếu, theo dõi tiến độ thực tế so với kế hoạch tiến độ mà nhà thầu đã thống nhất với công ty qua quá trình thương thảo. Từ đó, kịp thời có biện pháp xử lý các chậm trễ, điều chỉnh từng khâu công tác, từng giai đoạn triển khai. Vì vậy, HSMT cần nêu rõ đến tiêu chuẩn này, vì nó rất quan trọng trong việc đánh giá nhà thầu. Các nhà thầu cần phải lập ra một tiến trình triển khai đưa vào thực hiện hợp lý, tin cậy, đảm bảo tiến độ yêu cầu của gói thầu.
- Trong HSMT cần quy định cụ thể khi chậm tiến độ triển khai vận hành lắp ráp thì phải xác định nguyên nhân và giải pháp cụ thể. Quy định rõ
ràng lỗi do bên nào, bên đó phải chịu trách nhiệm.
SVTH: Nguyễn Hoài Thu MSV:11123755
Chuyên dé thực tập GVHD: TS. Dinh Đào Anh Thúy[63]
- Trong HSMT cần nêu rõ các mức xử lý đối với lỗi xảy ra trong quá
trình thực hiện:
+ Trường hợp bị phạt: phạm vi, mức độ (có thể là mức phạt nhà thầu đã nêu trong HSDT hay một tỷ lệ phần trăm nào đó thì trong HSMT phải
nói rõ)
+ Trường hợp bị chấm dứt một phan hay toàn bộ hợp đồng dé dang với nhà thầu và BMT sẽ phải tiến hành thay thế bằng một nhà thầu khác ,
cũng được quy định rõ ràng trong HSMT.
+ Trách nhiệm của nhà thầu: cần được quy định cụ thể trong HSMT, bao gồm trách nhiệm cụ thể và trách nhiệm tong quát trong các vấn đề liên
quan.
+ Trách nhiệm của CDT, nêu lên những khoản trách nhiệm về phía sở
hữu vốn, không chỉ giúp cho các nhà thầu biết được quyền lợi của
mình mà còn giúp họ yên tâm hơn.
- Tuy nhiên, khi lập HSMT cũng không nên yêu cầu một cách quá máy
móc về quy trình, kế hoạch triển khai thực hiện lắp ráp mà chỉ nên nêu yêu cầu về tính chất đặc trưng, tính năng sử dụng của hàng hóa để nhà thầu tự tìm ra cách thực hiện và triển khai theo họ là hợp lý nhất nhưng phải đảm
bảo về mặt yêu cầu chất lượng. Có như vậy mới có thé tìm được nhà thầu tốt nhất cho gói thầu.
2.2.3. Hoàn thiện công tác đánh giá HSDT
Chất lượng và thành công của việc đấu thầu không chỉ phụ thuộc vào công tác tổ chức đấu thầu của Đơn vị Tư vấn mà còn phụ thuộc vào các nhà thầu tham dự gói thầu. Số lượng nhà thầu lớn, đa dạng sẽ góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh bình dang giữa các nhà thầu với nhau va giúp cho tổ chuyên gia có thể giúp CĐT lựa chọn được một nhà thầu có khả năng, năng lực đáp ứng cao nhất yêu cầu của gói thầu. Chính vì vậy, việc thu hút được số lượng lớn nhà thầu tham gia vào gói thầu cũng là một yêu cầu khá cần thiết, để từ đó có cơ hội tiếp cận nhiều nhà thầu tốt, cân nhắc giữa các nhà thầu có phương án kỹ thuật khác nhau. Câu hỏi đặt ra là vậy làm thế nào để thu hút được lượng lớn nhà thầu tham gia? Thứ nhất là phải hoàn thiện công tác lập HSMT tốt, vấn đề này đã được giải quyết ở trên. Thứ hai, ngoài hoàn thiện công tác lập HSMT cần phải hoàn thiện công tác đánh giá HSDT
SVTH: Nguyên Hoài Thu MSV:11123755
Chuyên đề thực tập GVHD: TS. Dinh Đào Anh Thủy[64]
dé tránh xảy ra những sai xót mà loại bỏ nhà thầu tốt, lựa chọn nhà thầu không tốt cho gói thầu, từ đó làm giảm hiệu quả của công tác tư vấn.
Sau khi mở thầu và đóng thầu, tổ chuyên gia tư vấn tiến hành đánh giá HSDT của các nhà thầu. Dé quá trình chấm thầu diễn ra một cách chính xác, không xảy ra các sai lệch, thiếu sót thì trong kế hoạch đấu thầu, về phía CDT cần quy định linh động khoảng thời gian đủ dài để thực hiện công việc này. Điều này giúp cho tổ chuyên gia tư vấn có thể linh động trong việc tổ chức, phân chia và thực hiện công tác chấm thầu. Kéo đài thời gian hoạt động của tổ chuyên gia tư vấn tức là có thêm thời gian làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên của tổ tư vấn phân chia xem xét các HSDT một cách hợp ly và chỉ tiết. Về phía Don vi Tư van, sau khi nhận được kế hoạch đấu thầu của CDT, Ban lãnh dao cần xem xét, bố trí nhân lực cho phù hợp với đặc điểm, quy mô cũng như tính chất phức tạp của gói thầu. Cần cân nhắc phân tích kĩ lưỡng trước khi ra quyết định việc lựa chọn nhân lực cho gói thầu. Đồng thời, sau khi mỗi chuyên viên làm độc lập từng phần công việc được phân công, ban lãnh đạo công ty cần phải lập ra một tổ thẩm định gồm 1 đến 2 người để rà soát lại tất cả các bước, xem xét lại tất cả kết quả trong quy trình thực hiện gói thầu đó. Có như vậy, hiệu quả của công tác chấm thầu và đánh giá HSDT
sẽ tăng cao, giảm bớt được các sai xót không đáng có xảy ra.
Tổ chuyên gia cần đánh giá các HSDT một cách chi tiết, ti mi. Những vấn đề vướng mắc trong HSDT của bên dự thầu cũng sẽ được tổ chuyên gia phát hiện và chờ phúc đáp từ phía nhà thầu.
Bên cạnh đó, sau mỗi gói thầu thực hiện, ban lãnh đạo Công ty cần xây dựng một hệ thống các vướng mắc xảy ra khi chấm thầu, cũng như các vấn đề đã từng xảy ra, lường trước các vấn đề có thể xảy ra để các chuyên viên tư vấn cùng nhau bàn luận cách giải quyết, khắc phục vấn đề trong công tác đánh giá HSDT.
2.2.4. Áp dụng hình thức dau thầu qua mang
Trong thoi gian qua, Cong ty da thuc hién tổ chức lựa chọn nhà thầu với 3
hình thức đấu thầu chính bao gồm: đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh và chỉ định thầu. Mỗi hình thức đều có ưu, nhược điểm riêng. Do đặc thù sản phẩm của các gói thầu này là các trang thiết bị phục vụ trong lĩnh vực y tế nên yêu cầu về kỹ thuật, thiết kế cấu hình khá phức tạp. Cùng với sự phát triển nhanh chóng và không
ngừng của khoa học kỹ thuật, hoạt động đấu thầu hiện nay không chỉ bó hẹp trong những hình thức đã được tổ chức từ trước tới giờ mà hiện nay đã có thêm một hình
SVTH: Nguyễn Hoài Thu MSV:11123755
Chuyên dé thực tập GVHD: TS. Dinh Đào Anh Thủy[65]
thức đấu thầu mới là đấu thầu qua mạng với những ưu điểm vượt trội. Vi đây là một loại hình thức đấu thầu còn khá mới mẻ và la lam đối với những bên tổ chức đấu thầu tại Công ty nên nó đòi hỏi những kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn và hiểu biết nhất định của các chuyên gia tư vấn. Trong việc tổ chức đấu thầu băng hình thức đấu thầu qua mạng không thé diễn ra trong một thời gian ngắn, thậm chí có thé kéo dài so với kế hoạch. Tuy nhiên, nó là một hình thức đấu thầu mà có những ưu điểm so với các hình thức đấu thầu khác:
- Đảm bảo được tinh công khai, minh bach của công tác đấu thầu, khắc phục được những tồn tại, móc ngoặc hay lợi ích nhóm giữa các nhà thầu
trong quá trình tổ chức đấu thầu.
- Trong suốt quá trình đấu thầu từ lúc phát hành HSMT đến thông báo kết quả đấu thầu, bên mời thầu và nhà thầu - hai bên không cần gặp nhau và nhà thầu không mắt thời gian va chi phí đi lại.
- Tiện lợi cho cả BMT và nhà thầu: tất cả BMT, bên dự thầu chỉ cần ngồi ở trụ sở cơ quan và làm việc trên mạng. Sau khi HSMT được đưa lên mang, trong suốt quá trình chuẩn bị đấu thầu, nhà thầu có thể gửi HSDT lên mạng bat cứ lúc nào, 9h tối hay 1h sáng đều được, miễn là trước giờ đóng thầu, chứ không phải như trước đây phải “nhăm nhăm” đi nộp HSDT trong giờ hành chính trước khi đóng thầu.
Tiến hành ĐTQM cũng tránh được những tình huống tranh cãi, tranh luận không cần thiết, mắt thời gian. Đơn cử một số trường hợp thường xay ra trong đấu thầu truyền thống như thời gian mở thầu là 9h30, nếu ở ngay khu vực Hà Nội và đi lúc đường thoáng thì chi mat 15 phút, nhưng nếu gặp cảnh tắc đường thì sẽ bị muộn và thế là mọi công sức nhà thầu chuẩn bị đều “đổ xuống sông xuống biển”. Đấy là chưa kể trường hợp nhà thầu ở vùng sâu,
vùng xa, đường sa di lại khó khăn.
Một tình huống khác, khi nhà thầu nộp HSDT chậm so với thời hạn đóng thầu là 1 - 2 phút thì có thể chấp nhận được, nhưng nếu chậm 5 - 10
phút thì khó tránh khỏi tranh cãi, thậm chí phải gọi qua bưu điện để xác
minh. Trong khi đó nếu thực hiện DTQM thì lấy thời gian trên Hệ thống ĐTQM làm chuẩn. Mặt khác, nếu quy định thời điểm mở thầu là 8h30 thì phải đúng giờ mới mở thầu được, muốn mở trước hay sau cũng không được.
Khi mở thầu, các thông tin tự động hiện ra rất tiện lợi và tránh được tranh cãi
không cần thiết, mất thời gian và phiền phức cho các bên tham gia.
SVTH: Nguyễn Hoài Thu MSV:11123755