LIEN LAC
Ma hiéu: CT-QT08
Lan ban hanh: 01
Ngay ban hanh:
Số trang:
Lan sửa đôi:
Điều khoản:
ISO 45001:2018 7.4 1. PHE DUYET
Ho va tén
Người soạn thao Người kiểm tra Người phê duyệt
Chức danh Chữ ký
2. THEO DOI SUA DOI
Nôi dung sủa Ngày sửa đôi Trang
đôi
Lần ban hang/ sửa đổi Chữ kí người cập nhật
3. MỤC ĐÍCH
Quy trình này mô tả một cách thức trao đồi thông tin liên lạc về vấn dé an toàn và sức khỏe nghề nghiệp trong nội bộ nhà máy và giữa các nha máy và khách hang/ các bên liên quan.
4. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho các hoạt động thông tin liên lạc nội bộ Nhà máy chế biến thủy sản Cát Tường,
5. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT
5.1. Định nghĩa
- _ Thông tin liên lạc: là quá trình cho phép thông tin được truyền dat và trao đổi như: thư văn phòng, thông báo, cuộc họp, hội thảo, thư điện tử, điện thoại, báo đài và truyền hinh,...
- Tư vấn: là một quá trình thường thông qua một cuộc họp hoặc sự tương tac giũa các bộ phận liên quan, qua đó ý kiến quan điểm được đưa ra thảo luận và trao đồi.
- Tham vấn: Tìm kiếm quan điểm trước khi đưa ra quyết định.
- Phan nàn: là thể hiện sự không hài lòng của một bên có liên quan.
5.2. Từ viết tat
- OH&S: an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.
- KPH: không phù hợp.
- DDLĐ: đại diện lao động.
6. TRÁCH NHIỆM
— Tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt tất cả các thông tin và tham vấn nội dung các thông tin khi truyền đạt ra bên ngoài tổ chức.
— Trưởng các phòng ban, khu vực, kho phải đảm bảo các thông tin liên quan đến an toàn và sức khỏe xảy ra ở các phòng ban, xưởng sản xuất, kho được thông tin đến phòng OH&S như:
+ Hồ sơ tai nạn/ sự cố và đưa ra các hành động khắc phục phòng ngừa;
Sự KPH, kết quả của đánh giá rủi ro và tác động trong công việc ở mức độ cao;
Các hồ sơ kiểm tra từ các cơ quan nhà nước;
Nhu cầu huấn luyện và dao tạo của ban OH&S;
+ + + + Bat kỳ các đề xuất về van dé an toàn và sức khỏe nghé nghiệp.
— Phòng OH&S, thư kí OH&S phải đảm bảo rằng tất cả các vấn đề OH&S được truyền đạt đến các cấp khác nhau và các phòng ban chức năng trong nhà máy.
7. NÔI DUNG
7.1. Quy trình thực hiện
Trách nhiệm Tiến trình thực hiện Tài liệu/ mô tả công việc Toàn bộ
CBCNV nhà máy
Ban OH&S
Xác định thông tin có nhu câu cân trao đô
|
Truyén dat thong tin
i
DDLD
Ghi nhận sự phan hồi
Tất cả CBCNV
tại nhà máy Các bên hữu
quan
\
Lưu trữ hồ sơ
Ban OH&S
Không đông ý
Khi có nhu cau trao đối thông tin về Hệ thong quản
lý OH&S.
Ban OH&S xử lý thông tin và trình ĐDLĐ xem xét.
Biểu mẫu Phiếu xử lý
thong tin (C7-Q7T06- BM0]).
DDLD xem xét ý tưởng,
nếu cần thì đưa vấn đề cần
xem xét vào cuộc họp của Ban OH&S hàng tháng hoặc cuộc họp của ban
lãnh đạo.
Thực hiện các ý tưởng phù
hợp và phản hồi thông tin
đên nơi đã đưa ra vân đê.
Cập nhật và lưu trữ
7.2. Diễn giải quy trình
s* Xác định đối tượng cần trao đổi thông tin
- Ban OH&S và các phòng ban trong nhà máy xác định đối tượng cần trao đổi thông tin khi có thông tin cần trao đồi, từ đó lên kế hoạch, nội dung phù hợp với từng người. Gồm 2 đối tượng:
đối tượng thông tin nội bộ và đối tượng thông tin bên ngoài. Tùy thuộc vào từng đối tượng thông tin mà nội dung thông tin khác nhau. Dưới đây là nội dung của thông tin cần trao đổi
- Tùy thuộc vào đối tượng mà nội dung và phương thức được xem xét chỉnh sửa
cho phù hợp.
+ Đối tượng thông tin nội bộ: Ban lãnh đạo, các phòng ban/bộ phận của nhà máy
+ Đối tượng thông tin bên ngoài: Nhà thầu, nhà cung cấp nguyên vật liệu, khách hàng, các cơ quan thông tin bên ngoài, chính quyền địa phương.
Các nội dung trao đổi thông tin:
Chính sách an toàn và sức khỏe nghề nghiệp;
Các rủi ro và mối nguy về OH&S;
Chương trình quản lí OH&S;
Mục tiêu OH&S;
Kiến thức chung về OH&S;
Kết quả đánh giá nội bộ;
Kết quả đánh giá OH&S;
Báo cáo và thông kê an toàn hàng tháng như thống kê sự cố;
Nội quy an toàn & sức khỏe;
+ + + + + + + + + + Bat kì sự thay đôi hoặc cấp nhật thông tin OH&S.
-_ Điền vào biểu mẫu Danh mục đối tượng và nội dung trao đổi thông tin CT-OT08-BMO1.
¢ Truyền đạt thông tin
Các phương thức truyền đạt thông tin như sau:
e - Truyền đạt thông tin nội bộ:
— _ Thông qua các lớp huấn luyện, dao tao;
— Bản tin an toàn;
— Hộp thư góp ý;
— Qua các cuộc họp định kỳ;
— Qua đường dây điện thoại nội bộ;
— _ Thông báo bằng văn bản trực tiếp hoặc gửi email.
e - Truyền đạt thông tin bên ngoài:
— Qua email;
— Công van;
— Sau khi đã thống nhất phương thức truyền đạt, phải thể hiện qua C7-Q708-BM01.
¢ Ghi nhận phản hồi
= Đối với các thông tin nội bộ liên quan OH&S:
+ Các CBCNV phản hồi thông qua Phiếu phản hồi thông tin (CT-QT02-BM03).
+ Các ý kiến đề xuất cải tiến, thay đổi được thé hiện qua Phiếu xử lý thông tin phản hồi (CT-
— Xử lý và ghi nhận các thông tin phản hồi từ bên ngoài đồng thời sàng lọc và trình lên lãnh đạo cấp trên.
- Với thong tin về sự có khan cấp: Thực hiện theo quy trình Ung phó sy có khan cap.
* Phê duyệt: Xem xét phương hướng giải quyết từ đề xuất của Ban OH&S.
¢ Thực hiện phản hồi: Phản hồi thông tin bằng phiếu phản hồi ý kiến CT-OT02-BMO03. Đồng thời truyền tai ý kiến thống nhất của lãnh đạo và Ban OH&S xuống bộ phận có liên quan thực hiện hiện và triển khai.
%% Lưu hồ sơ: Hồ sơ sẽ được lưu giữ bởi bộ phận HC — NS.
§. TÀI LIỆU LIÊN QUAN
- ISO 45001: 2018 điều khoản 7.5.
- Quy tinh sự tham gia, tham van.
9. LƯU HÒ SƠ
- Phiéu xử ly và phản hồi sẽ được lưu theo Quy trình sự tham gia tham van.
- — Danh mục đối tượng và nội dung trao đổi thông tin của nhà máy lưu tại ban OH&S.
10. BIEU MAU
10.1 Biểu mẫu CT-QT08-BM01: Phiếu đối tượng và nội dung trao đổi thông tin.
NHÀ MAY CHE BIEN THUY SAN CAT TƯỜNG CT-QT08-BM01 DANH MỤC DOI TƯỢNG VA NOI DUNG TRAO DOI THONG TIN
Nam:
: : Hình thức
STT | Đôi tượng thông tin | Nội dung thông tin | Thời gian dự kiên ' truyền tải
Ngày.... thang.... nam .... Ngay....thang ... nam...
Người lập Người duyệt