CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI SỞ TÀI CHÍNH TỈNH KON
3.2. XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI SỞ TÀI CHÍNH TỈNH KON TUM
3.2.2. Lựa chọn hệ thống đánh giá thành tích nhân viên
Để lựa chọn được phương pháp thích hợp đảm bảo cho hệ thống đánh giá được chặt chẽ, công bằng thì các nhà quản lý thường dựa vào 2 phương pháp sau:
- Lựa chọn dựa vào mục đích đánh giá: Mục đích cơ bản của quá trình đánh giá thực hiện công việc là kiểm tra tình hình thực hiện công việc. Ngoài ra việc đánh giá còn nhằm thực hiện các chức năng của công tác quản trị nhân sự như đào tạo, đề bạt tăng lương..
- Lựa chọn dựa vào mục tiêu quản lý: Tùy theo mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn để lựa chọn phương pháp phù hợp... Ví dụ, nếu tổ chức đánh giá theo mục tiêu ngắn hạn thì có thể sử dụng phương pháp quản lý bằng mục tiêu.
Tác giả đề xuất cách thức đánh giá thành tích nhân viên tại Sở Tài chính tỉnh Kon Tum thực hiện theo phương pháp Thang đo đánh giá đồ họa và Phương pháp quản lý bằng mục tiêu.
Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa là phương pháp truyền thống và được sử dụng rộng rãi nhất. Trong phương pháp này, người đánh giá sẽ cho ý kiến đánh giá về sự thực hiện công việc của đối tượng đánh giá dựa trên ý kiến chủ quan của mình theo một thang đo từ thấp đến cao. Các tiêu thức đánh giá là các tiêu thức liên quan trực tiếp đến công việc và các tiêu thức không có liên quan trực tiếp đến công việc.
73
Với phương pháp quản lý bằng mục tiêu, người lãnh đạo bộ phận cùng với từng nhân viên xây dựng các mục tiêu thực hiện cho thời kỳ tương lai.
Người lãnh đạo sử dụng các mục tiêu đó để đánh giá nỗ lực của nhân viên và cung cấp các thông tin phản hồi cho họ. Phương pháp này nhấn mạnh đến các hoạt động thực hiện công việc và do đó nó có tác dụng nâng cao trách nhiệm của cá nhân với công việc.
Sử dụng kết hợp hai phương pháp này tại Sở Tài chính tỉnh Kon Tum:
Sử dụng phiếu đánh giá cho điểm theo phương pháp thang đo đánh giá đồ họa và sử dụng phần kế hoạch công tác theo phương pháp quản lý bằng mục tiêu.
Việc sử dụng kết hợp hai phương pháp này sẽ phát huy ưu điểm của từng phương pháp và hạn chế nhược điểm của mỗi phương pháp. Đó là: Nếu như mẫu phiếu của phương pháp thang đo đánh giá đồ họa có thể thiết kế những tiêu thức chung chung, phù hợp với nhiều công việc nên các đặc trưng riêng của từng công việc có thể bị bỏ qua nhưng phương pháp quản lý bằng mục tiêu đòi hỏi mỗi nhân viên phải xây dựng kế hoạch công việc cho riêng mình ở kỳ tương lai nên sẽ tạo sự khác biệt trong mỗi công việc hoặc mỗi nhóm công việc.
3.2.3. Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá thành tích nhân viên đối với từng chức danh của Sở Tài chính tỉnh Kon Tum
a. Xây dựng bản mô tả công việc cho từng chức danh tại Sở Tài chính tỉnh Kon Tum
Một bản mô tả công việc cho một vị trí công việc là cơ sở để người lãnh đạo giao việc, theo dõi thực hiện công việc, tuyển dụng, đào tạo nhân viên, và đánh giá thành tích nhân viên. Đồng thời, bản mô tả công việc cũng là cơ sở để nhân viên đảm nhận vị trí công việc đó biết rõ mục tiêu của công việc, chức năng và nhiệm vụ, yêu cầu kết quả đối với các công việc được giao, quyền hạn và trách nhiệm có được khi thực hiện các chức năng đó. Như
74
vậy, bản mô tả công việc không chỉ là bản cam kết công việc giữa người lãnh đạo và nhân viên, mà còn là cơ sở hướng dẫn để nhân viên thực hiện công việc của mình một cách phù hợp nhất, đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch hoạt động của phòng, cũng như của cơ quan, tổ chức.
Các bước tiến hành xây dựng, ban hành bản mô tả công việc:
Hình 3.1. Các bước tiến hành xây dựn, ban hành bản mô tả công việc có thể được sơ đồ hóa
Cụ thể:
Lập kế hoạch. Xác định mục đích, yêu cầu, trách nhiệm cá nhân, đơn vị trong việc xây dựng bản mô tả công việc; lập sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy và quy trình xử lý dòng công việc, mối quan hệ giữa các đơn vị trong quá trình công tác.
Thu thập thông tin về vị trí việc làm. Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của tổ chức; tiến hành phân nhóm công việc; đánh giá thực trạng viên chức;
75
xây dựng danh mục vị trí việc làm; thu thập thông tin cụ thể về chức năng, nhiệm vụ từng đơn vị, bộ phận và danh mục hồ sơ công việc một số năm gần nhất của tổ chức, đơn vị.
Xây dựng bản mô tả công việc tổng quát đối với từng đơn vị.(1) Xác định mục tiêu chính và công việc chi tiết của đơn vị, bộ phận. (2) Các đơn vị kiểm tra, chỉnh sửa và xác nhận. (3) Người (bộ phận) chịu trách nhiệm xây dựng bản mô tả công việc kiểm tra, rà soát bản xác nhận (đối chiếu với chức năng, nhiệm vụ đơn vị đó, với các đơn vị khác). (4) Cân đối, điều chỉnh để khỏi trùng lắp hoặc bỏ sót nhiệm vụ. (5) Trao đổi lại với các đơn vị và cùng xác nhận lại bản mô tả công việc tổng quát.
Thu thập, quan sát hoạt động và phân tích thông tin theo từng vị trí việc làm. (1) Xây dựng nội dung bản mô tả công việc và bản quan sát hoạt động tại từng vị trí việc làm theo các nội dung: Thời gian (bắt đầu và kết thúc, thường là 3 tháng); hoạt động (công việc cần quan sát, thông tin cần thu thập tại vị trí việc làm); người chủ trì phân tích; cá nhân thực hiện tại vị trí việc làm; người giám sát; dự kiến kết quả thu được qua quan sát hoạt động, phân tích thông tin. (2) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thu thập, phân tích thông tin, hoạt động tại vị trí việc làm. (3) Sơ thảo bản mô tả công việc cá nhân.
Tổng hợp, phân tích dữ liệu, thông tin, dự thảo bản mô tả công việc đối với từng cá nhân và điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. (1) Người chịu trách nhiệm xây dựng bản mô tả công việc tổng hợp, phân tích dữ liệu, sơ thảo bản mô tả công việc đối với từng cá nhân. (2) Người thực hiện công việc tại vị trí việc làm đó, trưởng đơn vị chuyên môn, người giám sát, người chủ trì phân tích tham gia điều chỉnh và xác nhận. (3) Người chịu trách nhiệm rà soát lại, xây dựng bản tổng hợp thông tin về các vị trí việc làm của tổ chức, đơn vị, đồng thời xác định, liệt kê các công việc chính, thường xuyên, đột xuất, trọng tâm, công việc giao thêm. (4) Thực hiện cân đối, điều chỉnh chức
76
năng, nhiệm vụ giữa các đơn vị và nhiệm vụ, công việc giữa các cá nhân. (5) Trao đổi với các đơn vị và cùng xác nhận lại các nội dung cần thiết.
Soạn thảo bản mô tả công việc. (1) Trên cơ sở điều chỉnh, xác nhận lại, người chịu trách nhiệm xây dựng bản mô tả công việc soạn thảo bản mô tả công việc. (2) Người thực hiện công việc tại vị trí việc làm đó và người quản lý, người chịu trách nhiệm xây dựng bản mô tả công việc cùng nhau thảo luận (lần cuối) và đi đến nhất trí về bản mô tả công việc, đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi, không bỏ sót nhiệm vụ hoặc chồng chéo nhau; thống nhất những vấn đề cần giải quyết, xử lý nếu viên chức tại vị trí việc làm đó vắng mặt trong một thời gian nhất định nào đó. (3) Hoàn chỉnh dự thảo bản vị trí việc làm.
Phê chuẩn, ban hành bản mô tả công việc. (1) Góp ý, phê chuẩn bản mô tả công việc (có sự tham gia đóng góp của tập thể lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo các tổ chức đoàn thể, đơn vị chức năng về pháp lý, tài chính, tổ chức nhân sự, chuyên gia...). (2) Thủ trưởng cơ quan ban hành bản mô tả công việc (có ký kết, xác nhận của người thực hiện công việc, người quản lý của đơn vị đó, người xây dựng bản mô tả công việc).
Đây là công việc cụ thể và tỷ mỉ, mất nhiều thời gian, công sức, trong điều kiện thời gian nghiên cứu có hạn, tôi xin được xây dựng bản mô tả công việc của chức danh Trưởng phòng để làm ví dụ cho phương pháp đánh giá thành tích nhân viên mới đề xuất áp dụng tại Sở Tài chính tỉnh Kon Tum:
77
Bảng 3.1. Mô tả công việc của chức danh Trưởng phòng
Trách nhiệm chính Báo cáo công việc
Báo cáo trực tiếp với Giám đốc Sở và Phó giám đốc Sở phụ trách trực tiếp
Kinh nghiệm và năng lực
ã Quản lý nguồn lực (xõy dựng kế hoạch định biên, điều phối nhân lực, đào tạo, phát triển đội ngũ kế cận, xây dựng cơ chế phân công, ghi nhận và đánh giá hiệu quả công việc của CBNV … ) trong phòng, đảm bảo duy trì nguồn lực đầy đủ và chất lượng.
ã Lập và thực hiện triển khai kế hoạch hoạt động của Phòng theo định hướng hoạt động của Sở.
ã Xõy dựng cỏc quy trỡnh, hướng dẫn về nghiệp vụ của Phòng.
ã Đảm bảo cỏc hoạt động của phũng tuân thủ các chính sách, quy định, quy trình, huống dẫn nội bộ và cam kết chất lượng dịch vụ.
ã Thực hiện cỏc cụng việc khỏc cú liờn quan theo yêu cầu của Giám đốc Sở.
ã Tốt nghiệp Đại học trở lờn, chuyờn ngành đúng với lĩnh vực phụ trách
ã Kinh nghiệm trờn 10 năm làm việc trong lĩnh vực chuyên môn phụ trách.
ã Cú khả năng đọc hiểu tiếng Anh tối thiểu để giao tiếp với máy tính và nghiên cứu tài liệu
ã Cú khả năng ỏp dụng kiến thức vào công việc hiệu quả
ã Năng lực /kỹ năng:
Stt Tiêu chuẩn năng lực A Các kỹ năng:
1
Kỹ năng giao tiếp và truyền thông
2 Sáng tạo và liên tục cải tiến 3 Lập kế hoạch
4 Làm việc độc lập 5 Tinh thần trách nhiệm 6 Kỹ năng quản lý 7 Kỹ năng lãnh đạo
B Các yêu cầu khác (nếu có) 1 Trung thực, cẩn trọng
78
b. Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá thành tích nhân viên đối với từng chức danh tại Sở Tài chính tỉnh Kon Tum
Việc đánh giá thành tích nhân viên tại Sở Tài chính tỉnh Kon Tum vẫn còn nhiều hạn chế như đã trình bày ở trên, đối với mỗi đối tượng được đánh giá có thể phải sử dụng những tiêu chuẩn khác nhau để đánh giá do tính chất công việc của mỗi người là khác nhau.
Chính vì vậy để khắc phục những hạn chế trên, trước hết tác giả xây dựng chi tiết bản mô tả công việc đối với từng chức danh cụ thể, trên cơ sở đó xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn đánh giá thành tích cho từng chức danh tại Sở Tài chính tỉnh Kon Tum.
Ví dụ về Bảng tiêu chuẩn đánh giá thành tích cho chức danh Trưởng phòng:
Bảng 3.2. Xây dựng tiêu chuẩn đối với chức danh Trưởng phòng 1. Điều hành, quản lý hoạt động chung của phòng: để đảm bảo các hoạt động được vận hành một cách thuận lợi và đi theo đúng hướng
ã Xuất sắc: Điều hành, quản lý mọi hoạt động của phũng cú hiệu quả, cỏc kế hoạch, hoạt động đều được tiến hành một cách thuận lợi, nhanh chóng đạt kết quả cao.
ã Tốt: Điều hành, quản lý mọi hoạt động của phũng cú hiệu quả cỏc kế hoạch, hoạt động được tiến hành một cách thuận lợi nhưng kết quả công việc không cao.
ã Khỏ: Điều hành, quản lý tốt cỏc hoạt động quan trọng, một số cụng việc ít được quan tâm quản lý.
ã Trung bỡnh: Điều hành, quản lý hoạt động của phũng ớt mang lại hiệu quả cho cơ quan, có một vài hoạt động không được thuận lợi.
ã Yếu: Điều hành quản lý cỏc hoạt động của phũng khụng mang lại hiệu quả cho cơ quan, các hoạt động hầu như không dduocj vận hành thuận lợi, kết quả công việc kém.
Đối tượng đánh giá: cấp dưới đánh giá và tự đánh giá
79
2. Lập kế hoạch cho hoạt động của phòng: thiết lập các kế hoạch cho các công việc chung của phòng, lập kế hoạch phân công công việc cho từng thành viên trong phòng
ã Xuất sắc: luụn lập kế hoạch chi tiết cho mọi hoạt động của phũng và mang lại hiệu quả cao.
ã Tốt: Luụn lập kế hoạch cho mọi hoạt động nhưng hiệu quả khụng cao lắm.
ã Khỏ: Chỉ lập kế hoạt chi tiết một số hoạt động quan trọng, cũn cỏc hoạt động khác hầu như không lập kế hoạch nên hiệu quả không cao.
ã Trung bỡnh: Lập kế hoạch cho hoạt động của phũng nhưng ớt cụ thể, rừ ràng, ít mang lại hiệu quả.
ã Yếu: Lập kế hoạch sơ sài, khụng mang lại hiệu quả cho phũng ban và cơ quan.
Đối tượng đánh giá: cấp dưới đánh giá và tự đánh giá
3. Quản lý nhân viên trong phòng: Giám sát việc thực hiện công việc của các nhân viên cấp dưới, đảm bảo các nhân viên thực hiện tốt công việc của mình, không để họ lơ là nhiệm vụ
ã Xuất sắc: Quản lý tốt nhõn viờn cấp dưới, nắm rừ lịch trỡnh làm việc của nhân viên, giúp nhân viên có định hướng tốt trong công việc không để xảy ra tình trạng vi phạm nào.
ã Tốt: Quản lý tốt nhõn viờn cấp dưới nhưng vẫn cú một vài trường hợp nhân viên vi phạm do lơi lỏng quản lý nhưng mức độ không nghiêm trọng.
ã Khỏ: Cú giỏm sỏt, quản lý nhõn viờn trong phũng nhưng vẫn cú một số trường hợp nhân viên lơ là trong công việc.
ã Trung bỡnh: Quản lý nhõn viờn cấp dưới một cỏch lơi lỏng, vài nhõn viờn làm việc riêng trong giờ làm việc và vi phạm các nội quy khác lặp lại nhiều lần.
ã Yếu: Quản lý nhõn viờn cấp dưới khụng tốt, nhõn viờn thường xuyờn trốn việc hoặc vi phạm nội quy của cơ quan.
Đối tượng đánh giá: cấp dưới đánh giá và tự đánh giá
80
c. Xây dựng mẫu phiếu đánh giá đối với từng chức danh cụ thể
Từ Bảng tiêu chuẩn đánh giá thành tích cho chức danh Trưởng phòng nêu trên, ta xây dựng được Mẫu phiếu đánh giá đối với chức danh Trưởng phòng như sau:
Phiếu đánh giá Trưởng phòng
Tên người được đánh giá: ...
Đơn vị: ………
Chức danh công việc : Trưởng phòng ………
Ngày đánh giá: ……/……/ 20…
Tên đối tượng đánh giá: ...
Cấp trên:... Cấp dưới:... Đồng nghiệp ………
Ghi chú: Xuất sắc: 5 Tốt: 4 Khá: 3 Trung bình: 2 Yếu: 1 Không đánh dấu vào ô bôi đen
Điểm đánh giá STT Tiêu chuẩn đánh giá Trọng
số 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1
Tổng điểm 0.45 Cấp trên đánh giá Tự đánh giá
1 Chấp hành kỷ luật,nội quy
làm việc 0.05
2 Trách nhiệm đối với công
việc 0.08
3 Tiến độ hoàn thành công việc 0.06 4 Khối lượng công việc hoàn
thành 0.06
5 Chất lượng thực hiện công
việc 0.08
6 Khả năng xây dựng kế hoạch 0.08 7 Khả năng giao tiếp, quan hệ 0.04
0.5 Cấp dưới đánh giá 8 Điều hành, quản lý hoạt động
chung của phòng 0.07
9 Quản lý nhân viên trong
phòng 0.06
10
Khả năng đẩy mạnh việc tham gia đóng góp ý kiến của nhân
viên 0.06
11 Cách đối xử với nhân viên
cấp dưới 0.05
12 Động viên, thúc đẩy, hỗ trợ
81
Điểm đánh giá STT Tiêu chuẩn đánh giá Trọng
số 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1
Tổng điểm nhân viên thực hiện công việc 0.07
13 Khả năng chịu áp lực công
việc 0.08
14 Sự am hiểu về chuyên môn 0.06
15 Sự trung thực 0.05
Đồng nghiệp đánh giá
16 Sự phối hợp với các phòng
ban trong cơ quan 0.05
Tổng 1