1.2 Nội dung tố chức kế toán trong doanh nghiệp
1.2.7. Tổ chức trang bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
- Tổ chức trang bị máy, trang bị kiến thức tin học cho các kế toán viên để có thể sử dụng máy thành thạo, vận hành được chương trình kế toán trên máy.
- Tố chức mã hóa các đối tượng kế toán cụ thể ở đơn vị theo ngôn ngữ của máy.
Đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán rất nhiều và đa dạng, vì vậy ở đơn vị phải xây dựng hệ thống mã hóa các đối tượng kế toán theo các nguyên tắc nhất định, sao cho đơn giản, dễ nhớ, dễ khai thác trên máy.
- Sử dụng chương trình kế toán trên máy. Hiện nay hầu hết các đơn vị sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán đều sử dụng các chương trình kế toán trên máy do các chuyên gia lập trình xây dựng, đã được lưu hành. Các chương trình kế toán trên máy đều được thiết kế dựa vào hình thức kế toán nhật ký chung hoặc hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Những yêu cầu của công tác tổ chức trang bị ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán:
Một là, lựa chọn phần mềm kế toán bao gồm phần mềm hệ điều hành; hệ quản trị cơ sở dữ liệu; phần mềm chương trình kế toán phải đảm bảo tuân thủ pháp luật về kế toán; có khả năng mở rộng, nâng cấp, sửa đổi bổ sung trên cơ sở dữ liệu đã có; có khả năng tự động xử lý và tính toán chính xác số liệu kế toán, loại bỏ được bút toán trùng lắp; đảm bảo bản quyền, khai thác, bảo mật thông tin của kế toán.
Trong những năm gần đây, các công ty ở Việt Nam đã sử dụng rộng rãi các phần mềm kế toán; kể cả của Việt Nam và của nước ngoài
Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công được thể hiện: Từ nhập dữ liệu chứng từ đầu vào qua bàn phím hoặc máy quét; tự động tính toán, phân
bố, ghi sổ, lập báo cáo kế toán theo chương trình phền mềm; độ chính xác của thông tin phụ thuộc vào tính chính xác của số liệu nhập đầu vào; tự động lưu trữ dưới dạng tệp tin có dung lượng lớn và kích thước nhỏ hoặc có thể in ra để lưu; tính cập nhật số liệu và thông tin, tính đa dạng theo yêu cầu quản trị; tìm thông tin và xử lý sai sót nhanh bằng máy; tự động kết xuất các báo cáo kế toán và truyền thông tin qua mạng gửi tới các nhà quản trị hoặc lưu vào các loại đĩa; tính chuyên nghiệp cao.
Hai là, xây dựng hệ thống danh mục các đối tượng và tổ chức mã hoá đối tượng quản lý đầy đủ, khoa học và phù hợp. Mã hóa là đặc trưng của phền mềm kế toán nên phải xây dựng hệ thống mã hóa chi tiết nhất đến từng đối tượng quản lý.
Ba là, tổ chức bố trí, phân công nhân viên kế toán thực hiện thu nhận, kiểm tra, đối chiếu, nhập liệu và lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán theo qui định; tổ chức họp lý quản trị người sử dụng phần mềm; phân rõ quyền được khai thác thông tin kế toán, định kỳ kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp và in các sổ kế toán, báo cáo kế toán.
Bốn là, xây dựng hệ thống đảm bảo an toàn cho hệ thống máy tính của các công ty, nhất là bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán như bảo mật bàng các bức tường lửa, bằng các file ẩn, mật mã; chế độ bảo dưỡng, bảo hành; cơ chế diệt virut,v.v...
38
KÉT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương 1 này,tôi đã đưa ra những lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp gồm có: khái niệm và ý nghĩa, các yêu cầu, nguyên tắc và nhiệm vụ, cơ sở và nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, hệ thống hóa các vấn đề lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. Luận văn nêu rõ những nội dung cơ bản của việc tô chức kê toán như: Tô chức bộ máy kê toán, tô chức công tác kế toán (tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức tài khoản kế toán, tổ chức sổ kế toán, tổ chức báo cáo kế toán và tổ chức kiểm tra kế toán). Thực hiện tốt các nội dung trên đây sẽ đảm bảo cho việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp được khoa học và hợp lý, sẽ thúc đẩy công tác kế toán trong các doanh nghiệp thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của mình
Các lý thuyết cơ bản này là cơ sở để phân tích, đánh giá, xác định đúng thực trạng của Công ty để có thể đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề mà thực tể công ty đang gặp phải, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Các vấn đề đó sẽ được lần lượt giải quyết trong Chương 2, Chương 3 của bài luận văn.
CHƯƠNG 2
T H ự C TRẠNG TỎ CHỨC CÔNG TÁC KÉ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH x ú c TIÉN THƯƠNG MẠI HƯƠNG LINH