2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Xúc Tiến Thương Mại Hương L in h
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại công ty là tập trung do đó toàn bộ công tác kế toán trong công ty được tiến hành tập trung tại bộ phận kế toán công ty. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đàu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh doanh của
từng bộ phận đó, lập báo cáo và chuyển chứng từ cùng báo cáo về bộ phận kế toán để xử lý và tiến hành công tác kế toán.
Nội dung hạch toán tại một công ty bao gồm nhiều phần hành cụ thể phải được phân công cho nhiều người thực hiện. Mỗi người thực hiện một số phần hành nhất định dưới sự điều khiển chung của kế toán trưởng. Các phần hành kế toán có mối liên hệ với nhau nên việc phân công cần đảm bảo tính khoa học và có sự tác động qua lại để cùng thực hiện tốt các nhiệm vụ kế toán của công ty.
Bộ phận tài chính kế toán Công ty có 6 người phụ trách từng phần hành kế toán trong đó có 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán kho hàng hóa , 1 kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa và công nợ phải thu, 1 kế toán thuế và 1 thủ quỹ.
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: Bộ phận Kế Toán, Công ty TNHHXúc Tiến Thưcmg Mại Hương Linh, năm 2019)
48
2.2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của kế toán
a) K ế toán trưởng: là người đứng đầu phòng kế toán tài chính của công ty chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác tài chính của công ty
- Ke toán trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành toàn bộ công tác hạch toán của Công ty.
- Xây dựng kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc thực hiện các phần hành kế toán được trôi chảy một cách thuận lợi, qua đó sẽ kiểm tra được tiến độ thực hiện và điều chỉnh, phối hợp công việc một cách nhanh chóng đế tăng cường năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán.
- Kế toán trưởng chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động trong bộ phận kế toán công ty, phân công và chỉ đạo trực tiếp các phần hành kế toán trong bộ phận.
- Kế toán trưởng trực tiếp kiểm tra tính chính xác của từng phần hành kế toán, kiểm tra các bảng lương, bảo hiểm xã hội được bộ phận nhân sự lập, theo dõi tính toán nghiệm thu cáchọp đồng dịch vụ, quản lý việc nghiệm thu công tác đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm, sửa chữa lớn của công ty.
-Kiểm tra việc tính toán và có trách nhiệm nộp kịp thời các khoản phải nộp ngân sách nhà nước, kiểm tra việc theo dõi công nợ phải trả, công nợ phải thu một cách thường xuyên.
-Xác định và phản ánh kịp thời kết quả kiểm kê tài sản, vật tư hàng hóa trong công ty, đồng thời đề xuất các biện pháp cần thiết để giải quyết các tài sản thiếu hụt, mất mát hư hỏng.
-Tổ chức phổ biến hướng dẫn bộ máy kế toán công ty thi hành các chế độ, thể lệ tài chính kế toán do Nhà nước ban hành.
-Kiểm tra việc bảo quản lưu trữ các tài liệu hồ sơ kế toán của công ty.
-Tổ chức thi hành, củng cố và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán trong công ty theo kịp yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý hiện nay.
b) K ế toán tỏng hợp
-Kiêm nhiệm công việc của kế toán tiền mặt - tiền gửi, kế toán công nợ phải trả, kể toán TSCĐ.
- Kiểm tra tính họp lệ của các chứng từ kế toán, nếu có sai sót phải báo ngay cho kế toán trưởng để có hướng giải quyết.
- Thường xuyên kiểm tra tính chính xác của các sổ liệu bàng cách đối chiếu sổ sách kế toán với sổ quỹ, quản lý các chứng từ gốc ban đầu đi kèm phiếu thu, phiếu chi.
- Kiểm tra và hạch toán trên phiếu thu căn cứ vào bảng tổng hợp thu của thủ quỹ, Phiếu chi căn cứ vào các chứng từ gốc chuyển cho kế toán trưởng, Giám Đốc duyệt
- Lập BCTC và các biểu mẫu báo cáo theo chế độ quy định.
- Lập biên bản kê khai thuế hàng tháng, kiểm tra và lập bộ hồ sơ khai thuế, hoàn thuế của công ty, lập báo cáo nhanh.
-Lưu trữ bảo quản hồ sơ kê khai thuế, quyết toán thuế.
-Kiểm tra tổng hợp các số liệu thông qua kế toán vật tư, thủ kho, thủ quỹ -Báo cáo trực tiếp cho kế toán trưởng.
- Theo dõi, hạch toán chi tiết các khoản tiền gửi và tiền vay để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng khoản tiền. Định kỳ đối chiếu giữa sổ chi tiết tài khoản tiền gửi với sổ cái và sổ phụ ngân hàng.
- Theo dõi ghi chép, lập hồ sơ liên quan đến việc tăng giảm TSCĐ, Ghi chép cập nhật việc trích khấu hao TSCĐ hàng tháng.
-Tổng hợp quyết toán, tổng hợp nhật ký chung, sổ cái, bảng tổng kết tài sản của công ty, đồng thời kiểm tra, xử lý chứng từ, lập hệ thống báo cáo tài chính, ...
c) Ke toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa và công nợ phải thu
- Lập hóa đơn bán hàng , theo dõi và tổng hợp số lượng hàng bán để lập các báo cáo về doanh thu, tình hình bán hàng, tăng giảm hàng hóa
- Theo dõi tình hình thanh toán công nợ của khách hàng và nhà cung cấp, lên kế hoạch thu hồi nợ đối với các khách hàng nợ quá hạn và thanh toán các khoản nợ đến hạn thanh toán.
- Nhập liệu một cách chính xác các thông tin trên hợp đồng khách hàng vào phần mềm quản lý khách hàng, đối chiếu thường xuyên với thủ quỹ về sổ tiền thu được.
-Xác nhận và xuất hóa đơn cho khách hàng một cách chính xác căn cứ vào số tiền thực thu đã đối chiểu với thủ quỹ,v.v..
- Tính toán và dự báo doanh thu thu được trong tháng
- Sắp xếp bảo quản các hợp đồng, hóa đơn theo thứ tự từng sổ. Cuối tháng chuyển các hóa đơn cho kế toán tổng hợp để làm báo cáo thuế hàng tháng.
50
- Thực hiện các báo cáo cho kế toán trưởng về các kế hoạch thực thu hàng tháng và dự báo doanh thu các tháng kế tiếp.
d) Ke toán kho hàng hóa
- Theo dõi tình hình thu mua, vận chuyển, nhập, xuất và tồn kho hàng hóa.
- Kiểm tra việc nghiệm thu của thủ kho
- Nhập các chứng từ và hạch toán số liệu vào phần mềm theo đúng phần hành đã được phân công theo đúng chế độ, đúng phương pháp.
- Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá về số lượng và hiện trạng của nguyên vật liệu. Mua sắm theo đề xuất đã được Giám Đốc duyệt.
- Đối chiếu số lượng hàng hóa đã nhận và xuất về công ty. Làm các báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa, đối chiếu với thủ kho về số lượng vật tư trong kho nộp cho kế toán trưởng kiểm tra.
- Căn cứ vào số lượng tồn kho thực tế, phối họp với kế toán bán hàng để lên kế hoạch nhập hàng cho phù họp.
e) Ke toán thuế:
- Tập họp hóa đơn, chứng từ phát sinh của doanh nghiệp để theo dõi và hạch toán - Lập báo cáo thuế hàng tháng, hàng quý và nộp thuế cho công ty
- Lập báo cáo thuế cuối năm, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân
- Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh
- Kiểm tra,kê khai, đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê đầu vào và đầu ra - Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu ra và đầu vào của công ty phân loại theo thuế suất và tỷ lệ đầu ra được khấu trừ
- Lập báo cáo tổng họp thuế theo định kỳ hoặc đột xuất
- Kiểm tra hóa đơn đầu vào, hàng tháng, quý, năm báo cáo tình hình f) Thủ quỹ
- Thực hiện thu - chi tiền mặt theo đúng quy định của công ty.
- Nghiệm thu các khoản thu trong ngày, lên bảng kê tổng hợp chuyển cho kế toán tổng họp kiểm tra để hạch toán.
- Quản lý tiền mặt và thường xuyên kiểm tra tính chính xác của các số liệu bằng cách đối chiếu sổ sách kế toán với sổ quỹ.
- Định kỳ thực hiện đối chiểu giữa số thực tồn quỹ tiền mặt với sổ sách kế toán và báo cáo số liệu chính xác cho kế toán trưởng. Báo cáo số liệu về sổ dư các tài khoản tiền gửi, tiền vay ở từng thời điểm cho kế toán trưởng nắm bắt kịp thời. Kiểm tra quỹ theo quy địnhcủa công ty.