CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN TỚ CHỨC CÔNG TÁC KÉ TOÁN TẠI CÔNG
3.3. Các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Xúc Tiến Thương Mại Hương Linh
Nhìn chung tổ chức công tác kế toán của công ty được tổ chức và hoạt động rất hiệu quả, hoàn thành tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong việc thu thập, xử lý, ghi chép, kiểm tra, phân tích và cung cấp đầy đủ chính xác các thông tin kinh tế, tài chính cho ban lãnh đạo và các cơ quan quản lý chức năng. Bên cạnh đó cũng còn một số tồn tại trong việc tổ chức vận dụng tại công ty còn chưa được linh hoạt nên tôi xin có một số đề xuất để góp phần hoàn thiện như sau:
3.3.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Bộ máy kể toán là tập hợp những người làm kế toán và mỗi người có một công việc riêng có thể đảm nhiệm 1 hay nhiều phần hành kế toán, các công việc này có mối quan hệ gắn bó mật thiết với nhau. Bộ máy kế toán tập họp lại sẽ thể hiện được toàn bộ công tác kế toán của công ty phải có một bản mô tả công việc chi tiết để hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm phải làm gì khi làm các công việc được giao. Các công việc của từng nhân viên hoàn thành thì sẽ không bị ứ đọng, có thời gian cho
việc kiếm tra được kịp thời, nhằm hạn chế những sai sót có thể xảy ra.
Hiện ở công ty công ty TNHH Xúc Tiến Thương Mại Hương Linh đã có bản mô tả công việc cho nhân viên kế toán, tuy nhiên chưa được chi tiết và việc gắn trách nhiệm của các nhân viên đó với công việc cần làm .Vì vậy công ty nên xây dựng chi tiết công việc và thêm phần trách nhiệm cho từng nhân viên về công việc các nhân viên đó đang phụ trách, khi đã gắn rõ trách nhiệm, từng thành viên sẽ phải cố gắng trong công việc được phân công, điều này giúp cho nhân viên kế toán có thể hoàn thành tốt vai trò của mình.
Vấn đề tự đào tạo nhân lực là giải pháp đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng, trong đó bộ phận kế toán cũng thường xuyên tổ chức các buổi trao đổi về nghiệp vụ chuyên ngành. Ke toán trưởng chịu trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ một số nhân viên kế toán để họ hoàn thành tốt công việc được giao.
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại công ty
Thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, phản ánh trong các chứng từ kế toán là công việc khởi đầu của quy trình kế toán, có ý nghĩa quyết định đến tính khách quan, trung thực của số liệu kế toán và báo cáo kế toán vì chứng từ kế toán là căn cứ để ghi chép, hệ thống hoá thông tin kế toán. Chứng từ kế toán còn là căn cứ không thể thiếu để phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế - tài chính ở các đơn vị.
Chứng từ ở công ty như đã trình bày ở trên còn một số tồn tại:
Một số chứng từ là hóa đơn bán hàng ở công ty bị ký sót: Các hóa đơn bán hàng mà hàng tháng in với số lượng nhiều nên giải quyết xuất theo hàng ngày và xong đến đâu kiểm tra ký ngay đến đó, phân chia công việc xuất hóa đơn cho phù hợp, kịp thời, bên cạnh đó, nếu sử dụng hóa đơn điện tử trong phần mềm nên cài đặt sẵn tên người xuất hóa đơn trước khi in để giảm bớt được khâu ghi tên, như vậy cuối tháng sẽ không phải ngồi ký, ghi tên trên hóa đơn, tránh trường họp bị ký sót xảy ra.
Các hóa đơn mua hàng đặc biệt là hàng hóa mà công ty mua thì phải yêu cầu người trực tiếp mua hàng hay người kiểm tra hàng hóa đối chiếu giữa hóa đơn với hợp đồng về sổ lượng, giá mua và số lượng thực nhận, sau đó chuyển qua cho kể
76
toán để làm căn cứ thanh toán cho nhà cung cấp. Trường hợp nếu đặt hàng qua điện thoại thì yêu cầu nhà cung cấp phải đóng mộc dấu mua hàng qua điện thoại vào mục người mua hàng. Như vậy sẽ không còn trường họp thiếu chữ ký này.
- Xây dựng danh mục chứng từ kế toán và qui định rõ hạch toán ban đầu phải ghi đầy đủ các nội dung trên chứng từ hoặc có thể thêm những nội dung cần thiết theo yêu cầu quản lý; do đơn vị được thiết kế mẫu, chỉ tiêu và phương pháp lập cho phù hợp; kể toán phân loại và mã hóa chứng từ theo từng nội dung của công tác kế toán.
- Phân công nhiệm vụ bộ phận kế toán và luân chuyển chứng từ trong kế toán máy có thể theo cách là các bộ phận kể toán thực hiện tất cả các khâu từ xử lý chứng từ, nhập dữ liệu vào máy đến khai thác và kết xuất báo cáo liên quan; hoặc trong bộ máy kế toán tổ chức một bộ phận chuyên xử lý chứng từ và nhập dữ liệu vào máy, các bộ phận khác chỉ có nhiệm vụ khai thác sổ liệu và kết xuất báo cáo.
- Công tác sửa chữa sai sót, trùng lắp; trường họp sai sót “thừa” hoặc “thiếu”
và quan hệ tài khoản đủng thì kế toán lập “Chứng từ ghi bổ sung” để ghi cho khóp đúng; nếu sai sót chưa ghi sổ và báo cáo kế toán thì kế toán thực hiện sửa/xóa trên chứng từ. Đối với nghiệp vụ phát sinh có từ hai (02) chứng từ trở lên đều có thể vào máy số liệu như nhau (trùng lắp) thì kế toán chỉ nhập một (01) chứng từ có tính pháp lý cao hơn.
3,3,3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại công ty
Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán là công cụ để thu thập những thông tin cần thiết từ các số liệu trên chứng từ kế toán và xử lý chúng để cung cấp những thông tin kế toán theo nhu cầu của người sử dụng. Ở công ty TNHH Xúc Tiến Thương Mại Hương Linh đã áp dụng đúng quy định về hệ thống tài khoản tuy nhiên tài khoản công nợ phải thu và phải trả của công ty chưa được mở cho từng khách hàng do đó sẽ khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu với nhà cung cấp và khách hàng.
Mặt khác theo nguyên tắc trọng yếu, một thông tin trọng yếu phải được trình bày trên BCTC khi thiếu thông tin đó sẽ ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC và ảnh hưởng đến việc ra quyết định của người đọc. Theo đó công ty nên mở chi tiết tài khoản công nợ phải trả, phải thu để từ chi tiết đó công ty có thể theo dõi được hạn mức công nợ và tuổi nợ chi tiết của từng khách hàng, việc chi tiết sẽ giúp cho việc
phân tích được rõ ràng và hiệu quả, biết được mình đang còn nợ của nhà cung cấp nào đế có kế hoạch thanh toán cho phù họp. Vì vậy công ty nên mở tài khoản cấp 2 và cấp 3 cho tài khoản 331 : Phải trả cho người bán (nhà cung cấp) như sau:
Số TT
SỐ H IỆU TÀ I K H O Ả N
Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 TÊN TÀI K H O ẢN GHI CHÚ
1 2 3 4 5 6
331 Phải trả cho người bán
28 3311 Phải trả cho người bán
3311AB Phải trả cho công ty CP Xây Dựng Và Kỹ Thuật An Binh
3311SA O V IE T Phải trả cho công ty CP Công Nghệ Cơ Khí Sao Việt
3 3 1 1M3 Phải trả cho công ty TNHH Một Thành Viên Thông Tin M3 3311PH U T H O Phải trả cho công ty TNHH Sông
Thao Phú Tho
3313 Phải trả cho người bán khác
---7---7---7Ị---7---V---
Đôi với tài khoản câp 3 công ty nên đê chi tiêt băng các ký hiệu là 2 chữ cái đầu tiên của tên của nhà cung cấp và ghi rõ là nhà cung cấp nào, như vậy việc theo dõi và hạch toán được dễ dàng và kiểm tra được công nợ của từng khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
Tương tự như vậy, với tài khoản 131: phải thu của khách hàng,công ty cũng mở tài khoản cấp 3 chi tiết từng khách hàng như với TK 331
Ngoài ra, công ty nên sử dụng TK 141-Tạm ứng chi tiết cho từng cán bộ, nhân viên và phiếu đề nghị tạm ứng thực hiện các công việc của công ty thay cho phiếu chi tiền mặt .Sau này, căn cứ theo hóa đơn, phiếu thu của nhà cung cấp thực hiện việc hoàn ứng lại tài khoản này.
Với hàng hóa nhập khẩu, công ty nên sử dụng tài khoản 413 -C hênh lệch tỷ giá hổi đoái- Cụ thể TK 4131 Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ. Cụ thể:
a) Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc
78
ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại thời điểm báo cáo:
+ Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:
N ợ c á c T K 1112,1122,131,331
Có TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131) + Neu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái ghi:
Nợ TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131) Có các TK 1112,1122,131,331
b) Ke toán xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phat sinh do dánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ: Kế toán kết chuyển toàn bộ khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại (theo số thuần sau khi bù trừ số phát sinh bên Nợ và bên Có của TK 4131) vào chi phí tài chính (nếu lỗ tỷ giá hối đoái) hoặc doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi tỷ giá hối đoái) để xác dịnh kết quả hoạt động kinh doanh:
+ Kết chuyển lãi tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính vào doanh thu hoạt động tài chính, ghi:
Nợ TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Có TK 515- Doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi tỷ giá hối đoái) + Kết chuyển lỗ tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính vào chi phí tài chính, ghi:
Nợ TK 635-Chi phí tài chính ( nếu lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 413-Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131) 3.3.4. Hoàn thiện hình thức kế toán và sổ kế toán tại Công ty
Việc lựa chọn hình thức kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán khoa học, phù hợp với yêu cầu, trình độ trang bị và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán là vấn đề quan trọng hiện nay đối với Công ty.
Ngoài ra, để đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết cũng như cung cấp kịp thời thông tin cho nhà quản trị đon vị ra quyết định, hệ thống sổ kế toán của công ty cũng cần được hoàn thiện. Cụ thể:
Một là, để cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ ở công ty cũng như tăng cường việc kiểm soát các khoản thanh toán đúng thời hạn và cung cấp thông tin về số nợ của từng người bán, khách hàng, kế toán cần bổ sung các nội dung trên các
sổ kế toán chi tiết như sổ chi tiết phải trả, sổ chi tiết phải thu cần bổ sung thời hạn thanh toán; sổ thu phí dịch vụ, sổ chi hoạt động cần theo dõi chi tiết theo từng hoạt động dịch vụ, từng bộ phận; v.v...
Hai là, bổ sung một số sổ kế toán chi tiết:
- Đe nâng cao công tác quản lý tài sản ở công ty ngoài việc mở “Sổ TSCĐ”
theo dõi tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ, kế toán cần mở “Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng” giúp cho việc quản lý tài sản được chặt chẽ, tránh tình trạng thất thoát và công tác kiểm kê cuối năm được thuận tiện.
- Sổ này dùng để ghi chép tình hình tăng, giảm TSCĐ và công cụ dụng cụ tại các bộ phận trong Công ty, là căn cứ để đối chiếu khi tiến hành kiểm kê. Mỗi TSCĐ, loại công cụ dụng cụ được ghi ở một hoặc một số trang sổ. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ như Biên bản giao nhận TSCĐ, Phiếu xuất công cụ dụng cụ, Giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ, Biên bản thanh lý TSCĐ.
- Số này được mở cho từng bộ phận sử dụng trong công ty.Thông qua số liệu của sổ này, công ty nắm rõ tình hình tài sản đang sử dụng tại từng bộ phận cụ thể;
tình hình tài sản mất mát, hư hỏng.
- Đe có thể theo dõi chi tiết cụ thể từng khoản thu liên quan đến hoạt động bán hàng cung ứng dịch vụ, từ đó xác định chính xác kết quả của từng hoạt động và cung cấp thông tin cho việc lập các báo cáo kế toán quản trị, công ty cần mở “Sổ chi tiết doanh thu”
-Sổ chi tiết doanh thu dùng để theo dõi doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài của từng hoạt động tương ứng với từng tài khoản cấp 2
-Ba là, do hệ thống sổ được thiết kế toàn bộ trên phần mềm kế toán nên phải thiết lập một hệ thống sổ thật đầy đủ và khoa học ngay từ đầu, Kế toán trưởng và các kể toán phụ trách phần hành phải nắm rõ quy trình ghi sổ, cách thức ghi sổ cho từng nội dung kinh tế mình phụ trách.
3.3.5. Hoàn thiện tổ chức Báo cáo tài chính tại Công ty
Công ty cần lập đầy đủ và nâng cao chất lượng thông tin trên Thuyết minh Báo cáo tài chính. Hiện nay công ty lập Thuyết minh Báo cáo tài chính rất sơ sài, hầu như không đáp ứng được mục tiêu của Thuyết minh Báo cáo tài chính là “giải thích và bổ sung thông tin về tình hình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản (...) mà các báo cáo
80
tài chính khác không thể trình bày rõ ràng và chi tiết được”. Thuyết minh Báo cáo tài chính của công ty cần bổ sung những nội dung sau:
- Giới thiệu tổng quan về công ty, bao gồm đặc điểm hoạt động và tổ chức hoạt động.
- Các chính sách kế toán cơ bản áp dụng tại đơn vị, bao gồm chế độ kế toán áp dụng và chính sách kế toán đối với một số hạng mục chủ yếu trên Bảng cân đối tài khoản.
- Các đầu mục chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ trên bảng thuyết minh báo cáo tài chính chỉ nêu số liệu tương ứng không có giải thích cụ thể
3.3.6. Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán tại công ty
Kiểm tra kế toán là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập, giúp đảm bảo cho công tác kế toán trong đơn vị thực hiện đúng chế độ đã ban hành. Thông qua công tác kiểm tra kế toán có thể đánh giá tình hình chất lượng hoạt động, tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý thu chi tài chính, tình tình quản lý và sử dụng tài sản,v.v...
phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những sai phạm để có biện pháp xử lý theo đúng thẩm quyền đã được phân cấp; đồng thời tổ chức rút kinh nghiệm, đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương hướng, biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính kế toán tại đơn vị.
Để thực hiện tốt và nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, kiểm soát, Công ty cần quán triệt và thực hiện nghiêm túc Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế toán. Cụ thể công ty cần thực hiện tốt các vấn đề sau:
Một là, xác định rõ mục đích, nhiệm vụ của công tác kiểm tra tài chính, kế toán.
Hai là, lựa chọn hình thức kiểm tra phù hợp như kiểm tra theo thời gian (tự kiểm tra thường xuyên theo kế hoạch, tự kiểm tra thường xuyên trong mọi hoạt động kinh tế tài chính, hoặc kiểm tra đột xuất); kiểm tra theo phạm vi công việc (kiểm tra toàn diện hay kiểm tra đặc biệt).
Ba là, nội dung kiểm tra bao gồm:
Kiểm tra việc quản lý và sử dụng TSCĐ, hàng hóa, công cụ dụng cụ
Công ty phải tự kiểm tra việc mua sắm TSCĐ, phân loại TSCĐ tại công ty, việc ghi chép ừong hồ sơ gốc của TSCĐ, tình hình huy động và sử dụng có hiệu quả TSCĐ, kiểm tra việc tính hao mòn TSCĐ, kiểm tra việc tính khấu hao,sửa chữa lớn TSCĐ, việc thực hiện các quy định của Nhà nước; kiểm ừa tình hình TSCĐ đã thanh lý, chờ thanh lý,v.v....
Kiểm tra tổ chức công tác tài chính kế toán
Kiểm tra kệ toán phải tự kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc, chế độ, thể lệ về kế toán như kiệm tra việc lập, thu thập, xử lý chứng từ kế toán, mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán, ghi chép các tài khoản kế toán, lập BCTC, phân tích, nộp và sử dụng BCTC, kiểm kê tài sản và lưu trữ hồ sơ tài liệu kể toán.
Bốn là, tuân thủ đúng quy trình và thủ tục kiểm tra, bao gồm 4 bước:
Lập kế hoạch và lựa chọn phương án kiểm tra: Công ty phải xác định phạm vi, mục tiêu, quy mô, phương pháp, cách thức kiểm tra, biện pháp thực hiện, tổ chức lực lượng kiểm tra.
Chuan bị kiếm tra: Chuẩn bị tài liệu, xem xét rà soát các chính sách chế độ có liên quan. Nghiên cửu tài liệu, các kết luận của các cuộc kiểm ừa khác.
Thực hiện kiểm tra: Thu thập, xử lý tài liệu; kiểm tra, phát hiện, ghi chép và tổng hợp số liệu thông tin liên quan đến cuộc kiểm tra; xem xét đối soát các bằng chứng thu thập phát hiện trong quá trình kiểm tra với chế độ, chính sách hiện hành của Nhà nước và quy định của công ty; thẩm tra xác minh trường họp nghi vấn; đánh giá mức độ sai phạm; đề ra các biện pháp khắc phục; xử lý kết quả kiểm tra theo thẩm quyền; lập và gửi báo cáo kết quả kiểm tra.
X ử lý kết quả kiểm tra và công khai kết quả kiểm tra: Căn cứ vào báo cáo kết quả kiểm tra công ty có quyết định khen thưởng các thành tích hoặc xử lý sai phạm.
Định kỳ hoặc cuối năm vào thời điểm công khai tài chính công ty phải thông báo công khai kết quả tự kiểm tra tài chính, kế toán và kết quả xử lý kết luận tự kiểm tra.
3.3.7. Hoàn thiện tổ chức trang bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại công ty
- Công ty hiện đã và đang tổ chức hệ thống sổ sách kế toán trên phần mềm kế toán MÍSA theo hình thức nhật ký chung như đã trình bày ở trên. Tất cả các nghiệp