2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Xúc Tiến Thương Mại Hương L in h
2.2.6. Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán tại công t y
Công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là hết sức quan trọng, điều này sẽ giúp việc cung cấp cho nhà quản lý thông tin chính xác và chất lượng, đồng thời cập nhật nhanh chóng về các chính sách kinh tế tài chính và các văn bản pháp quy nhằm điều chỉnh công tác chỉ đạo kinh doanh đúng hướng.
Công ty không có bộ phận kiểm soát nội bộ mà chỉ có sự kiểm tra qua lại giữa các nhân viên kế toán với nhau tuy nhiên vẫn đạt hiệu quả cao và chính xác. Vì kế toán công ty đã xây dựng quy trình kiểm tra số liệu chéo và đồng thời áp dụng một số biện pháp kiểm soát như sau:
Mọi khoản thu đều nộp vào quỹ và nộp ngay vào ngân hàng trong ngày hay nộp vào ngân hàng trễ nhất là sáng ngày hôm sau để hạn chế việc mất mát tiền và không để tồn quỹ tiền mặt quá nhiều.
Mọi khoản chi đều có chứng từ và có chữ ký duyệt chi của kế toán trưởng và Giám Đốc. Hầu hết các khoản chi đều thanh toán qua ngân hàng, hạn chế chi bằng
60
tiền mặt.
Thường xuyên đối chiếu với ngân hàng về các khoản đã phát sinh.Tiền ngân hàng so với sổ phụ hay bảng sao kê ngân hàng.và định kỳ kiểm kê và đối chiếu công nợ.
Khi hàng hóa nhập kho: kiểm tra đúng số lượng, kiểm tra có bị biến dạng, vỡ, trầy, dập, nát, hoặc kém chất lượng, không đạt tiêu chuẩn có quyền trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp, không kiểm đếm kỹ tránh thiếu hụt, mất mát
Với việc tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung, thực hiện hoàn chỉnh các nghiệp vụ nên việc kiểm tra sẽ do các nhân viên kế toán làm đến đâu kiểm tra đến đó trước khi nộp báo cáo cho kế toán trưởng, kế toán trưởng căn cứ vào đây kiểm tra tính chính xác và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Chứng từ kế toán được kiểm tra chủ yếu theo những nội dung sau:
- Kiểm tra thông tin đơn vị trên hóa đơn: tên công ty, địa chỉ, mã số thuế...tránh sai các chỉ tiêu trên hóa đơn, khi nhận hàng phải kiểm tra kỹ các thông tin hóa đơn cho kỹ nếu phát hiện sai sót trả lại cho nhà cung cấp kịp thời để xuất hóa đơn khác thay thế hóa đơn bị sai
-Kiểm tra đầy đủ chứng từ: lập phiếu nhập kho, phiếu giao hàng của bên bán, có hợp đồng kinh tế khi nhận số lượng lớn, có biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho của bên bán, người nhận hàng ký tá đầy đủ
Kiểm tra việc ghi chép vào các sổ kế toán: kiểm tra vào sổ cập nhật, đúng sự thật, đúng với chứng từ kể toán, rõ ràng rành mạch.
2.2.7. Tố chức trang bị, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán Việc trang bị các phương tiện, thiết bị tính toán hiện đại giúp cho việc xử lý số liệu của kế toán trở nên nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều công sức. Hiện nay việc tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý thông tin và cung câp thông tin được nhanh chóng, thuận lợi, mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán một cách đáng kể, tạo cơ sở để tiến hành đơn giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Tin học hóa công tác kế toán đặt ra nhiều vấn đề cần giải quyết về mặt chuyên môn: Thiết lập mẫu chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp với việc thu
nhận và xử lý thông tin của máy, thiết kế các loại sổ sách để có thể cài đặt và in ấn được dễ dàng, nhanh chóng; bố trí nhân sự phù hợp với việc sử dụng máy, thực hiện kỹ thuật nối mạng của hệ thống máy được sử dụng trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo việc cung cấp số liệu lẫn nhau giữa cá bộ phận có liên quan,v.v...
Các máy vi tính với chương trình phần mềm kế toán nhằm phục vụ cho công tác kể toán được nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Hiện nay, Công ty đã áp dụng phần kế toán Misa, phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính, kế toán theo thông tư 200/2014/BTC-TT và được phân thành các nội dung chi tiết khác nhau để theo dõi hạch toán như quỹ,tiền gửi ngân hàng, mua hàng, bán hàng, kho, công cụ dụng cụ ,tài sản cố định,tiền lương, thuế, tổng hợp,.... đã hỗ trợ kế toán và nhà quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên hiện nay công ty đang thử nghiệm tích hợp trực tiếp phần mềm hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử theo yêu cầu của tổng cục thuế giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí kê khai th u ế , sử dụng hóa đơn và giao dịch ngân hàng để nhanh chóng và tiện lợi
Khái quát trình tự thực hiện ghi sổ trên phần mềm kế toán như sau:
> ____ *7 -y •y r
Sơ đô 2.4: Trình tự ghi sô trên phân mêm kê toán
62
Bảng 2.3: Bảng giao diện phần mềm kế toán Misa
Bảng 2.4: Bảng giao diện phân hệ bán hàng trên kế toán misa của công ty
Công ty TNHH Xúc Tiến Thương Mại Hương Linh áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và thực hiện các công việc ghi sổ, xử lý số liệu trên phần mềm kế toán.
Các sổ hiện nay công ty đang sử dụng bao gồm:
• Số tống hợp: Là sổ dùng để tổng họp các chỉ tiêu tài chính giúp cho việc tra cứu thông tin và lập Báo cáo tài chính. Với hình thức Nhật ký chung có các sổ tổng họp: sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản: 111,112,131,331....
• Sổ chi tiết: Dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kể toán theo yêu cầu quản lý mà sổ Cái chưa phản ánh được, số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính.
Công ty hiện nay có các sổ chi tiết:
+ Sổ chi tiết tiền mặt
+ Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng
+ Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng + Sổ chi tiết công nợ phải trả người bán + Sổ chi tiết hàng hóa
+ Sổ theo dõi thuế GTGT
+ Sổ theo dõi chi tiết TSCĐ, CCDC + Sổ chi tiết các tài khoản chi phí Quy trình ghi sổ chi tiết như sau:
- Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán cập nhật các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ trên phần mềm kế toán. Sau đó ghi lại và kiểm tra thông tin vừa thực hiện đã được cập nhật vào sổ chi tiết và sổ cái tài khoản liên quan chưa.
- Phần mềm kể toán sẽ tổng họp, phân loại, hệ thống hóa thông tin theo các chương trình đã càị sẵn để có được thông tin tổng hợp trên các tài khoản, thông tin chi tiết và hệ thống BCTC. Ke toán có thể kết xuất số liệu ở bất cứ thời điểm nào.
64
- Cuối tháng, kế toán kiểm tra lại toàn bộ chứng từ và toàn bộ hoạt động của Công ty để xem xét còn thiếu nội dung gì chưa hạch toán, kế toán cập nhật toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế còn thiếu đó vào phần mềm kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế không phát sinh hàng ngày mà cuối tháng kế toán phải ghi nhận như bút toán xác định khấu hao, ghi nhận chi phí phát sinh trong tháng mà chưa phải thanh toán cho nhà cung cấp như tiền thuê văn phòng theo tháng... Sau khi đã định khoản toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp vào phần mềm thì kế toán tiến hành bước kết chuyển các tài khoản hoạt động để xác định kết quả kinh doanh trong tháng. Các bút toán kết chuyển này thực hiện tự động trên phần mềm kế toán.
- Kế toán bổ sung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trước trong trường họp chứng từ chưa về hoặc kế toán phát hiện ra thiếu sót một nội dung nào đó chưa hạch toán. Nếu thực hiện bước này thì kế toán phải thực hiện lại bước kết chuyển các tài khoản tạm thời để xác định lại kết quả hoạt động kinh doanh trong tháng đó.
- Ke toán thực hiện khoá sổ kế toán sau khi thực hiện lập báo cáo tài chính, tức là thực hiện khoá sổ kế toán sau ngày 31/12 năm lập báo cáo. Vì vậy điều kiện để khoá sổ kế toán là toàn bộ quy trình ghi sổ được thực hiện đầy đủ và chuẩn xác, đảm bảo rằng không còn thiếu sót và nhầm lẫn trong định khoản nghiệp vụ kinh tế.
- về hệ thống sổ kế toán: trên phần mềm kể toán đã thiết kế sẵn các loại sổ phục vụ công tác kế toán tài chính. Cuối năm sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán.
- Cuối năm, kế toán in sổ sách và đưa vào bảo quản lưu trữ. Sau khi thực hiện khoá sổ kế toán dựa vào bảng cân đối phát sinh tài khoản (Bảng thể hiện toàn bộ hệ thống tài khoản của doanh nghiệp đã thiết lập) để in sổ chi tiết, sổ tổng họp sau đó ký, đóng dấu, đóng quyển và lưu trữ. Ngoài ra, các dữ liệu kể toán trên phần mềm máy tính cũng được sao lưu và bảo mật cẩn thận.