3.2.4. Tăng cường các giải pháp quản lý chi phí theo hướng họp lý và hiệu quả
3.2.4.1. Đẩy mạnh huy động ngoại tệ và khai thác tối đa nguồn tiền gửi
Trong những năm qua nguồn vốn tại Chi nhánh liên tục tăng cao và luôn thừa vốn để điều về Trụ Sở Chính, nguồn vốn nội tệ luôn chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu nguồn vốn tại Chi nhánh. Tiết kiệm chi phí huy động vốn không có nghĩa là giảm nguồn vốn huy động mà đây là tiết kiệm mang tính tương đối (tỷ lệ trả lãi huy động trên tổng nguồn huy động giảm so với năm trước). Đe giảm chi phí huy động vốn cần có các biện pháp sau:
Tăng cường thu hút nguồn vốn ngoại tệ: Nguồn vốn ngoại tệ luôn có lãi suất thấp so với nguồn vốn nội tệ, việc tăng tỷ trọng vốn ngoại tệ trong cơ cấu vốn huy động cũng sẽ làm giảm tương đối chi phí huy động vốn. Tuy nhiên, Chi nhánh cần phải cân nhắc và đảm bảo nguồn thanh toán cho khách hàng khi đến hạn cũng như việc biến động của tỷ giá trên thị trường.
Tăng cường thu hút nguồn nội tệ có chi phí thấp như tiền gửi thanh toán của các cá nhân, tổ chức kinh tế và TCTD: Đây là nguồn tiền gửi có chi phí thấp nhất, ngân hàng chỉ trả theo mức lãi suất không kỳ hạn. Tiếp cận với các tổ chức kinh tế có nguồn tiền tạm thời nhàn rỗi với các khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng thì đi kèm với việc sử dụng nguồn vốn đó ngân hàng còn thu được các khoản thu nhập từ việc cung cấp các dịch vụ thanh toán. Trên thực tế cho thấy tiền gửi của các tổ chức cá nhân và doanh nghiệp nhỏ thường ổn định hơn các khoản tiền gưi thanh toán có giá trị lớn, của các tổ chức kinh tế, tín dụng. Do đó, một biện pháp để thu hút nguồn vốn nội tệ có chi phí thấp đó là việc mở rộng tài khoản thanh toán của đông đảo các cá nhân và các doanh nghiệp.
3 .2.4.2. Q u ản tr ị c á c c h i p h í quản lý m ộ t cách h ợ p lý, trán h lã n g p h í n h ư n g p h ả i đ ả m b ả o y ê u cầ u h o ạ t đ ộ n g k in h doan h
Chi phí quản lý cũng có một vai trò quan trọng trong việc tăng thu nhập cho Chi nhánh, tiết kiệm chi phí quản lý không phải là tiết kiệm về giá trị tuyệt đối mà là tiết kiệm về giá trị tương đối, tiết kiệm không đồng nghĩa với việc không đầu tư, chi phí. Bởi trên thực tế để phục vụ cho một chiến lược nào đó thì Chi nhánh cần phải đầu tư (hay phải chịu chi phí) có như vậy mới có thể hoạt động kinh doanh được. Chi phí quản lý có ảnh hưởng trực tiếp tới thu nhập của toàn Chi nhánh, do đó Chi nhánh phải cân nhắc giữa các khoản chi phí quản lý đặc biệt là các khoản chi có liên quan tới lợi ích của các cá nhân cũng như lợi ích của ngân hàng để có các quyết định hợp lý.
Chi phí quản lý bao gồm các chi phí về tài sản, chi công cụ dụng cụ, chi cho nhân viên, đê triệt để tiết kiệm các chi phí cho hoạt động quản lý thì Chi nhánh cần thực hiện các biện pháp như sau:
Xây dựng các định mức chi tiêu đối với các khoản chi phí như chi tiền điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm, công cụ lao động tới từng phòng theo mức độ công việc cũng như tính chất chuyên môn của từng
phòng nghiệp vụ, bên cạnh đó cần xem xét mức hỗ trợ tiền điện thoại hàng tháng cho các cán bộ quản lý. Phát động tính tự giác cũng như tính tiết kiệm đến từng cá nhân, cán bộ trong cơ quan như tiết tránh việc sử dụng điện thoại vào công việc riêng, trong quá trình giao dịch, đàm phán qua điện thoại nên nhanh chóng và ngắn gọn, hạn chế tiêu dùng điện năng không cần thiết.
Tiết kiệm văn phòng phẩm, giấy in, mực in, xăng xe, xây dựng quy chế sử dụng xe công, hạn chê việc sử dụng xe công vào những công việc riêng.
Chi về tài sản bao gồm chi phí bảo dưỡng, sửa chữa tài sản cố định và mua săm công cụ, đây là những khoản chi phí phục vụ kinh doanh do đó khi mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh thì những chi phí này cũng tăng lên để giảm chi cần tận dụng triệt để các công cụ dụng cụ hiện có.
Chi cho cán bộ công nhân viên. Đây là các khoản chi như chi lương, thưởng, ăn ca, may mặc đông phục đây là khoản chi liên quan đến lợi ích của từng cá nhân và là động lực khuyến khích người lao động làm việc, khoản chi này tăng đêu qua các năm do biên chế Chi nhánh, để giảm khoản chi cho cán bộ thì Chi nhánh cần có các chiến lược như giảm dần tốc độ tăng biên chê qua các năm, sử dụng thay thê các lao động hợp đồng ngắn hạn vào các công việc có độ phức tạp thấp như: Kiểm ngân, bảo vệ, lái xe, hành chính và các nhân viên giúp việc, việc thuê các lao động hợp đồng ngắn hạn có chi phí thâp hơn so với các nhân viên hợp đồng dài hạn, hơn nữa khi các công việc đó không thực sự cần thiết phải có nhiều cán bộ làm việc thì có thể chấm dứt họp đồng một cách dễ dàng hơn.
3.2.5. Đây mạnh hoạt động Marketing ngân hàng và đổi mới chính sách khách hàng
Tổ chức các chương trình giao lưu gặp gỡ giữa lãnh đạo và nhân viên ngân hàng thậm chí có thể tổ chức các chuyển đi khảo sát, học tập kinh nghiệm ... cho dù đó là các tô chức hay doanh nghiệp thường xuyên có khối lượng tiền gửi lớn đến các tổng công ty có các dự án khả thi, làm ăn có hiệu
quả thông qua các chương trình như thi đấu thể thao, giao lưu văn n g h ệ .. . tạo sự gần gũi và hiểu biết, tin tưởng lẫn nhau giữa ngân hàng và khách hàng.
Tổ chức các cuộc hội thảo, toạ đàm giữa ngân hàng với các hiệp hội doanh nghiệp, tổ chức ngành hàng. . . ký kết các biên bản hợp tác, các chường trình phối họp, các nguyên tắc làm việc.
Tổ chức các hội nghị khách hàng nhân dịp các ngày lễ, tết, các dịp có những sự đổi mới của Chi nhánh, ngày thành lập Chi nhánh, lễ tổng kết hàng năm. . . tạo sự hiểu biết tin cậy lẫn nhau giữa Chi nhánh và khách hàng.
Trụ sở của Chi nhánh, các Chi nhánh trực thuộc và các Phòng Giao dịch, Điểm giao dịch được bố trí khang trang, sạch đẹp, hiện đại, lịch sự, bố trí họp lý và tiện lợi trong giao dịch, có nước uống, tạp chí, sách báo, tài liệu hướng dẫn cụ thể cho khách hàng xem trong khi chờ đợi. Các bảng thông báo lãi suất, tỷ giá, các hình thức gửi tiền, thủ tục vay vốn, . . . đẹp mắt, hấp dẫn. Nhân viên giao dịch lịch sự, tận tình chu đáo.
Bồi dưỡng các khoá nghiệp vụ Marketing cho nhân viên Chi nhánh, đồng thời trong quan hệ với ngân hàng đối tác, ngân hàng đại lý. . . cần đặt các vấn đề được giúp đỡ nâng cao trình độ tiếp thị, trao đổi kinh nghiệm về chiến lược thu hút khách hàng.
Thực hiện các công tác tuyên truyền quảng cáo khuếch trương rộng rãi cho mọi cá nhân và các tổ chức kinh tế thông qua hệ thống truyền hình quảng cáo, thông tin báo chí và các phương tiện thông tin đại chúng
Trong xu thế hội nhập, thực hiện hiệp định thương mại Việt - Mỹ về Tộ trình cam kết m ở cửa thị trường dịch vụ tài chính thì yêu cầu nâng cao khả năng cạnh tranh càng đặt ra cấp bách hơn mà việc đổi mới chiến lược khách hàng nâng cao trình độ marketing là một nội dung quan trọng mà Chi nhánh cần phải quan tâm.
3.2.6. Tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ
Tăng cường công tác kiểm tra kiểm toán nội bộ giúp chi nhánh ngăn ngừa những rủi ro, tiết kiệm được các chi phí phát sinh không đúng theo chế độ hiện hành đồng thời tư vấn cho Ban giám đốc trong hoạt động kinh doanh cũng như chi tiêu tại đơn vị. Do đó Chi nhánh cần quan tâm tới hoạt động kiêm tra kiêm toán nội bộ, đào tạo, sắp xếp những cán bộ có năng lực, có kinh nghiệm và trình độ làm công việc kiểm tra kiểm toán nội bộ phấn đấu kiểm tra 90% các hồ sơ chứng từ cho vay và hoạt động thanh toán Quốc tế,
100% chứng từ kế toán đặc biệt là các chứng từ chi tiêu.
3.2.7. Kiện toàn bộ máy tổ chức, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Bộ máy tô chức của Chi nhánh có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triên của Chi nhánh nói chung và mục tiêu tăng thu nhập nói riêng.
Bộ máy tổ chức của Chi nhánh là một cỗ máy vận hành toàn bộ hoạt động của Chi nhánh do đó để công tác điều hành công việc được thuận lợi và phát huy được hết khả năng của Chi nhánh thì bộ máy tổ chức phải được bố trí phù họp, từng cán bộ đứng ở từng vị trí phải có điều kiện phát huy được hết năng lực của mình, tạo ra sức mạnh tổng hợp cho toàn bộ Bộ máy tổ chức.
Hoàn thiện cơ câu tô chức các phòng ban: Mỗi phòng nghiệp vụ thực hiện một hoặc nhiều chức năng chuyên môn của mình. Để chuyên môn hoá tập trung vào các nghiệp vụ chính thì tại Chi nhánh cần có sự phân biệt quy định cụ thể chức năng và nhiệm vụ của từng phòng tránh các công việc chồng chéo giữa các phòng nghiệp vụ.
N âng cao quyền phán quyết cho vay đối với Giám đốc Chi nhánh câp 2, r rưởng các Phòng giao dịch để giảm gánh nặng cho phòng tín dụng, Phó Giám đôc phụ trách tín dụng và Giám đốc, đồng thời cũng nâng cao hơn nữa trách nhiệm của cán bộ tín dụng cũng như giám đốc Chi nhánh câp 2 và 1 rưởng Phòng giao dịch đối với món vay mà quyết định cho vay và làm giảm thời gian xét duyệt cho vay.
Thành lập Phòng marketing khách hàng để phòng thực hiện chức năng marketing của mình, tìm kiếm khách hàng và tạo lập các mối quan hệ mới.
Hiện nay tổ nghiệp vụ thẻ tại chi nhánh trực thuộc phòng k ế toán nên phẩn nào đó làm hạn chế công tác tiếp thị m ở rộng khách hàng cũng như giải quyết các phát sinh nếu có, do vậy nên tách riêng tổ nghiệp vụ thẻ thành một tổ độc lập hoặc có thể trực thuộc phòng Marketing.
Thành lập phòng tư vấn và đào tạo để phát triển nghiệp vụ tư vấn cho khách hàng dần dần trở thành một nghiệp vụ chính của Chi nhánh.
Vơi chưc nang tư vân các cán bộ sẽ hướng dân cho khách hàng các thủ tục giao dịch với ngân hàng cũng như các kiến thức về tài chính, ngân hàng các thông tin và xu hướng biến động của thị trường tài chính, giá cả các sản phẩm . . . giúp cho khách hàng có cơ sở và sự hiểu biết để quyết định công việc kinh doanh của mình. Ngoài nghiệp vụ tư vấn ra thì phòng này còn thực hiện thêm chức năng đào tạo. Trước mắt đào tạo cho cán bộ công nhân viên của Chi nhánh sau này có thể mở rộng nghiệp vụ để đào tạo cho các cán bộ của các Chi nhánh khác nếu có nhu cầu . . .
Đe co thê thực hiện tôt mọi công việc thì cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi nhanh phải hợp lý, linh loạt, chuyên môn hoá nghiệp vụ của các phòng đong thơi bộ máy tô chức phải có sự phối họp nhịp nhàng giữa các phòng nghiệp vụ. Sự chuyên môn hoá, thành lập các phòng nghiệp vụ phải đảm bảo giam hạn chê tôi đa các thủ tục không cân thiết nhằm giảm thời gian giao dịch với khách hàng, tránh để tình trạng khách hàng đến giao dịch phải thông qua nhiều “cửa” .
Đào tạo cán bộ và công tác tổ chức cán bộ: Con người luôn là nhân tố quyêt định đến sự thành công hay thất bại của chiến lược phát triển của Chi nhánh, quan tâm đên chất lượng cán bộ tại Chi nhánh là một việc mang tính chiến lược của Chi nhánh.
Trong thời gian qua công tác đào tạo cán bộ tại Chi nhánh rất được ban lãnh đạo Chi nhánh quan tâm. Chi nhánh đã có nhiều biện pháp để nâng cao chất lượng cán bộ ngân hàng như thường xuyên tổ chức các lớp học về nghiệp vụ tín dụng, thẩm định, thanh toán quốc tế, kế toán ngân quỹ cuối mỗi khoá học lại tiến hành kiểm tra và lấy kết quả kiểm tra làm căn cứ xếp loại lao động cả năm cũng như làm căn cứ để đề bạt chức vụ và tuyển dụng cán bộ. Bên cạnh đó thường xuyên có các buổi học ngoại khoá, tham quan giao lưu học tập với các đon vị bạn, thuê các Chuyên gia NHTW cũng như các giảng viên của các trường đại học về trò chuyện trao đổi các chuyên đề với các cán bộ Chi nhánh, cử các cán bộ đi học các lóp đào tạo ngắn hạn, bổ túc kiến thức đại học, tạo điều kiện cho các cán bộ Chi nhánh đi học sau đại học. . . Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu về con người trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt hiện nay thì Chi nhánh cần phải có nhiều các biện pháp mạnh mẽ hơn nữa như:
• Đối với các cán bô lãnh đao:
- Nắm vững đường lối, chính sách của Đảng, Nhà Nước cũng như các chính sách chung của ngành ngân hàng, của các lĩnh vực có liên quan trong từng thời kỳ phát triển kinh tế.
Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ được đào tạo từ thạc sỹ các chuyên ngành kinh tế trở lên, có trình độ tổng họp và phân tích tình hình, kinh nghiệm thực tế.
Có kiến thức cơ bản về pháp luật, khoa học tâm lý, thông tin và có trình độ ngoại ngữ, trình độ tin học.
- Có phẩm chất đạo đức, có khả năng tập họp mọi người để phát huy sức m ạnh của tập thể.
• Đối với cán bô công nhân viên:
Có phấm chất đạo đức nghề nghiệp; Trình độ chuyên môn, ngoại ngữ cũng như tin học; Am hiểu các lĩnh vực liên quan đến công việc của mình.
- N hiệt tình với công việc, có tinh thần trách nhiệm.
Đối với các cán bộ thẩm định, tín dụng trực tiếp thẩm định và cho vay phải có lập trường tư tưởng vững vàng, có chuyên môn nghiệp vụ giỏi, trung thực khách quan, thẳng thắn, kiên định rõ ràng bảo vệ cái đúng.
Đối với các cán bộ thanh toán quốc tế phải có trình độ ngoại ngữ, có kiến thức về kinh doanh quốc tế, nghiệp vụ ngoại thương. . .
Sâu sát với thực tế, có kiến thức về thị trường.
• Đối với công tác dào tao cán bô:
Thường xuyên tổ chức đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ trên cơ sở nắm bắt được thực trạng, trình độ cán bộ so với yêu cầu phát triển của ngành. Khuyến khích các cán bộ có năng lực tham gia nghiên cứu các đề tài phù hợp với tình hình phát triển kinh tế xã hội có liên quan đến nghiệp vụ ngân hàng tài chính.
Phân loại cán bộ để có hướng đào tạo khác nhau. Đối với các cán bộ trẻ có năng lực nên tạo điều kiện cho đi học tập trung tại các trường, các trung tâm đào tạo cơ bản. Đối với các cán bộ đã cao tuổi thì đào tạo thông qua các lớp học nghiệp vụ ngắn ngày theo hình thức trao đổi, hội thảo từ thực tiễn công việc đang làm để đúc rút kinh nghiệm. Thực hiện các lóp đào tạo chuyên đề để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
Gửi các cán bộ có trình độ chuyên môn đi học các lớp đào tạo nghiệp vụ hiện đại hoá thanh toán để chuẩn bị cho công tác chuyển đổi chương trình sang chương trình mới, đáp ứng được yêu cầu thực tế.
_ • Công tác tuyển chon và tồ chức cán bô:
Biên chế của Chi nhánh hàng năm do Tổng Giám đốc quyết định và trong số các chỉ tiêu biên chế mới thì có một phần là chỉ tiêu do Chi nhánh tuyển dụng và được Tổng Giám đốc chấp thuận. Do vậy, đối với những cán bộ do Chi nhánh tuyển dụng trong giai đoạn hiện nay phải hội tụ đủ các nhân tố như có trình độ chuyên môn, được đào tạo cơ bản ở các trường đại học
lớn, có các chuyên ngành phù họp với công việc sẽ đảm nhận, có đạo đức và tác phong công việc hiện đại. . .
Trong quá trình công tác hàng năm phải thông qua các bài kiểm tra để đánh giá chất lượng cán bộ, kết họp với công việc thực tế để làm cơ sở bố trí sắp xếp lại công việc cho phù họp với năng lực của từng cán bộ. Với những cán bộ không đáp ứng được yêu cầu công việc chuyên môn nghiệp vụ thì bố trí cho làm các công việc khác mà yêu cầu về tính phức tạp của công việc thấp hơn như công tác hành chính, làm nghiệp vụ quỹ. . .
Công tác tố chức cán bộ có vai trò vô cùng quan trọng, phải nắm bắt được năng lực cũng như lợi thế của từng cán bộ để bố trí vào các công việc phù họp nhằm phát huy tối đa nguồn lực cũng như lợi thế của cán bộ đó.
Công tác tổ chức cán bộ phải thường xuyên được thực hiện để đáp ứng kịp thời với sự phát triển cũng như nhu cầu của công việc. Tuy nhiên, việc tổ chức cán bộ nên có sự tham khảo ý kiến của các Trưởng, Phó phòng phụ trách cán bộ đó cũng như tâm tư nguyện vọng của từng cán bộ, việc thuyên chuyển công tác đối với một cán bộ cũng cần phải có khoảng thời gian nhất định đế cán bộ đó có thời gian ổn định, thích nghi và phát huy khả năng của mình có như vậy mới phát huy được năng lực của từng cán bộ và phát huy được sức mạnh của cả tập thể.
Trong bối cảnh hiện nay khi mà hàng loạt các NHTM cổ phần được thành lập thì việc chảy máu chất xám đối với các NHTM quốc doanh là một vấn đề làm đau đầu các nhà quản trị ngân hàng. Do vậy, bên cạnh công tác tuyển dụng cán bộ chi nhánh cần phải có các chính sách họp lý và đãi ngộ đối với những cán bộ làm được việc, có năng lực, có trình độ để họ yên tâm công tác.
3.3. MỘT SÓ KIÉN NGHỊ 3.3.1. Kiến nghị với NHNo VN
Phát triển và ứng dụng các dịch vụ ngân hàng hiện đại như nghiệp vụ thẻ, nghiệp vụ gửi tiền nhiều nơi rút nhiều nơi, các dịch vụ gia tăng