CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH
2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thường Xuyên
2.2.1. Đặc điểm tình hình tiêu thụ tại công ty
2.2.1.1. Đặc điểm sản phẩm và quản lý tình hình tiêu thụ sản phẩm của công ty Công ty TNHH Thường Xuyên chuyên khai thác, chế biến, kinh doanh các loại khoáng sản: cát, sỏi, đá,... Các sản phẩm này được dùng làm nguyên liệu phục vụ cho việc xây dựng các công trình lớn nhỏ khác nhau trên địa bàn trong tỉnh và các tỉnh lân cận. Sản phẩm chủ yếu của công ty cụ thể như sau: cát bê tông, cát vàng, cát đen san nền, cát xây dựng, sỏi, đá, gạch,...
52
Bảng 2.4: Danh mục hàng hóa chủ yếu của công ty STT Tên hàng hóa Mã hàng hóa
1 Cát đen san nền CATNEN
2 Cát vàng CATVANG
3 Cát bê tông CATBT
4 Cát xây dựng CATXD
5 Đá 1x2 DA12
6 Đá 2x4 DA24
7 Đá 4x6 DA46
8 Đá bây DABAY
9 Đá dăm DADAM
10 Đá hộc DAHOC
11 Sỏi 1x2 SOI1X2
12 Sỏi 2x4 SOI2X4
... ...
28 Gạch đặc DAC
29 Gạch chỉ GACH
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tiêu thụ sản phẩm công ty TNHH Thường Xuyên đã và đang từng bước quản lý chặt chẽ khâu tiêu thụ sản phẩm. Cụ thể là:
- Về khối lượng sản phẩm sản xuất hoặc mua vào: Khi sản phẩm hoàn thành hoặc mua về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho sẽ theo dõi về số lượng nhập.
- Về khối lượng sản phẩm xuất bán: Khi có các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế (hợp đồng mua bán) và sự phê duyệt việc bán hàng của giám đốc, thủ kho tiến hành xuất hàng giao cho khách hàng. Thủ kho có nhiệm vụ phát Biên bản giao nhận hàng hóa cho lái xe khi lái xe chở hàng từ công ty giao cho khách hàng và theo dõi về số chuyến đã chở đi. Thủ kho chịu trách nhiệm theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn sản phẩm.
- Về mặt giá cả: Việc xác định giá bán sản phẩm sẽ do phòng tài chính- kế toán của công ty đảm nhận trên cơ sở giá thành hoặc giá thu mua và đều phải thông qua Giám đốc công ty. Giá bán được ghi rõ trong hợp đồng mua bán theo thỏa thuận của hai bên.
- Về chất lượng sản phẩm: Phòng sản xuất kinh doanh phụ trách về mặt giám sát tình hình sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm. Sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng mới được nhập kho.
2.2.1.2. Địa bàn tiêu thụ sản phẩm
Thị trường tiêu thụ của công ty là khá rộng, không chỉ trên địa bàn tỉnh Phú Thọ mà còn trên các tỉnh lân cận như: Vĩnh Phúc, Yên Bái, Tuyên Quang, Hà Nội,... Công ty đang có một lượng khách hàng khá lớn, chủ yếu là khách hàng quen biết lâu năm (khách hàng truyền thống) như: Công ty TNHH xây dựng Vĩnh Phúc, công ty Cổ phần xây dựng giao thông Phú Thọ, công ty Cổ phần LICOGI 14, công ty TNHH Minh Phương, công ty TNHH Cơ khí và xây dựng BTC, công ty TNHH xây dựng Tự Lập, công ty Cổ phần Toàn Thịnh,....
54
Giao diện 2.3: Danh mục khách hàng của công ty (trích)
2.2.1.3. Các phương thức bán hàng và thanh toán tiền hàng đang áp dụng tại công ty
Do đặc điểm sản phẩm của công ty hiện nay công ty đang áp dụng hình thức bán hàng trực tiếp, khách hàng đặt hàng trực tiếp tại công ty. Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với khách hàng, công ty tiến hành xuất hàng giao cho khách hàng, thủ kho theo dõi về mặt số lượng xuất. Định kỳ hoặc hàng tháng, công ty và khách hàng tiến hành đối chiếu nghiệm thu, lập Biên bản nghiệm thu làm căn cứ thanh toán. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán lập hóa đơn GTGT.
Công ty áp dụng phương thức thanh toán chủ yếu là bán hàng thu tiền ngay và bán hàng trả chậm.
2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng 2.2.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào các chứng từ sau để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
- Hóa đơn GTGT ( Mẫu số: 01GTKT3/001) - Phiếu thu (Mẫu số 01- TT)
- Giấy báo có của ngân hàng - Hợp đồng kinh tế
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng của công ty, phòng tài chính- kế toán sẽ có trách nhiệm gửi “Bảng báo giá sản phẩm” đến khách hàng. Sau khi xem xét “Bảng báo giá sản phẩm” hoặc đơn đặt hàng của khách hàng, theo thỏa thuận hai bên sẽ ký kết hợp đồng kinh tế (hợp đồng mua bán).
Do khách hàng thường là những công ty mua cát, sỏi,.. với số lượng lớn nên việc giao hàng thường kéo dài trong cả tuần hoặc cả tháng. Khối lượng và thời gian thực hiện theo nhu cầu của khách hàng và trong khả năng của công ty.
Thủ kho có nhiệm vụ phát phiếu giao nhận hàng cho lái xe khi lái xe chở hàng từ công ty giao cho khách hàng và theo dõi về số chuyến đã chở đi. Kế toán căn cứ vào phiếu giao hàng lái xe nộp về để nhập vào máy tính theo dõi việc chở hàng cho khách hàng.
Khối lượng hàng hóa cung cấp được xác định dựa trên phiếu giao nhận hàng. Khi ô tô của công ty vận chuyển đến công trường, khách hàng ký vào phiếu giao nhận hàng, xác nhận số chuyến xe ô tô vận chuyển đổ xuống công trình. Khối lượng hàng cung cấp được đo đạc, tính trên xe ô tô của công ty trước khi đổ xuống địa điểm do khách hàng quy định. Hàng tháng hai bên cử cán bộ theo dõi đối chiếu nghiệm thu khối lượng làm căn cứ thanh toán và lập “Biên bản nghiệm thu”.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu và bảng theo dõi chở cát sỏi cho khách hàng, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT, hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại cuống
- Liên 2: Giao cho khách hàng 56
- Liên 3: Nội bộ
Khi nhận được hóa đơn GTGT khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc trả tiền trong một khoảng thời gian nhất định được quy định rõ trong hợp đồng.
Trường hợp khác hai bên sẽ thỏa thuận theo từng phụ lục hợp đồng. Nếu khách hàng trả tiền ngay, kế toán sẽ lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên, kế toán ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên. Trường hợp khách hàng thanh toán qua ngân hàng, kế toán sẽ căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng để ghi sổ kế toán.
2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản hạch toán kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Kế toán mở các tài khoản theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng và doanh thu cung cấp dịch vụ tại công ty trên phần mềm kế toán như sau:
- TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa - TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
- TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ (dịch vụ vận chuyển, cho thuê máy móc, thiết bị...)
- TK 5118: Doanh thu khác
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản 131, 111, 112, 3331.
Trong tháng 10/2013, doanh thu của công ty bao gồm doanh thu bán hàng hóa và doanh thu cung cấp dịch vụ, không phát sinh trường hợp tiêu thụ nội bộ.
2.2.3.3. Trình tự hạch toán
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ bán hàng, kế toán tiến hành phản ánh nghiệp vụ vào phần mềm kế toán, máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ chi tiết, sổ nhật ký bán hàng và sổ cái tài khoản doanh thu.
Tại công ty TNHH Thường Xuyên, khi phát sinh doanh thu bán hàng hóa sẽ được hạch toán vào phân hệ “Hóa đơn bán hàng” nên trên phần mềm kế toán 3Tsoft đã đặt mặc định khi nhập vào “Hóa đơn bán hàng” sẽ có định khoản là:
Nợ TK 111, 112, 131:
Có TK 5111:
Có TK 33311:
Các doanh thu còn lại, kế toán sẽ hạch toán vào phân hệ “Phiếu kế toán”- đối với trường hợp bán hàng công nợ, hạch toán vào “Phiếu thu”, “Báo có”- đối với trường hợp bán hàng thu ngay bằng tiền mặt hay tiền gửi.
Doanh thu bán hàng hóa
Ví dụ 1: Bán hàng thu tiền ngay: Ngày 26/10/2013, công ty xuất bán sỏi 1x2 cho công ty TNHH Cơ khí và xây dựng BTC với số lượng 78m3, đơn giá 1m3sỏi 1x2 là 227.272,73 đồng. Công ty TNHH Cơ khí và xây dựng BTC đã thanh toán toàn bộ bằng tiền mặt với tổng số tiền thanh toán là 19.500.000 đồng.
Khi công ty TNHH Cơ khí và xây dựng BTC có nhu cầu mua hàng tại công ty, phòng tài chính- kế toán gửi “Bảng báo giá sản phẩm” (Phụ lục số 01) đến khách hàng. Khi khách hàng đến mua hàng, phòng tài chính- kế toán xem xét các điều kiện mua bán và trình giám đốc duyệt, sau đó thủ kho tiến hành xuất hàng giao cho khách hàng. Thủ kho có nhiệm vụ phát “Biên bản giao nhận hàng hóa” cho lái xe khi lái xe chở hàng từ công ty giao cho khách hàng và theo dõi về số chuyến đã chở đi.
Kế toán căn cứ vào “Biên bản giao nhận hàng hóa” (Phụ lục số 02) do lái xe nộp về để nhập vào máy tính “Bảng theo dõi chở sỏi cho công ty TNHH Cơ khí và xây dựng BTC tháng 10/2013” (Giao diện 2.4), sau đó đối chiếu với số liệu thủ kho gửi lên.
Khi việc cung cấp hàng hóa cho công ty TNHH Cơ khí và xây dựng BTC hoàn thành, hai bên cử cán bộ theo dõi đối chiếu khối lượng làm căn cứ thanh toán. Sau đó, kế toán lập hóa đơn GTGT số 0000446 (Biểu 2.1).
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan để nhập dữ liệu vào máy tính theo trình tự: Từ giao diện của phần mềm 58
3TSoft, kế toán vào phần hành “Kế toán vật tư, hàng hóa” => “Hóa đơn bán hàng” và điền đầy đủ thông tin trên giao diện mà phần mềm đã thiết kế sẵn. Kết thúc quá trình nhập liệu kế toán chọn “ghi lại và thoát”. Phần mềm sẽ tự động xử lý số liệu vào các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp có liên quan như: sổ chi tiết tài khoản 511, sổ Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 511...
Giao diện 2.4: Bảng theo dõi chở sỏi cho công ty TNHH Cơ khí và XD BTC Trong cửa sổ hóa đơn bán hàng, kế toán nhập các thông tin sau:
+ Ngày lập phiếu: 26/10/2013 + Ngày chứng từ: 26/10/2013 + Số chứng từ: 544
+ Đối tượng: chọn MINHTAM, máy tính sẽ tự động ghi rõ tên đối tượng và các thông tin kèm theo như khai báo thông tin ban đầu.
+ Diễn giải: Thu tiền bán sỏi của công ty TNHH Cơ khí và xây dựng BTC + Mã nhập xuất: 111B- Bán hàng thanh toán bằng tiền mặt
+ Mã vật tư: SOI1X2 + Kho: HH
+ Số lượng: 78m3
+ Đơn giá: 227.272,73 đồng/m3 + Thuế GTGT: 10%
+ Tổng giá thanh toán: 19.500.000 đồng
Giao diện 2.5: Hóa đơn bán hàng ngày 26/10/2013
Sau khi kết thúc quá trình nhập liệu, kế toán chọn “ghi lại và thoát”, phần mềm sẽ tự động xử lý số liệu và vào phiếu thu tiền mặt.
60
Giao diện 2.6: Phiếu thu tiền bán hàng ngày 26/10/2013
Ví dụ 2: Bán hàng chưa thanh toán tiền ngay: Ngày 25/10/2013, công ty xuất bán cát bê tông và sỏi 1x2 cho công ty TNHH Minh Phương với số lượng cát bê tông là 174,8 m3, sỏi 1x2 là 86,15m3, tổng giá thanh toán là 47.845.000 đồng.
Khi công ty TNHH Minh Phương có nhu cầu mua hàng tại công ty, phòng tài chính- kế toán gửi “Bảng báo giá sản phẩm” (Phụ lục số 03) đến khách hàng.
Sau khi xem xét Bảng báo giá sản phẩm, theo thỏa thuận hai bên ký kết hợp đồng kinh tế số 0308/2013-HĐKT (Phụ lục số 04).
Khi khách hàng đến mua hàng, phòng tài chính- kế toán xem xét các điều kiện mua bán, điều kiện tín dụng và trình giám đốc ký duyệt, sau đó thủ kho tiến hành xuất hàng giao cho khách hàng. Thủ kho có nhiệm vụ phát “Biên bản giao nhận hàng hóa” cho lái xe khi lái xe chở hàng từ công ty giao cho khách hàng và theo dõi về số chuyến đã chở đi.
Kế toán căn cứ vào “Biên bản giao nhận hàng hóa” (Phụ lục số 05) do lái xe nộp về để nhập vào máy tính “Bảng theo dõi chở cát bê tông cho công ty TNHH Minh Phương tháng 10/2013” (Phụ lục số 06) và “Bảng theo dõi chở sỏi
cho công ty TNHH Minh Phương tháng 10/2013” (Phụ lục số 07), sau đó đối chiếu với số liệu của thủ kho gửi lên.
Khi việc cung cấp hàng hóa cho công ty TNHH Minh Phương hoàn thành, hai bên cử cán bộ theo dõi đối chiếu nghiệm thu khối lượng làm căn cứ thanh toán và lập “Biên bản đối chiếu nghiệm thu” số 0220/2013/TX-MP (Biểu 2.2).
Sau đó, kế toán lập hóa đơn GTGT số 0000445 (Biểu 2.3).
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan để nhập dữ liệu vào máy tính theo trình tự: Từ giao diện của phần mềm 3TSoft, kế toán vào phần hành “Kế toán vật tư, hàng hóa” => “Hóa đơn bán hàng”, chọn “thêm mới” (F2) và điền đầy đủ thông tin trên giao diện mà phần mềm đã thiết kế sẵn. Kết thúc quá trình nhập liệu kế toán chọn “ghi lại và thoát”
(Ctrl+ Enter). Phần mềm sẽ tự động xử lý số liệu vào các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp có liên quan như: sổ chi tiết tài khoản 511, sổ Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 511...
62
Giao diện 2.7: Hóa đơn bán hàng ngày 25/10/2013 Trong cửa sổ hóa đơn bán hàng, kế toán nhập các thông tin sau:
+ Ngày lập phiếu: 25/10/2013 + Ngày chứng từ: 25/10/2013 + Số chứng từ: 402
+ Đối tượng: CTMINHPHUONG
+ Diễn giải: Xuất bán cát, sỏi cho công ty TNHH Minh Phương + Mã nhập xuất: 131- Bán hàng công nợ
+ Mã vật tư: CATBT, SOI1X2 + Kho: HH
+ Số lượng: Cát bê tông: 174,8m3, sỏi 1x2: 86,15m3.
+ Đơn giá: Cát bê tông: 168.181,82 đồng, Sỏi 1x2: 163.636,36 đồng + Thuế GTGT: 10%
+ Tổng giá thanh toán: 47.845.000 đồng
Sau khi khai báo đầy đủ các thông tin, kế toán chọn “ghi lại và thoát”, phần mềm sẽ tự động chuyển và theo dõi công nợ của công ty TNHH Minh Phương trên sổ chi tiết phải thu của khách hàng.
Doanh thu cung cấp dịch vụ
Công ty chủ yếu cung cấp dịch vụ vận chuyển đất và dịch vụ cho thuê xe ô tô, máy lu, máy ủi.
Ví dụ 3: Ngày 19/10/2013, công ty lập hóa đơn GTGT phải thu tiền đào xúc, vận chuyển đất của Công ty TNHH xây dựng Tự Lập với số lượng đất đắp nền là 3.306 m3, đơn giá là 110.000 đồng, tổng giá thanh toán là 400.026.000 đồng.
Khi công ty TNHH xây dựng Tự Lập có nhu cầu mua hàng tại công ty, phòng tài chính- kế toán gửi “Bảng báo giá sản phẩm” (Phụ lục số 08) đến khách hàng. Sau khi xem xét “Bảng báo giá sản phẩm”, theo thỏa thuận hai bên ký kết “Hợp đồng kinh tế” số 0311/2013-HĐKT (Phụ lục số 09).
Kế toán căn cứ vào “Phiếu nhập kho- công ty Tự lập” (Phụ lục số 10) do lái xe nộp về để nhập vào máy tính “Bảng theo dõi vận chuyển đất cho công ty TNHH XD Tự Lập” (Phụ lục số 11).
Khi việc cung cấp hàng hóa cho công ty TNHH xây dựng Tự Lập hoàn thành, hai bên cử cán bộ theo dõi đối chiếu nghiệm thu khối lượng làm căn cứ thanh toán và lập “Biên bản đối chiếu nghiệm thu” số 0235/2013/TX-TL (Biểu 2.4). Sau đó, kế toán lập hóa đơn GTGT số 0000433 (Biểu 2.5).
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan để nhập dữ liệu vào máy tính theo trình tự: Từ giao diện của phần mềm 3TSoft, kế toán vào phần hành “Kế toán tổng hợp” => “Phiếu kế toán”, chọn
“thêm mới” (F2) và điền đầy đủ thông tin trên giao diện mà phần mềm đã thiết kế sẵn. Kết thúc quá trình nhập liệu kế toán chọn “ghi lại và thoát” (Ctrl+ Enter).
Phần mềm sẽ tự động xử lý số liệu vào các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp có liên quan như: sổ chi tiết tài khoản 511, sổ Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 511...
64
Giao diện 2.8: Phiếu kế toán ngày 19/10/2013 Trong cửa sổ phiếu kế toán, kế toán nhập các thông tin sau:
+ Ngày lập phiếu: 19/10/2013 + Ngày chứng từ: 19/10/2013 + Số chứng từ: 364
+ Đối tượng: CTTL
+ Diễn giải: Phải thu tiền đào xúc, vận chuyển đất của Công ty TNHH Xây dựng Tự Lập
+ TK Nợ: 131: 400.026.000 đồng + TK Có: 5113: 363.660.000 đồng
33311: 36.366.000 đồng
Sau khi khai báo đầy đủ các thông tin, kế toán chọn “ghi lại và thoát”, phần mềm sẽ tự động chuyển và theo dõi công nợ của công ty TNHH Xây dựng Tự Lập trên sổ chi tiết phải thu của khách hàng.