CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC
II- Giá trị cung cấp dịch vụ
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thường Xuyên
3.2.1. Hoàn thiện về mặt chiến lược
Tổ chức kế toán trong DN có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào các chiến lược phát triển, vào cách tổ chức bộ máy kế toán trong công ty. Do vậy để hoàn thiện công tác kế toán nói chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng công ty cần:
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN, cải tiến các khâu của quá trình bán hàng nhằm tạo điều kiện mua hàng thuận lợi cho khách hàng đồng thời phải có các biện pháp đẩy mạnh việc thu hồi tiền hàng, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn lâu, làm giảm vòng quay của vốn, gây ảnh hưởng không tốt đến tình hình tài chính của công ty.
- DN cần có biện pháp hạ giá thành sản phẩm, giảm giá bán nhằm giúp tăng nhanh khối lượng hàng hóa tiêu thụ, tăng doanh thu bán hàng và góp phần tăng lợi nhuận cho DN. Tổ chức thực hiện tiết kiệm và sử dụng một cách hợp lý các chi phí sản xuất.
- Áp dụng các chính sách chiết khấu cho khách hàng nhằm tăng doanh số bán, thu hút khách hàng.
- Nâng cao trình độ kế toán viên trong công ty trong công việc kế toán và trong công tác tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo. Như vậy các kế toán trong công ty không chỉ thành thạo về mặt nghiệp vụ kế toán mà còn có khả năng dự báo được tình hình kinh tế, nhu cầu của thị trường, lãi suất, giá cả…từ đó cung cấp đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan trong quá trình kinh doanh và giúp ban giám đốc đưa ra các quyết định đúng đắn trong việc tăng cường công tác bán hàng của công ty.
- Mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, nâng cao uy tín, chất lượng của sản phẩm trên thị trường. Công ty cần phải đầu tư hơn nữa cả về chiều rộng và
102
chiều sâu trong việc mở rộng quy mô SXKD bằng những biện pháp tìm kiếm thêm các đối tác khách hàng tin cậy.
3.2.2. Hoàn thiện về mặt nghiệp vụ kế toán
Một là: Cần thực hiện việc lập phiếu xuất kho khi xuất hàng
Khi khách hàng đến mua hàng, phòng tài chính- kế toán xem xét các điều kiện mua bán, điều kiện tín dụng và trình giám đốc ký duyệt, sau đó kế toán vật tư lập phiếu xuất kho thành 03 liên.
- Liên 1: Lưu tại bộ phận vật tư để theo dõi về số lượng - Liên 2: Giao cho kế toán để ghi sổ
- Liên 3: Giao cho người nhận hàng
Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu chuyển tới kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho đã lập để tiến hành xuất hàng giao cho khách hàng. Sau khi xuất kho xong, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng mặt hàng, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho. Cần thực hiện việc lập phiếu xuất kho như vậy để theo dõi chặt chẽ số lượng từng loại sản phẩm, hàng hóa xuất kho, làm căn cứ để hạch toán chi phí. Theo ví dụ 1, phiếu xuất kho có thể được lập như sau:
Hai là: Về hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng - Mở sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng
Công ty cần mở sổ theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng cát, sỏi, đá,.. để cuối kỳ thuận tiện trong việc tính toán giá thành, doanh thu và chi phí. Đặc biệt đối với việc theo dõi chi tiết doanh thu đối với từng loại cát để xác định đúng doanh thu từng loại trong kỳ. Công ty cần chi tiết ở mục này để có cái nhìn chính xác về doanh thu trong kỳ, xem loại cát nào bán được nhiều trong kỳ, loại cát nào bán được ít trong kỳ, để có biện pháp hợp lý cho công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng một cách chính xác. Đồng thời để có biện pháp hợp lý trong việc khai thác, thu mua loại nào nhiều hơn, đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường.
Công ty có thể mở sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng trên phần mềm kế toán. Tuy nhiên, trên phần mềm kế toán 3Tsoft mà công ty đang sử dụng không có sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng nên công ty có thể nâng cấp phần mềm kế toán 3Tsoft để có thể theo dõi chi tiết từng mặt hàng. Hoặc công ty có thể mở sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng bằng cách lập thủ công. Kế toán lập sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng và theo dõi trên sổ khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng.
Mẫu sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng có thể được lập như sau:
Bảng 2.6: Sổ chi tiết bán hàng
CÔNG TY TNHH THƯỜNG XUYÊN
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên mặt hàng: Cát Tháng 10 năm 2013
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Tài khoản đối ứng
Doanh thu Số
hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá
104
A B C D E 1 2
… … … … … … …
11/10/2013 391 11/10/2013 Xuất bán cát cho công ty
TNHH Long Vương 131 364,8 145.454,55
18/10/2013 396 18/10/2013 Xuất bán cát cho Điện Lực
Phú Thọ 131 24 272.500
25/10/2013 402 25/10/2013 Xuất bán cát cho công ty
TNHH Minh Phương 131 174,8 168.181,82
… … … … … … …
Tổng … …
Việt Trì, ngày 31 tháng 10 năm 2013 Người lập
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
- Cần phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ cho các bộ phận chính xác
Theo ví dụ 4, khi phân bổ khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng, kế toán cần định khoản là:
Nợ TK 6414: 4.542.222 đồng Có TK 2141: 4.542.222 đồng
Để định khoản đúng như vậy, kế toán cần khai báo chính xác thông tin khấu hao của TSCĐ với tài khoản chi phí là tài khoản 6414- Chi phí khấu hao TSCĐ.
- Cần hạch toán tiền lương phải trả cho công nhân viên vào tài khoản thích hợp
Trong tháng 10/2013, DN hạch toán tiền lương phải trả cho công nhân viên vào TK 632- Giá vốn hàng bán như vậy là không đúng theo quy định. Hơn nữa, trong tháng DN không sản xuất sản phẩm mà chỉ mua về rồi bán nên DN cần hạch toán tiền lương phải trả cho công nhân viên vào TK 641- Chi phí bán hàng hoặc TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp cho chính xác.
- Hoàn thiện quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính. Tuy nhiên, kế trong cửa sổ nhập hóa đơn bán hàng, kế toán không nhập các thông tin về số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn. Đây là những thông tin cần thiết, do đó kế toán cần phải khai báo đầy đủ.
Ba là: Lập báo cáo tổng hợp kết quả bán hàng
Các nhà quản trị doanh nghiệp luôn luôn cần thiết thông tin một cách chi tiết cụ thể về chi phí, doanh thu và kết quả của từng loại hoạt động, từng loại sản phẩm, lao vụ dịch vụ để đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô, để có được những quyết định đúng đắn cho sự phát triển DN không chỉ trong thời gian hiện tại mà cả về tương lai lâu dài. Việc kế toán chi tiết chi phí, doanh thu và kết quả sẽ giúp cho các chủ DN quyết định nên mở rộng hay thu hẹp quy mô hoạt động; mở rộng, thu hẹp như thế nào, tới mức độ nào hay đình chỉ; quyết định tiếp tục SXKD hay chuyển hướng hoạt động...
Cuối kỳ, sau khi thực hiện bút toán kết chuyển để xác định kết quả bán hàng của công ty, kế toán cần lập báo cáo tổng hợp kết quả bán hàng để thấy rõ 106
được kết quả bán hàng trong tháng, từ đó xây dựng kế hoạch bán hàng mang lại hiệu quả cao nhất. Báo cáo kết quả bán hàng có thể được lập như sau:
Bảng 2.7: Báo cáo tổng hợp kết quả bán hàng theo chức năng của chi phí tháng 10/2013
CÔNG TY TNHH THƯỜNG XUYÊN
BÁO CÁO TỔNG HỢP KẾT QUẢ BÁN HÀNG (Theo chức năng của chi phí)
Tháng 10/2013
Đơn vị tính: đồng
STT Chỉ tiêu Số tiền
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5,850,119,867
2 Giá vốn hàng bán 5,362,002,842
3 Lợi nhuận gộp 488,117,025
4 Chi phí bán hàng 123,182,917
5 Chi phí quản lý doanh nghiệp 186,966,508
6 Lợi nhuận thuần 177,967,600
Việt Trì, ngày 31 tháng 10 năm 2013 Người lập
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Với các thông tin trên Báo cáo kết quả bán hàng theo chức năng chi phí, có thể nhận biết được một cách chung nhất về kết quả kinh doanh trong tháng.
Tuy nhiên, báo cáo kết quả kinh doanh trên, nếu đặt vấn đề về sự gia tăng doanh thu thì chi phí sẽ biến động như thế nào, lợi nhuận sẽ thay đổi như thế nào; những chi phí nào liên quan trực tiếp đến sự biến động doanh thu để có giải pháp điều chỉnh, dự báo thích hợp thì thông tin trên báo cáo kết quả bán hàng theo chức năng của chi phí không thể hiện được. Điều này đòi hỏi phải có một
báo cáo kết quả bán hàng khác để cung cấp thông tin chi tiết thể hiện mối quan hệ này. Đó chính là báo cáo kết quả bán hàng theo mô hình lợi nhuận gộp.
Báo cáo kết quả bán hàng theo mô hình lợi nhuận gộp là báo cáo kết quả bán hàng của kế toán quản trị. Trong báo cáo kết quả bán hàng theo mô hình lợi nhuận gộp, chi phí được phân loại theo mối quan hệ với mức độ hoạt động. Chi phí được phân thành hai loại là biến phí và định phí.
Phân loại chi phí thành biến phí và định phí là cơ sở để áp dụng việc phân tích mối quan hệ giữa chi phí - sản lượng - lợi nhuận. Từ đó, tạo điều kiện tốt hơn trong hoạch định phối hợp các mức độ chi phí, khối lượng, doanh thu để đạt được lợi nhuận mong muốn tốt nhất. Mặt khác, do sự biến động phức tạp của các yếu tố đầu vào và đầu ra kể cả về giá cả và số lượng hàng hoá trong cơ chế thị trường thì việc phân loại chi phí theo mức độ hoạt động sẽ giúp cho việc ra quyết định điều chỉnh nhanh chóng cơ cấu chi phí gồm biến phí và định phí thích hợp trong các điều kiện kinh doanh khác nhau để đạt được các mục tiêu kinh doanh tốt hơn.
Báo cáo kết quả bán hàng theo mô hình lợi nhuận gộp được sử dụng rất phổ biến trong quản trị nội bộ. Chúng được vận dụng rất đa dạng, linh hoạt và có thể tính cho từng phương án kinh doanh, từng bộ phận, từng loại sản phẩm...một cách thường xuyên tại các thời điểm cần thiết, nhằm cung cấp thông tin hữu ích, kịp thời phục vụ các nhà quản trị trong việc ra quyết định.
108
Bảng 2.8: Báo cáo tổng hợp kết quả bán hàng theo mô hình lợi nhuận gộp tháng 10/2013
CÔNG TY TNHH THƯỜNG XUYÊN
BÁO CÁO TỔNG HỢP KẾT QUẢ BÁN HÀNG (Theo mô hình lợi nhuận gộp)
Tháng 10/2013
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Tổng số
1. Doanh thu 5,850,119,867
2. Biến phí 5,496,745,130
- Giá vốn hàng bán 5,362,002,842
- Biến phí bán hàng 75,453,000
- Biến phí quản lý DN 59,289,288
3. Lợi nhuận gộp (Lãi trên biến phí) 353,374,737
4. Định phí 175,407,137
- Định phí bán hàng 47,729,917
+ Chi phí khấu hao TSCĐ 47,729,917
- Định phí quản lý DN 127,677,220
+ Chi phí lương nhân viên 89,474,000
+ Chi phí khấu hao TSCĐ 37,930,220
5. Lợi nhuận thuần 177,967,600
Việt Trì, ngày 31 tháng 10 năm 2013 Người lập
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Để có cái nhìn chi tiết hơn về kết quả bán hàng của từng sản phẩm nhằm cung cấp thông tin hữu ích, kịp thời phục vụ các nhà quản trị trong việc ra quyết định thì DN cần phải theo dõi doanh thu, giá vốn theo từng mặt hàng cụ thể.
Trong nhiều trường hợp, để kế toán chi tiết hơn kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, sản phẩm, từng loại lao vụ dịch vụ, DN có thể kết hợp sổ chi tiết bán hàng với sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh thành một sổ “Sổ chi tiết bán hàng và kết quả bán hàng” như mẫu sau:
Bảng 2.9: Sổ chi tiết bán hàng và kết quả bán hàng
CÔNG TY TNHH THƯỜNG XUYÊN
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG VÀ KẾT QUẢ BÁN HÀNG Tên sản phẩm (hàng hóa, dịch vụ):……..
ST T
Ngày tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Doanh thu Các khoản giảm trừ Số
hiệ u
Ngày thán
g
Số lượng Đơn giá Thành tiền Chiết khấu Giảm giá
Việt Trì, ngày 31 tháng 10 năm 2013 Người lập
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
110
Với việc tổ chức kế toán chi tiết doanh thu và kết quả của từng hoạt động, mặt hàng, sản phẩm, dịch vụ các nhà quản trị DN có thể thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu và kế hoạch lợi nhuận cũng như việc xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố: Khối lượng sản phẩm tiêu thụ, kết cấu mặt hàng, giá thành sản phẩm,... đến lợi nhuận của DN, từ đó có các quyết định phù hợp cho sự phát triển SXKD của DN.
Bốn là: Thúc đẩy công tác thu hồi nợ, và trích lập dự phòng phải thu khó đòi Mục đích của việc tiêu thụ, bán hàng là thu được tiền để bù đắp trang trải các chi phí liên quan đến việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hay cung cấp thực hiện lao vụ dịch vụ và các chi phí liên quan trong quá trình bán hàng, chi phí QLDN.
Do vậy cùng với việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, dịch vụ là quá trình thu hồi kịp thời số tiền mà khách hàng phải trả về những sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ DN đã cung cấp. Việc theo dõi, kiểm tra và đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời có ảnh hưởng lớn đến quá trình thu hồi vốn để tiếp tục sản xuất kinh doanh của DN. Do vậy đối với những khách hàng còn DN, cũng cần phải tổ chức kế toán chi tiết riêng theo từng khách hàng trên các tài khoản, sổ kế toán liên quan.
Việc theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, người mua trên sổ chi tiết thanh toán với người mua giúp cho DN biết được số tiền còn phải thu đối với từng khách hàng, thông qua đó mà có biện pháp đôn đốc kịp thời, để thu hồi đủ.
Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người mua có thể được lập như sau:
Bảng 2.10: Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng
CÔNG TY TNHH THƯỜNG XUYÊN
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG Tên khách hàng:……..
ST T
Ngày thán
g ghi
sổ
Chứng từ
Nội dung
Tài khoản
đối ứng
Thời gian được
hưởn g chiết khấu
Số phát
sinh Số dư
Số hiệu
Ngày thán
g
Nợ Có Nợ Có
1. Số dư đầu kỳ 2. Số phát sinh
trong kỳ
…
Cộng số phát sinh 3. Số dư cuối kỳ
Việt Trì, ngày 31 tháng 10 năm 2013 Người lập
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Trường hợp những khách hàng có tình hình tài chính kém, không có khả năng thanh toán, đã quá hạn thanh toán lâu... cần được theo dõi riêng để trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí QLDN hoặc có biện pháp xử lý cho phù hợp. Về nguyên tắc, căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi (khi khách hàng bị phá sản, bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản... hoặc đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần nhưng không đòi được).
Đối với những khoản phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, nếu DN đã cố gắng mọi biện pháp nhưng không thu nợ được và khách hàng thực sự không còn khả năng thanh toán thì cần xoá các khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán và chuyển sang theo dõi chi tiết thành khoản nợ khó đòi đã xử lý.
112
Để theo dõi chi tiết tuổi nợ của khách hàng làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi, ta có thể lập Sổ theo dõi tuổi nợ của khách hàng theo mẫu sau:
Bảng 2.11: Sổ theo dõi tuổi nợ của khách hàng
CÔNG TY TNHH THƯỜNG XUYÊN
SỔ THEO DÕI TUỔI NỢ CỦA KHÁCH HÀNG
Tên khác
h hàng
Tổng số nợ
Tuổi nợ
Tỷ lệ trích lập dự phòng
Số trích
lập dự phòng Dưới
10 ngày
Từ 10 ngày đến
dưới 30 ngày
Từ 30 ngày đến
dưới 90 ngày
Từ 90 ngày đến
dưới 180 ngày
Từ 180 ngày trở lên
… … … … … … … … …
Việt Trì, ngày 31 tháng 10 năm 2013 Người lập
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Hiện nay các khoản phải thu của khách với công ty là tương đối lớn, vì vậy công ty cần áp dụng những chính sách nhằm đôn đốc thu hồi thanh toán nợ nhanh chóng, đúng hạn bằng cách đưa ra nhiều phương thức thanh toán trên hợp đồng:
+ Nếu khách hàng thanh toán nhanh và trước hạn tiền hàng thì sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán.
+ Nếu khách hàng chả chậm quá hạn (Ví dụ như dưới 90 ngày) thì sẽ tính lãi theo lãi suất ngân hàng.
+ Đồng thời công ty nên trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Để tính toán mức dự phòng công ty cần phải đánh giá khả năng thanh toán của