CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THCV TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ĐGTHCV
Giải pháp 1: Tăng cường công tác thiết lập mục tiêu đầu kỳ.
Mục tiêu : Để công tác ĐGTHCV đạt kết quả tốt yêu cầu việc THCV phải nghiêm túc, đúng người đúng việc, các chỉ tiêu đầu kỳ đưa ra phải phù hợp với thực tế về năng lực, khả năng tài chính, và phương hướng của công ty.Việc hoàn thiện công tác THCV bao gồm: Nhà lãnh đạo nói chung và CBQL trực tiếp nói riêng đưa ra hoạch định THCV một cách rõ ràng, sát thực cho từng người, từng vị trí….giúp cho người lao động có thể hiểu và biết được chỉ tiêu kế hoạch của mình trong từng tháng/quý /năm, và có kế hoạch thực hiện được mục tiêu, tạo động lực cho người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Góp phần giúp cho công ty tăng năng suất lao động, giúp cho bộ phận nhân sự dễ dàng hơn trong công tác ĐGTHCV.
Nội dung:
Thứ nhất, cần mở một khóa học thực tế về cách thức đưa ra hoạch định tới nhà lãnh đạo và CBQL. Để đảm bảo rằng các chỉ tiêu kế hoạch đưa ra phù hợp với thực tế, phù hợp với khả năng thực hiệc công việc của từng bộ phận/phòng/ban và cá nhân từng người.
Thứ hai, cần phải có buổi họp tổng kết và đưa ra kế hoạch thực hiện của năm tới một cách chi tiết: trong đó bao gồm kế hoạch thực hiện của năm, của quý và của tháng của từng bộ phận/phòng/ban và người lao động.
Các chỉ tiêu kế hoạch đưa ra phải dựa trên mục tiêu của công ty và khả năng thực hiện được.
Thứ ba, khi đưa ra kế hoạch THCV cần có thông tin hai chiều, ban lãnh đạo sẽ đưa ra các chỉ số kế hoạch thực cho công ty và các phòng ban.
Đồng thời các trưởng bộ phận/phòng/ban sẽ tự đưa ra bản kế hoạch THCV và trình lên ban lãnh đạo Công ty. Hai bên cùng nhau trao đổi và thống nhất chỉ tiêu kế hoạch của bộ phận mình quản lý. Sau khi nắm được chỉ tiêu của bộ phận mình, CBQL trực tiếp cần đưa ra chỉ tiêu kế hoạch cho các thành
viên trong bộ phận mình quản lý đồng thời lấy ý kiến dân chủ của người lao động và trao đổi thằng thắn với người lao động về những khó khăn gặp phải trong quá trình THCV kỳ trước từ đó đưa ra những biện pháp phù hợp giúp cho người lao động có thể dễ dàng THCV của mình. Cần có biên bản họp chi tiết nội dung về cách thức đưa ra chỉ tiêu, chỉ tiêu chi tiết của công ty, của từng phòng/ban/bộ phận và từng cá nhân; những vướng mắc khó khăn mà người lao động gặp phải trong quá trình THCV và biện pháp đưa ra. Biên bản cần có chữ ký của các thành viên tham gia.
Thứ tư, trong quá trình THCV, CBQL trực tiếp cần kiểm tra, đốc thúc và hỗ trợ trong quá trình thực hiện thường xuyên hơn giúp cho người lao động có thể thực hiện được kế hoạch đề ra. Cần thẳng thắn trao đổi về công việc với nhân viên mình quản lý để đạt được những mục tiêu chung của tổ chức.
Điều kiện áp dụng:
- Cần có sự chỉ đạo sát sao của ban lãnh đạo.
- Công ty cần tạo điều kiện cho CBNV tham gia khóa học về hoạch định các chỉ tiêu trong kỳ.
- Bộ phận nhân sự cần nắm được các chỉ tiêu kế hoạch của từng bộ phận để so sánh với kết quả thực hiện, để ĐGTHCV đạt được kết quả cao.
Giải pháp2: Xác định cụ thể chu kỳ đánh giá
Mục tiêu: Công ty KLF Global chưa có quy trình ĐGTHCV của riêng mình, tuy nhiên hiện nay công ty đang áp dụng quy trình ĐGTHCV của công ty mẹ FLC Group nên việc đánh giá vẫn chưa đạt được hiệu quả như mong muốn. Hiện nay, trong quy trình đánh giá của Tập đoàn FLC Group chưa xác định chính xác chu kỳ đánh giá, khiến cho nhà quản lý và người lao động không có kế hoạch cụ thể trong công tác đánh giá.
Xác định lại chu kì đánh giá để có kế hoạch chuẩn bị trước đánh giá nhằm nâng cao chất lượng kết quả đánh giá, và chuyên nghiệp hóa công tác đánh giá THCV.
Nội dung: Với mỗi vị trí công việc cần có những chu kỳ đánh giá khác nhau, sao cho phù hợp với đặc trưng từng công việc mà người lao động đảm nhận. Quy trình đánh giá cần nêu rõ chu kỳ đánh giá đối với từng vị trí như:
Đối với nhân viên văn phòng và CBQL: Cần đánh giá định kỳ theo quý (vì với 2 đối tượng này, khối lượng công việc, quá trình THCV thường không mấy thay đổi)
Đối với nhân viên kinh doanh – nhân viên THCV cần đo lường kết quả THCV thường xuyên: Cần đánh giá theo từng tháng vì kinh doanh cần dựa vào chỉ số kế hoạch và chỉ số THCV để áp dụng tính lương, thưởng,…
hàng tháng. Đồng thời đối tượng nhân viên kinh doanh về khối lượng, chỉ tiêu giao hàng tháng có thể khác nhau, quá trình THCV cũng có nhiều biến động. Cần được ĐGTHCV kịp thời để CBQL trực tiếp biết được yếu điểm, khó khăn trong quá trình làm việc và có phương pháp hỗ trợ, giúp đỡ kịp thời.
Điều kiện áp dụng:
- Có hệ thống đánh giá và quy trình đánh giá phù hợp với từng chu kỳ đánh giá.
- Cần linh hoạt khi áp dụng các phương thức đánh giá tùy thuộc vào mục đích của từng kỳ đánh giá khác nhau.
Giải pháp 3: Hoàn thiện hệ thống các tiêu chí đánh giá
Mục tiêu: Nhằm nâng cao chất lượng kết quả ĐGTHCV từ đó có những phương hướng, biện pháp QTNL phù hợp tại công ty trong thời gian tới.
Nội dung: Các tiêu chí đánh giá của quy trình đưa ra khá là hợp lý xong vẫn còn tồn tại một vài những tiêu chí chưa hợp lý và cách đưa ra trọng số không phù hợp. Sau đây tác giả xin được đưa ra một số những ý kiến đóng góp như sau:
Trong nội dung đánh giá về năng lực THCV của cả ba cấp: quản lý, nhân viên và nhân viên kinh doanh hiện nay của quy chế bao gồm các tiêu chí: Kiến thức, kỹ năng; tuần thủ chính sách, quy định, quy trình; nội quy Công ty; tính chủ động sáng tạo; làm việc nhóm, giao tiếp nội bộ và bên ngoài. Ta thấy các tiêu chí: Tính chủ động sáng tạo, làm việc nhóm đều thuộc về các yếu tố kiến thức và kỹ năng. Nên ta có thể gộp các tiêu chí đó lại thành tiêu chí kiến thức, kỹ năng, không cần thiết phải tách riêng thành từng tiêu chí sẽ khiến tiêu chí kiến thức, kỹ năng không được đánh giá toàn diện đồng thời tăng trọng số với tiêu chí đánh giá kiến thức, kỹ năng. Trong phần nội dung đánh giá năng lực thực hiện chỉ cần 3 chỉ tiêu: Kiến thức, kỹ
năng; tuấn thủ chính sách, quy định, quy trình, nội quy công ty và quan hệ, làm việc nhóm. Cụ thể như sau:
Hình 3.1. Đề xuất các tiêu chí đánh giá đối với vị trí nhân viên
Tương tự với phiếu đánh giá của CBQL cũng vậy, sẽ thay đổi các tiêu chí đánh giá trong phần nội dung thứ II: Năng lực THCV.
Riêng đối với ĐGTHCV đối với cấp nhân viên kinh doanh với nội dung đánh giá hiệu quả công việc cần bổ sung thêm tiêu chí: thời gian hoàn thành công việc để làm cơ sở đánh giá hiệu quả công việc nhằm theo dõi được “phong độ” làm việc của người lao động, thời gian hoàn thành nhiệm vụ của người lao động để từ đó đưa ra những chỉ tiêu kế hoạch phù hợp.
Đồng thời cần bám sát mô tả công việc và bản tiêu chuẩn THCV của người lao động để đưa ra các tiêu chí phù hợp. Với vị trí nhân viên kinh doanh–
cần bổ sung thêm tiêu chí đánh giá vào phần nội dung đánh giá thực hiệu quả công việc là: chỉ tiêu phát triển khách hàng mới, để tạo động lực cho
nhân viên kinh doanh tìm kiếm được nguồn khách hàng mới, mở rộng sản phẩm tới tay người tiêu dùng. Như vậy đối với nhân viên kinh doanh cần có các chỉ tiêu đánh giá như sau:
Hình 3.2. Đề xuất các tiêu chí đánh giá đối với vị trí nhân viên kinh doanh
Điều kiện áp dụng:
- Các tiêu chí trên cần đề xuất với Ban lãnh đạo phê duyệt và cần bảo vệ được chính kiến của mình.
- Bộ phận nhân sự cần có kỹ năng, năng lực và hiểu biết nhất định để tham mưu cho ban giám đốc về các công tác liên quan đến ĐGTHCV nói riêng và QTNL nói chung.
- CBQL trực tiếp cần có kỹ năng lập kế hoạch, và đánh giá kết quả THCV của bộ phận mình. Cần biết và tránh được các lỗi cơ bản trong ĐGTHCV.
Giải pháp 4: Tăng cường thêm hình thức đánh giá
Mục tiêu: Hiện nay tại công ty mới chỉ có đánh giá một chiều theo cấp bậc, từ CBQL trực tiếp tới nhân viên và nhân viên tự đánh giá mình.
Việc này có thể gây ra các lỗi như lỗi định kiến, xu hướng trung bình, thiếu công bằng trong đánh giá….. Vậy giải pháp này nhằm đưa ra các cách thức đành giá THCV đa dạng hơn, tạo được công bằng trong đánh giá, tránh được những lỗi thường gặp trong quá trình ĐGTHCV.
Nội dung: Tác giả xin được đề xuất một số cách thức ĐGTHCV để công tác đánh giá được thu hút hơn, chính xác hơn, tạo sự công bằng trong đánh giá như sau:
- Đánh giá của CBQL trực tiếp (cấp trên một bậc) và CBQL (cấp trên hai bậc). Ví dụ: Giám đốc kinh doanh và trưởng nhóm kinh doanh khu vực cùng tham gia đánh giá kết quả THCV của giám sát bán hàng khu vực.
Điều này tránh được sự thiên vị từ phía một CBQL và tăng thông tin cho việc đánh giá, đồng thời giảm được áp lực cho các cấp quản lý phải đánh giá quá nhiều nhân viên trong phòng.
- Đánh giá bởi đồng nghiệp của người được đánh giá. Những đồng nghiệp cùng làm chung một phòng/ban/bộ phận sẽ tham gia đánh giá về mức độ hợp tác trong công việc. Điều này sẽ khuyển khích được tình thần đồng đội, hợp tác, tương trợ lẫn nhau tron công việc.
- Đánh giá bởi nhân viên cấp dưới về uy tín của lãnh đạo, sự phân công công việc và hỗ trợ để cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Đánh giá bởi khách hàng về năng lực phục vụ, thái độ phục vụ, cach thức tiếp thị, giao dịch,….(áp dụng đối với nhân viên kinh doanh).
Điều kiện áp dung:
- Cần có hệ thống quy định rõ ràng về cách thức thực hiện, khi nào thì áp dụng hình thức đánh giá nào.
- Cần có các phiếu đánh giá tương ứng với các đối tượng tham gia đánh giá khác nhau: ví dụ như có phiếu đánh giá nhân viên giành cho khách hàng, phiếu đánh giá CBQL giành cho nhân viên,…..
Giải pháp 5: Nâng cao kỹ năng ĐGTHCV cho CBQL trực tiếp Mục tiêu: Năng lực của CBQL trực tiếp có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả đánh giá công việc của CBNV trong công ty. Năng lực của
CBQL trưc tiếp liên quan đến công tác ĐGTHCV được thể hiện trên nhiều khía cạnh như: năng lực hoạch định; năng lực nắm bắt và xử lý thông tin, mức độ am hiểu về quy trình đánh giá; khả năng truyền đạt, hướng dẫn CBNV; tính cách kiên định, công bằng trong đánh giá;…. Hiện nay, năng lực của CBQL trực tiếp tại công ty về chuyên môn nghiệp vụ cũng khá cao (tất cả các CBQL đều có trình độ học vấn từ đại học trở lên tại các ngành có liên quan) tuy nhiên kỹ năng, năng lực về QTNL chưa có, chưa tham gia khóa học nào liên quan tới QTNL và đánh giá THCV.
Việc nâng cao kỹ năng ĐGTHCV của CBQL trực tiếp nhằm nâng cao chất lượng kết quả đánh giá; đồng thời CBQL có năng lực sẽ biết cách giúp nhân viên của mình phát huy những điểm mạnh và khắc phục yếu điểm.
Nội dung nâng cao kỹ ĐGTHCV cho CBQL trực tiếp:
- Mở các chương trình hội thảo, khóa học ngắn hạn đào tạo cho CBQL trực tiếp về QTNL nói chung và đánh giá THCV nói riêng.
- Tổ chức cuộc họp hướng dẫn chi tiết về ĐGTHCV, làm rõ mục đích của cuộc đánh giá, phải cho CBQL trực tiếp thấy được tầm quan trọng của mình trong công tác ĐGTHCV, trong cuộc họp cần đưa ra ví dụ đánh giá cụ thể đồng thời cần có bài kiểm tra nhỏ để đảm bảo được kiến thức thu nhận được của CBQL trực tiếp.
- Cần tổ chức khóa đào tạo về kỹ năng truyền đạt thông tin, nói chuyện trước đám đông, cách thức định hướng công việc cho nhân viên, cách hướng dẫn nhân viên THCV….
- Ban lãnh đạo công ty cần đưa ra một vài chế độ khen thưởng nhằm khuyến khích khả năng, năng lực vốn có của CBQL trực tiếp hoặc đưa ra một vài tiêu chí đánh giá đối với CBQL trực tiếp về công tác ĐGTHCV. Để nâng cao tính nghiêm túc, tính cẩn thiết của chương trình đánh giá.
- CBQL trực tiếp cần nắm rõ được những yêu cầu trong ĐGTHCV để giảm thiểu tối đa lỗi mắc phải trong đánh giá.
Điều kiện áp dụng:
- Được sự ủng hộ của ban lãnh đạo công ty trong công tác ĐGTHCV.
- Có sự hỗ trợ về kinh phí trong các buổi đào tạo về kỹ năng.
- Bộ phận quản trị nhân sự cần có kiến thức, kỹ năng tốt về đào tạo, về cách truyền đạt thông tin… để có thể tự mình đứng ra đào tạo, hoặc nhờ sự giúp đỡ của các chuyên gia trong từng lĩnh vực kể trên.
- Cán bộ trực tiếp cần có năng lực, có ý thức, trách nhiệm về nhiệm vụ mình đảm nhận.
Giải pháp 6: Khích lệ tinh thần CBNV khi tham gia ĐGTHCV Mục tiêu: Để có được kết quả ĐGTHCV đúng yêu cầu, mục đích của tổ chức thì rất cần tới sự tham gia, ủng hộ của CBNV trong công ty.
Khi người lao động tham gia ĐGTHCV với thái độ tích cực sẽ giúp cho cả CBQL và cả chính bản thân người lao động. Để có những phương hướng phát triển bản thân một cách đúng đắn.
Nội dung các biện pháp nhằm khích lệ tinh thần CBNV khi tham gia ĐGTHCV bao gồm:
Thứ nhất: Cần giúp cho CBNV hiểu rõ về mục đích của cuộc đánh giá, vai trò của người lao động khi tham gia ĐGTHCV. Cần giúp cho người lao động hiểu rằng ĐGTHCV sẽ giúp ích cho công tác QTNL như: lương, thưởng, bổ nhiệm hay miễn nhiệm….. Những công tác QTNL đó ảnh hướng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Đồng thời nêu rõ nghĩa vụ, trách nhiệm của người lao động khi tham gia ĐGTHCV.
Thứ hai: Trước khi tiến hành đánh giá, CBQL trực tiếp cần mở cuộc họp phổ biến quy trình, cách thức thực hiện đánh giá… thành viên tham gia đánh giá bao gồm: CBNV thuộc phòng/ban/bộ phận và cán bộ bộ phận nhân sự. Có sự góp mặt của cán bộ nhan sự sẽ góp phần giúp cho người lao động thấy được sự quan trọng trong công tác ĐGTHCV; đồng thời cán bộ nhân sự cũng sẽ kịp thời giải đáp những thắc mắc của người lao động khi có vẫn đề còn khúc mắc và cùng với đó là kiểm tra, theo dõi cách thức triển khai công tác đánh giá của CBQL trực tiếp tới người lao động.
Thứ ba: Bộ phận nhân sự và CBQL trực tiếp cần thường xuyên kiểm tra, đốc thúc quá trình ĐGTHCV. Cần lắng nghe ý kiến của người lao động trong quá trình ĐGTHCV để từ đó có được những biện pháp đánh giá nhằm khích lệ tinh thần người lao động.
Thứ tư: Cần xây dựng cơ chế, chính sách khi tham gia ĐGTHCV như: ngoài việc tăng lương, thưởng, …. khi hoàn thành công việc và được đánh giá cao trong kỳ đánh giá vừa qua thì mỗi phòng/ban/bộ phận sẽ đề cử ra một thành viên có thái độ tích cực trong quá trình tham gia ĐGTHCV và có nhiều đóng góp trong quá trình đánh giá sẽ được thưởng một khoản kinh phí nào đó của Công ty.
Thứ năm: Quan tâm tới nhân viên và hiểu biết về công việc của nhân viên. Giữa lãnh đạo và nhân viên cần phải có sự thống nhất về những yêu cầu, trách nhiệm, tiêu chuẩn trong thực hiện nhiệm vụ của nhân viên. Khi nhân viên thực hiện nhiện vụ chưa tốt, CBQL cần hướng dẫn cụ thể cho nhân viên biết cách thức sửa chữa khuyết điểm trong THCV.
Điều kiện áp dung:
- Cần có kinh phí từ phía công ty
- Cần được sự ủng hộ của Lãnh đạo, cũng như các cấp quản lý cấp trung.
- Cán bộ quản trị nhân sự cần đầu tư thời gian, để thường xuyên kiểm tra, đốc thúc việc thực hiện đánh giá.
- CBQL trực tiếp cần có các kỹ năng về quản trị nhân sự nói chung và một số các kỹ năng như: kỹ năng phê bình, kỹ năng cung cấp thông tin và phản hồi thông tin.
Giải pháp 7: Hoàn thiện công tác truyền thông trong đánh giá Mục tiêu: Hoàn thiện công tác truyền thông trong đánh giá là một việc vô cùng quan trọng giúp cho toàn thể CBNV biết được chương trình đánh giá, thời gian đánh giá, cách thực đánh giá… để từ đó có kế hoạch đánh giá cụ thể nhằm đạt được kết quả cao trong đánh giá.
Nội dung đề xuất một số phương án nhằm hoàn thiện công tác truyền thông trong ĐGTHCV:
Thứ nhất: Cần truyền thông qua việc gửi email nội bộ tới từng cá nhân trong công ty. Vì đặc thù công việc nên hầu hết nhân viên trong công ty đều có tài khoản mail cá nhân do công ty cung cấp, nên việc làm việc qua email là điều mà mỗi CBNV phải thực hiện hàng ngày. Nên việc truyền thông qua email cá nhân sẽ được toàn thể nhân viên trong công ty biết được. Đồng thời nội dung trong email truyền thông phải có đầy đủ các thông tin như: Tiêu đề thông báo, mục đích đánh giá, đối tượng đánh giá, thời gian đánh giá, người đánh giá, cách thức đánh giá, hướng dẫn sử dụng các mẫu biểu trong đánh giá, đính kèm với đó là quy trình đánh giá, các biểu mẫu liên qua kèm theo trong quá trình đánh giá….
Thứ hai: Đăng tải thông tin về công tác ĐGTHCV trên website công ty, tuy nhiên không nên đăng những kết quả cụ đánh giá cụ thể của từng cá nhân, bộ phận/phòng/ban. Thông tin đăng tải trên website chỉ bao bao gồm những thông điệp truyền thông về ĐGTHCV, về kết quả đánh giá những