CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.3. Sử dụng tài liệu lưu trữ
1.3.1. Khái niệm sử dụng tài liệu lưu trữ
Sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc liên quan đến việc đáp ứng kịp thời, đầy đủ, chính xác nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001, các quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định từ Điều 18 đến Điều 24. Tuy nhiên các quy định này không định nghĩa
về “sử dụng tài liệu lưu trữ” mà chỉ quy định các loại tài liệu và chủ thể có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội, ngoại trừ tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục bí mật Nhà nước, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài để phục vụ hoạt động công vụ, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác thì phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền và phải hoàn trả lại nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó. Như vậy, trong Pháp lệnh chỉ quy định sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử mà không đề cập đến loại tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, đến khi Luật Lưu trữ 2011 ra đời, phần sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định hẳn thành một chương, từ Điều 29 đến Điều 34 và bổ sung thêm các quy định mới và cụ thể hơn. Cụ thể trong Luật cho phép mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân đều có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ nếu việc sử dụng đó nhằm để phục vụ cho công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử hoặc các nhu cầu chính đáng khác.
Đối với tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử thì có thể được sử dụng rộng rãi, ngoại trừ các tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.
Các cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải bảo đảm phục vụ nhanh chóng, chính xác, đầy đủ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; bảo vệ bí mật tài liệu lưu trữ;
giữ gìn an toàn tài liệu lưu trữ. Các yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ đều phải có phiếu yêu cầu khai thác và có ý kiến xét duyệt của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền. Đối với tài liệu lưu trữ chủ yếu phục vụ khai thác tại phòng đọc, trường hợp đặc biệt có thể cho mượn về nơi làm việc, không được đưa tài liệu về nhà. Trong trường hợp người sử dụng tài liệu lưu trữ được mượn tài liệu thì phải quy định thời hạn cho mượn tài liệu lưu trữ. Sau khi tài liệu đưa ra khai thác phải tổ chức theo dõi để thu hồi đầy đủ, đúng thời hạn và trả ngay về vị trí cũ của tài liệu, không để mất mát, thất lạc.
1.3.2. Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
Trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 không quy định về các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ. Vì vậy, Luật Lưu trữ 2011 đã bổ sung thêm quy định về các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ. Các hình thức đó bao gồm: sử dụng tài liệu tại phòng đọc của lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; xuất bản ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; triển lãm, trưng bày tài
liệu lưu trữ; trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
Trong các hình thức trên, hình thức phục vụ tài liệu tại phòng đọc là hình thức khai thác, sử dụng tài liệu chủ yếu được áp dụng phổ biến và có hiệu quả nhất trong các kho lưu trữ. Vì vậy, cách bố trí và thiết kế, tổ chức phòng đọc cần được quan tâm đúng mức. Về hình thức công bố tài liệu lưu trữ thì được thực hiện nhân những sự kiện quan trọng của đất nước hoặc của ngành; triển lãm tài liệu lưu trữ nhằm mục đích giáo dục quần chúng về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, truyền thống cách mạng, đất nước và danh nhân lịch sử.
Hình thức này có thể là công bố toàn văn một văn bản hoặc giới thiệu mục lục tài liệu theo chuyên đề. Các phương tiện được sử dụng để công bố tài liệu là các loại báo, tạp chí, đài truyền hình, đài phát thanh ở Trung ương và địa phương. Công tác triển lãm và công bố là công việc phức tạp đòi hỏi phải có khả năng tổ chức và kinh phí. Vì vậy, để thu hút được sự chú ý của nhiều người, tài liệu đưa ra triển lãm phải có chủ đề mang tính thời sự, phần trưng bày, thuyết minh phải mang tính khoa học và nghệ thuật cao.
Theo thống kê của Cục Văn thư – lưu trữ, hằng năm có tới hàng vạn lượt độc giả trong và ngoài nước đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các mục đích chính trị, nghiên cứu lịch sử, xây dựng cơ bản, phát triển kinh tế - văn hoá, xã hội, khoa học công nghệ... Qua con số trên có thể thấy được ý nghĩa, vai trò của công tác lưu trữ là đã mang lại hiệu quả thiết thực, góp phần đắc lực cho cuộc đấu tranh bảo vệ biên giới lãnh thổ Việt Nam, đấu tranh chống lại các âm mưu thù địch của các thế lực thù địch, biên soạn lịch sử, khai thác thăm dò tài nguyên, xây dựng và tu tạo các công trình24. Ngoài ra tài liệu lưu trữ còn được khai thác để phục vụ cho đời tư của các cá nhân, gia đình, dòng họ, bảo vệ quyền lợi chính đáng của công dân. Xét cho cùng, mục đích quan trọng nhất của công tác lưu trữ là phục vụ các nhu cầu nghiên cứu nhằm xây dựng và phát triển xã hội.
1.3.3. Nội dung tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Bước đầu tiên của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cần xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là phương tiện dùng để tra tìm tài liệu trong kho lưu trữ như: mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu, các bộ thẻ, các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Các cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có cấu trúc, có
24 Ths. Lê Văn Năng, Công bố, xuất bản tài liệu lưu trữ trên mạng thông tin máy tính tỏ rõ thế mạnh trên nhiều phương diện,
http://www.archives.gov.vn/Pages/Tin%20chi%20ti%E1%BA%BFt.aspx?itemid=34&listId=64c127ef-bb13- 4c45-820f-d765e28eb7cc&ws=content [truy cập ngày 14-01-2012]
quan hệ một cách lôgic, được tổ chức chặt chẽ và được lưu trữ một cách đặc biệt nhằm giúp cho việc truy cập và xử lý dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng, có hiệu quả.
Xây dựng quy định về khai thác, sử dụng tài liệu là một công tác không thể thiếu được của mỗi kho lưu trữ, nhằm đảm bảo nguyên tắc quản lý chặt chẽ tài liệu, bảo vệ bí mật thông tin tài liệu lưu trữ trong quá trình khai thác sử dụng. Khâu cuối cùng là định kỳ tổng kết việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Nội dung báo cáo nêu đầy đủ số lượng yêu cầu khai thác tài liệu, tỉ lệ yêu cầu được đáp ứng tốt;
những yêu cầu không được phục vụ, lí do; khái quát đối tượng và các vấn đề, chuyên đề đã phục vụ; đánh giá chất lượng các công cụ tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ và kiến nghị.