CHƯƠNG 2. NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
2.2. Quy định của pháp luật về công tác quản lý lưu trữ tại các trường đại học
2.2.1. Trách nhiệm quản lý và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ
2.2.1.2. Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của tổ chức làm công tác lưu trữ
Trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 không đề cập đến lưu trữ cơ quan mà chỉ xuất hiện cụm từ “lưu trữ hiện hành”. Theo giải thích của khoản 5 Điều 2 Pháp lệnh thì “lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.” Như vậy, cách hiểu theo ý nghĩa của quy định trên, lưu trữ hiện hành là chủ thể có trách nhiệm trực tiếp thu thập, bảo quản, phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên trong Luật Lưu trữ 2011 lại không có định nghĩa về lưu trữ hiện hành mà chỉ có định nghĩa về “lưu trữ cơ quan” tại khoản 4 Điều 2 như sau: “lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.”
Theo người viết, cách hiểu về lưu trữ cơ quan tương đương với lưu trữ hiện hành. Nếu lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ tạm thời của tư liệu hiện hành hoặc tư liệu lưu trữ ở cơ quan, đơn vị, có trách nhiệm về việc thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ thì lưu trữ cơ quan cũng là tổ chức thực hiện các hoạt động đó, các hoạt động liên quan đến công tác, nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, lưu trữ cơ quan trong Luật Lưu trữ được quy định rộng hơn về tổ chức hoạt động, tức là chủ thể này có thể thực hiện toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ trong khâu lưu trữ, còn trong định nghĩa về lưu trữ hiện hành của Pháp lệnh thì chỉ gồm các khâu: thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ. Như vậy, cách hiểu về lưu trữ cơ quan và lưu trữ hiện hành trong các văn bản hiện nay là như nhau, nhưng theo quan điểm của
người viết thì khái niệm và cách gọi là lưu trữ cơ quan sẽ chính xác hơn và bao quát hơn.
Liên hệ với cách thức tổ chức trong các trường đại học và Quy chế Lưu trữ của một số trường thì có định nghĩa về lưu trữ cơ quan như sau: “lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan) của trường chính là bộ phận lưu trữ của trường và các tổ chức đoàn thể có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ cán bộ, viên chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.”28 Như vậy, ở các trường đại học thì lưu trữ cơ quan còn được gọi là lưu trữ nhà trường.
Bên cạnh đó, Pháp lệnh cũng không quy định trách nhiệm đối với bộ phận lưu trữ hiện hành, mà chỉ quy định liên quan đến thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành. Tuy nhiên, trong Điều 10, Luật Lưu trữ lại có quy định trách nhiệm của lưu trữ cơ quan là chủ thể tham mưu, giúp người đứng đầu lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tài liệu;
trực tiếp thực hiện các công tác nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; và là chủ thể có trách nhiệm giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử, tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Liên hệ với cách tổ chức và chức năng của các phòng, ban, đơn vị của các trường đại học thì lưu trữ cơ quan - các tổ chức làm công tác lưu trữ gồm các đơn vị sau:
* Phòng Hành chính tổng hợp (Phòng Kế hoạch tổng hợp) là đơn vị đầu mối và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của các trường đại học. Tuy nhiên tên gọi này có thể thay đổi, tùy thuộc vào cách tổ chức và các chức năng khác nhau của mỗi trường, nhưng chức năng tham mưu cho người đứng đầu quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của trường; thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của văn phòng là không thay đổi.
Theo đó, đơn vị này có chức năng và nhiệm vụ về lưu trữ cụ thể như sau: thu nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
báo cáo thống kê định kỳ và báo cáo đột xuất về công tác lưu trữ; ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho; xây dựng các công cụ thống kê, tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho, mua sắm trang thiết bị; dự trù kinh phí thường xuyên cho hoạt động lưu trữ.29
28 Điều 2, Quy chế Văn thư – lưu trữ của trường Đại học Y Hà Nội 2011.
29 Các nội dung này được quy định tại khoản 1 Điều 5 Quy chế Văn thư – lưu trữ của trường Đại học Y Hà Nội 2011 và khoản 1 Điều 3 Quy chế Văn thư – lưu trữ của trường Đại học Quốc gia Hà Nội.
Như vậy, có thể thấy, Phòng Hành chính tổng hợp sẽ là chủ thể trực tiếp thực hiện hầu như toàn bộ các khâu công tác về văn thư và lưu trữ của nhà trường và sẽ chịu trách nhiệm trước người đứng đầu nhà trường.
Cá nhân đứng đầu Phòng Hành chính tổng hợp sẽ chịu trách nhiệm trước người đứng đầu nhà trường về công tác lưu trữ của nhà trường; tham mưu giúp người đứng đầu tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của trường và trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành của Nhà nước; chỉ đạo cán bộ lưu trữ của đơn vị xây dựng kế hoạch chi phí mua các trang thiết bị chuyên dùng, lập chi phí tổ chức các hoạt động nghiệp vụ (thu thập, bổ sung, thống kê, phân loại và chỉnh lý tài liệu) đáp ứng yêu cầu của công tác lưu trữ theo quy định.
Đối với công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường, Phòng Hành chính tổng hợp có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ nhà trường. Cụ thể: lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; phối hợp với các đơn vị, cán bộ, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ;
hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.30
* Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
Như trên người viết đã đề cập, Hội đồng xác định giá trị tài liệu này là một chủ thể đặc biệt, theo Điều 13 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 thì Hội đồng này do người đứng đầu cơ quan, tổ chức thành lập tức do người đứng đầu nhà trường thành lập. Trách nhiệm của Hội đồng này là tham mưu cho người đứng đầu nhà trường và lập danh sách về các tài liệu lưu trữ để giao nộp vào lưu trữ nhà trường, lựa chọn tài liệu lưu trữ để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và loại ra tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Theo khoản 3, Điều 11 Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia (Nghị định 111/2004/NĐ-CP) quy định cụ thể hơn về trách nhiệm xác định giá trị tài liệu của Hội đồng. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, các cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng phải có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu về việc quyết định: mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; danh mục
30 Các nội dung này được quy định tại khoản 1 Điều 5 Quy chế Văn thư – lưu trữ của trường Đại học Y Hà Nội 2011 và khoản 1 Điều 3 Quy chế Văn thư – lưu trữ của trường Đại học Quốc gia Hà Nội 2010; khoản 1 Điều 3 Quy chế Văn thư – lưu trữ trường Đại học Dược Hà Nội 2010.
tài liệu hết giá trị. Ngoài ra, công tác xác định giá trị tài liệu cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm;
- Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.
Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm có:
- Chủ tịch Hội đồng: Chánh văn phòng cơ quan, tổ chức ở trung ương; Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện và cấp phó của người đứng đầu đối với cơ quan, tổ chức khác;
- Ủy viên: Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu.
- Ủy viên: Đại diện của lưu trữ cơ quan, tổ chức.
Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với quốc gia, có tài liệu nếu để mất đi bản gốc thì không bao giờ có lại được, nên việc xác định giá trị tài liệu phải hết sức cẩn trọng, theo một quy trình chặt chẽ, không được chủ quan, phiến diện.
Việc xác định giá trị tài liệu là công việc đòi hỏi phải có chuyên môn, nghiệp vụ sâu và phải do một tập thể đề xuất để quá trình xem xét, đánh giá được chính xác, kỹ lưỡng. Do đó, những quy định về Hội đồng xác định giá trị tài liệu được quy định cụ thể và phải coi hoạt động của Hội đồng này là quy trình nghiệp vụ bắt buộc trong hoạt động lưu trữ nói chung và trong quá trình xem xét, quyết định lựa chọn tài liệu để nộp vào lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị sử dụng để tiêu hủy nói riêng.
Chính vì vậy, tại Điều 18, Luật Lưu trữ 2011 quy định Hội đồng xác định giá trị tài liệu về chức năng, cách thành lập cũng tương tự như trong Pháp lệnh và Nghị định 111/2004/NĐ-CP nhưng có phần cụ thể hơn. Về tổ chức thành phần Hội đồng thì có sự thay đổi:
- Chủ tịch Hội đồng;
- Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;
- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;
- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.
Bên cạnh đó, Luật còn quy định rõ Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Thực tế cho thấy, cách tổ chức ở các trường đại học hiện nay cũng có cách thức tổ chức thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu tương tự như trong Luật Lưu trữ.
Điều này cho thấy Luật ra đời và quy định như vậy để phù hợp với thực tế tổ chức ở các cơ quan, tổ chức, các trường đại học và để các cơ quan này có thể thực hiện được ngay mà không cần phải có văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành.
Liên hệ với cách tổ chức và Quy chế thì Hội đồng xác định giá trị tài liệu của trường được xác định như sau31:
- Phó Hiệu trưởng - Chủ tịch Hội đồng;
- Trưởng Phòng Hành chính tổng hợp - Phó Chủ tịch Hội đồng;
- Lãnh đạo các đơn vị có tài liệu - Ủy viên;
- Đại diện lưu trữ nhà trường - Ủy viên
- Cán bộ làm công tác lưu trữ (thư ký Hội đồng).
Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu là tuân theo nguyên tắc thảo luận; biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến sẽ loại để tiêu hủy dựa trên danh mục tài liệu hết giá trị đã được đối chiếu với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu. Sau khi hội đồng đã biểu quyết và lập biên bản cuộc họp thì trình người đứng đầu nhà trường để ra quyết định.
* Tại các đơn vị khoa có bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ thuộc các đơn vị này. Bộ phận, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ thuộc các đơn vị này có trách nhiệm tương tự về lưu trữ như Phòng Hành chính tổng hợp, nhưng phạm vi quản lý và cấp độ quản lý chủ yếu đối với các tài liệu lưu trữ ở đơn vị, khoa mình;
tham mưu và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị và khoa.
* Người làm công tác lưu trữ:
Cán bộ, viên chức, người làm công tác lưu trữ được hiểu là người có chuyên môn nghiệp vụ thực hiện một phần công tác lưu trữ ở các kho lưu trữ của trường hoặc ở các đơn vị có bộ phận lưu trữ. Các chủ thể này trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của nhà trường và quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Cán bộ làm công tác lưu trữ của trường và các đơn vị trực thuộc trường cần đảm bảo tiêu chuẩn tốt nghiệp đại học; cao đẳng; trung học chuyên nghiệp chuyên ngành văn thư, lưu trữ. Các yêu cầu, tiêu chuẩn về người làm công tác lưu trữ còn phải dựa trên các quy định của pháp luật và dựa trên Quy chế của trường đó. Nội dung chủ
31 Điều 30, Quy chế Văn thư – lưu trữ của trường Đại học Quốc gia Hà Nội 2010.
yếu thường là: nắm được các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ; nắm được các quy trình nghiệp vụ và nguyên tắc bảo vệ kho lưu trữ ở trường nhằm bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ, máy móc thiết bị và người khai thác thông tin. Tùy theo yêu cầu của trường mà còn có thề có thêm quy định về ngoại ngữ, bằng tin học và một số yêu cầu khác phù hợp với tiêu chuẩn của trường.
Nhiệm vụ cơ bản của người làm lưu trữ thường được quy định như sau:
- Thu thập tài liệu có giá trị đưa vào kho lưu trữ theo hướng dẫn của lưu trữ viên.
- Tiến hành phân loại, lập hồ sơ, hệ thống hoá, sắp xếp tài liệu, viết mục lục, thẻ và các loại công cụ tra tìm khác của hồ sơ lưu trữ.
- Tu bổ, phục chế, sửa chữa tài liệu lưu trữ ở mức độ đơn giản, sao chụp tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của người có thẩm quyền và các nhiệm vụ khác tùy thuộc vào quy chế, quy định của trường đó.