CHƯƠNG 2. NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
2.1. Quy định chung của pháp luật về quản lý công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Đảng và Nhà nước luôn xem công tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý. Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ được xem là tài sản của toàn dân, là tài sản vô giá và có giá trị to lớn trên nhiều phương diện. Vì vậy đối với công tác quản lý, tổ chức lưu trữ, Nhà nước quy định phải quản lý tập trung thống nhất.
Nguyên tắc này được thể hiện rõ qua quy định tại Điều 3 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 như sau: “Lưu trữ quốc gia đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nước. Tài liệu lưu trữ quốc gia phải được quản lý thống nhất theo quy định của pháp luật.”. Trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ theo quy định của Pháp lệnh được quy định tại Điều 26: “Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ; Cơ quan lưu trữ trung ương có chức năng tham mưu cho Đảng, chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý Nhà nước về lưu trữ.”
Tiếp đó, tại Điều 3 Luật Lưu trữ năm 2011 cũng quy định tương tự Pháp lệnh về nguyên tắc quản lý lưu trữ: “Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu tại Phông lưu trữ quốc gia”; trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ theo Điều 38: “Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ”. Như vậy, các hoạt động lưu trữ phải được thực hiện thống nhất và tuân theo quy định của pháp luật.
Tài liệu lưu trữ là một dạng tài liệu có cách thức thu thập, bảo quản và sử dụng đặc biệt. Vì vậy, phương pháp và nguyên tắc quản lý cần phải tuân theo sự quản lý
thống nhất là điều tất yếu. Nguyên tắc tập trung quản lý thống nhất được thể hiện ở hai phương diện là quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia và quản lý tập trung thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ.
2.1.1.1. Quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia
Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 quy định toàn bộ tài liệu lưu trữ quốc gia được tập hợp lại thành Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam do cơ quản của Đảng và Nhà nước thống nhất quản lý. Hiện nay, Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam gồm hai phông lớn:
Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.Trong đó, Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng quản lý và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (trực thuộc Bộ Nội vụ) quản lý.
Công tác quản lý thống nhất, chịu sự điều chỉnh chung của hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ như: Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001;
Nghị định 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 quy định thi hành chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; các Thông tư hướng dẫn như: Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn về chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ… Nói cách khác, toàn bộ tài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam cho dù được bảo quản ở lưu trữ lịch sử, lưu trữ cố định hay lưu trữ hiện hành đều chịu sự quản lý thống nhất của Đảng và Nhà nước.25
Trong quá trình soạn thảo Luật Lưu trữ 2011, nhiều ý kiến cho rằng để thực sự thống nhất quản lý lưu trữ, cần thống nhất Phông lưu trữ của Đảng cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, gọi tên thành Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Việc kết hợp này có thể vừa thống nhất quản lý Nhà nước, vừa tận dụng phát huy được các điều kiện và phương tiện đội ngũ cán bộ, công chức trong việc thu thập bảo quản và khai thác tư liệu.
Tuy nhiên, trên thực tế, từ khi hình thành cho đến nay, hai hệ thống lưu trữ của Đảng và lưu trữ Nhà nước đã và đang tồn tại khá độc lập, ổn định, phát huy hiệu quả.
Hai phông lưu trữ tồn tại song song như hiện nay cũng bảo đảm được sự ổn định vì mỗi phông lưu trữ có đặc thù riêng.
Hơn nữa, sự kết hợp giữa hai phông lưu trữ thành một Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam có thể tạo ra sự không thống nhất trong các quy định của Luật về lưu trữ lịch
25TS Nguyễn Lệ Nhung, Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ, www.vanthuluutru.com [truy cập ngày 14-02-2012]
sử. Vì vậy, Luật Lưu trữ vẫn giữ nguyên hai Phông lưu trữ nói trên và Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam vẫn bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Theo quan điểm của người viết, sự thống nhất về quản lý thể hiện ở sự bảo đảm về tính đồng bộ, thống nhất của việc thực thi theo một hệ thống quy định pháp luật. Như vậy, dù có tồn tại song song hai phông lưu trữ như hiện nay thì vẫn có thể đảm bảo tính thống nhất nếu những quy định về hoạt động quản lý, tổ chức công tác lưu trữ đồng bộ và thống nhất.
2.1.1.2. Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ
Quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ, còn thể hiện ở cách thiết lập hệ thống các cơ quan lưu trữ. Các cơ quan này được tổ chức từ Trung ương tới địa phương bao gồm: các cơ quan quản lý ngành lưu trữ và mạng lưới các kho, các trung tâm lưu trữ 26.
Hệ thống các cơ quan quản lý ngành lưu trữ ở Việt Nam bao gồm:
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (thuộc Bộ Nội vụ). Đây chính là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định của Pháp luật.
Cơ quan, bộ phận phụ trách công tác lưu trữ ở các Bộ, ngành và các địa phương được tổ chức thống nhất theo các văn bản hướng dẫn của Nhà nước. Theo Thông tư của Bộ Nội vụ số 02/2010/TT- BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp thì tổ chức văn thư, lưu trữ tại cấp Bộ (tổ chức văn thư, lưu trữ tại Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ) sẽ thành lập Phòng Văn thư – lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ. Văn phòng này thực hiện chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ như:
+ Xây dựng trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước và của Bộ về văn thư, lưu trữ;
+ Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư, lưu trữ;
+ Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
+ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
26 TS Nguyễn Lệ Nhung, Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức, Giáo trình Công tác lưu trữ,
http://www.vanthuluutru.com/ [truy cập ngày 15-02-2012]
+ Phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
+ Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ; thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ;
+ Sơ kết, tổng kết về văn thư, lưu trữ;
+ Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ quan; của lưu trữ cơ quan.
Tại các Tổng cục, Cục (và tổ chức tương đương); đơn vị sự nghiệp nhà nước; tổ chức kinh tế nhà nước ở Trung ương tùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ mà sẽ thành lập phòng, tổ hoặc bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp. Nhiệm vụ cụ thể của tổ chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nêu trên được thực hiện giống các chức năng, nhiệm vụ Phòng Văn thư – lưu trữ giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Văn thư cơ quan và lưu trữ cơ quan.
- Tại địa phương, ở cấp tỉnh thành lập Chi cục Văn thư – lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư – lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Bộ phận quản lý Chi cục Văn thư – lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là cấp tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Theo đó, Chi cục Văn thư – lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật.
Chức năng của Chi cục Văn thư – lưu trữ là tham mưu và giúp Giám đốc Sở Nội Vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
+ Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ lịch sử của tỉnh”; “Danh mục tài liệu hết giá trị” của lưu trữ lịch sử của tỉnh; “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh;
+ Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
+ Các chức năng khác tương tự như Phòng Văn thư - lưu trữ.
Đối với cấp huyện thì Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện với các nhiệm vụ sau: hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã; thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ; tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng; quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ; thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; các đơn vị sự nghiệp nhà nước và các tổ chức kinh tế nhà nước trực thuộc cấp tỉnh, cấp huyện tùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp.
Ở cấp xã thì tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ.
Như vậy, hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước về công tác Văn thư lưu trữ cũng như hệ thống các kho, trung tâm để bảo quản tài liệu lưu trữ đã được tổ chức thống nhất trong cả nước.
Để quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ, Đảng và Nhà nước đã nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ của các cơ quan trong toàn quốc. Chính vì vậy, các nghiệp vụ lưu trữ tại Lưu trữ quốc gia và lưu trữ các cơ quan từ Trung ương đến địa phương đều thực hiện theo sự hướng dẫn, chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các cơ quan chuyên môn trên cơ sở quy định của các văn bản pháp luật.
Tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam có hệ thống các cơ quan quản lý riêng và hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ riêng của Đảng Cộng sản Việt Nam song cũng được tổ chức và thực hiện thống nhất từ Trung ương đến địa phương.
Theo Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001, công tác lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức phải tuân theo những quy định chung trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ví dụ như: việc chuyển tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện theo quy định của pháp luật…
Trong các trường đại học, nguyên tắc tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ được thể hiện ở việc tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của trường và các đơn vị trực thuộc tạo thành Phông Lưu trữ của trường đại học đó. Theo Công văn 55/VTLTNN-NVĐP hướng dẫn phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì trong năm 2012 phấn đấu 100% các Sở, ban, ngành, huyện, thị đều có Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Tiếp đó, công văn số 260/VTLTNN- NVĐP hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan xác định đối tượng xây dựng quy chế là tất cả các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân.
Như vậy, công tác quản lý tài liệu lưu trữ và các nghiệp vụ lưu trữ tại các trường đại học cần được thực hiện thống nhất theo những quy định, quy chế của trường đại học về quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật của Nhà nước Việt Nam.