CHƯƠNG 2. NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
2.3. Quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học
2.3.1. Trách nhiệm trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
2.3.1.1. Thẩm quyền xét duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Theo Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 tại Điều 20 quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước như sau:
“Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức do mình quản lý; Người đứng đầu Trung tâm lưu trữ quốc gia cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia, trừ tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật Nhà nước và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
Việc cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia đối với tổ chức, cánhân nước ngoài được thực hiện theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, chủ thể có thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trường đại học là người đứng đầu nhà trường. Tuy nhiên, trong Pháp lệnh lại không quy định rõ là chủ thể này có thẩm quyền cho phép sử dụng đối với những loại tài liệu nào hay sự cho phép sử dụng này có phân biệt đối với cá nhân trong nước và tổ chức cá nhân nước ngoài ra sao.
33Điều 26, Quy chế Văn thư – lưu trữ của Học viện Chính trị – Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh 2008; Điều 31, Quy chế Văn thư – lưu trữ của trường Đại học Quốc gia Hà Nội 2010.
Đến Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước có quy định về cung cấp tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam tại Điều 18 như sau: “Các cơ quan, tổ chức lưu giữ bí mật nhà nước khi cung cấp tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam phải được cấp có thẩm quyền duyệt theo quy định sau:
Bí mật nhà nước độ Tuyệt mật và Tối mật do người đứng đầu cơ quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương duyệt.
Bí mật nhà nước độ Mật do cấp Cục trưởng (hoặc tương đương) ở các cơ quan, tổ chức ở Trung ương và Giám đốc sở (hoặc tương đương) ở địa phương duyệt.”
Tiếp đó, Điều 19 về Bảo vệ bí mật nhà nước trong quan hệ tiếp xúc với tổ chức, cá nhân nước ngoài quy định: “Bí mật nhà nước thuộc độ Mật do người đứng đầu hoặc người được ủy quyền của cơ quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương duyệt.”
Như vậy, thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu của trường đại học được hiểu như sau:
- Người đứng đầu nhà trường cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ của đơn vị trường thuộc độ Tuyệt mật và Tối mật đối với chủ thể trong nước, thuộc độ Mật đối với chủ thể nước ngoài.
- Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị cho phép sử dụng, sao chụp tài liệu lưu trữ của nhà trường, của đơn vị mình thuộc độ Mật đối với chủ thể trong nước và tài liệu thường đối với chủ thể nước ngoài.
- Trưởng Phòng Hành chính tổng hợp xem xét và quyết định cho phép khai thác và sử dụng đối với tài liệu lưu trữ đối với các đối tượng khác (trừ các đối tượng thuộc trường hợp trên) như: Đề án, dự án; đề tài khoa học công nghệ; các văn bản hợp tác quốc tế; các văn bản báo cáo; tài liệu quản lý hành chính và tài liệu chuyên ngành khác của nhà trường.
Trong các quy định tại Mục 4 về sử dụng tài liệu lưu trữ, Luật Lưu trữ đã bỏ quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu mà thay vào đó chỉ có quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan tại Điều 31 như sau: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình.”
Như vậy, Luật không quy định về thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ nữa mà trao quyền hạn quy định sử dụng cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, đối với các tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật thì phải tuân theo quy định của pháp luật liên quan về bí mật nhà nước.
2.3.1.2. Trách nhiệm của người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan; tổ chức, cá nhân nước ngoài làm việc tại Việt Nam (sau đây gọi là người khai thác, sử dụng tài liệu) đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại nhà trường khi có đủ điều kiện pháp luật quy định. Khi khai thác, sử dụng tài liệu phải tuân thủ các nguyên tắc34:
- Không gây thiệt hại đến lợi ích Nhà nước;
- Bảo đảm giữ gìn bí mật quốc gia;
- Bảo đảm an toàn tài liệu;
- Đáp ứng nhu cầu chính đáng của tổ chức, cá nhân đến khai thác sử dụng tài liệu.
Theo quy định Điều 15 Nghị định 111/2004/NĐ-CP thì các chủ thể được phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của mình theo quy định của pháp luật. Khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có tài liệu và các quy định của pháp luật có liên quan. Bên cạnh đó, cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải trả phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật.
Đó là quy định chung về sử dụng khai thác tài liệu tại các cơ quan, tổ chức nhưng đối với việc khai thác, sử dụng tài liệu tại các trường đại học, người khai thác bên cạnh việc tuân theo các pháp luật về lưu trữ còn phải thực hiện nghiêm chỉnh theo các Quy chế, Nội quy của nhà trường hay của Thư viện, nơi tổ chức sử dụng tài liệu.
Như trên người viết đã đề cập, Phòng Hành chính tổng hợp là chủ thể có trách nhiệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nên người khai thác còn phải tuân theo các hướng dẫn của Phòng Hành chính tổng hợp. Nghiên cứu một số Quy chế lưu trữ hiện nay, người viết tổng hợp các quyền và nghĩa vụ của người khai thác tại các trường đại học như sau:
34Khoản 2, Điều 14 Quy chế Văn thư – lưu trữ trường Đại học Y Hà Nội 2011.
- Khi nhận và trả lại tài liệu phải kiểm tra cụ thể tình trạng tài liệu và ký nhận vào phiếu khai thác tài liệu.
- Đồ dùng cá nhân để đúng nơi quy định, không sử dụng máy vi tính của cá nhân, máy ảnh và các phương tiện ghi hình khác trong phòng đọc tài liệu.
- Không tự ý thay đổi sự sắp xếp hồ sơ, tài liệu khi khai thác, sử dụng.
- Không tự ý mang tài liệu ra khỏi kho lưu trữ nhà trường.
- Không tự ý viết, đánh dấu vào tài liệu; không tẩy xóa, cắt, xé tài liệu.
- Phải trả lại tài liệu sau mỗi ngày làm việc.
- Phải chịu trách nhiệm về các thông tin nội dung mà mình sử dụng sau này.
- Không tự ý sử dụng các phương tiện, trang thiết bị của kho lưu trữ nhà trường.
- Khi làm hư hỏng, thất lạc tài liệu phải chịu trách nhiệm xử lý theo quy định của nhà trường, của pháp luật hiện hành.