CHƯƠNG 2. NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
2.2. Quy định của pháp luật về công tác quản lý lưu trữ tại các trường đại học
2.2.2. Thời hạn và thủ tục giao nộp tài liệu lưu trữ
2.2.2.1. Giao nộp vào lưu trữ cơ quan
Các quy định về thời hạn giao nộp và thủ tục giao nộp tài liệu lưu trữ tại các trường đại học được áp dụng như các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, trong phần này, người viết tập trung nghiên cứu những quy định của pháp luật về thời hạn và thủ tục giao nộp dành cho các cơ quan, tổ chức; các quy định của trường đại học về nội dung này được áp dụng tương tự.
Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp được đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mát và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm.
Như trên người viết đã đề cập, lưu trữ cơ quan là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ văn thư cơ quan và các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.
Lưu trữ cơ quan là nơi lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan trong thời gian mười năm đối với các cơ quan, tổ chức ở trung ương và năm năm đối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương. Sau thời gian đó, lưu trữ
cơ quan có nhiệm vụ chọn lọc những tài liệu có ý nghĩa lịch sử để nộp vào lưu trữ lịch sử.
Hàng năm, lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan) của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân vào kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, lưu trữ hiện hành của cơ quan cần kiểm tra, đối chiếu với danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ, tài liệu thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.
* Các nguồn thu thập vào lưu trữ cơ quan:
Lưu trữ cơ quan là nơi lưu giữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ cơ quan. Vì vậy, thành phần tài liệu của lưu trữ cơ quan phải phản ánh đúng và đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức và những hoạt động cơ bản của cơ quan, đơn vị hình thành phông.
Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của các
đơn vị trực thuộc. Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của các lưu trữ cơ quan. Cụ thể, lưu trữ cơ quan thu thập tài liệu từ các nguồn sau:
- Văn thư cơ quan: văn thư cơ quan là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu mối văn bản đi, đến của cơ quan. Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở văn thư cơ quan, sau một thời gian sẽ nộp vào lưu trữ.
- Các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng, ban, đơn vị trong quá trình hoạt động. Các hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan sau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong. Tài liệu hình thành trong các phòng, ban, đơn vị là do quá trình lập hồ sơ công việc của các cán bộ chuyên môn.
Ngoài ra lưu trữ cơ quan có thể bổ sung tài liệu từ các nguồn sau:
- Các cán bộ, công chức, viên chức đã có thời gian làm việc tại cơ quan, đã về hưu hoặc chuyển công tác.
Tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào Kho lưu trữ
- Các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các văn bản, giấy tờ trao đổi công việc với cơ quan.
Thành phần tài liệu của các đơn vị tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, phục vụ nghiên cứu lâu dài.
Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, toàn bộ tài liệu phân chia thành các nhóm: tài liệu tổng hợp;
tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê; tài liệu tổ chức, nhân sự; tài liệu lao động, tiền lương; tài liệu tài chính, kế toán; tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu khoa học công nghệ;
tài liệu hợp tác quốc tế; tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; tài liệu thi đua, khen thưởng; tài liệu pháp chế; tài liệu về hành chính, quản trị công sở; tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ; tài liệu của tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan.
Các tài liệu thuộc 14 nhóm trên đều phải thu về lưu trữ cơ quan theo quy định của Pháp luật hiện hành. Trong đó, tài liệu thu về lưu trữ cơ quan được chia làm 2 loại:
+ Loại bảo quản vĩnh viễn: phải nộp về lưu trữ lịch sử khi đến hạn;
+ Loại có thời hạn bảo quản cụ thể (5 năm, 10 năm, 20 năm, 70 năm và theo hiệu lực văn bản): được bảo quản tại lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu huỷ theo quy định của Pháp luật về lưu trữ. Cụ thể các nhóm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan và nộp về Lưu trữ lịch sử được thể hiện tại các văn bản phụ lục gửi kèm trong các văn bản hướng dẫn.
* Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành đươc quy định tại khoản 1 điều 14 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001: “Sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành.” Quy định này chỉ quy định chung về thời hạn giao nộp cho tất cả các loại tài liệu mà không quy định về thời hạn cho từng loại tài liệu riêng.
Tiếp đó, khoản 3 của điều Luật quy định thêm về những loại tài liệu của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao và một số cơ quan, tổ chức khác như tài liệu lưu trữ về khoa học và công nghệ, văn học nghệ thuật; tài liệu lưu trữ bằng phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh, các vật mang tin khác theo đề nghị của cơ quan lưu trữ trung ương sẽ do Chính phủ quy định về thời hạn giao nộp.
Đến Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư có quy định rõ về thời hạn giao nộp cho từng loại tài liệu như sau:
- Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;
- Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.
Bên cạnh đó tại điểm a khoản 1 Điều 22 Nghị định 110/2004/NĐ-CP còn quy định thêm về trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập Danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản
“Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
Trong Luật Lưu trữ mới vẫn giữ nguyên các quy định về thời hạn như trong Pháp lệnh nhưng phân chia ra thành các điều khoản độc lập dành cho thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Quy định về thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan phân chia ra thành hai loại là hồ sơ tài liệu được nộp vào lưu trữ cơ quan trong thời hạn 1 năm, kể từ ngày công việc kết thúc. Còn tài liệu là công trình quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì thời hạn là 3 tháng kể từ ngày công việc kết thúc. Hiểu theo ý nghĩa của điều Luật là không có sự phân chia thời hạn đối với các loại tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác như trong Nghị định 110/2004/NĐ-CP. Tất cả các loại tài liệu không phải là tài liệu xây dựng cơ bản thì đều có thời hạn là 1 năm.
Bên cạnh đó, điều Luật ghi nhận điểm mới so với Pháp lệnh là thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Đối với loại tài liệu điện tử, Luật Lưu trữ chỉ quy định một cách chung chung tại khoản 3 và khoản 4, Điều 13 như sau:
“Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.
Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.”
Ngoài quy định này, trong Luật không có quy định nào khác về chế độ thu thập, quản lý, công nhận, khai thác, sử dụng và mang ra nước ngoài đối với tài liệu điện tử.
Dường như tài liệu điện tử là khái niệm hoàn toàn mới đối với pháp luật về lưu trữ.
Trong khi đó, thực tế công tác và quản lý, thường xuyên phải sử dụng tài liệu này để giải quyết công việc, phục vụ học tập, nghiên cứu khoa học đáp ứng nhu cầu thông tin.
Chính vì vậy, việc không quy định cụ thể, rõ ràng gây nhiều khó khăn, lúng túng cho lưu trữ cơ quan, người làm công tác lưu trữ khi thực thi công tác quản lý lưu trữ đối với loại tài liệu này.