3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn đánh giá thành tích nhân viên
a. Căn cứ và cách thức xây dựng tiêu chí đánh giá
Các tiêu chí đánh giá phải đƣợc thiết lập căn cứ trên bản mô tả công việc và mục tiêu đã thống nhất giữa lãnh đạo và nhân viên.
- Việc xây dựng bản mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn công việc giúp xác định đƣợc chức năng chính, nhiệm vụ cụ thể, những tiêu chuẩn năng lực cá nhân cần có để đáp ứng yêu cầu của công việc.
- Xác định mục tiêu đánh giá rõ ràng giúp lãnh đạo và nhân viên dễ xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá, lƣợng hóa các tiêu chí đánh giá đồng thời mục tiêu đánh giá sẽ giúp đạt được mục tiêu của bộ phận, của nhà trường.
- Tiêu chí đánh giá đƣợc xây dựng trên cơ sở các cuộc thảo luận dân chủ, cán bộ quản lý và nhân viên cùng bàn bạc thảo luận để đi đến thống nhất về các tiêu chí đánh giá.
Trong quá trình thiết lập các tiêu chí đánh giá nhân viên phải đảm bảo những nguyên tắc sau:
- Tiêu chí phải gắn liền công việc phân công cho nhân viên và chiến lƣợc phát triển, mục tiêu hoạt động của nhà trường.
- Tiêu chí phải đảm bảo độ tin cậy theo thời gian và đối với tất cả những người thực hiện đánh giá khác nhau.
- Tiêu chí đánh giá phải mang tính khả thi cao, phù hợp với thực tế.
- Tiêu chí đánh giá không nên bị đồng nhất hoặc làm sai lệch do những yếu tố khách quan.
b. Xây dựng các tiêu chí đánh giá thành tích
Để công tác đánh giá thành tích được thực hiện thành công Trường phải xây dựng đƣợc hệ thống các tiêu chí đánh giá công việc của nhân viên. Hệ thống các tiêu chí này đƣợc xây dựng chủ yếu dựa trên bản mô tả công việc của cá nhân và đƣợc cụ thể hóa bằng các mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể mà phòng ban giao cho nhân viên trong từng giai đoạn cụ thể. Với từng mục tiêu đánh giá thành tích, tiêu chí đánh giá thành tích sẽ đƣợc xác định phù hợp với mục tiêu đánh giá, thuộc nhóm tiêu chí sau:
* Tiêu chí về kết quả thực hiện công việc
- Tiêu chí về kết quả thực hiện công việc đƣợc xác lập thông qua việc thảo luận giữa cấp trên trực tiếp và nhân viên. Đối với cán bộ quản lý trực tiếp là người chịu trách nhiệm về phòng ban của mình. Trên cơ sở mục tiêu phân bổ tới phòng ban, thì tiêu chí đánh giá là mục tiêu của phòng ban mà mình quản lý. Đối với nhân viên chính là mục tiêu đƣợc phân bổ đến cá nhân phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của cá nhân đó.
Xây dựng mục tiêu cho các nhân viên cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Đầu tháng: Thiết lập mục tiêu và kết quả mong đợi, thống nhất thời gian hoàn thành và tỷ trọng của từng mục tiêu trên tổng số.
+ Thiết lập mục tiêu theo tiêu chí SMART.
+ Đồng nhất với chiến lƣợc, mục tiêu, các mảng công việc chủ chốt chung.
+ Phù hợp với nội dung đƣa ra trong bản mô tả công việc.
Các bước xây dựng mục tiêu công việc:
Bảng 3.1. Các bước xây dựng mục tiêu công việc
Bước Công việc Người thực hiện
1 Trao đổi với nhân viên về mục tiêu chung của khoa, phòng ban
Trưởng khoa/phòng, các nhân viên
2
Phân định mục tiêu cho các cá nhân từ mục tiêu chung và thống nhất với mục tiêu cụ thể của cá nhân.
Trưởng khoa/phòng, các nhân viên
3 Ký nhận trên bản mục tiêu đăng ký Trưởng khoa/phòng, các nhân viên
Với các mục tiêu công việc cần xác định tỷ trọng của mỗi mục tiêu, trong tỷ trọng mục tiêu chính. (Mẫu bảng đăng ký mục tiêu cá nhân đƣợc trình bày ở phụ lục 2.)
Theo cách xác định tiêu chí nên trên, tiêu chí đánh giá một số công việc chính trong Trường được xác định như sau:
- Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện của cán bộ quản lý:
+ Các giải pháp kỹ thuật, giải pháp quản lý, giải pháp tác nghiệp hoặc giải pháp ứng dụng tiến bộ kỹ thuật được Trường công nhận.
+ Các đề án (văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định) đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Các quy định (văn bản xác định các công việc cần phải làm, tiêu chuẩn, thủ tục và hướng dẫn cụ thể về chuyên môn/nghiệp vụ phục vụ cho một lĩnh vực công tác nhất định) đã được Trường ban hành hoặc phê duyệt.
+ Các quy trình (văn bản đề cập đến trình tự các bước công việc, nguồn lực đƣợc sử dụng, trách nhiệm của các bộ phận/đơn vị, trách nhiệm của các cá nhân trong việc phối hợp để quản lý và thực hiện một hoạt động nào đó) đã được Trường ban hành hoặc phê duyệt.
- Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện của giảng viên:
+ Khối lƣợng giờ giảng hoàn thành: Khối lƣợng giờ giảng hoàn thành so với đƣợc giao.
+ Tiến độ hoàn thành giờ giảng: Thời gian hoàn thành giờ giảng đƣợc giao so với thời hạn cho phép.
+ Chất lƣợng giảng dạy: Kết quả giảng dạy có đạt tiêu chuẩn đề ra hay không, có thực hiện đúng nội dung chương trình giảng dạy hay không, phương pháp giảng dạy có khoa học hay không.
+ Nộp điểm thi, kiểm tra, chuyên đề, tiểu luận, đúng thời gian quy định.
+ Số lƣợng công trình nghiên cứu, bài báo khoa học, giáo trình: Số lƣợng nghiên cứu so với quy định đƣợc giao.
+ Số lƣợng sinh viên hoàn thành báo cáo thực tập: Số lƣợng sinh viên hoàn thành so với tổng số hướng dẫn.
- Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên kế toán:
+ Khối lƣợng công việc hoàn thành: Khối lƣợng công việc hoàn thành so với chỉ tiêu đƣợc giao.
+ Tiến độ công việc hoàn thành: Thời gian hoàn thành công việc đƣợc giao so với thời hạn cho phép.
+ Chất lƣợng hoàn thành công việc: Thực hiện tốt chuyên môn công tác
* Các tiêu chí về hành vi, thái độ.
Mỗi tiêu chuẩn đánh giá đƣợc cụ thể thành các mức độ với thang điểm đánh giá từ 1 – 5. Cụ thể nhƣ sau:
- Chấp hành kỉ luật, nội quy nhà trường:
(1) Chƣa chấp hành tốt nội quy, số lần vi phạm các quy định về thời gian, trang phục... không quá 5 lần/tháng.
(2) Chƣa chấp hành tốt nội quy, số lần vi phạm các quy định về thời gian, trang phục... không quá 4 lần/tháng.
(3) Chƣa chấp hành tốt nội quy, số lần vi phạm các quy định về thời gian, trang phục... không quá 3 lần/tháng.
(4) Chƣa chấp hành tốt nội quy, số lần vi phạm các quy định về thời gian, trang phục... không quá 2 lần/tháng.
(5) Tuyệt đối chấp hành nội quy, không vi phạm các quy định về thời gian, trang phục...
- Tham gia các hoạt động phong trào đoàn thể, hội họp:
(1) Có tham gia các hoạt động phong trào, đoàn thể, hội họp, số lần vắng mặt hoặc trễ không quá 5 lần/tháng
(2) Có tham gia các hoạt động phong trào, đoàn thể, hội họp, số lần vắng mặt hoặc trễ không quá 4 lần/tháng.
(3) Có tham gia các hoạt động phong trào, đoàn thể, hội họp, số lần vắng mặt hoặc trễ không quá 3 lần/tháng
(4) Có tham gia các hoạt động phong trào, đoàn thể, hội họp, số lần vắng mặt hoặc trễ không quá 2 lần/tháng
(5) Tham gia đầy đủ các hoạt động phong trào, hội họp.
- Hành vi, thái độ trong công việc:
(1) Chƣa có tác phong làm việc, ứng xử văn hóa, hợp tác, giúp đỡ đồng nghiệp, tinh thần ý thức trách nhiệm đối với nhiệm vụ đƣợc giao... bị mọi người phê bình.
(2) Tác phong làm việc, ý thức trách nhiệm đối với nhiệm vụ đƣợc giao thỉnh thoảng bị mọi người phê bình.
(3) Tác phong làm việc không bị mọi người phê bình.
(4) Tác phong làm việc, ứng xử văn hóa, lịch sự, hợp tác, giúp đỡ đồng nghiệp, tinh thần ý thức trách nhiệm đối với nhiệm vụ đƣợc giao đƣợc mọi người nhận xét tốt.
(5) Tác phong làm việc, ứng xử văn hóa, lịch sự, hợp tác, giúp đỡ đồng nghiệp, tinh thần ý thức trách nhiệm đối với nhiệm vụ đƣợc giao, tôn trọng đối với cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp... được nhiều người quý mến.
- Quản lý tài sản, tiết kiệm nguồn lực nhà trường:
(1) Chƣa có ý thức tốt sử dụng thiết bị, máy móc đúng mục đích, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, mƣợn trả tài sản chƣa đúng quy trình... số lần vi phạm không quá 5 lần/tháng.
(2) Có ý thức tốt sử dụng thiết bị, máy móc đúng mục đích, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, mƣợn trả tài sản chƣa đúng quy trình... số lần vi phạm không quá 4 lần/tháng.
(3) Có ý thức tốt sử dụng thiết bị, máy móc đúng mục đích, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, mƣợn trả tài sản chƣa đúng quy trình... số lần vi phạm không quá 3 lần/tháng.
(4) Có ý thức tốt sử dụng thiết bị, máy móc đúng mục đích, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, mƣợn trả tài sản chƣa đúng quy trình... số lần vi phạm không quá 2 lần/tháng.
(5) Luôn luôn có ý thức tốt sử dụng thiết bị, máy móc đúng mục đích, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, mƣợn trả tài sản chƣa đúng quy trình...
* Các mức độ tiêu chí về năng lực thực hiện công việc
Tiêu chí đánh giá năng lực công tác nhân viên đƣợc xác định dựa trên bảng phân tích công việc chuyên sâu và đƣợc cụ thể thành các tiêu chuẩn:
- Đối với cán bộ quản lý: Kiến thức công việc, kỹ năng ra quyết định, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện, tính chủ động sáng tạo, kỹ năng quản lý điều hành, kỹ năng giao tiếp và các mối quan hệ. Mỗi tiêu chuẩn đánh giá đƣợc cụ thể thành các mức độ với thang điểm đánh giá từ 1 – 5. Cụ thể nhƣ sau:
+ Kiến thức công việc:
(1) Thiếu kiến thức và kỹ năng đối với công việc cần thực hiện ngay cả kiến thức, kỹ năng căn bản, tối thiểu.
(2) Thiếu kiến thức, kỹ năng ở vài lĩnh vực hoặc chƣa đƣợc thể hiện trong công việc đang thực hiện.
(3) Kiến thức và kỹ năng đáp ứng đƣợc các đòi hỏi đối với công việc đƣợc giao.
(4) Kiến thức, kỹ năng luôn đáp ứng và đôi khi vƣợt tiêu chuẩn đòi hỏi của công việc.
(5) Kiến thức và kỹ năng đối với công việc đƣợc giao rất giỏi, luôn đƣợc áp dụng ở tiêu chuẩn cao.
+ Khả năng ra quyết định:
(1) Ra quyết định đựa theo nguyên tắc, quy trình có sẵn.
(2) Ra quyết định thể hiện đƣợc các nguyên tắc.
(3) Ra quyết định khó, phức tạp thuộc quyền hạn, chức năng của phòng/khoa/bộ môn phụ trách.
(4) Ra quyết định phức tạp, không theo chuẩn tắc thuộc quyền hạn, chức năng của lĩnh vực phụ trách.
(5) Ra quyết định có ảnh hưởng lớn đến uy tín, hoạt động của cơ quan, đơn vị.
+ Khả năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc
(1) Không có khả năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện công việc không hiệu quả cho cá nhân, đơn vị; bản thân không phân biệt đƣợc mức độ ƣu tiên trong công việc. Sắp xếp, phân công công việc chƣa hợp lý.
(2) Công việc chƣa đƣợc sắp xếp khoa học; lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc chƣa cụ thể rõ ràng, chƣa hiệu quả. Sắp xếp, phân công công việc đôi khi chƣa hợp lý.
(3) Có kỹ năng lập kế hoạch, sự tổ chức thực hiện công việc đáp ứng yêu cầu của công việc nhƣng đạt hiệu quả chƣa cao. Có quan tâm tới sắp xếp, phân công công việc nhƣng chƣa bao quát.
(4) Có kỹ năng lập kế hoạch có tính khả thi cao và tổ chức thực hiện công việc đạt hiệu quả. Sắp xếp, phân công công việc đầy đủ.
(5) Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc rất giỏi, có thể hoạch định, dự đoán tiên liệu trước công việc cần thực hiện và có sự đột phá; Điều hòa, sắp xếp, phân bổ công việc đúng người, đúng việc, hiệu quả cao.
+ Tính chủ động sáng tạo:
(1) Không sẵn sàng, hoàn toàn không chủ động, sáng tạo trong giải quyết công việc để nâng cao hiệu quả công việc.
(2) Đôi khi có chủ động, sáng tạo trong giải quyết công việc nhƣng chƣa có đề xuất, sáng kiến cụ thể nâng cao hiệu quả công việc; chƣa sẵn sàng nhận thêm trách nhiệm.
(3) Có chủ động, sáng tạo trong giải quyết công việc và đôi khi có đề xuất, sáng kiến nâng cao hiệu quả công việc; có đôi lúc sẵn sàng đảm nhiệm thêm trách nhiệm. Chƣa hoàn toàn tự tin trong việc xử lý các vấn đề khó khăn, bất thường và chưa mạnh dạn đề xuất các giải pháp thực hiện.
(4) Thường xuyên chủ động, sáng tạo trong giải quyết công việc và có các đề xuất, sáng kiến nâng cao hiệu quả công việc. Tự tin trong xử lý các vấn đề khó khăn, bất thường và đề nghị các giải pháp có thể thực hiện được. Có ý chí vươn lên và sẵn sàng nhận thêm trách nhiệm.
(5) Luôn chủ động và có nhiều kiến nghị cải tiến về thủ tục, quy trình trong giải quyết công việc. Cống hiến xuất sắc cho Trường và luôn chủ động tìm kiếm thêm trách nhiệm mới.
+ Kỹ năng quản lý điều hành:
(1) Không có kỹ năng quản lý và điều hành; không đào tạo và phát triển nhân viên, không có phương pháp khuyến khích và thúc đẩy CBNV làm việc, không quan tâm đến việc giám sát các quy trình thực hiện công việc của CBNV đơn vị/bộ phận.
(2) Kỹ năng quản lý và điều hành chƣa đầy đủ; việc giám sát các quy trình thực hiện công việc của CBNV đơn vị/bộ phận chƣa triệt để; đào tạo và phát triển nhân viên, khuyến khích thúc đẩy CBNV qua loa, theo trách nhiệm.
(3) Có kỹ năng quản lý và điều hành; việc giám sát các quy trình thực hiện công việc của CBNV đơn vị/bộ phận đầy đủ theo báo cáo kết quả; có quan tâm tới đào tạo và phát triển nhân viên, khuyến khích và thúc đẩy CBNV làm việc hiệu quả.
(4) Kỹ năng quản lý và điều hành tốt, giám sát tốt các quy trình thực hiện công việc của CBNV, nắm rõ ràng tính đáp ứng của từng bộ phận/nhân viên;
có phương pháp đào tạo và phát triển nhân viên, khuyến khích thúc đẩy CBNV nhiệt tình, tạo đƣợc động lực làm việc đạt hiệu quả cao.
(5) Kỹ năng quản lý và điều hành rất tốt. Trong quá trình giám sát các quy trình thực hiện công việc của CBNV hiểu rõ tính hiệu quả của từng bộ phận nhân viên; luôn có phương pháp đào tạo, hướng dẫn và phát triển nhân viên, luôn khuyến khích và thúc đẩy CBNV làm việc đạt hiệu quả.
+ Kỹ năng giao tiếp và các mối quan hệ:
(1) Không có khả năng phối hợp với đồng nghiệp, hay gây gổ với nhân viên, rất ít khi giúp đỡ người khác. Không có khả năng thiết lập, xây dựng các mối quan hệ cần thiết để giải quyết công việc.
(2) Thấy khó khăn trong việc thiết lập mối quan hệ làm việc tốt, hoặc không chú ý tới điều đó. Chỉ giúp người khác khi được yêu cầu. Có khó khăn trong giao tiếp và thiếu tính thuyết phục. Không có nhiều những mối quan hệ cần thiết để phục vụ, giải quyết công việc.
(3) Khả năng giao tiếp khá và có đầy đủ các mối quan hệ cần thiết phục vụ công tác. Có kỹ năng trình bày đạt yêu cầu.
(4) Rất cộng tác và sẵn sàng giúp đỡ người khác. Biết xây dựng bầu không khí làm việc tích cực. Diễn đạt rất rõ ràng. Có thể giải thích những ý tưởng phức tạp bằng ngôn từ thông dụng dễ hiểu. Có mối quan hệ rộng với các tổ chức, cá nhân cần thiết để phối hợp giải quyết công việc.
(5) Có mối quan hệ rất rộng, kỹ năng thiết lập, xây dựng các mối quan hệ lâu dài rất tốt. Chủ động khuyến khích tinh thần làm việc. Kỹ năng diễn đạt xuất sắc. Có thể trình bày tự tin ngay cả trước đám đông và có tính thuyết phục cao cả với cán bộ quản lý cấp trên.
- Các tiêu chí về năng lực thực hiện công việc đối với giảng viên bao gồm: Kiến thức giảng dạy, công tác giảng dạy, chất lƣợng hiệu quả giảng dạy, nghiên cứu khoa học, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng trình bày. Mỗi tiêu chuẩn đánh giá đƣợc cụ thể thành các mức độ với thang điểm đánh giá từ 1 – 5. Cụ thể nhƣ sau:
+ Kiến thức giảng dạy:
(1) Không nắm đƣợc lý thuyết, bài tập của các môn đƣợc phân công giảng dạy, có sự sai sót trong chuyên môn.
(2) Chƣa nắm hoàn toàn lý thuyết, bài tập của các môn đƣợc phân công giảng dạy, đôi lúc còn tham khảo ý kiến chuyên môn của đồng nghiệp về môn học.
(3) Nắm vững lý thuyết, bài tập của các môn đƣợc phân công giảng dạy.
(4) Nắm vững đƣợc lý thuyết, bài tập và có bài tập thực hành ứng dụng thực tiễn các môn đƣợc phân công giảng dạy.
(5) Nắm rất vững lý thuyết, bài tập và có bài tập thực hành ứng dụng thực tiễn các môn giảng dạy và thường xuyên đóng góp ý kiến cho các đồng nghiệp trong chuyên môn, các môn học khác.