3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH
3.2.8. Một số giải pháp hỗ trợ kết quả đánh giá
* Áp dụng công nghệ thông tin trong đánh giá thành tích
Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, nhà trường nên sử dụng phần mềm ttrong công tác đánh giá thành tích nhằm giảm bớt các bước thủ công để tăng hiệu quả và nâng cao tính chính xác đánh giá.
Nhân viên sẽ đƣợc nhập cơ sở dữ liệu về kết quả đánh giá qua các năm, cũng nhƣ các lỗi mắc phải trong quá trình làm việc. Khi cần sẽ truy xuất dữ liệu nhanh chóng. Các tiêu chí đánh giá thành tích cũng đƣợc quản lý trên phần mềm. Công tác đánh giá nhân viên sẽ kịp thời hơn, phục vụ cho các mục tiêu của đơn vị như trả lương, khen thưởng, đề bạt, bổ nhiệm cán bộ.
Việc áp dụng công nghệ thông tin sẽ làm giảm thời gian, chi phí, cũng nhƣ các hao tổn khác ttrong quá trình đánh giá thành tích.
* Xây dựng chính sách xử phạt
Bên cạnh khen thưởng cũng cần răn đe, xử phạt những nhân viên, giảng viên có nhiều vi phạm, đạt thành tích kém. Nhưng trước khi xử phạt những người không hoàn thành tốt công việc, lãnh đạo cần xem xét các yếu tố liên quan, bao gồm cả yếu tố chủ quan và khách quan. Đối với những cán bộ, nhân viên, giảng viên cố ý làm sai nhiệm vụ gây tổn thất, mất uy tín nhà trường thì cần có chính sách xử phạt nghiêm minh, không bao che. Nếu ở mức độ nhẹ thì khiển trách trước tập thể, còn ở mức độ nặng thì có thể đình chỉ công tác hoặc buộc thôi việc nhằm đảm bảo tác phong làm việc, nội quy của nhà trường.
* Xây dựng văn hóa đánh giá thành tích nhân viên
Xây dựng văn hóa đối thoại: Lãnh đạo và nhân viên cần xác định nguyên nhân cốt lõi và những khó khăn trong việc thực hiện công việc để đƣa ra
những giải pháp khắc phục những khuyết điểm trong thực hiện công việc của nhân viên. Trong khi đối thoại để đánh giá, cả cấp trên và cấp dưới đều phải cởi mở và thẳng thắn thì mới đi đến kết quả tích cực. Tránh sa đà vào việc chỉ trích cá nhân hoặc tìm cách lãng tránh vấn đề. Quán triệt quan điểm rằng đánh giá ở đây nhằm để xây dựng chứ không phải để trừng trị. Cấp trên phải làm việc với từng nhân viên để cho người ấy biết lý do vì sao bị đánh giá thấp.
Như vậy, sau khi đánh giá người nhân viên mới biết điểm mạnh để phát huy, điểm yếu để khắc phục. Hơn nữa, nhân viên cảm thấy hài lòng hơn khi đƣợc tham gia vào buổi thảo luận, từ đó nhân viên sẽ quan tâm hơn đến việc nâng cao hiệu suất làm việc.
* Đào tạo người đánh giá
Để đảm bảo hiệu quả của tiến trình đánh giá người đánh giá phải được đào tạo để hiểu biết về hệ thống đánh giá, mục đích đánh giá, nắm rõ cách thức tiến hành đánh giá, nhằm đảm bảo sự nhất quán và trung thực, khách quan trong quá trình đánh gái tránh xu hướng đánh giá chung chung.
Hình thức đào tạo người đánh giá: có thể thực hiện các bước sau để đào tạo người đánh giá.
- Cung cấp văn bản hướng dẫn cách tiến hành đánh giá, cách thức cung cấp thông tin phản hồi và các từ ngữ, định nghĩa cơ bản, các kỹ năng cần thiết cho việc đánh giá.
- Tổ chức lớp đào tạo: Nội dung đánh giá, mục tiêu đánh giá, và cách sử dụng phiếu đánh giá, giải thích các lỗi cần tránh khi đánh giá, chu kỳ đánh giá.
- Trao đổi thảo luận với những người đánh giá những khó khăn trở ngại trong quá trình đánh giá và đề xuất hướng giải quyết.
Một số nội dung cần đƣợc đào tạo:
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Quá trình đánh giá yêu cầu người đánh giá chính thức vừa là người giám sát vừa là người phải hỗ trợ kịp thời nếu nhân viên gặp khó khăn. Đồng thời, người đánh giá cũng cần có kỹ năng giải quyết các bất đồng trong quan điểm và quá trình thiết lập mục tiêu cho đến thảo luận kết quả đánh giá.
- Kỹ năng xác định nguyên nhân khiến nhân viên thực hiện công việc không hiệu quả: Thực hiện công việc có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố nhưng chủ yếu thường do ba vấn đề chính là năng lực, sự động viên và môi trường làm việc. Những nhà nghiên cứu khuyến nghị lãnh đạo khi chẩn đoán nguyên nhân làm việc yếu kém của nhân viên nên tập trung ba nhân tố đó.
Nếu nhân viên thực hiện không đạt tiêu chuẩn đặt ra, nguyên nhân có thể xuất phát từ các kỹ năng của nhân viên (trình độ, năng lực, kinh nghiệm); nếu nguyên nhân xuất phát từ vấn đề nỗ lực của bản thân (hãy xem lại sự động viên khuyến khích); những vấn đề phát sinh từ điều kiện bên ngoài công việc.
- Đào tạo phương pháp đánh giá và sử dụng các biểu mẫu đánh giá để người đánh giá thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
- Các lỗi của người đánh giá nhằm giảm thiểu và hạn chế các lỗi đánh giá bằng cách giáo dục ý nghĩa, tầm quan trọng của đánh giá thành tích nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của họ khi đánh giá.
- Kỹ năng giao tiếp, khả năng đánh giá và thuyết phục, khả năng tổ chức điều hành các buổi thảo luận, phỏng vấn đánh giá, ghi chép số liệu và đƣa thông tin phản hồi một cách hiệu quả.