Mỗi bước điều có biểu mẫu cụ thể để dễ dàng trong việc tìm kiếm.
Bảng 4.6: Biểu mẫu của quy trình
STT Tên biểu mẫu Ký hiệu Giải thích
1 Thông tin xác nhận BM7.2.2/KHTT Khi đơn đặt hàng về từ trên mạng Ecis, Truy cập mạng,
hệ thống của khách hàng
Lập bộ chứng từ thanh toán Lập kế
hoạch xuất hàng
Thực hiện xuất hàng
Mở tờ khai hải quan xuất khẩu
Thủ tục kiểm hóa hàng xuất khẩu Giao chứng
từ cho khách hàng
Bàn giao chứng từ, báo cáo, lưu hồ sơ
26
gian xuất, vào Ecis xác nhận lại 2 Bảng dữ liệu sản
phẩm
BM7.2.2/KHTT -RBC-02
Cung cấp toàn bộ các thông số của sản phẩm để xác nhận trên mạng và làm thủ tục xuất
3 Thay đổi lịch xuất hàng
BM7.2.2/KHTT -RBC-03
Lãnh đạo yêu cầu chuyển đổi số lượng, lịch xuất trên mạng (dùng khi đơn hàng đã xác nhận)
4 Bảng đăng ký xuất sản phẩm nhỏ
BM7.2.2/KHTT -RBC-04
Đăng ký sản xuất đơn hàng nhỏ của các xí nghiệp
5 Thông báo phân bổ hàng nhỏ
BM7.2.2/KHTT -RBC-05
Phòng KH-TT đăng ký – cân đối – xác nhận với IKEA – báo xí nghiệp
6 Lịch xuất hàng tuần (xí nghiệp)
BM7.2.2/KHTT -RBC-06
Các xí nghiệp đăng kí lịch xuất trong tuần
7 Lịch xuất hàng tuần (công ty)
BM7.2.2/KHTT -RBC-07
Công ty tổng hợp lịch xuất hàng tuần
8 Thông báo xuất hàng ghép
BM7.2.2/KHTT -RBC-08
Đóng gói ghép đi chung các xí nghiệp
9 Biên bản giao hàng vào kho ngoại quan
BM7.2.2/KHTT -RBC-09
Phòng KH-TT phát hành biên bản này xác nhận lượng hàng các xí nghiệp nhập vào kho ngoại quan
10 Thông tin xuất hàng
BM7.2.2/KHTT -RBC-10
Các xí nghiệp thông báo lượng hàng xuất trong tuần để làm hồ sơ xuất hàng 11 Bảng kê chi phí
XNK tháng
BM7.2.2/KHTT -RBC-11
12 Dự trù chi phí XNK BM7.2.2/KHTT -RBC-12
Nguồn: Phòng KH-TT
4.4.1. Truy cập mạng hệ thống khách hàng Phòng kế hoạch thị trường có trách nhiệm
Đối với khách hàng IKEA (Khách hàng chính của công ty là tập đoàn IKEA Thụy Điển)
Nhận đơn đặt hàng và thông tin sản phẩm qua mạng Ecis, lập thông báo xác nhận lịch hàng xuất. Làm thông báo để các xí nghiệp đăng ký sản xuất và xác nhận lịch xuất hàng gửi cho các xí nghiệp.
Chuyển cho lãnh đạo công ty xem xét. Khi lãnh đạo duyệt trên các biểu mẫu cụ thể. Chuyên viên XNK vào mạng Ecis xác nhận lịch xuất, tổng hợp và lập kế hoạch xuất hàng toàn công ty, thông báo cho các xí nghiệp.
Cung cấp và truy xuất thông tin về sản phẩm hoặc thay đổi thông tin xuất hàng với IKEA. Nhận bảng dữ liệu sản phẩm từ xí nghiệp, cập nhật lên mạng và viết mail thông báo IKEA ( nếu là sản phẩm mới hoặc sản phẩm cũ nhưng có thay đổi về kết cấu).
Thay đổi ngày hoặc số lượng xuất khi nhận được thông báo thay đổi được lãnh đạo công ty duyệt, vào mạng ECIS để đổi lại. Vào mạng Extranet truy xuất những thông tin mà lãnh đạo yêu cầu.
Đối với khách hàng khác ( không có mạng):
Nhận đơn hàng: Căn cứ vào hợp đồng, hoặc L/C hoặc đơn đặt hàng của khách hàng
Xác nhận đơn đặt hàng: nhận bảng dữ liệu sản phẩm cùng với kế hoạch xuất hàng trong tuần để làm hồ sơ xuất hàng.
Xí nghiệp có trách nhiệm
Lập bảng dữ liệu sản phẩm gửi tới phòng Kế Hoạch Thị Trường.
Nhận thông báo xác nhận lịch xuất hàng. Cân đối tình hình sản xuất. Xác nhận ngày xuất, trình lãnh đạo công ty ký, rồi gửi về phòng Kế Hoạch Thị Trường.
Nhận thông báo phân bổ đơn hàng nhỏ từ phòng KH-TT. Lập kế hoạch sản suất để giao hàng đúng thời hạn.
4.4.2. Lập kế hoạch xuất hàng
Phòng Kế Hoạch Thị trường có trách nhiệm
28
Nhận lịch xuất hàng tuần của từng xí nghiệp. Kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng xuất khẩu hoặc đơn hàng hoặc L/C.
Lập sơ đồ xếp hàng lên container (trường hợp xuất ghép các sản phẩm nhỏ).
Tổng hợp lịch xuất hàng của từng xí nghiệp, chậm nhất phải hoàn tất trong ngày thứ sáu và trình lãnh đạo ký duyệt. Thông báo cho khách hàng (nếu cần). Thông báo cho xí nghiệp. Phòng KH-TT sẽ liên hệ với bộ phận Booking của hãng tàu để xin lịch tàu (qua Email hoặc điện thoại). Có thể từ một hoặc nhiều hãng tàu cùng một lúc. Và xin thên một số yêu cầu nếu có thể như: Thời gian miễn phạt xếp dỡ (Free Demurrage), Thời hạn chót cho việc đóng tàu (Closing Time)…
Hãng tàu sẽ gửi lịch tàu theo yêu cầu qua Fax hoặc Email. Và khi đã thỏa thuận xong, hãng tàu sẽ gửi “ Lệnh cấp container rỗng” hoặc “ Booking Note” hoặc
“ Booking Confirmation”.
Xí nghiệp có trách nhiệm
Vào ngày thứ ba hàng tuần, gửi lịch xuất hàng cho phòng KH-TT.
Hết ngày thứ ba mà xí nghiệp không có lịch xuất hàng thì phòng KH-TT sẽ không lập lịch xuất hàng cho xí nghiệp ở tuần sau mà sẽ chuyển sang tuần tiếp theo.
4.4.3. Thực hiện xuất hàng
Phòng Kế Hoạch Thị Trường có trách nhiệm Nhận lệnh cấp container từ hãng tàu
+ Trường hợp không có container ngay, nhưng sẽ có container vào một ngày nào đó trong tuần, hoặc có ngay trong tuần sau (chỉ thay đổi ngày kéo container): Thì điện thoại, fax, mail cho xí nghiệp theo nội dung: loại hàng, số lượng, ngày xuất theo kế hoạch và thông báo rõ sẽ lùi ngày lên container đến khi nào. Thời gian thông báo phải trước 24 giờ lên container theo kế hoạch đã lập.
+ Trường hợp không có container ở tuần kế tiếp thì phòng KH-TT báo cáo lãnh đạo công ty để đàm phán với khách hàng (nếu cần), trình lãnh đạo công ty ký, báo khách hàng biết hoặc vào Ecis (nếu khách hàng là IKEA) thay đổi ngày có container. Sau đó thông báo cho xí nghiệp, và khi nào có container thì nhân viên sẽ lập kế hoạch xuất hàng như bước 2.2.
Liên hệ đơn vị vận chuyển để kéo container rỗng về địa điểm xuất hàng của xí nghiệp và kéo container có hàng ra cảng.
Khi bàn giao container rỗng cho ví nghiệp, đơn vị vận chuyển sẽ giao luôn lệnh cấp container, có ghi rõ số container và số đơn hàng ( hoặc số consignment) cho xí nghiệp.
Nhận bảng dữ liệu hàng xuất để làm thủ tục hải quan.
Nếu xuất hàng vào kho ngoại quan thì nhận hàng của các xí nghiệp, kiểm hóa, ký biên bản giao nhận hàng theo biểu mẩu có sẵn (lập 02 bản).
Xí nghiệp có trách nhiệm
Trường hợp xí nghiệp có hàng xuất ngay theo hợp đồng
Xuất hàng nguyên container tại xí nghiệp: Căn cứ lệnh cấp container do đơn vị vận chuyển bàn giao, xí nghiệp xếp hàng lên container theo đúng số lượng, số container, số consignment theo lịch xuất. Lập bảng dữ liệu hàng xuất ngay khi đóng cửa container và gửi về phòng KH-TT (trong trường hợp ngoài giờ hành chính phải điện thoại cho bộ phận xuất nhập khẩu), để làm công văn điều chỉnh số lượng xuất trên tờ khai hải quan(nếu có). Và nếu có thay đổi phải vẽ lại sơ đồ container theo thực tế.
Xuất hàng ghép nhiều xí nghiệp: Hàng của xí nghiệp nào xếp đúng vị trí của xí nghiệp đó theo sơ đồ container. Xí nghiệp xếp hàng sau phải kiểm tra tình trạng xếp hàng của xí nghiệp trước (Tình trạng xếp hàng : hàng có bị nghiêng, đổ, bao bì có bị rách không ?). Nếu có phải báo cho xí nghiệp trước xếp lại. Các xí nghiệp chụp hình trước và sau khi xếp hàng lên container. Lưu lại tại xí nghiệp và xác nhận khoảng không xếp hàng của mình vào biểu mẫu cụ thể. Sau khi xếp hàng xong các xí nghiệp lập bảng dữ liệu hàng xuất và gửi về phòng KH-TT (thời gian và phương thức thông báo như xuất hàng nguyên container).
Xuất hàng vào kho ngoại quan: xí nghiệp tự cho hoặc thuê xe chở hàng ra kho ngoại quan, giao hàng cho chuyên viên xuất nhập khẩu của phòng KH-TT và nhận biên lai.
Ghi chú: Khi chở hàng ra kho, mỗi xí nghiệp tùy theo lượng hàng nhiều hay ít mà cử một đến hai nhân viên có kinh nghiệm đóng hàng cùng các phụ kiện: bao bì, đai, tem nhãn…nhằm sử lý ngay các kiện, pallet hàng bị hư, rách, ướt…. Thời gian giao hàng tại kho phải xong trước 15 giờ trong ngày (tùy theo quy định của kho). Nếu vận
30
Trường hợp xí nghiệp không xuất hàng theo kế hoạch
Xuất trể trong tuần (chỉ thay đổi ngày bốc hàng lên container): thì điện thoại, fax, mail cho phòng KH-TT theo nội dung: loại hàng, số lượng, ngày xuất theo kế hoạch và thông báo rõ sẽ lùi ngày lên container đến khi nào. Thời gian thông báo trước 24 giờ trước giờ lên container theo kế hoạch đã lập.
Hàng xuất ngay trong tuần kế tiếp: xí nghiệp phải lập lại lịch xuất hàng tuần của xí nghiệp chỉ cho những mặt hàng bị rớt lại và ghi rõ “BỔ SUNG LỊCH TUẦN …”
gửi về cho phòng KH-TT trong sáng thứ sáu của tuần xuất.
Nếu tuần kế tiếp vẫn không có hàng xuất thì xí nghiệp sẽ báo cáo lãnh đạo công ty để đàm phán với khách hàng, trình lãnh đạo ký, gửi phòng KH-TT để thay đổi lại thông tin xuất hàng, với IKEA vào Ecis. Sau đó khi nào có hàng thì lập lại lịch xuất hàng như bước 2.2.
Ghi chú: Các trường hợp phải trả thêm chi phí:
Khi không ó hàng xuất mà không thông báo trước cho phòng KH-TT, đơn vị vận chuyển kéo container đến thì: xí nghiệp sẽ chịu chi phí lưu container và lưu mọc theo quy định của hãng tàu và đơn vị vận chuyển.
Các cá nhân làm phát sinh chi phí sẽ chịu trách nhiệm cá nhân.
Khi hàng xuất không đúng lịch hoặc xuất thiếu đến 30% thì tờ khai hải quan sẽ bị hủy và xí nghiệp phải chịu thêm chi phí mở tờ khai bị hủy.
Khi không có hàng xuất theo lịch trình của khách hàng yêu cầu, mà lãnh đạo công ty không đàm phán với khách hàng xin chuyển ngày xuất thì khách hàng sẽ phạt và hủy bỏ hợp đồng theo quy định của hợp đồng.
4.4.4. Mở tờ khai xuất khẩu (Do phòng KH-TT thực hiện)
Nhập các dữ liệu để đăng ký xuất qua mạng In bộ hồ sơ đăng ký hải quan gồm:
+ Phiếu tiếp nhận tờ khai (01 bản)
+ Bảng đăng ký danh mục xuất khẩu (02 bản – nếu đăng ký xuất loại hình sản xuất xuất khẩu hoặc gia công)
+ Tờ khai hải quan xuất khẩu (01 bộ gồm 02 bản) + Invoice, Packing list ( 01 bản/loại)
+ Hợp đồng xuất khẩu (01 bản)
+ Định mức nguyên phụ liệu từng sản phẩm (02 bản – nếu đăng ký xuất loại hình sản xuất xuất khẩu hoặc gia công)
+ Bản vẽ tổng thể từng sản phẩm (01 – nếu đăng ký xuất loại hình sản xuất xuất khẩu hoặc gia công)
Làm thủ tục tạm ứng chi phí xuất hàng – theo hướng dẫn của phòng tài chính- kế toán công ty, chuyên viên xuất nhập khẩu làm các việc sau:
+ Lập dự trù chi phí xuất khẩu của tuần để đề nghị tạm ứng, trình tổng giám đốc ký duyệt.
+ Làm giấy đề nghị tạm ứng, chuyển sang phòng tài chính-kế toán và trình tổng giám đốc duyệt.
+ Photo lịch xuất hàng của tuần tạm ứng.
+ Nhận số tờ khai xuất khẩu khi bộ hồ sơ được hải quan chấp nhận.
4.4.5. Thủ tục kiểm hóa hàng xuất khẩu (Do phòng KH-TT thực hiện)
Liên hệ với bộ phận hải quan để làm thủ tục kiểm hàng xuất tại cảng.
Trường hợp xuất hàng thiếu, làm công văn đề nghị Hải Quan cho phép xuất hàng thiếu. Nếu số lượng thiếu vượt quá 30% số lượng đã đăng ký trên tờ khai hải quan, phòng KH-TT làm công văn xin hủy tờ khai hải quan và đăng ký tờ khai hải quan mới.
Trường hợp tờ khai hải quan đã đăng ký vượt quá 15 ngày nhưng vẫn chưa làm thủ tục kiểm hóa, phòng KH-TT làm công văn xin hủy tờ khai hải quan và đăng ký tờ khai hải quan mới.
Liên hệ với bộ phận hải quan để làm thủ tục xác nhận số lượng thực xuất trên tờ khai hải quan (căn cứ B/L do hãng tàu cấp).
4.4.6. Lập bộ chứng từ thanh toán
Phòng kế hoạch thị trường có trách nhiệm:
Thông báo với khách hàng về tình hình xuất hàng (Đối với khách hàng IKEA thì thông báo qua mạng ECIS)
Lập Invoice, Packing List từ L/C hoặc Hợp đồng.
32
Làm chi tiết vận đơn (B/L), kiểm tra và liên hệ với hãng tàu để nhận bảng chính.
Chuẩn bị các chứng từ khác (nếu có theo yêu cầu của khách hàng).
Làm thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) Bộ hồ sơ gồm:
+ Đơn xin cấp C/O, phiếu ghi cháp hồ sơ (mẫu của phòng thương mại).
+ C/O (01 bản chính – các bản sao theo mẫu của phòng thương mại công nghiệp Việt Nam).
+ Invoice (01 bản).
+ Tờ khai hải quan, Bảng định mức nguyên phụ liệu xuất khẩu của từng sản phẩm (bản chính và sao y bản chính).
+ Bảng kê nguồn gốc nguyên phụ liệu sản xuất sản phẩm (01 bản).
+ Hóa đơn mua các loại nguyên phụ liệu theo bảng kê (bản chính và sao y bản chính).
Phòng tài chính kế toán có trách nhiệm:
Cung cấp các hóa đơn bản chính có liên quan để phòng KH-TT làm thủ tục xin cấp C/O. Sau khi được cấp C/O, phòng KH-TT phải hoàn trả các hóa đơn này.
4.4.7. Giao bộ chứng từ cho khách hàng (Do phòng KH-TT thực hiện)
Tập hợp đầy đủ chứng từ và gửi khách hàng (theo yêu cầu của khách hàng).
Nếu thanh toán bằng L/C thì xuất trình cho ngân hàng để làm thủ tục thanh toán.
Bộ chứng từ gồm:
+ Giấy đề nghị gửi chứng từ (theo mẫu của ngân hàng).
+ Hối phiếu (theo mẫu của ngân hàng).
+ Các chứng từ xuất hàng theo yêu cầu của L/C.
4.4.8. Bàn giao chứng từ - Thanh toán chi phí - Báo cáo – Lưu hồ sơ Phòng kế hoạch thị trường có trách nhiệm:
Giao chứng từ xuất (bản chính – đã thực xuất trong tuần) vào thứ tư hàng tuần cho phòng tài chính kế toán gồm:
+ Tờ khai hải quan, phụ lục tờ khai hải quan (nếu có), bảng định mức.
+ Hợp đồng xuất khẩu hàng hóa.
+ Invoice, Packing List, Bill of Lading.
Lưu ý:
+ Phòng KH-TT phải bàn giao hết chứng từ thực xuất trong tháng cho phòng tài chính kế toán của công ty chậm nhất là ngày 06 của tháng sau.
+ Phòng KH-TT phải cung cấp bảng số liệu thực xuất của tuần trước cho các xí nghiệp vào thứ ba của tuần sau (Bằng mail hoặc fax).
Làm thủ tục thanh toán chi phí xuất hàng theo hướng dẫn của phòng tài chính kế toán của công ty, chuyên viên xuất nhập khẩu thực hiên các việc sau:
+ Lập bảng kê chi tiết thực tế xuất của tháng đề nghị thanh toán (không bao gồm chi phí vận chuyển và chi phí nâng hạ container, bên vận chuyển tự thanh toán trực tiếp tại phòng tài chính kế toán).
+ Tập hợp các hóa đơn tài chính (bản gốc).
+ Làm giấy đề nghị thanh toán hoặc giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, chuyển phòng tài chính kế toán và trình tổng giám đốc duyệt.
+ Tổng hợp tình hình xuất khẩu (số lượng container, giá trị, khách hàng…) trong tháng, báo cáo lãnh đạo công ty khi có yêu cầu.
+ Cập nhập số liệu phục vụ công tác thanh khoản, lưu hồ sơ.
Các xí nghiệp có trách nhiệm:
Nhận bảng số liệu thực xuất do phòng KH-TT gửi, đối chiếu với số liệu xuất hàng của xí nghiệp.
Ký xác nhận trên bảng số liệu thực xuất và gửi về phòng KH-TT và thứ tư hàng tuần. Nếu hết ngày thứ tư mà không gửi xác nhận thì xem như đã chấp nhận số liệu xuất.