Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến lô hàng: Hợp đồng, Invoice, Packing list và biểu thuế xuất khẩu, biểu giá tính thuế của Bộ tài chính và của Tổng cục hải quan để lên tờ khai Hải Quan hàng xuất khẩu theo mẫu TKHQ-2002, áp dụng mã hàng hóa, tính thuế (Nếu có). Nhân viên phòng KHTT mang bộ chứng từ đi làm thủ tục hải quan tại chi cục hải quan cửa khẩu mà mình xuất (cảng). Theo quy định hàng hóa xuất khẩu phải được khai báo và đăng ký chậm nhất là 8 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảng.
4.6.1. Bộ chứng từ khai Hai quan gồm:
+ Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ hải quan (01 bản theo mẫu) + Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu (02 bản chính)
+ Giấy giới thiệu nhân viên công ty làm thủ tục hải quan (01 bản chính) + Invoice, Packing list (01 bản chính)
4.6.2. Đăng ký tờ khai:
Tại đây, cán bộ hải quan tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tư cách pháp lý của doanh nghiệp, tình trạng nợ thuế và tính hợp lệ của bộ chứng từ xem có đồng bộ và đầy đử số lượng theo quy định không, kiểm tra việc kê khai thuế và áp mã tính thuế (nếu có) của chủ hàng có phù hợp không:
+ Nếu bộ chứng từ không hợp lệ thì không được tiếp nhận, người khai được cán bộ cho biết lý do và yêu cầu tự chỉnh lại.
+ Nếu hợp lệ, cán bộ Hải quan sẽ nhập các dữ liệu về lô hàng vào máy tính và được đănng ký.
Cán bộ hải quan sẽ điền số thứ tự tờ khai và ký tên, đóng dấu đã tiếp nhận lên hai tờ khai đó. Một phiếu tiếp nhận hồ sơ có ghi số tờ khai sẽ trả lại cho người khai.
Bộ chứng từ được chuyển cho lãnh đạo chi cục xem xét, quy định hình thức, tỉ lệ kiểm tra và mức kiểm tra thực tế hàng hóa. Vì đây là hàng xuất khẩu nên nhà nước ta không đánh thuế xuất khẩu nhằm khuyến khích các doanh nghiệp trong nước tăng cường xuất khẩu.
+ Đối với hàng xuất khẩu thuộc diện miễn kiểm tra thực tế và hàng chuyển của khẩu, Hải quan tiến hành phúc tập hồ sơ sau khi đã đóng lệ phí Hải quan.
+ Đối với hàng hóa phải kiểm tra thực tế, mức độ kiểm hóa phụ thuộc vào tính chất của hàng hóa và mức kiểm tra thông thường là 10% cho tất cả các loại hàng. Trừ những mặt hàng có tính chất nguy hiểm độc hại, có giá trị cao hoặc trong thời gian gần nhất doanh nghiệp hay vi phạm thì mức độ kiểm hóa có thể lên đến 80% thậm chí 100% tùy thuộc từng trường hợp.
4.6.3. Đóng phí lao vụ
Đối với hàng rời, nhân viên trình tờ khai bản lưu Hải quan và Booking Note cho Hai quan kho để vào sổ theo dõi. Hải quan kho sẽ ký xác nhận vào tờ khai bản lưu Hải quan, nhân viên mang tờ khai này lên Hải quan kiểm hóa đổi lấy tờ khai chủ hàng, đồng thời nhân viên kho cấp cho người này một phiếu trên đó ghi số lượng thực xuất đã qua kiểm tra. Sau đó, nhân viên cầm phiếu đó đến phòng thương vụ cảng để đóng các phí có liên quan như: phí thuê kho, phí xếp dỡ hàng… (Xuất cảng nào đóng cảng đó). Cầm phiếu đã đóng tiền đến Hải quan kho đó để ký xác nhận đã làm thủ tục và thanh lý tờ khai.
Nhưng đối với hàng nguyên container các phí như sau: phí nâng hạ container rỗng, phí nâng hạ container lô hàng… sẽ đóng cho thương vụ cảng khi doanh nghiệp đến mượn conatainer rỗng để đóng hàng.
4.6.4. Giao hàng và lấy vận đơn
Nhân viên phòng KHTT sẽ theo đúng lịch trình trong hợp đồng mà mang hàng ra cảng. Chú ý thời gian giao hàng cho cảng tốt nhất là trước ngày giao hàng cho tàu 02 ngày, vì đối với hàng rời nếu giao hàng quá sớm ta sẽ tốn phí lưu kho nhiều hoặc không được giao hàng muộn hơn 08 giờ trước khi hàng chất lên tàu (closing time).
+ Nếu hàng nguyên container (FCL): sau khi đã hoàn thành thủ tục Hải quan, container hàng sẽ được mang đến bãi container (CY) quy định và giao cho cảng.
+ Nếu xuất hàng lẻ (LCL): Nhân viên giao hàng cho kho hoặc mang đến trạm CFS giao cho hãng tảu mà mình đã booking trước hoặc ngay sau khi đã hoàn thành thủ tục Hải quan và đóng các phí có liên quan.
Sau khi hàng đã xếp lên tàu xong, nhân viên sẽ nhận được biên lai xếp hàng (Shipping note, shipping perment hoặc biên lai thuyền phó (Mate’s receipt) hay một chứng từ vận tải có ghi chú: “nhận để bốc” (received for shipment)). Với nội dung là
52
đã nhận xong lô hàng với những chi tiết : số kiện, ký mã hiệu, tình trạng hàng đã bốc lên tàu, cảng đến…
Trên cơ sở của biên lai thuyền phó, nhân viên sẽ đến hãng tàu đổi lấy vận đơn đường biển (B/L) mang về cho công ty cùng với bộ chứng từ, B/L cần được kiểm tra kỹ trước khi mang về. Vì khi công ty nhận B/L mà có một số thông tin không phù hợp với các chứng từ khác (hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, hợp đồng…) thì người mua sẽ không nhận được hàng, điều này sẽ gây nhiều khó khăn tốn kém cho người mua. Điều quan trọng là phải lấy được vận đơn sạch (Clean on board) và chuển nhượng được (Negotiable). Theo LC, điều này quyết định nhà xuất khẩu có được thanh toán hay không.
Một cách khác để lấy Bill, doanh nghiệp chỉ cần fax cho hãng tàu Invoice, P/L để hãng tàu từ những thông tin trên đó làm B/L. Khi nào xong hãng tàu sẽ thông báo và doanh nghiệp chỉ cần mang tờ khai có xác nhận đã làm thủ tục Hải quan trình cho hãng tàu. Doanh nghiệp phải đóng lệ phí để nhận B/L.
B/L được lập thành 05 bản gốc và một bản sao. Trên bản gốc có ghi “Original”
và được phân phối như sau:
+ Bản thứ nhất: giao cho hãng tàu giữ (shipowner).
+ Bản thứ hai: thuyền trưởng giữ (master) có công chứng.
+ 03 bản còn lại giao cho người gửi hàng (shipper) và được phân phối tiếp:
Bản có giá trị nhận hàng được giao cho người nhận (receiverlor consighnee) ở nơi đến.
Bản có giá trị thanh toán gửi cùng bộ chứng từ ra ngân hàng để được thanh toán và thu hồi tiền hàng.
Bản còn lại người gửi hàng lưu.
Các trường hợp khác như: thông báo hàng, kiểm tra hàng, thống kê Hải quan…
thì sử dụng bản sao không có giá trị pháp lý như bản gốc.
4.6.5. Thông báo kết quả giao hàng
Công việc cuối cùng của nhân viên xuất khẩu là thông báo kết quả gửi hàng cho hai bên. Kết quả giao hàng sẽ được thông báo cho người nhập khẩu bằng phương tiện thông tin theo hợp đồng quy định.