4.7.1. Về việc nghiên cứu thị trường
Trong thời đại hiện nay, mọi hoạt động của doanh nghiệp điều hướng tới thị trường. Thị trường là nơi quyết định mọi thành bại của nhà kinh doanh. Để có thể tồn
tại trong một thị trường có tính khốc liệt như hiện nay thì doanh nghiệp bắt buộc phải am hiểu tị trường của mình.
Ở những quốc gia có nền kinh tế phát triển, người dân có xu hướng quay trở lại sử dụng các vật dụng có nguồn gốc tự nhiên. Họ trở nên thích được gần gũi với thiên nhiên và ưu chuộng những sản phẩm thủ công độc đáo, tinh sảo. Đây là cơ hội cho công ty phát triển sang các thị trường mới đặc biệt là các thị trường như Pháp, Đức, Nhật…. Vì vậy, công ty cần phải có các nghiên cứu thực tế về thị hiếu và nhu cầu của khách hàng ở các thị trường xuất khẩu, để kịp thời cải tiến sản phẩm và thay đổi mặt hàng cho phù hợp. Công ty nên chủ trương tiến hành nghiên cứu tâm ly thị trường một cách khoa học, thiết thực kịp thời, vừa nghiên cứu khái quát vùa nghiên cứu cụ thể để hiểu thêm về phong tục, tập quán, tín ngưỡng và nắm bắt được nhu cầu, thói quen sử dụng hàng hóa của người tiêu dùng ở các nước khác nhau.
Riêng thị trường Mỹ, nên tham gia vào các hội chợ lớn như High Pont, North Carolina, đây là trung tâm đồ gỗ của Mỹ được tổ chức hàng năm vào tháng 4 và tháng 10. xin try cập vào trang web: www.ihfc.com se có đủ thông tin về các công t Mỹ tham gia hội chợi, đồng thời cũng có các nhà xuất khẩu, nhập khẩu đồ gỗ ở Mỹ. Khu hội chợ có diện tích rất rộng và quy mô tổ chức của hội chợ là rất lớn nên công ty cần chọn đối tác trước khi đến thăm quan gian hàng của các công ty tham gia triển lãm.
Hiện nay, có nhiều của hàng đồ gỗ Việt kiều ở Mỹ nhưng đang bán hàng Trung Quốc hay một số nước Châu Á khác. Cần tiếp cận nguồn khách hàng này để triển khai mạng lưới bán hàng của Việt Nam sang Mỹ, cần đầu tư và cung cấp hàng hóa cho họ bán lẻ. Vấn đề khó nhất hiện nay là thuyết phục họ lấy hàng về bán và dần dần sẽ tăng khối lượng và chủng loại hàng hóa của họ.
Bên cạnh việc giới thiệu, trưng bày các mặt hàng bằng thương hiệu của công ty tại các hội chợ triển lãm trong và ngoài nước thì công ty nên xây dựng mạng lưới phân phối tại nước ngoài. Trước tiên chỉ mở một vài của hàng đại lý tại các thị trường xuất khẩu lớn của công ty, rồi sau đó dần phát triển quy mô hơn.
Cần nâng cao tác dụng của Website công ty, bên cạnh việc giới thiệu về công ty, các sản phẩm cần có thêm bảng giá cập nhập để khách hàng quan tâm có thể biết được. Đặc biệt cần mở rộng website sang nhiều thứ tiếng mà quan trọng là tiếng anh
56
4.7.2. Về việc chuẫn bị ký kết hợp đồng
Cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu trước khi bước vào đàm phán, nhân viên công ty cần phải liên hệ với các cơ sở sản xuất để nắm bắt được giá mới nhất. Công ty nên chuẩn bị sẵn bảng giá cháo hàng tương ứng cới các điều kiện FOB, CIF hoặc CFR để không bị lúng túng nếu khách hàng có yêu cầu thay đổi điều kiện giao hàng.
Hợp đồng công ty ký với khách hàng hiện nay rất dơn giản, gồm rất ít điều khoản nên khi có tranh chấp xảy ra thì khó giải quyết. Để thuận lợi cho việc giải quyết tranh chấp, công ty cần thiết lập một mẫu hợp đồng gồm các đều khoảng được quy định cụ thể, thích hợp co việc sử dụng trong giao dịch của công ty. Khi cần thiết chỉ cẩn thay đổi một vài điều kiện theo thỏa thuận của hai bên. Điều này không chỉ giúp nhanh chóng giải quyết những tranh chấp nảy sinh mà còn giúp cho công ty giữ được mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng vì phong cách làm việc chuyên nghiệp và rõ ràng.
Ngoài ra, khi sử dụng FOB là đều kiện giao hàng thì nên áp dụng điều kiện FOB-CY (giao hàng tại bãi container) hay FOB-CS (giao hàng tại cầu cảng) hoăc nên chuyển qua điều kiện FCA (giao hàng cho người vận tải). Khi sử dụng các điều kiện này sẽ dể dàng hơn trong việc phân chia trách nhiệm khi có rủi ro xảy ra.
4.7.3. Giải pháp cho khâu chuẫn bị hàng xuất khẩu
Trở ngại lớn đối với công ty trong việc thực hiện các hợp đồng ngoại thương là việc chủ động tập trung hàng hóa xuất khẩu còn nhiều khó khăn, đặc biệt là vào mùa cao điểm thì khả năng đáp ứng các yêu cầu của công ty từ các cơ sở sản xuất có giới hạn. Chính vì thế, việc tìm cách chủ động nguồn hàng xuất khẩu cho công ty ở mọi thời điểm là việc quan trọng cấp bách phải làm để duy trì và mở rộng mối quan hệ với khách hàng.
Công ty cần lên kế hoạch tồn kho đối với một số mặt hàng khi sắp tới mùa cao điểm để kịp thời đáp ứng yêu cầu của khách hàng và tránh tình trạng bị động khi các xí nghiệp cung ứng hàng khan hiếm nguyên liệu.
Công ty nên có kế hoạch rõ ràng hơn cho các xí nghiệp, các xí nghiệp cần thông báo hàng ngày cho công ty tiến độ sản xuất của mình để công ty kịp thời điều chỉnh tiến độ để giao hàng đúng kế hoạch, đúng hợp đồng như thế mới đảm bảo được uy tín của công ty, ngoài ra chính sách đa phương hóa quan hệ với các nhà cung ứng khác
cũng hết sức cần thiết. Bên cạnh việc duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các xí nghiệp trực thuộc, công ty cần chủ động tìm hiểu thêm các cơ sở sản xuất khác để cập nhập thông tin thị trường về các sản phẩm; tìm kiếm mẫu hàng mới, lạ, độc đáo; đa dạng hóa mặt hàng của công ty, đồng thời giảm rũi ro khi các xí nghiệp sản xuất của công ty gặp khó khăn trong việc cung ứng hàng hóa
Cung cấp các trang thiết bị cần thiết để nâng cao tiến độ sản xuất của các xí nghiệp đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm.
4.7.4. Giải pháp cho khâu làm thủ tục hải quan
Cần củng cố mối quan hệ tốt đẹp với cơ quan Hải quan, để thực hiện các thủ tục hải quan được nhanh chóng hơn.
Công ty cần nâng cao uy tín của mình với các tổ chức tài chính, cơ quan giám định, chi cục Hải quan sẽ rất có lợi cho công việc sau này.
4.7.5. Giải pháp cho khâu lập chứng từ thanh toán
Việc lập và kiểm tra chứng từ của hợp đồng xuất khẩu hiện nay chưa thật rõ ràng. Do mỗi nhân viên phải đảm nhận đồng thời nhiều công việc một lúc nên gặp khó khăn khi không đủ thời gian để kiểm tra chứng từ. Do vậy, công ty cần phân nhân viên chịu trách nhiệm về việc theo dõi hoàn thành bộ chứng từ, vừa giảm áp lực cho nhân viên chịu trách nhiệm về bộ chứng từ vừa đảm bảo việc hoàn thành đúng thời hạn.
Cần tạo mối quan hệ thân thiết với các ngân hàng vì công ty sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C và TT là chủ yếu.
Đa dạng hóa các đều kiện thương mại để tăng khả năng thu hút các đối tượng khách hàng ( hiện nay công ty chỉ áp dụng FOB và FCA).
Phương thức thanh toán TT gây nhiều khó khăn cho công ty nên chuyển sang một phương thức thanh toán khác như LC.
4.7.6. Giải pháp cho nguồn nhân lực, cơ cấu tổ chức + Nguồn nhân lực
Đội ngũ nhân viên chủ chốt có nhiều kinh nghiệm của công ty hiện nay còn ít.
Do vậy, công ty nên có các chương trình đào tạo giúp nâng cao kiến thức cho nhân viên.
58
Nguồn nhân lực của công ty hiện nay đang thiếu những người có năng lực trong việc đánh giá tiềm năng của thị trường và sản phẩm. Công ty cần có các chính sách đãi ngộ tốt nhằm thu hút những người giỏi về làm việc, tạo nên không khí làm việc năng động hơn phá bỏ sức ỳ, sự căng thẳng trong công việc hiện nay.
Hiện tại bộ phận xây dựng cơ bản chưa có người đảm nhận do đó cần phải có người bổ sung vào vị trí này để giảm áp lực công việc cho nhân viên trong phòng.
+ Cơ cấu tổ chức
Công ty nên thành lập một bộ phận chuyên về nghiên cứu thị trường và phát triển sản phẩm. Bộ phận này sẽ thực hiện việc nghiên cứu thị hiếu, nhu cầu của khách hàng nước ngoài. Dựa trên kết quả nghiên cứu thị trường, nhân viên thiết kế sẽ thiết kế những sản phẩm mới, sau đó đặt xí nghiệp sản xuất để làm hàng mẫu giới thiệu cho khách hàng. Bộ phận này thích hợp cho những nhân viên trẻ, năng động và có khả năng sáng tạo cao.
Công ty cần đầu tư thêm vào trang website của công ty, cung cấp thêm nhiều thông tin cho khách hàng. Trang web của công ty phải là nơi thật sự bổ ích cho các đối tượng trong quá trình tìm kiếm thông tin về mặt hàng, giá cả, hình thức giao hàng, phương thức thanh toán… tạo điều kiện cho khách hàng hiểu rõ hơn về công ty, cũng như mặt hàng của công ty. Tốt nhất là nên thuê một công ty chuyên về thiết kế Web tổ chức lại trang web của công ty một cách chuyên nghiệp hơn và hấp dẫn hơn. Việc này sẽ tốn một khoản chi phí nhưng nó sẽ đem lại cho công ty nhiều khách hàng hơn từ khắp nơi trên thế giới nếu như trang web cung cấp đầy đủ nhưng thông tin mà họ quan tâm và chúng phù hợp với nhu cầu của họ. Chẳng hạn như việc thiết kế trang web trên đó giới thiệu một số mặt hàng chủ lực của công ty có phối hợp với việc bố trí phù hợp với ngôi nhà hoặc bối cảnh thích hợp nhằm khơi dậy nhu cầu cho khách hàng.
CHƯƠNG V