1.3. Nội dung hoạt động QTNNL
1.3.2. Thực hiện các chức năng QTNNL
Chức năng này quan tâm đến việc bảo đảm có đủ nguồn nhân lực bao gồm số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho các hoạt động của doanh nghiệp để hoàn thành mục tiêu mong đợi. Một số hoạt động có liên quan chức năng này gồm: phân tích công việc, phân tích dòng công việc và tuyển dụng.
Phân tích công việc là nền tảng cho một số hoạt động nguồn nhân lực khác để QTNNL có hiệu quả (Bùi Văn Danh và cộng sự, 2011). Phân tích công việc giúp cho doanh nghiệp biết cần tuyển thêm bao nhiêu nhân viên để hoàn thành mục tiêu và kế hoạch ngắn hạn, làm cơ sở cho việc bố trí lại nhân sự và cơ cấu tổ chức.
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc đó. Các phương pháp để thu thập thông tin phân tích công việc gồm có: phỏng vấn, bảng câu hỏi, quan sát nơi làm việc và nhật ký làm việc.
Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc được thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, nhóm nhân viên thực hiện công việc hoặc với cán bộ quản lý nhân viên thực hiện công việc đó.
Phương pháp bảng câu hỏi: Bảng câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị trước và phát cho nhân viên thực hiện công việc để điền các câu trả lời. Đây là phương pháp hữu hiệu nhất vì cung cấp thông tin nhanh, dễ thực hiện.
Phương pháp quan sát tại nơi làm việc: Quan sát trực tiếp xem công việc được thực hiện như thế nào tại nơi làm việc, tại hiện trường công tác.
Sử dụng nhật ký làm việc: Nhật ký do người thực hiện ghi chép nhiệm vụ được giao và kết quả hoàn thành nhiệm vụ. Dựa vào nhật ký để phân tích theo loại công việc thực hiện, hao phí thời gian thực hiện công việc, thời gian trung bình
để hoàn thành nhiệm vụ. Phương pháp này khó chính xác vì người viết có thể viết không trung thực.
Công dụng cơ bản nhất của phân tích công việc là cung cấp thông tin cần thiết để thiết lập được hai tài liệu rất cơ bản là: bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Bản mô tả công việc là bảng liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, trách nhiệm, quyền hạn của nhân viên, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra giám sát, từ đó liệt kê ra các tiêu chí đo lường đánh giá để xác định các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản tiêu chuẩn công việc là bảng liệt kê các yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các phẩm chất cá nhân được yêu cầu để thực hiện công việc.
Phân tích dòng công việc để thiết lập cách thức tổ chức sắp xếp các công việc nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức về sản phẩm, dịch vụ; vì vậy, còn được gọi là quy trình thực hiện công việc. Mục đích của phân tích dòng công việc là xác định xem các công việc được tạo ra và mang lại giá trị gia tăng cho doanh nghiệp như thế nào. Phân tích dòng công việc giúp cho các nhà quản trị có cơ sở khoa học có thể kết hợp thực hiện hoặc làm đơn giản một số công việc, hoặc có thể loại bỏ một số công việc bị chồng chéo, kém hiệu quả, hoặc có thể phát hiện một số công việc không được giao cho bộ phận nào thực hiện, làm cơ sở cho việc định biên nhân sự.
Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, lựa chọn đúng người để thỏa mãn các nhu cầu lao động. Mục tiêu của quá trình tuyển dụng là phải thu hút các nhân viên mới có năng lực đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp. Trong phạm vi luận văn này, tác giả tập trung đến các hoạt động tuyển dụng như: thu hút, phân công bố trí nguồn nhân lực; quá trình tuyển dụng và đánh giá hiệu quả của hoạt động tuyển dụng.
Hoạt động thu hút, phân công bố trí nguồn nhân lực liên quan chủ yếu đến dòng cung ứng nguồn nhân lực và dòng phân công bố trí nguồn nhân lực cho các trọng trách, chức vụ, công việc trong doanh nghiệp. Dòng cung ứng nguồn nhân lực cho doanh nghiệp đề cập đến vấn đề cung cấp ứng viên vào chức vụ hoặc công việc trống của doanh nghiệp từ hai nguồn: nguồn bên ngoài là thị trường lao
động và nguồn bên trong nội bộ doanh nghiệp. Dòng phân công bố trí nguồn nhân lực mô tả các tiêu thức phân công, bố trí, đề bạt nhân viên trong doanh nghiệp.
Quá trình tuyển dụng thường được thực hiện trình tự qua mười một bước (phụ lục 1), trong đó bước ra quyết định tuyển chọn là quan trọng nhất. Các doanh nghiệp thường quan tâm khả năng ứng viên có thể làm được gì và muốn làm như thế nào.
Hoạt động đánh giá hiệu quả hoạt động tuyển dụng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tuyển dụng trong tương lai. Các thông tin được thu thập khi phân tích hiệu quả hoạt động tuyển dụng gồm: chi phí cho các hoạt động tuyển dụng và cho một lần tuyển dụng, số lượng và chất lượng hồ sơ xin tuyển, hệ số giữa số nhân viên mới tuyển và số được đề nghị tuyển, số lượng ứng viên chấp nhận và số lượng ứng viên từ chối công việc ở một mức lương nhất định, kết quả thực hiện công việc của các nhân viên mới tuyển, số lượng nhân viên mới bỏ việc, tỷ lệ nghỉ việc.
1.3.2.2. Chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực chú trọng nâng cao năng lực của nhân viên để hoàn thành tốt công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển tối đa các năng lực cá nhân. Chức năng này chú trọng đến các hoạt động định hướng và phát triển nghề nghiệp, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Nghiên cứu định hướng và phát triển nghề nghiệp giúp mỗi người phát hiện ra khả năng nghề nghiệp của mình, đưa ra quyết định lựa chọn nghề nghiệp đúng đắn và có kế hoạch đầu tư giáo dục cho mình chính xác, tiết kiệm. Đối với doanh nghiệp, nghiên cứu định hướng và phát triển nghề nghiệp giúp cho doanh nghiệp có thể tuyển nhân viên có năng khiếu phù hợp công việc; khuyến khích nhân viên trung thành, tận tâm với doanh nghiệp, giảm bớt tỷ lệ nghỉ việc trong nhân viên; động viên nhân viên thực hiện công việc tốt hơn và khai thác, giúp nhân viên phát triển các khả năng tiềm tàng của họ thông qua việc cho nhân viên thấy rõ khả năng thăng tiến và cơ hội nghề nghiệp.
Doanh nghiệp có thể giúp cho nhân viên phát triển nghề nghiệp thông qua các chương trình hoạt động về nghề nghiệp như sau:
Thực hiện các cuộc hội thảo hoặc cố vấn nghề nghiệp;
Thiết lập các mục tiêu nghề nghiệp của doanh nghiệp, cung cấp thông tin về cơ hội nghề nghiệp, tạo cơ hội cần thiết và thực hiện những sự hỗ trợ khác cho nhân viên nhằm đạt được ưu tiên phát triển nghề nghiệp;
Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết về năng lực thực hiện công việc và các khả năng phát triển nghề nghiệp của họ;
Đặt ra các yêu cầu cao, tạo cơ hội cho nhân viên làm việc độc lập, sáng tạo, đồng thời có sự quan tâm ủng hộ nhân viên trong công việc để chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho thăng tiến, phát triển nghề nghiệp sau này;
Định kỳ luân phiên thay đổi công việc, mở rộng phạm vi thực hiện công việc để tạo cơ hội cho nhân viên được đào tạo đa kỹ năng.
Hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực bao gồm các hoạt động đào tạo, huấn luyện kỹ năng thực hành cho nhân viên; bồi dưỡng nâng cao trình độ lành nghề, đào tạo lại hoặc cập nhật kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn đáp ứng với sự thay đổi về nhu cầu sản xuất kinh doanh. Điểm tương đồng giữa đào tạo và phát triển là chúng đều có các phương pháp tương tự, được sử dụng nhằm tác động lên quá trình học tập để nâng cao kiến thức, kỹ năng thực hành. Tuy nhiên, hoạt động đào tạo chú trọng công việc hiện tại của cá nhân, giúp cá nhân có ngay các kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt công việc. Còn hoạt động phát triển nhân viên giúp cho các cá nhân chuẩn bị các kiến thức, kỹ năng cần thiết nhằm chú trọng các công việc tương lai trong doanh nghiệp.
Hiện nay, ba vấn đề ưu tiên hàng đầu trong đào tạo và phát triển là: nâng cao chất lượng, đổi mới công nghệ, kỹ thuật và phục vụ khách hàng. Chương trình nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng. Chương trình đổi mới công nghệ nhằm đào tạo nhân viên các kỹ năng về công nghệ, kỹ thuật để đáp ứng yêu cầu tiến bộ công nghệ, kỹ thuật. Chương trình nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng nhằm làm tăng mức độ hài lòng của khách hàng, tăng cường lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Có nhiều nội dung về hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, trong phạm vi luận văn này tác giả đề cập đến các hoạt động chủ yếu: xác định nhu cầu đào tạo và đánh giá hiệu quả đào tạo.
Về hoạt động xác định nhu cầu đào tạo: Mục tiêu của đào tạo là nhằm nâng
cao năng suất, chất lượng và hiệu quả làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp. Nhu cầu đào tạo được đặt ra khi nhân viên chưa có đủ kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc được giao. Nhu cầu đào tạo được xác định chính xác thông qua các phân tích nhu cầu đào tạo và phát triển, và được thực hiện ở ba cấp độ phân tích: phân tích doanh nghiệp, phân tích tác nghiệp và phân tích nhân viên.
Cấp độ thứ nhất, phân tích doanh nghiệp để đánh giá doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu ở mức độ như thế nào. Phân tích này bao gồm các nghiên cứu đánh giá chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức, kế hoạch chuẩn bị đội ngũ kế cận và phân tích môi trường tổ chức như sau:
- Đánh giá chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức bao gồm phân tích các tiêu thức tổ chức như năng suất, chất lượng công việc, chi phí lao động, vắng mặt, tỷ lệ thuyên chuyển, kỷ luật lao động, tai nạn,; từ đó xác định được những vấn đề cơ bản của doanh nghiệp bị ảnh hưởng do nhân viên (kể cả cán bộ quản lý) không được đào tạo đầy đủ và xác định sự cần thiết áp dụng các hình thức đào tạo.
- Kế hoạch chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận xác định những chức vụ sẽ trống, từ đó doanh nghiệp sẽ dự kiến các chương trình phát triển cho các ứng viên.
- Phân tích môi trường tổ chức để đánh giá quan điểm, tình cảm, niềm tin của nhân viên đối với doanh nghiệp và tác động của vấn đề đào tạo không đầy đủ dẫn đến những nhận thức không tốt trong môi trường tổ chức.
Cấp độ thứ hai, phân tích tác nghiệp nhằm xác định các loại kỹ năng và các hành vi cần thiết cho nhân viên để thực hiện tốt công việc được giao. Phân tích này được dùng để xác định nhu cầu đào tạo nhân viên mới hoặc nhân viên cũ lần đầu thực hiện công việc mới.
Cấp độ thứ ba, phân tích nhân viên chú trọng đến năng lực và các đặc tính cá nhân của nhân viên, phân tích đánh giá điểm mạnh và yếu của đội ngũ lao động trong doanh nghiệp (kể cả cán bộ quản lý), đánh giá đúng khả năng cá nhân, kỹ năng nghề nghiệp và phẩm chất của CBNV để xác định đúng đối tượng thực sự cần được đào tạo và nội dung đào tạo.
Căn cứ vào kết quả phân tích nhu cầu đào tạo trên đây, doanh nghiệp tiến hành xác định nhu cầu đào tạo và phát triển hàng năm bao gồm: xác định nhu cầu đào tạo lao động mới tuyển, đào tạo lại CBNV cũ, đào tạo nâng cao trình độ
chuyên môn, phát triển nhân viên.
Sau khi xác định được nhu cầu đào tạo và phát triển, doanh nghiệp xác định nội dung chương trình và phương pháp đào tạo. Phương pháp đào tạo phổ biến trong doanh nghiệp gồm có: đào tạo tại nơi làm việc và đào tạo ngoài nơi làm việc. Đào tạo tại nơi làm việc gồm có hai dạng: kèm cặp, hướng dẫn tại chỗ và tổ chức khóa đào tạo chính thức trong doanh nghiệp. Đào tạo ngoài nơi làm việc là hình thức đào tạo CBNV tại các trường đại học, các trung tâm đào tạo, huấn luyện.
Về hoạt động đánh giá hiệu quả đào tạo: Hiệu quả của chương trình đào tạo thường được đánh giá qua hai giai đoạn:
Giai đoạn 1: Là giai đoạn ngay sau khi kết thúc một phần hay toàn bộ chương trình đào tạo để xem học viên có tiếp thu được kiến thức gì không, nhằm đưa ra những điều chỉnh thích hợp cho các chương trình sau.
Giai đoạn 2: Đánh giá học viên vận dụng các kiến thức, kỹ năng đã được đào tạo vào công việc thực tế có mang lại hiệu quả gì không. Có ba phương pháp đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo như sau: phân tích thực nghiệm, đánh giá sự thay đổi của học viên và đánh giá định lượng hiệu quả đào tạo.
Phương pháp phân tích thực nghiệm là phân tích, so sánh kết quả thực hiện công việc của hai nhóm thực nghiệm: một nhóm đã được đào tạo và một nhóm không được đào tạo.
Phương pháp đánh giá những thay đổi của học viên là đánh giá dựa theo bốn tiêu thức: phản ứng, học thuộc, hành vi và mục tiêu. Tiêu thức phản ứng là đánh giá phản ứng của học viên đối với chương trình đào tạo. Tiêu thức học thuộc là kiểm tra kiến thức, kỹ năng của học viên ngay sau chương trình đào tạo có tiếp thu và nắm vững không. Tiêu thức hành vi là nghiên cứu hành vi của nhân viên có thay đổi gì sau khi tham dự khóa học. Tiêu thức mục tiêu đánh giá học viên có đạt được mục tiêu đào tạo không, nghĩa là có áp dụng kiến thức kỹ năng vào thực tế và có mang lại năng suất, chất lượng, hiệu quả cao hơn không. Tiêu thức mục tiêu là vấn đề quan trọng nhất của chương trình đào tạo.
Phương pháp đánh giá định lượng hiệu quả đào tạo: xem việc đào tạo cũng là một hình thức đầu tư; vì vậy, phương pháp này so sánh chỉ số hoàn vốn nội hoàn trong đào tạo với chỉ số hoàn vốn nội hoàn chung trong doanh nghiệp để xác định đầu tư trong đào tạo có hiệu quả cao hay không.
Ngày nay, phương pháp các chỉ số thực hiện công việc chủ yếu KPI (Key Performance Indicators) cũng được dùng rộng rãi để đánh giá kết quả hoạt động QTNNL nói chung và đánh giá về đào tạo nói riêng. Cách đánh giá này hiệu quả và dễ thực hiện hơn các phương pháp đánh giá trên đây. Vì vậy, tác giả luận văn chọn cách đánh giá hiệu quả đào tạo bằng các chỉ số thực hiện công việc chủ yếu (KPI).
1.3.2.3. Chức năng duy trì nguồn nhân lực
Chức năng duy trì nguồn nhân lực bao gồm các vấn đề quan trọng nhất cần áp dụng để có thể duy trì và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, nó bao gồm hai chức năng nhỏ là: kích thích, động viên nhân viên và duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động.
Hoạt động của chức năng kích thích, động viên liên quan các chính sách và hoạt động nhằm khuyến khích, động viên nhân viên làm việc tận tâm và hoàn thành công việc với chất lượng cao, giao cho nhân viên công việc mang tính thách thức, cho nhân viên biết ý nghĩa hoàn thành công việc của nhân viên đối với hoạt động của doanh nghiệp. Xây dựng hệ thống thang bảng lương, thiết lập và áp dụng các chính sách lương bổng, thăng tiến, kỷ luật, thưởng, phúc lợi, phụ cấp, đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên là những hoạt động quan trọng nhất của chức năng kích thích, động viên. Căn cứ vào đặc điểm hoạt động của Công ty Thí nghiệm Điện lực TP HCM, trong chức năng này tác giả đề cập đến các hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên, đánh giá thi đua của các bộ phận và trả công lao động.
Đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên nhằm giúp đỡ, động viên, kích thích nhân viên thực hiện công việc được tốt hơn và phát triển những khả năng tiềm tàng của mỗi nhân viên. Bên cạnh đó, các thông tin đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên sẽ giúp cho doanh nghiệp kiểm tra lại chất lượng của các hoạt động QTNNL khác như tuyển chọn, đào tạo, trả công, Có năm bước đánh giá kết quả thực hiện công việc như sau:
Bước 1: Xác định các tiêu chí chủ yếu cần đánh giá. Các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc cần đáp ứng nguyên tắc SMART. Các tiêu chí chủ yếu này có thể suy ra từ bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Bước 2: Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp cho từng bộ phận của